De draad van Ariadne in De draad van Ariadne in het digitale labyrinthet digitale labyrint

Dr. Robert NouwenDr. Robert NouwenVersie 2012-03-27Versie 2012-03-27

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

InleidingInleiding

SituatieschetsSituatieschets OpdrachtenOpdrachten Plan van Plan van

aanpakaanpak ResultatenResultaten VV&&AA

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Situatieschets Situatieschets

Uitgangspunt = Uitgangspunt = 15.000 dossiers en 15.000 dossiers en 3.000 opvragingen op 3.000 opvragingen op jaarbasisjaarbasis

Ariadne is een Ariadne is een dossieropvolgingssystdossieropvolgingssysteem (RMS)eem (RMS)

Naast Ariadne : Naast Ariadne : Aphrodite, Portunus Aphrodite, Portunus en FMISen FMIS

Doel: vlotte en Doel: vlotte en gerichte controle van gerichte controle van de informatiestromende informatiestromen

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Situatieschets Situatieschets

Archivering is: Archivering is: Het klaarmaken van Het klaarmaken van

dossiers voor het dossiers voor het overbrengen naar overbrengen naar het archief. het archief.

Het afsluiten van Het afsluiten van het dossier in het dossier in Ariadne door de Ariadne door de administratieadministratie

De archivering in De archivering in het archief zelfhet archief zelf

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

+ 10% op 118.000 dossiers

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakProjectenProjecten

Conflict tussen projectwerking en recurrente werking

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

SituatieschetsSituatieschets Circa 800 procescodesCirca 800 procescodes Geen logische Geen logische

organisatieorganisatie Geen kennis/toepassing Geen kennis/toepassing

van internationale van internationale standaarden standaarden

Geen duidelijke Geen duidelijke definiëring van de definiëring van de begrippenbegrippen

Geen eenvormige Geen eenvormige structuur structuur

Geen Geen discipline/bewakingdiscipline/bewaking

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakFase 1Fase 1

Uitzetten van policy Uitzetten van policy en standaardenen standaarden

Vaststellen en Vaststellen en definiëren van de definiëren van de dossieronderwerpen dossieronderwerpen en procescodes, met en procescodes, met een maximum van een maximum van 350350

Bewaartermijnen Bewaartermijnen koppelenkoppelen

Oude procescodes Oude procescodes afsluiten (o.m. Vrije afsluiten (o.m. Vrije processen & Varia)processen & Varia)

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakFase 2 + 3 Fase 2 + 3

Fase 2. Fase 2. Vaststellen en Vaststellen en

definiëren van de definiëren van de metadatametadata

Procedures Procedures Oude procescodes Oude procescodes

afsluitenafsluiten Opleiding & Opleiding &

motiveringmotivering Fase 3. Fase 3.

E-depotE-depot

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpak

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakBevragingBevraging

Bevraging van iedere dienst omtrentBevraging van iedere dienst omtrent Procescodes - projectenProcescodes - projecten BeleidsdomeinenBeleidsdomeinen BewaartermijnenBewaartermijnen Metadata (specifieke eigenschappen)Metadata (specifieke eigenschappen)

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakProcescodeProcescode

Twee ‘soorten’ procescodesTwee ‘soorten’ procescodes Procescode voor algemene Procescode voor algemene

taken/opdrachten door meerdere dienstentaken/opdrachten door meerdere diensten B.v. Overheidsopdrachten B.v. Overheidsopdrachten

Procescode voor specifieke Procescode voor specifieke taken/opdrachten door één diensttaken/opdrachten door één dienst B.v. procescodes HRMB.v. procescodes HRM

Telkens vraag: over welk proces - welk Telkens vraag: over welk proces - welk soort procescode spreken wij?soort procescode spreken wij?

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakProcescodeProcescode

Iedere Iedere procescode wordt procescode wordt gedefinieerd door gedefinieerd door een: een: CodeCode

B.v. B.v. A002-0004A002-0004 DossieronderwerpDossieronderwerp

B.v. B.v. A002-: A002-: organisatieorganisatie

ProcesnaamProcesnaam B.v. B.v. -0004-0004 : :

risicoanalyserisicoanalyse

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakDossieronderwerpenDossieronderwerpen

Verwijst naar alle Verwijst naar alle objecten die op objecten die op éénzelfde zaak éénzelfde zaak betrekking hebbenbetrekking hebben

Ieder Ieder dossieronderwerp dossieronderwerp is éénduidig is éénduidig gedefinieerd gedefinieerd

1. Advies2. Beleid3. Bestuurlijk toezicht4. Dienstmanagement5. Facilitair management6. Financiën7. Financiële tegemoetkomingen8. HRM9. Informatie en communicatie10. Infrastrucutuur11. Juridische zaken12. Overheidsopdrachten13. Procesmanagement14. projectmanagement15. Ruimtelijke ordening16. Vergunningen17. Verkiezingen18. Vertegenwoordiging

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakProcesnamenProcesnamen

Verwijst naar het proces wat is gestartVerwijst naar het proces wat is gestart ISAF spreekt van ISAF spreekt van ActivityActivity De procescodes vervangen de vroegere De procescodes vervangen de vroegere

‘reeksen’‘reeksen’ Indien mogelijk uitgedrukt door Indien mogelijk uitgedrukt door

werkwoordelijke vorm werkwoordelijke vorm Eénduidig gedefinieerd Eénduidig gedefinieerd Eénvormig volgens een vast stramien Eénvormig volgens een vast stramien

gestructureerdgestructureerd Stramien vastgelegd in een procedureStramien vastgelegd in een procedure

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakBewaartermijnenBewaartermijnen

Toekenning zal geautomatiseerd aan de Toekenning zal geautomatiseerd aan de procescodes worden gekoppeldprocescodes worden gekoppeld

Geen onderscheid tussen administratieve Geen onderscheid tussen administratieve en archivalische bewaartermijnen archivalische bewaartermijn

Geen selectieve vernietigingGeen selectieve vernietiging Bewaartermijn start vanaf het ogenblik dat Bewaartermijn start vanaf het ogenblik dat

het dossiers wordt gearchiveerdhet dossiers wordt gearchiveerd Dossiers met beperkte bewaartermijn Dossiers met beperkte bewaartermijn

worden niet lager gearchiveerd en worden niet lager gearchiveerd en automatisch vernietigdautomatisch vernietigd

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakMetadataMetadata

MetadataMetadata Vaste specifieke Vaste specifieke

gegevensgegevens Variabele specifieke Variabele specifieke

gegevensgegevens GeautomatiseerdGeautomatiseerd

Bv. Bv. auteur/behandelaar auteur/behandelaar

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakStukregistratieStukregistratie

Betreft de registratie Betreft de registratie van documentenvan documenten

Gaat om het soort Gaat om het soort document: b.v. brief, document: b.v. brief, nota, enz.nota, enz.

Gaat niet om de aard Gaat niet om de aard of de inhoud van het of de inhoud van het document: b.v. document: b.v. vormingsaanbod, enz.vormingsaanbod, enz.

Lijst met Lijst met gedefinieerde termengedefinieerde termen

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpakBeleidsdomeinenBeleidsdomeinen Te onderscheiden Te onderscheiden

van politieke van politieke bevoegdhedenbevoegdheden

Per beleidsdomein Per beleidsdomein kan men gebruik kan men gebruik maken van maken van meerdere meerdere procescodesprocescodes

Lijst met Lijst met gedefinieerde gedefinieerde termentermen

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Plan van aanpakPlan van aanpak PolicyPolicy

Welke draaiboek wordt gevolgd voor Welke draaiboek wordt gevolgd voor het aanmaken van nieuwe het aanmaken van nieuwe procescodes?procescodes?

Welke draaiboek wordt gevolgd voor Welke draaiboek wordt gevolgd voor het aanmaken van nieuwe metadata het aanmaken van nieuwe metadata - trefwoorden?- trefwoorden?

ImplementatieImplementatie CommunicatieCommunicatie

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Doel Doel

Verhoging Verhoging rendementrendement Management van Management van

dossiervorming & dossiervorming & archiveringarchivering

Management van Management van de archiefruimtede archiefruimte

E-depotE-depot Voorlopige Voorlopige

resultatenresultaten

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

0

5000

10000

15000

20000

Aangeboden

Gearchiveerd

Verschil

Aangeboden 12625108251190512723114941572618023 6424 13607

Gearchiveerd 123371042411624120711073710899 6442 2020 6516

Verschil 288 401 281 652 757 4827 11581 4404 7091

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

De opbouw van de achterstand is duidelijk begonnen in 2008. Rekening houdend met de huidige tellingen moet de opgelopen achterstand in dit stadium van de analyse worden verklaard door de vier volgende factoren:  - het personeelsbestand van het archief sterk is teruggevallen- een versneld archiveren naar aanleiding van de reorganisatie in 2009 - een onzorgvuldig archiveren- het verzenden van dossiers naar het archief die hier eigenlijk niet thuishoren

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Toename dossiers per klant_2011

0%19%

31%

9%

8%

7%

26%

0%Staf

Mens

Ruimte

Financiën

HRM

Facilitair

Gouverneur

Onderwijs

Op het eerste gezicht relatief evenwichtige verdeling waarbij opvalt dat de Diensten van de gouverneur, Directie Mens en Directie Ruimte het grootste aantal dossiers hebben afgesloten en aangeboden om te archiveren.

De stafdiensten van de griffier hebben daarentegen nauwelijks dossiers aangeboden om te archiveren.

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Gearchiveerde dossiers/klant_2011

5%

80%

2%

7%

6%

0%0% 0%

Staf

Mens

Ruimte

Financiën

HRM

Facilitair

Gouverneur

Onderwijs

Directie Ruimte: tegenover 31% van de aangeboden dossiers staat 80% van het aantal gearchiveerde dossiers. In 2010 nam de Directie Mens met 73% van het aantal gearchiveerde dossiers nog de ‘leidende’ positie.

Deze cijfers kunnen worden verklaard - door een toevalligheid ten gevolge van de opgelopen achterstand. - door een onvoldoende gestructureerde archiveringspolitiek

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Toename dossiers per jaar per klant_Samenvatting

0

1000

2000

3000

4000

2007 417 954 755 755 232 374 2617

2008 1693 532 1010 873 298 1053 2034

2009 562 2503 2038 669 279 864 2227

2010 35 956 1768 1229 399 996 521

2011 50 2255 3734 1009 893 776 3081

Staf Mens Ruimte Financiën HRM Facilitair Gouverneur

Ongestrucureerde archivering vooral op te merken bij Staf, Mens, Ruimte en Diensten van de gouverneur

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

Gearchiveerde dossiers/procescode_2011

0%

44%

0%

0%10%0%

37%

0%

7% 1%1%

VP Pro&PR

Fin T Vergun

Financ Bel&Con

PersOnd Regl

Aldo DienstM

PersProv

04/13/23 STRAP PAL 2010-2012

V&AV&A

????????????????????????????????????????????????????????