COP Documentbeheer en archivering IV:

Materieel archiefbeheer- centraal depot

4 juni 2009

26 mei 2009

Agenda

9u.30 – 10u.40 Introductie Vilvoorde Coördinerende archiefdienst

10u.40 – 11u. Pauze Balkon 2 midden

11 – 12u. Best practice: OCMW-archief Gent

Tom Haeck

Introductie Vilvoorde

Coördinerende archiefdienst

26 mei 2009

Inhoud• Achtergrond

• Doelstelling

• Bereik

• Doelpubliek

• Beheersprincipes

• Dienstverlening

• Inrichting

• Wat overdragen, hoe & wanneer?

• Planning

26 mei 2009

Achtergrond - 1

• Stijgende vraag naar archiefruimte door overstap naar Anders Werken: minder individuele bergruimte t.o.v. onvoldoende centrale archiefruimte in kantoorgebouwen

• Geen geschikt depot voor bewaring semistatisch archief VO (cf. situatie in Machelen)

26 mei 2009 6

Achtergrond - 2

Depot in Machelen is ongeschikt om archief te bewaren:

• Slechte materiële omstandigheden (vocht, stof, ongedierte, …)

• Geen brandbeveiliging

• Historiek van slecht beheer

Wordt uitgefaseerd: projectstart zomer 2009

26 mei 2009

Achtergrond - 3

• VR beslist op 14/9/2007 tot het nemen van een aantal maatregelen ter optimalisatie van het archiefbeheer bij de VO, waaronder de oprichting van een centraal depot in Vilvoorde.

• Eisen voor de inrichting:

• Moet voldoen aan de minimumeisen voor archiefbewaring

• Moet voldoende ruimte bieden voor de opslag van het semistatische archief van, in eerste instantie, de Vlaamse ministeries.

26 mei 2009 8

Doelstelling

• Centraal hulpdepot voor de bewaring van semistatisch archief (Anders Werken)

• Aanbieden van professioneel ingerichte bewaarplaats in combinatie met professionele dienstverlening

• Creëren van referentiekader voor semistatisch archiefbeheer binnen de VO

26 mei 2009 9

Bereik - 1

• Semistatisch archief

• In eerste instantie gericht op de ministeries (departementen en IVA’s zonder rp)

• Is geen totaaloplossing! Uitbreiding in functie van behoeften.

26 mei 2009 10

Bereik - 2

• Statisch archief:

– Cultureel-maatschappelijk belang

– Permanente bewaring (zie ABP)

• Op dit moment door het Algemeen Rijksarchief

• Er loopt onderzoek naar mogelijke oprichting eigen bewaarplaats voor statisch archief: ‘Vlaams Archiefhuis’ (gekoppeld met archiefdecreet)

26 mei 2009

Doelpubliek

• Ontsluiting in eerste instantie intern, voor de ambtenaren zelf

• Ontsluiting voor de burger enkel mogelijk via de betrokken entiteit (i.k.v. openbaarheid van bestuur en onderzoek)

26 mei 2009 12

Beheersprincipes - 1

• Uitgangspunten:

– Zo efficiënt mogelijk gebruik van de beschikbare ruimte

– Optimale kennisdeling

– Nauwkeurige registratie van metadata

– Laagdrempelig

– Gebaseerd op uniforme en gestandaardiseerde principes

– Zo tijdsresistent en institutioneel flexibel mogelijk

26 mei 2009 13

Beheersprincipes – 2Plaatsing

• Elk legbord in het depot krijgt een unieke plaatsingscode, gekoppeld aan een archiefdoos en een locatie• bv. 3.12.04.06

staat voor blok 3, rij 12, rek 4, legger 6

• Uniforme en gestandaardiseerde depotplaatsing

26 mei 2009 14

Beheersprincipes - 3Continue berging

• Iedere overdracht wordt aangeschoven bij de vorige

– Plaatsefficiënt

– Onafhankelijk van institutionele evoluties

– Geen hiaten of leegstaande ruimte

– Zeer nauwgezette depothuishouding

– Archief moet goed verpakt en ontsloten zijn

26 mei 2009 15

Dienstverlening – 1Personeelsbezetting

• 2 fulltime depotmedewerkers

• Beurtrol binnen de Coördinerende archiefdienst voor permanentie ter plaatse

• Mogelijkheid tot verwerking ter plaatse door entiteiten (enkel i.k.v. selectie = vernietiging of overdracht voor permanente bewaring)

26 mei 2009

Dienstverlening - 2Depotbeheersysteem

Centraal depotbeheersysteem:

• Koppelt inhoudelijke beschrijvingen aan locaties in het depot

• Beheert de bezoekers en bruiklenen

• Voorziet ontsluiting en ter beschikking stellen

• Ondersteunt depotwerking

26 mei 2009

Dienstverlening - 3

• Leeszaal (raadpleging ter plaatse)

• Interne bruikleen(raadpleging via estafette)

Voorwaarden:

– Voor een vooraf bepaalde termijn

– Mits registratie in databank

• Op termijn: scanning-on-demand

26 mei 2009

Let op!

Hoe beter het archief is ontsloten, hoe beter de dienstverlening is die we kunnen bieden.

Het depot te Vilvoorde biedt enkel faciliteiten voor materiële bewaring. De opmaak van archiefbeheersplannen, overdrachtslijsten, … blijft ten laste van de overdragende instantie.

26 mei 2009 19

Wanneer overdragen?

• Als je ondanks het voeren van een goed beleid voor de archiefruimte, toch plaatsgebrek krijgt

• Als het archief semistatisch wordt én

• een middellange of lange bewaartermijn heeft

• niet frequent meer wordt geconsulteerd

26 mei 2009 20

Hoe overdragen?• Contact opnemen met depotbeheerders

• Schonen

• Verpakken in archiefdozen (afm. maximaal 385*260*110 mm)

• Opmaken van de overdrachtslijst

• Inhoudelijke ontsluiting

• Bewaartermijn

• Bestemming (Bewaren / Vernietigen)

• Etikettering

26 mei 2009

Inrichting - 1

• Loods voor archiefbewaring

– Rolklassement met capaciteit van ca. 20 km

– Klimaatbeheersingssysteem

– Quarantaineruimte

26 mei 2009

Inrichting - 2

26 mei 2009

Inrichting - 3

• Voorbouw voor administratieve werking

– Onthaal- en kantoorruimte

– Leeszaal

– Refter

26 mei 2009

Inrichting - 4

26 mei 2009 25

Planning

• De afwerking en ingebruikname van het depot worden voorzien voor het begin van 2010

• De CA neemt contact op met de entiteiten die momenteel archief in Machelen hebben

26 mei 2009

ContactIlse Baert

E-mail: ilse.baert@bz.vlaanderen.be

Tel. 0478 56 06 25

Dries Vandaele

E-mail: dries.vandaele@bz.vlaanderen.be

Tel. 02 553 01 25 of 0499 54 64 09

Website:

Intranet: http://bz.vonet.be/proces&informatiebeleid

Internet: http://www2.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid/ca

26 mei 2009

Vragen ?

26 mei 2009

Dank voor uw aandacht!

Tijdens de pauze wordt u een drankje aangeboden op balkon 2 midden

Graag stipt terug om 11u.