M-Files® is een krachtige enterprise content management (ECM) en documentbeheeroplossing voor organisaties van klein tot multinational, die het beheren, vinden en volgen van informatie eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger maakt, en daarmee kosten bespaart en productiviteit verbetert.

M-Files is volledig geïntegreerd in Microsoft® Windows en is daarom zeer gebruiksvriendelijk en eenvoudig te implementeren. M-Files is beschikbaar in 24 talen en heeft de productiviteit van duizenden organisaties in meer dan 100 landen verbetert door middel van het efficiënter beheren van documenten, informatie en processen.

Verbeter uw documentbeheer en gerelateerde processen met M-Files

www.hostaccess.nl

DE KEUZE VAN DUIZENDEN ORGANISATIES VOOR HET VERBETEREN VAN PRODUCTIVITEIT EN EFFICIËNTIE

M-Files helpt organisaties de vraag naar snelle toegang tot, verwerking- en hergebuik van informatie met succes te beantwoorden. M-Files maakt gebruik van een unieke, op metadata gebaseerde architectuur, die het mogelijk maakt een document via een eenvoudige trefwoord-zoekopdracht onmiddellijk te vinden - dus een veel snellere en effectievere manier voor het localiseren van informatie dan het vaak langdurig zoeken in een complexe en verwarrende structuur van netwerkmappen. Verder biedt de ”check-out” en ”check-in” functionaliteit een oplossing voor de vaak voorkomende problemen die veroorzaakt worden door het gelijktijdig bewerken van documenten door verschillende gebruikers, wat vaak resulteert in verlies van informatie en het voorkomen van meerdere versies van een document.

M-Files is zeer eenvoudig te implementeren en te gebruiken via de cloud, in eigen huis (on-premise) of als hybride oplossing (het beste van beide werelden) voor het effectiever beheren van informatie en processen, waarbij de chaos en verwarring die gepaard gaat met de netwerkmap-aanpak voorkomen wordt. Met M-Files beschikt uw organisatie over een flexibel document- en informatiebeheerplatform met krachtige rapportagemogelijkheden, ondersteuning voor mobiel werken en met integratiemogelijkheden voor uw CRM, Facturering en ERP systemen.

“M-Files heeft de productiviteit en

nauwkeurigheid van ons instituut

drastisch verbeterd.”

- Osmany Pereira Gonzalez,

Manager Joint Services,

Milieuprogramma van de Verenigde

Naties

“Andere systemen die we bekeken

bleken veel duurder en zouden

meer tijd eisen voor implementatie.

Met M-Files hadden onze

medewerkers geen training nodig

om het systeem goed te gebruiken,

dus training was makkelijk, en

M-Files medewerkers waren erg

behulpzaam in het beantwoorden

van onze vragen”

- Thorunn Bergsdottir, Quality

Manager, MP Bank

“Audits zijn normaal in de financiën

voor mijnoperaties, vooral

gedurende de onderzoeksfase die

voorafgaat aan een project. Wij

slaan onze aanvangsschattingen en

gerelateerde informatie op in onze

veilige M-Files documentenkluis

en deze gecentraliseerde

aanpak maakt voor ons een

veel gestroomlijnder auditproces

mogelijk.”

- Thorsten Neumann, IT Manager,

Banro Corporation

“Voordat wij M-Files hadden was

het vaak een uitdaging om de juiste

versie van een bestand te vinden

en dat kostte vaak kostbare tijd. *En

omdat wij werken in een branche

waar elk uur in rekening wordt

gebracht letten we sterk op onze

interne processen.”

-Martina Andersin, CFO,

Hill+Knowlton

59% uit 1.000 ondervraagde managers gaven aan dat zij belangrijke infor-matie bijna elke dag mislopen waarvan ze weten dat het opgeslagen is in de organisatie maar het simpelweg niet kunnen vinden (Bron: Accenture)

Werknemers verspillen elke dag 30 minuten - oftewel 16 werkdagen per jaar - met het zoeken naar documenten. (Bron: Harmon.ie)

Een efficiënte oplossing ter ondersteuning van zoekopdrachten op alle enterprise content kan de productiviteit van werknemers met gemiddeld 30% verbeteren (Bron: AIIM)

M-Files is dé oplossing voor effectief documentbeheer! In een recent onderzoek onder onze klanten gaf 97,1% aan dat M-Files het vinden van informatie eenvoudiger maakt.

U kunt al uw documenten en bestanden vanuit elke Windows applicatie direct opslaan in M-Files via ”Opslaan als” of ”Opslaan”. Verder zult u altijd de juiste informatie snel een eenvoudig vinden op basis van de inhoud en metadata attributen van een document.

WIST U DIT?

GECONTROLLEERD BEWERKEN

Voorkom gelijktijdig bewerken met check-in en check-out functionaliteit

Automatisch versiebeheer: terugrollen naar vorige versies of veranderingen tussen documentversies vergelijken

Veranderingen logboek en audit historie: altijd kunnen zien wie welke bewerking wanneer gemaakt heeft

Beheer document-gerelateerde processen met workflows en taken

SNEL, EENVOUDIG TOEGANG TOT INFORMATIE

Vind documenten, gerelateerde klanten en projecten gemakkelijk en razendsnel

Snel zoeken: vind bestanden op basis van hun classificatie, metadata-attributen en inhoud

Publiceer bepaalde documenten eenvoudig naar verschillende groepen

Geavanceerde rapportage en analysemogelijkheden

SCANNEN EN ARCHIVEREN

Electronisch documentarchief: werkt met alle desktop scanners en ”all-in-one” printers

Textherkenning (OCR) bij het scannen

Archiveren van bestanden in PDF/A-1b formaat voor het efficiënt, langdurig behoud van electronische documenten

INTEGRATIE MET BEDRIJFSSYSTEMEN

Naadloze integratie met Windows

Ondersteund alle bestandsformaten (Word, Excel, PDF, JPEG, etc.)

Directe integratie met alle moderne CRM en ERP systemen en andere databases

Volledige integratie met alle Microsoft Office applicaties

Importeren van e-mails van uw email server

VEILIG

Controleer data toegang; bescherm gevoelige documenten zonder meerdere opslaglocaties te gebruiken

Uniek toegangscontrolebeheer vermindert de kans op menselijke fouten

Ondersteunt Windows Active Directory authenticatie

Ondersteunt verbindingen met encryptie

Automatische back-ups van alle data

GEBRUIKERSGEMAK OVERAL

Bekende Windows gebruikersinterface: “Openen” en “Opslaan” functies

Ondersteuning voor documentbeheer via web en mobiel

Bekijk, maak, bewerk en bewaar documenten in offline modus, met automatische synchronisatie bij het opnieuw verbinding maken

Traditionele enterprise content management en document management systemen zijn dure en gecompliceerde producten die flinke aanpassingen eisen aan uw operationele processen en gepaard gaan met intensieve en kostbare consulting en support diensten. M-Files verandert dit met een krachtige en gebruiksvriendelijke oplossing die uw organisatie helpt bij het automatisch organiseren, beheren en volgen van documenten en informatie.

VERBETER KWALITEIT EN PROCESSEN BIJ NALEVING VAN REGELGEVING

Ook voor organisaties die actief zijn in sectoren die gekenmerkt worden door strenge regelgeving voor documentbeheer zoals ISO 9001, FDA 21 CFR Part 11, EU GMP Annex 11, HIPAA en Sarbanes Oxley biedt M-Files een practische, eenvoudige en effectieve oplossing.

De veelzijdige en krachtige workflowfunctionaliteit van M-Files stelt organisaties in staat om routine werk te automatiseren en delegeren zonder enig programmeren.

Workflows in M-Files kunnen bijvoorbeeld zorgen voor het goedkeuren van inkoopfacturen, het bewerken van sollicitaties en voor vele andere scenario’s waarbij controle, bewerking en goedkeuren door verschillende deelnemers een rol speelt.

EEN FRISSE AANPAK VOOR HET BEHEREN VAN DOCUMENTEN

M-Files is volledig gebaseert op metadata en het principe dat het eenvoudiger is om te beschrijven “wat” een object is of “waarover” het gaat, dan te raden waar iets is opgeslagen. Deze metadata-aanpak is overal in M-Files terug te vinden, van navigatie (en zoeken) tot toegangsvergunningen, workflows en informatie replicatie:

NAVIGATIE EN “DYNAMISCHE WEERGAVE”

De traditionele netwerkmap architectuur staat niet toe om een bestand in meerdere mappen beschikbaar te maken zonder er een kopie (of snelkoppeling) van te maken. Een probleem dus voor vele ECM oplossingen omdat een kopie niet wenselijk is en het vaak moeilijk is een keuze te maken in welke map iets op te slaan. M-Files biedt een dynamische aanpak waar bestanden in meerdere mappen worden weergegeven zonder deze te kopiëren, en waar de map-organisatie “on-demand” aangepast kan worden naar de wensen van elke individuele gebruiker.

REPLICATIE EN LANGDURIG ARCHIVEREN

Ook de replicatie in M-Files wordt aangestuurd door de metadata waarden van de documenten, bestanden en objecten. Dit maakt het mogelijk om selectief content te repliceren naar andere document-kluizen (repositories). Bepaalde documenten kunnen zodoende gerepliceerd worden naar een documentenkluis in de cloud voor publicatie of archiveringsdoeleinden. Zo is het bijvoorbeeld ook mogelijk dat alleen bepaalde content van een hoofdkantoor-documentenkluis gerepliceerd wordt naar een documentenkluis in een dochteronderneming terwijl andersom alle dochterondernemings-content gerepliceerd wordt naar de documentenkluis van het hoofdkantoor.

Ook het archiveren van content in M-Files is gebaseerd op metadata. Dit betekent dat het archiveren niet plaats vindt op basis van een selectie netwerkmappen, maar dat gebruikers regels kunnen definiëren op basis waarvan content automatisch

gearchiveerd wordt, bijvoorbeeld alleen documenten die geclassificeerd zijn als “rekening” en ouder dan 3 jaar zijn.

VEILIG EN AUTOMATISCHE TOEGANG

In tegenstelling tot traditionele ECM systemen die gebruik maken van verouderde, op netwerk map-gebaseerde beveiligingsmodellen (en daarom beperkte mogelijkheden bieden), zijn het in M-Files de toegangsvergunningen die de uiteindelijke toegang tot een document bepalen. Deze toegangsvergunningen worden bepaald op basis van de metadata van een object. Zo kan bijvoorbeeld een werknemerscontract zichtbaar gemaakt worden aan de werknemer (metadata waarde) zijn supervisor (gegenereerde metadatawaarde) en het human resources team (metadatawaarde). Als in dit geval een nieuw persoon supervisor van de werknemer wordt of leden van het HR team veranderen, dan passen de toegangsvergunningen voor deze personen zich automatisch aan. Deze unieke architectuur is revolutionair in het beheer van toegangsrechten tot content.

WORKFLOWS EN OPTIMALISEREN VAN BEDRIJFSPROCESSEN

De door metadata aangestuurde workflow functionaliteit maakt het mogelijk om bedrijfsprocessen efficiënter te maken, knelpunten op te lossen, documenten consistenter te maken (en daarmee hun kwaliteit te verbeteren), en om te verzekeren dat werknemers niet per ongeluk een stap in een belangrijke procedure vergeten. Workflows kunnen geïmplementeerd worden voor het goedkeuren van contracten, het circuleren van inkoopfacturen, het verwerken van sollicitaties en voor vele andere scenario’s waar het controleren, bewerken en goedkeuren van documenten door verschillende deelnemers een rol speelt.

Host Access Solutions BVTwentepoort Oost 61-097609 RG AlmeloTelefoon: 0546-898232

info@hostaccess.nlwww.hostaccess.nl

©2013 by M-Files Inc. M-Files is een geregistreerd merk van M-Files Corporation. Alle andere merken zijn eigendom van de respectievelijke eigenaren.

METADATA: DE VOORDELEN VAN HET BEHEREN VAN DOCUMENTEN EN INFORMATIE OP BASIS VAN INHOUD EN BETEKENIS IN PLAATS VAN NETWERK LOCATIE!