Archivering en ontsluiting van digitale bestanden

Archivering en ontsluiting van digitale bestanden

Dirk KinnaesLIBIS – K.U.Leuven

18-04-2023 1Archivering en ontsluiting van digitale bestanden

Scope• We gaan het onderwerp niet in het algemeen behandelen,

maar we bekijken vooral de doelstellingen en concrete oplossingen die in de context van het LIAS-project zijn uitgewerkt

• We gaan vooral in op de resultaten van ons project, en minder op de voorstudie en productevaluaties

• We geven geen gedetailleerde technische beschrijvingen van de systemen, maar we illustreren een aantal concepten door middel van voorbeelden uit de praktijk

18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 2

Probleemstelling (1)• Archiefinstellingen worden steeds meer geconfronteerd

met “digital born” documenten, en met de vraag naar gedigitaliseerde archieven (“virtuele leeszaal”)

• Het archiveren / preserveren / ontsluiten hiervan stelt specifieke vereisten, o.m. vanwege de veelheid aan formaten en de technologische evolutie

• Archiefinstellingen hebben nood aan een geïntegreerde oplossing bestaande uit een systeem voor archiefbeschrijving en -beheer, en een digitaal depot


Probleemstelling (2)• De vraag naar een digitaal depot beperkt zich niet tot

archiefinstellingen (vb. ook bibliotheken, onderwijsinstellingen), de vereisten zijn grotendeels (maar niet volledig) gelijklopend

• Dus: het digitaal depot moet ook op zichzelf inzetbaar zijn (los van het archiefsysteem), en moet geïntegreerd kunnen worden met andere systemen (vb. primo, aleph)


Voorstudie (2004-2006)Vereisten / doelstellingen:• Geïntegreerde beschrijving van digitale en niet-digitale

bestanddelen• Beschrijven en bewaren van de logische samenhang

(verbanden) tussen de bestanddelen• Duurzame en beveiligde opslag, garanties m.b.t.

integriteit en authenticiteit• Werken volgens de geldende internationale standaarden


Projectpartners• Algemeen Beheer K.U.Leuven• KADOC• Faculteit Theologie• Universiteitsarchief• Universiteitsbibliotheek • ICTS (servers, storage) • LIBIS (applicaties, databanken, …)


Keuze Software (1)• Kiezen we voor eigen ontwikkeling?

– volledige controle over het pakket en de latere ontwikkelingen

– maar: grote personeelsinzet en investering voor programmering en onderhoud


Keuze Software (2)• Kiezen we voor open source software?

– “gratis"– gedragen door community van gelijkgezinden– maar: beperkte beschikbaarheid specifieke software

• Kiezen we voor commerciële software?– “onmiddellijk” inzetbaar– maar: beperkte aanpasbaarheid– dus: belang van API’s (interfaces op applicatieniveau)


MarktstudieGeen enkel product krijgt een voldoende op alle vlakken:• Of het zijn archiefbeschrijvingssystemen zonder veel

functionaliteit voor een digital repository• Of het zijn “digital asset management” systemen zonder

archieffunctionaliteit• Noodzaak om met 2 producten te werken• Integratie…


Selectieprocedure• Productpresentaties, demo’s, bezoeken van archief-

instellingen• Opstellen van eisenbundel• Uitgebreide demo’s voor de producten op shortlist, en

bezoeken van archiefinstellingen die werken met deze systemen

• Uiteindelijk viel de keuze op combinatie van 2 producten:– ScopeArchiv (archiefbeschrijving en -beheer)– DigiTool (beheer en ontsluiting van digitale objecten)


Archiefsysteem: ScopeArchivMotivatie:• Verst gevorderd systeem• Gemaakt voor archivarissen en door archivarissen• Talrijke referenties (vooral in Zwitserland en Duitsland,

maar vb. ook gemeentearchief van Amsterdam)• Firma bereid om integratie te realiseren met ODIS

(authority database) en met het digitaal depot


Digitaal Depot: DigiToolMotivatie:• Product van Ex Libris• Integratie met andere producten: Aleph, Primo, …• Open interface (belangrijk voor integratie met

scopeArchiv, en met mogelijk andere systemen in de toekomst)

• “OAIS-compliant”• Recent: migratiepad naar Rosetta (nieuw preservatie-

systeem ontwikkeld door Ex Libris i.s.m. NLNZ)


Integratie… (1)• Beide systemen worden gekoppeld in functie van een

aantal uses cases:– Koppelen van objecten in DigiTool aan onderdelen van een

archiefbeschrijving in ScopeArchiv (zoeken, selectie)– Geïntegreerde ingestprocedure (digitale bestanden +

archiefbeschrijving)

• De koppeling wordt gerealiseerd in samenwerking met Scope Solutions (ontwikkeling van plugin, en aanpassingen in web-interface)


Integratie… (2)• Integratie tussen ScopeArchiv en ODIS (authority records)• Toegang tot bepaalde collecties in DigiTool via Limo (find

it, get it)


Omvang van het project• Duur: ongeveer 3 jaar• Personeelsinzet: 2 vte (gemiddeld), vnl. bij KADOC,

Universiteitsarchief en LIBIS• Investering: > 500.000 € (alle partners samen)


Hardware / Storage• Server/OS: HP/Linux• Storage: we maken gebruik van de centrale storage-

infrastructuur van ICTS (RAID 6), 3TB intieel, uitbreiding met min. ca. 6TB/jaar

• Alle documenten worden simultaan opgeslagen op 2 locaties (Heverlee + Gasthuisberg)

• De operationele uitbating, zijnde de monitoring, het onderhoud en het up-to-date houden van de infrastructuur gebeuren door ICTS


Stand van zaken: ScopeArchiv• De integratie tussen ScopeArchiv en ODIS is klaar en in

productie• De firma Scope Solutions werkt verder aan de integratie

van scopeArchiv en DigiTool (versie 1 van plug-in is klaar)• Een werkgroep van archivarissen (KADOC, UA) begeleidt

de gefaseerde implementatie van ScopeArchiv• De invoerhandleiding voor ScopeArchiv is klaar (“WIP”)


ScopeArchiv: modules• Aangekochte modules:

– Units of Description, Descriptors, Accessions, Containers, Locations, Loans, Reproductions, Partners, Dossiers, Documents, Events, Activities, Query

• In gebruik bij het Universiteitsarchief:– Units of Description, Descriptors, Containers, Loans, Partners,

Dossiers, Events, Query

• In gebruik bij KADOC:– Units of Description, Descriptors, Partners, Query


Stand van zaken: DigiTool (1)• Installatie

– Voorlopig: 1 systeem (aleph08)– Later dit jaar: testsysteem + productiesysteem

• Proefprojecten (case studies)– Voor een deel zijn deze louter als test te beschouwen– Voor een deel gaat het al om productierijpe

toepassingen die later gewoon in de nieuwe productie-omgeving overgenomen worden


Stand van zaken: DigiTool (2)• Afwerken van de lopende proefprojecten• Goedkeuring van het businessplan

– bepaalt de voorwaarden waaronder partners kunnen toetreden– gebruik Digitool– gebruik ScopeArchiv

• Integratie in Primo• Integratie met Transfer Assistant van ScopeArchiv (ingest)• Rosetta: implicaties/opportuniteiten voor LIAS?


DigiTool: overzicht (1)• Tekst, beeld, audio, video• Ingest, beheer, ontsluiting, preservatie (cfr. Rosetta)• Manifestaties: 1 object → n manifestaties (1 zoekresultaat)

– master, afgeleide versies, vb. lagere kwaliteit en/of watermerk

• Metadata: 1 object (of manifestatie) → n metadata records– beschrijvend, rechten (eigendom, toegang), preservatie, technisch

(afhankelijk van mediatype), …


DigiTool: overzicht (2)• Samengestelde objecten (METS) → 1 zoekresultaat

– vb. pagina’s uit een boek of album

• Ingebouwde viewers, per type van object (vb. METS)• Modulair: ingest, catalografie, collectiebeheer,

systeembeheer, …• Kan gekoppeld worden aan externe systemen (URL, API)• De deposit en approver modules hebben we niet

aangekocht


Proefprojecten in DigiTool• Bibliotheca Imaginis Figuratae (ingescande boeken, fac.

Godgeleerdheid i.s.m. univ. Metz e.a.)• Affiches en foto’s (KADOC)• Fotoalbum (UA)• E-publicaties (KADOC)• Doctoraatsthesissen (K.U.Leuven)• Video (KADOC), Audio (KADOC)• Lopend: websites (Fac. Godgeleerdheid)• Lopend: eindwerken (bibliotheek Letteren)


Tot slot…Voor meer informatie :• bezoek de LIBIS stand op Informatie aan Zee (demo!), of• bezoek de LIAS website www.lias.be


Archivering en ontsluiting van digitale bestanden

Documents

Transcript of Archivering en ontsluiting van digitale bestanden