Digitaal documentbeheer op verplaatsing. Maatwerk versus uniforme aanpak

Katrien Weyns – archiefconsulent KADOC-KU Leuven

Overzicht• LIAS en diversiteit• Grenzen aftasten• Modelscenario’s om te stroomlijnen• Praktische aanpak• Nog verder?

2

3

LIAS

• Workflows en tools • Lias Archivarissen Werkgroep• Lias Technische Werkgroep

• Universiteitsarchief Leuven: externe archieven en interne universiteitsarchieven

• KADOC: enkel externe archieven

4

Diversiteit

• Intern• Organisatie• Bewaargeving• Nieuw archief• Groot• Professioneel

• Extern• Particulier• Schenking• Bekende klant• Klein• Niet-

professioneel

5

Diversiteit

• Ingrijpen bij archiefvormer? Niet altijd mogelijk• Schenking persoonsarchief of opgedoekte vzw bv.• Veelheid aan programma’s bv. e-mailclients• Veelheid aan formaten bv. databanken• Orde en wanorde

6

Grenzen aftasten

• Stroomlijnen van diverse archieven en diverse verwerkingsflows

• In verleden: adviesverlening papieren archief• Analyse van archiefvormers• Do’s en don’ts naar overdracht toe

bv. dubbels, facturen, …• Advies na onderzoek bv. mutualiteiten, Aartsbisdom• Beperkte reikwijdte

7

Grenzen aftasten

• We willen verregaander ingrijpen• “volgens het boekje”• Meerwaarde archiefinstelling:

Kwaliteitsvol ontsluiten Overload te vernietigen stukken vermijden Automatisering Uniformisering

8

Grenzen aftasten

• Afhankelijkheidsrelatie beperken bij grote spelers• Digitaal: lijst met vereisten• Meerwaarde vormer zoeken

Tijd sparenKennis delenKosten sparen Hard maken?

9

Grenzen aftasten

• Streven naar meer input van archivaris• Beperken van scenario’s overdracht en verwerking• Voldoende flexibele workflow zonder het te complex

te maken (werkbaar)• Wat kan men van een archivaris verwachten?• Wat moet door technologie opgevangen worden? • Wat kan men van een archiefvormer verwachten?

10

Modelscenario’s

• PushExtract Transform Load

• PullExtract and load

11

Modelscenario’s

Push (Extract Transform Load)zonder invloed

in dynamische fase

Harde schijf/server A naar harde

schijf/server LIAS

Harde schijf/server LIAS:

Geen structuur: ordening, selectie

Preingest omgeving: Toevoegen metadata,

beschrijvingIngest in LIAS depot

12

Modelscenario’s

Push (Extract Transform Load) met invloed in dynamische fase

Harde schijf/server A naar harde

schijf/server LIAS

Harde schijf/server LIAS:

Structuur aanwezig: selectie

Preingest omgeving: Toevoegen metadata,

beschrijvingIngest in LIAS depot

13

Modelscenario’s

• Pull (Extract Load)• Periodieke harvest pakket

• Automatische harvest

DMS A XML Ingest in LIAS depot

DMS A Ingest in LIAS depot

14

Praktische aanpak - Push (ETL) geen invloed

• Rol archivaris• Preingestomgeving noodzakelijk

Overdracht Preingest Ingest Naverwerking / beschrijving Preservatie

Ter beschikking

stellen

15

16

17

Praktische aanpak - Push (ETL) met invloed

• Rol archiefvormer • Rol archivaris• Minimum bewerking

Overdracht Preingest Ingest Naverwerking / beschrijving Preservatie

Ter beschikking

stellen

Goede bewaring dynamisch archief

18

Ingreep in dynamische fase

• Op vraag en proactief1. Kader: minimumvereisten (KADOC)

• Logische structuur• Centrale aanlevering• Geen beveiliging bij overdracht• Ruimte voor verbetering• Gebruik kopieer- en hashtool bij overdracht

2. Vademecum met richtlijnen (a.h.v. eDAVID, CEST, DEN, Nationaal Archief, …)

19

Ingreep in dynamische fase

• Archiefvormer kiest aanpak in overleg met archiefinstelling

• Naar eigen vermogen• Gradaties in diepgang van aanpassingen

20

Ingreep in dynamische fase

3. Archiefvormer verbetert zelf• aanleveren richtlijnen • helpdeskfunctie• adviesverlening /begeleiding

Voor/tegen:• kans op stilvallen verbeterproces• moeilijke opvolging• interne drive• contacten op welk niveau?

21

Ingreep in dynamische fase

4. Detachering vanuit KADOC • bv. ACV nationaal• voltijds of deeltijds

Voor/tegen: • grondige inzage in werking• groter bereik• haalbaarheid aftoetsen• continuïteit

22

Ingreep in dynamische fase

5. Vorming door archivaris• op vraag• aan wie?• wat?• verwachtingen

23

Ingreep in dynamische fase

• Uitdagingen• Bereikbaarheid informatie in grote organisaties• Vinden van de juiste trekker• Matchen haalbaarheid en wensen archivaris en vormer

• Diverse bedrijfscultuur, goodwill management, ICT ondersteuning, …

flexibiliteit en dus eerder advies op maat

24

Praktische aanpak - Pull (EL) periodieke en automatische harvest• Rol ICT archiefvormer• Rol ICT LIAS• Rol archivaris (opzet en mapping)

Overdracht Ingest Naverwerking / beschrijving Preservatie

Ter beschikking

stellen

Goede bewaring dynamisch archief

25

Praktische aanpak - Integreren processen

• Integratie overdrachtswijzeDiepte en bruikbaarheid aangeleverde metadata

• Integratie flow papieren archiefHoe ver integreren? Correcte beschrijving vs. haalbare en praktische oplossing

26

Praktische aanpak - Integreren processen

• 1001 mogelijkheden matchen met nood archivaris, lezer en ICT

bv. sorteeropties mailbox behouden bij e-mailopslag?

Naar een flexibel systeem met basisflow Verbetertraject archiefvormer als onderdeel

27

Nog verder?

• Interne nood en externe vraag• Diepgaander ingrijpen dan voorheen (advisering

dynamisch documentbeheer)• Nog een stap verder?

Moet een archiefinstelling naast expertise ook de tools en ondersteuning aanbieden voor stroomlijning van het digitaal dynamisch archief?