Presentatie Workshop Zaakgericht Archiveren

Zaakgericht Werken Workshop

8 december Gemeente Culemborg

Introductie 30 minuten:

interactieve karakter uitdragen ten aanzien van de verwachtingen die we hebben van deelnemers en daaraan kunnen we ook de ontwikkeling van kennis ophangeneen initiatief van BCT en eSpecialistenWaarom doen we dit samen (positioneringsclaim)?

1

Cocreatie Concept200 + downloads

2

Toepassen van principes van digitale duurzaamheid op zaakgericht werken

Vastleggen van bruikbare en houdbare kennis

Zaakgericht Archiveren

Introductie 30 minuten:

interactieve karakter uitdragen ten aanzien van de verwachtingen die we hebben van deelnemers en daaraan kunnen we ook de ontwikkeling van kennis ophangeneen initiatief van BCT en eSpecialistenWaarom doen we dit samen (positioneringsclaim)?

3

VerantwoordelijkheidSponsorZorgEigenaar zaakgericht archiverenGoede voorbeeldManagementrapportagesKengetallenBeleid & VisieEfficintKostenbesparendStimulerenAggregatie van informatie

4

Overzicht van lopende en afgesloten zakenEnthousiasmerenTrekkerLuisteren en vertalen van eisen en wensenAdviserenSelectielijsten opstellenBruggenbouwerVraagbaakBeherenArchiefwetHelicopterviewWeet eigenlijk niet precies waar het over gaat

StructuurDossier vs zaak

5

UitwisselingControlerenZorgZaaktypenAdviserenBewaar- + VernietigingstermijnenVraagbaakNauwgezetBeherenCompleetheid dossierKennisdelingKwaliteitscontrole

ProactiefAutomatiseren

6

BeleidUitvoering

BricksBytesBehaviour

Doel van de workshop?

`De verbinding leggen en afstemming krijgen tussen beleid en uitvoering als het gaat om de uitdaging om digitale duurzaamheid te realiseren en digitale dementie te vermijden zonder infobesitas te creren.

Beleid en uitvoering als het gaat om bricksDe verbinding tussen het informatiebeleidsplan en het daarvan afgeleide digitale duurzaamheidsplan

Beleid en uitvoering als het gaan om bytesDe verbinding tussen de implementatie van zaakgericht werken vanuit het perspectief van verantwoording = zaakgericht archiveren = het toepassen van de principes van digitale duurzaamheid binnen zaakgericht werken

7

Tips & Tricks voor implementatieToolkit die helpt om aan de slag te gaanCommunity

Resultaat

3 tips die je morgen kunt toepassen binnen je eigen organisatie voor zowel organiseren als implementerenEen tookit (stappenplan, powerpoint, elavator pitches en content van de handreiking via een website) die je helpt om aan de slag te gaanEen netwerk van professionals die vergelijkbare kennis en ervaring hebben en bereid zijn inzichten met elkaar te delen (community)

8

Uw hosts en hun verhaal

Kees Groeneveld9


Kees Groeneveld10


11


Rowenna Hameleers-Ronckers

12


Ronald Kerckhoffs

13

OrganiserenImplementatie

Complementeren

14

10:15 11:15 uur Organiseren11:15 11:30 uur Korte pauze11:30 12:30 uur Implementeren12:30 13:15 uur Lunch13:15 16:00 uur Complementeren16:00 17:00 uur Borrel

15

Zaakgericht Archiveren Organiseren

Organiseren

Organiseren van ZA

Kees introduceren16

Digitalisering..en dan?

Zaaksysteem

60 minuten17

De wereld verandert snel en verdigitaliseertBlockchain technologieStorage in DNA (10.000 Gb in een paar dna moleculen)5G sneller dan WifiNeuromorphic computing (leren in plaats van verwerkenDigitale agenda 2020Internet of things

18

De driehoek overheid politiek maatschappijMaatschappelijk product leveren / afnemenJuridisch kader gebruiken / bepalenPolitiek/VerkiezingenOverheids- organisatieVolksvertegen-Woordiging & WetgeverMaatschappij

19

Een overheid moet toetsbaar handelen

Wetgeving Wet RGTGebruik van standaarden - TMLO20

Recenter voorbeeld?21

23

CDD Presentatie Gemeente EnschedeCDD Presentatie Gemeente EnschedeCDD Presentatie Gemeente Enschede25 november 201022 juni 201027 april 2010Presentatie CDD|Presentatie CDD|27-04-2010Presentatie CDD|27-04-201023Concepten & Principes10 november 2009Concepten & Principes|10 november 200923Voorbeeld van een akte met inktvraag. De paarse kleur geeft het uitlopen van de inkt weer.

Redenen voor digitaliseringDe Omgeving / Maatschappij veranderd.ZGW werken: Digitalisering en digitaal archiverenIntroductie BYOD, Digitalisering Raadsinfo, Efficiency: Kostenbesparing door Centrale (eenmalige) opslag, doordat zaakdossiers niet meer zoek raken, geen papieren opslag meer (op termijn)Effectiviteit: waarborg compleetheid zaakdossiers, doelbinding beter te waarborgen + Ketensturing

Opschaalmodel in het digitaliseringsproces eSpecialisten BVKetenproces

Hoe aanpakken?

Start met Informatiebeleidsplan (Is het beleid of is er echt over nagedacht): Digitaal duurzaam toegankelijk is een integraal onderdeel van je bedrijfsvoering. Afgeleide is een digitaal duurzaamheidsplan met archivering & toegankelijkheid:FORMELE KADERSICT- (Architectuur) PROCESSENORGANISATIE

Samenvoegen 18 / 19?26

Hoe aanpakken? / Formele kaders

Start met Informatiebeleidsplan (Is het beleid of is er echt over nagedacht): Digitaal duurzaam toegankelijk is een integraal onderdeel van je bedrijfsvoering. Afgeleide is een digitaal duurzaamheidsplan met archivering & toegankelijkheid:Welke Wet- en regelgeving van toepassingWelke NEN-ISO normen

Hoe aanpakken? / ICT Architectuur

ICT-Architectuur (KING / Applicaties / Bestanden) / Eenmalige opslag en meervoudig gebruik? Hoe regel je dan vernietiging?Plaats van DMS RMA eDepot (Wat heb je nodig?)Wat zit er in een Zaakdossier? Wat niet? Samenhang!Metadataschema (TMLO) en invulling door de tijdSamengestelde Archiefobjecten : Welke zijn er? En hoe terugvindbaarheid vormgeven?

Hoe aanpakken? / Processen

Analoog versus digitaal: Substitutie en Digital Born: Vormgeving / Horizontaal toezicht. Omgaan met de digitale handtekening / Waarmerken van documentenPreservatiebeleid (incl. conversie, migratie, emulatie) / NormalisatieBeschikbaarheid

Hoe aanpakken? / Organisatie

VerantwoordelijkhedenHorizontaal toezichtKetensturing / informatie-uitwisselingAfspraken met verbonden partijen (!!)

Wet en regelgevingOp 1 april 2010is de nieuwe Archiefregeling 2009 van kracht geworden. De Archiefregeling vormt een nadere uitwerking van de bepalingen in de genoemde artikelen uit het Archiefbesluit. Dat betekent dat de Archiefregeling regels stelt (ook voor digitaal) voor:de inrichting en bouw van archiefruimten;de geordende en toegankelijke staat van archiefmateriaal;de duurzaamheid van archiefmateriaal.

10 archivistische functies

NEN-ISO 15489 Als basis voor procesbeschrijvingen

IdentificerenWaarderen OpnemenRegistrerenClassificatieOpslag en behandelingToegangVolgenVerwijderenDocumenteren

Het gaat om: Algemene prestatie-eisen waaraan systemen en/of instellingen moeten voldoen. De regeling stelt dus geen specifieke systemen en/of instellingen verplicht.

Overheidscommunicatie is meer dan via of op papier..Fax? E-Mail?Whats APP?Telegram (App)Twitter?Facebook?SMS?LinkedinSnapchat? (????)..

34

Wet elektronisch bestuurlijk verkeer

Aanpassing AwB

Memorie van toelichting: Een schriftelijk stuk inde zin van deze wet kan op papier staan, maarook een elektronisch document zijn.

In de Awb staat nog steeds Schriftelijk.

BetrouwbaarheidscirteriumArtikel 3:15a lid 1 BW

Een electronische handtekening heeft dezelfde rechtgevolgen als een handgeschreven handtekening indien:De methode die daarbij gebruikt is voor authentificatieVoldoende betrouwbaar isGelet op het doel waarvoor de electronische gegevens worden gebruiktEn op de overige omstandigheden van het geval.

Maar wacht eens ..

Hierover bestaat tot op heden in de praktijk veel

verwarring. De digitale handtekening zelf hoeftingevolge de Archiefwet 1995 niet te worden bewaard.

[] Een van de doelen van de digitale handtekening is

vaak om te kunnen vaststellen van wie een documentafkomstig is.[]. Na controle en validatie van dehandtekening verliest deze zijn rol en hoeft ten behoevevan archivering niet te worden bewaard.

Toelichting bij Archiefregeling

Aandachtspunten voor digitale duurzaamheid

> Veel juridische mogelijkheden

- i.c.m. Wet elektronisch bestuurlijk verkeer

> De Techniek is niet leidend, Het proces wel

- Doel en omstandigheden van het geval

- Kies techniek bij proces, niet proces bij techniek

> Afspraken maken en communiceren

- algemene voorwaarden

- Inkoopvoorwaarden, bewijsovereenkomst

Nieuwe duurzame strategien:

ConversieHet digitale bestand omzetten in een ander formaat (bijvoorbeeld van .Doc naar .PDF/A).MigratieHet digitale bestand steeds opnieuw aanpassen aan nieuwe software en hardware. EmulatieDe omgeving aanpassen: software en virtuele hardware bouwen die oude bestanden opnieuw kan doen performen op platforms die daarvoor niet gemaakt zijn.NormalisatieBeperk het aantal bestandsformaten (.doc, .jpg) in je digitale archief om migratie en emulatie beheersbaar te houden.

39

..20172018201920202021Wet- en Regelgeving Digitale DuurzaamheidBewaarplaats analoog en digitaalOverig (w.o. auditExtern)FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 FASE 5

OrganisatieGovernance +Audit (hor. Toezicht)ICT- en InfrastructuurPRESERVATIEPLAN(NING)

Hoe aanpakken?

Start met Informatiebeleidsplan (Is het beleid of is er echt over nagedacht): Digitaal duurzaam toegankelijk is een integraal onderdeel van je bedrijfsvoering. Afgeleide is een digitaal duurzaamheidsplan met archivering & toegankelijkheid:Welke Wet- en regelgeving van toepassingWelke NEN-ISO normenICT-Architectuur (KING / Applicaties / Bestanden) / Eenmalige opslag en meervoudig gebruik? Hoe regel je dan vernietiging?Plaats van DMS RMA eDepot (Wat heb je nodig?)Wat zit er in een Zaakdossier? Wat niet? Samenhang!Metadataschema (TMLO) en invulling door de tijdSamengestelde Archiefobjecten : Welke zijn er? En hoe terugvindbaarheid vormgeven?Analoog versus digitaal: Substitutie en Digital Born: Vormgeving / Horizontaal toezicht. Omgaan met de digitale handtekening / Waarmerken van documentenPreservatiebeleid (incl. conversie, migratie, emulatie) / NormalisatieBeschikbaarheid Ketensturing / informatie-uitwisselingAfspraken met verbonden partijen (!!)

41

Met elkaar aan de slagHoe vertelt u het aan uw directie / MT? (Wat overtuigt hen?) Benoem 5 argumentenHoe pakt u na het overtuigen het vervolg aan?

Pauze 15 minuten43

Implementeren

Van organiseren naar implementeren44

ProcesbeschrijvingHoudingCompetentiesFunctiebeschrijvingDMSE-DepotKwaliteitszorgsysteemArchiefverordeningPreservatieplanInformatiebeleidsplan

Omgangsregels van het informatiehuis45

BricksBytesBehaviour

46

Receptuur voor kritische informatie

Kritische informatie is als cement. Je dient alle ingredinten goed te doseren anders zal het geen resultaat opleveren. Bij cement betekent dit dat je constructie waarop je bouwt niet stevig is en vroeg of laat instort

Voor wat betreft informatie geldt hetzelfde. Als je niet beschikt over het goede recept van kritische informatie dan stort je informatiehuishouding ook in.

Kent u het recept van cement? 47

BricksBytesBehaviourBesluitVerantwoording

Kritische informatiebehoefte van de zelfredzame professional

49

Verantwoording is onafwendbaar en niet-planbaar

Wet hergebruik overheidsinformatieWet bescherming persoonsgegevensWet openbaarheid bestuurWet open overheidWet revitalisering generiek toezicht

50

51

Digitale transitie Ontwikkelingen

Infobesitas: we hamsteren informatie, dat leidt tot gebrek aan overzicht, inzicht en kennis dus gemis aan context. We bewaren uit onzekerheid niet omdat we verantwoordingsdrang hebben maar verantwoordingsbang zijn geworden

Digitale Dementie: we hebben geen gentegreerde informatiestrategie wel bestuurlijke aandacht maar geen bestuurlijke prioriteit hoe wel met al die informatie om willen gaan. Door gebrek aan het toepassen van de principes van digitale duurzaamheid (Interpreteerbaar, Authentiek, Vindbaar, Bruikbaar, Volledig) raken we informatie bijna sneller kwijt dan dat we ze verzamelen en weten vast te houden

GisteravondTerugtreden

52

Het resultaat van de bestuurlijke aanpakEr is nog geen prioriteit gegeven aan het vraagstuk rondom kritische informatie, het besef is er nog altijd nie dat dit ertoe bijdraagt dat je als gemeente je bestaansrecht behoudt of verliest.

Wat hebben deze mensen gemeen? . Het waren allen zelfredzame overheidsprofessionals alleen zonder kritische informatieWilma MansveldIvo OpsteltenFred TeevenFrans Weekers

Wie volgt?53

ORDE EN OVERZICHT IN INFORMATIE Digitalisering Organisatiegeheugen Toegankelijkheid1

INZICHT IN INFORMATIE Proces- en zaakgericht Grip op processen Stuurinformatie2

KENNIS DOOR INFORMATIE Doelgroepgericht Contextgericht Compleetheid

3

WAARDECREATIE DOOR INFORMATIE Netwerkgericht Ketenintegratie Adaptief

4

54

Elektronisch dossierDigitaliserenDuurzaam document

ORDE EN OVERZICHT IN INFORMATIE Digitalisering Organisatiegeheugen Toegankelijkheid1

Gelijktijdig laten zien van fase 1 met duurzaam digitalisreren elektronisch dossier

55

Intern proces

INZICHT IN INFORMATIE Proces- en zaakgericht Grip op processen Stuurinformatie2


56

Transparantie / WOB / Open

KENNIS DOOR INFORMATIE Doelgroepgericht Contextgericht Compleetheid

3

WAARDECREATIE DOOR INFORMATIE Netwerkgericht Ketenintegratie Adaptief

4

Ketenproces


57

58

Rowenna59

Digitaal archiverenDigitaal werkenZaakgerichtarchiverenZaakgerichtwerken

61

Digitaal archiveren

Zaakgericht Archiveren

Compleet dossier gedurende de behandeling obv een zaakgerichte indelingDigitale documentstromen

Wat is Zaakgericht Archiveren?

Een combinatie van de digitale documentstromen (inkomend, uitgaand en intern) en digitaal archiveren op basis van een zaakgerichte structuur. Rekening houden met archiefregels:NEN2082TMLO metadateringSelectielijst 201761

62

Registratie document

Selectie zaaktype

Aanmaak dossier

Toevoegen juiste documenten

Documenten krijgen juiste metadatering

Sluiten dossier

Dossier heeft de juiste bewaartermijn

Toekennen resultaattypen

Hoe werkt zaakgericht archiveren

Stappen toelichten, voorbeeld zaaktype parkeervergunningRegistratie document in de brede zin: document, e-mail, baliebezoek, telefoontje, etc.Selectie zaaktype: Parkeervergunning (obv ZTC)Aanmaak dossier: dossier wordt geautomatiseerd gegenereerd volgens weten regelgeving en volgens eisen organisatieToevoegen juiste documenten: de documenttypen van het zaaktype zijn vooraf gedefinieerd. Medewerker mag alleen kiezen uit beschikbare documenttypen. Sturing op vulling van dossier.Documenten krijgen juiste metadatering: door gebruik van het ZTC eventueel icm DSP worden documentregistraties voorzien van een vaste set metadata. Medewerker heeft hierdoor minder last van registreren.Toekennen resultaattypen: Alle proceshandelingen vinden buiten de oplossing plaats, alleen de neerslag wordt opgenomen. Als de zaak teneinde is geeft de medewerker het resultaat mee. Op basis van het resultaat wordt oa. de bewaartermijn toegekend.Sluiten dossier: Indien nodig vindt er nog een visuele controle plaats door archief. Zoals kloppen de gegevens, bewaartermijn, etc. indien nodig worden deze nog bijgewerkt. Uiteindelijk wordt het dossier gesloten, documenten definitief gemaakt en het dossier vergrendeld. Zodat mutaties niet meer mogelijk zijn (alleen lezen).Dossier heeft juiste bewaartermijn: De bewaartermijn wordt berekent en toegekend aan het dossier (incl. documenten).62

63

Ronald Vertaalslag naar architectuur`Governance van ICT

64

Wie zijn de stakeholders?Business (bedrijfsvoering)IT (architectuur)Informatie managementArchiefBurger / bedrijvenWelke behoeftes hebben de stakeholdersHoe belangrijk zijn de behoeftes?Welk raakvlak hebben de behoeftes?65

TMLO___________________________________________________________Projecten Financieel | Kernwaardes | Risicos

En wat verwachten jullie bij kernwaardes terug te zien?

66

Wat als we zouden starten met een nieuwe gemeente met lege archiefkasten en lege servers?67

OrganiserenImplementeren

1,5 uur

Post it toevoegen

68

Welke elementen zijn volgens u belangrijk om:

Te organiserenTe implementeren! = Morgen mee te starten en hoe?

1,5 uur

69

OverdragenSelectielijst 2017VervangingsbesluitTMLOMetadata modelDigitaal duurzaamheidsplanDraagvlakAlles is een zaakDocument ManagementRecord ManagementDigitale dossiervormingSamenwerkenVerantwoording

1,5 uur

Post it toevoegen

Suggesties:-

70

Tips & Tricks

XxxXxxXxxXxxxxx

Naar aanleiding van complementeren sessie 5 tips & tricks noteren

71

72

www.zaakgericht-archiveren.nl

Tips & Tricks voor implementatieToolkit die helpt om aan de slag te gaanCommunity

Resultaat

3 tips die je morgen kunt toepassen binnen je eigen organisatie voor zowel organiseren als implementerenEen tookit (stappenplan, powerpoint, elavator pitches en content van de handreiking via een website) die je helpt om aan de slag te gaanEen netwerk van professionals die vergelijkbare kennis en ervaring hebben en bereid zijn inzichten met elkaar te delen (community)

74

Dinsdag 14 februariLocatie Hengelo ??

Kees [email protected]

Edwin [email protected] [email protected] Hameleers - [email protected] [email protected]

76

Presentatie Workshop Zaakgericht Archiveren

Business

Transcript of Presentatie Workshop Zaakgericht Archiveren