Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

35
E-mailarchivering en - management Eric Burger KBenP zomerevent 23 juni 2010

description

 

Transcript of Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Page 1: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

E-mailarchivering en -management

Eric BurgerKBenP zomerevent 23 juni 2010

Page 2: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Zo dus niet ….

Page 3: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Agenda

Wie is Eric BurgerWaarom een cursus over e-mail archivering?E-mail berichten archiverenJuridische, technische en archivistische aspecten van e-mail-archiveringAnalyse: bewaarstrategie eigen organisatieEffectieve bewaarstrategieën voor emailOplossingen voor opslag en classificatieZelf een effectieve strategie formuleren

Page 4: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

eric burger document management

Wie is Eric Burger?

Document management specialist

Twintig jaar actief in vakgebied

Van Nationaal Archief, via gespecialiseerde consultancies naar zelfstandig gevestigd adviseur

Nu zes jaar ‘eric burger document management’

Sinds 2007 gevestigd te Aalten (Gld.)

Kenmerken: onafhankelijk, snel, gestructureerd, betrokken

Activiteiten: projectmanagement, procesondersteuning, advies en training op het terrein van digitaal werken en digitale archivering

Page 5: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

eric burger document managementVoerde opdrachten uit voor o.a.:

Stadsdeel Centrum, Gemeente Amsterdam

Staatsbosbeheer

Centraal Fonds Volkshuisvesting

Bouwfonds REIM

Ministerie van OCW

Rijkswaterstaat, Noord -Holland

De Nederlandsche Bank

Nationaal Archief

Stadkwadraat BV

http://www.ericburger.nl/site/blog/

www.twitter.com/spiekerdijk6

Page 6: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Document management en records management (3)

• Functionaliteiten van DMS en RMA steeds meer geïntegreerd:

• Met elkaar in applicaties als Decos, Corsa, Verseon etc.

• Met functies voor o.a. samenwerking, intranet, werkstroom, business intelligence, search in Enterprise Content Management (ECM-) systemen als Sharepoint, EMCDocumentum.

Page 7: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

E-mail berichten opslaan:hoe gaat dat bij andere organisaties?

•The untold story of the Bush White House Emails (aug. 2010)

Page 8: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

The Bush White House E-mails

2002-2006Miljoenen dollars gespendeerd aan records management applicatiesClinton-administratie: RMA compatible met Lotus Notes, maar Bush: migratie naar OutlookMiljoenen e-mails zoek uit turbulente periodeOpeenvolgende oplossingen; opeenvolgende mislukkingenOpslag in .pst-files, handmatige metadateringNoodoplossingen, onderzoeken naar ontbrekende emailsOff-the-shelf pakket (EMCDocumentum) implementatie komt niet van de grond (situatie 2008)

Page 9: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Obama administratie (situatie 2010)

NB: EMC EmailXtender is nu EMC SourceOne

Page 10: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

E-mail berichten opslaan: de prakijk

• Zender – ontvanger

• Individuele opslag

• Individuele classificatie

• Individuele vernietiging

• Rol applicatie- en netwerkbeheer

• E-mail software

Page 11: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

E-mail: juridisch (1)

14 december 2005

Page 12: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

E-mails: juridisch (2)

Rechter kan e-mail accepteren als bewijsmateriaalDisclaimers werken niet of kloppen nietE-mailberichten worden noch zorgvuldig bewaard, noch zorgvuldig vernietigdE-mailberichten printen is geen garantie voor correcte weergave van de (technische) metadata van het berichtBurgerlijk Wetboek en Algemene Wet inzake Rijksbelastingen: emails waaruit verplichtingen voortvloeien 7 jaar bewaren, tenzij bv Archiefwet of Wet Bescherming Persoonsgegevens langer of korter bepalen.

Page 13: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

E-mails: juridisch (3)“Als u niet de beoogde ontvanger bent, gelieve dan deze mail te

vernietigen”Dat is een hele leuke, maar in hoeverre is vernietigen vernietigen. Mijn

email komt binnen via (meestal) 2 mailservers, deze machines hebben een technisch boeiend filesysteem waardoor data maar heel langzaam wordt overschreven en dus niet direct verwijdert.Ook worden er van de interne mailserver waarop ik mijn email lees door een overactieve systeembeheerder netjes backups gemaakt. En om het makkelijk te maken slaat mijn laptop informatie over email ook nog eens lokaal op zijn harddisk op omdat dat sneller leest.

Om een email dus direct te vernietigen moet ik dus: de schijven van de mailservers formatteren

De backups verwijderenMijn laptop formatteren

En dan heb ik het nog niet eens over mijn telefoon waar wat email op kan staan, mijn werkstation op kantoor waar ook nog wel eens een mailclient op open staat en andere details.

Meestal reageert men niet meer nadat ik een offerte heb gestuurd voor het verwijderen van de email. En ze reageren al helemaal niet positief op dit soort voorstellen. Helaas.

http://blog.iusmentis.com/2010/05/24/nog-even-over-die-e-maildisclaimers/

Page 14: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Analyse van de eigen organisatie

Hoe is nu voorzien in het bewaren van emailberichten?

Welke technische en functionele oplossingen worden toegepast?Welke procedures gelden er voor de medewerkers?Wie is vanuit welke rol bij welke aspecten van emailarchivering betrokken?

Ervaart de organisatie problemen bij het terugvinden van emailberichten?Is emailarchivering een issue bij het algemene management (niet ICT of archief)

Page 15: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Gartner over E-mail archivering:

•Gartner: Building an E-Mail Retention Strategy (July 2010)

Page 16: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Gartner onlangs over e-mail archivering

• Organisaties komen om in email en krijgen het niet onder controle;

• Slechts weinig organisaties werken planmatig aan een email archiveringsstrategie

• Afspraken voor bewaren/vernietigen emails moeten eenvoudig blijven

• Van alle email is - volgens Gartner – slechts 1% te bewaren cf overheidsregels, 4% uit RMoverwegingen, 45% voor bedrijfsvoering en 50% ter informatie

Page 17: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Gartner aanbevelingen (juli 2010)

Houdt bewaarstrategieën eenvoudigBepaal welke autoriteiten invloed hebben op de strategieBepaal welke soort berichten bewaard moeten blijven en voor hoe langBepaal hoe het bewaarregime opgelegd en gehandhaafd wordtEvalueer de strategie regelmatig om deze op effectiviteit te beoordelen

Page 18: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Gartner: acties ter voorbereiding

Stel een team samen voor het vaststellen van een bewaarstrategie:

GebruikersICTJuridischRecordsmanagement

Analyseer de IN-box!Welke e-mail om welke (externe) regels bewaren;Wat bewaren uit oogpunt van interne en externe verantwoording;Wat is relevant voor de bedrijfsvoering (business email);Wat is ter informatie, triviaal of persoonlijk (transitory email)

Page 19: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Gartner: over Inbox en back-up

Strategieen om de IN-box klein te houden:Beperken In-box omvangAutomatisch legen van default mappen (zoals Deleted items)Attachment stripping http://archiver.barracuda.com/outlook_demo/

Backup van emailBackup is geen archief, wordt overschreven op termijnHoudt geen rekening met bewaartermijnenRestore voor beperkt doel van enkele emails, of emails van één gebruiker is technisch en juridisch risicovolBackups meestal minimale mogelijkheden voor indexering

Page 20: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Gartner: opslagbehoeften

Opslagbehoeften berekenenRekening houden met ‘transitory email’ en de kortere of langere tijd te bewaren berichtenBetekent meestal dat emailbox onwenselijk groot wordt, dus alternatieve opslaglocatie noodzakelijkIs cloud-storage een optie?

Page 21: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Gartner: opslagopties

Opslag-opties:Locale archieven, zoals PST-files hebben nadelen, zoals ontbreken beheer, retentie, beperkte toegankelijkheid (bv via webinterface), inefficiency of beperkte mogelijkheden bij zoeken/terugvinden, Migratie issues bij overstappen op een archiefoplossingMailbox server store: de emailbox op de server, meestal beperkte opslag, omvang bepaald door ICT (‘uw emailbox is te groot’)Third party emailarchieven (E-vault achtige oplossingen)Records management applicaties (“While it is not common, some companies push messages – typically via a client-side plug-in – to ECM systems for longer term preservation.” – Gartner)

Page 22: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Gartner: classificatie

Classificatie“Perhaps the hardest aspect of a mail retention program is proper categorization of legal and records management messages” Vastlegging door (eind-)gebruiker, bv door ‘archiefknop’ van DMS/RMA “the downside of user declaration is its reliance on the user to properly execute it’‘Tagging’Filteren Slepen naar archieffoldersAutomatische classificatie

Page 23: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Gartner: classificatie

Vastlegging door eindgebruiker: bijvoorbeeld in Sharepoint

Colligo Contributorhttp://www.colligo.com/products/sharepoint/contributor_pro.asp Drag-and-drop emails vanuit Outlook in Sharepoint.http://www.microsoft.com/showcase/en/us/details/d06e6d0d-e5ca-4855-b83c-72852f9b5f80 (13 min. Presentatie)

Page 24: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Integratie met MS outlook (2003, 2007 en 2010)

Page 25: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

14 december 2005

In het navigatie deel kan je direct een Sharepoint pagina openen

Page 26: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

14 december 2005

Email kan je slepen naar een Sharepoint locatie

Page 27: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

14 december 2005

Er verschijnt dan een registratiescherm voor metadata. Deze kan je uitbreiden met extra metadata. Automatisch kunnen de waarden to, from, date sent, date received opgenomen worden

Page 28: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

14 december 2005

E-mail is direct terug te vinden in Sharepoint

Page 29: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

14 december 2005

Site toevoegen aan Outlook via ‘Connect knop’. Selecteer de optie ‘Download new site’

Page 30: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

14 december 2005

Plak de URL van de site

Page 31: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

14 december 2005

Na een paar tellen verschijnt deze in je folderstructuur links in het Outlookscherm

Page 32: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Gartner: classificatie

Automatische classificatie:Kan gebaseerd op rol, zender/ontvanger, onderwerpsregel, trefwoord, type attachment, etc. http://www.exedra.nl/clients/exedra/cms.nsf/vAllKW12ByTitle/D6B279715BDD49DFC125765600531FB3?OpenDocument http://eval.symantec.com/mktginfo/enterprise/fact_sheets/b-ev9_archiving_DS_20465026-1.en-us.pdf “significantly more succesful than user-based classification in that the element of reliance on proper user behavior is taken out of the equation.’Risico is een te ingewikkeld of gediversifieerd geheel van bewaartermijnen en uitzonderingen.

Page 33: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Aan de slag met een passende bewaarstrategie voor de organisatie

14 december 2005

Combineren van categorieën email met opslagoplossingenBepaal omvang en schonen emailboxenWat te doen met bestaande emailarchievenHoe classificeren?

Page 34: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Leesvoer…

http://www.citizensforethics.org/files/CREW%20Bush%20White%20House%20Email%20Report_0.pdf

http://blog.proofpoint.com/2010/08/new-gartner-report-on-email-archiving-strategies-available-from-proofpoint.html

http://books.google.nl/books?id=ldw5nzmmoM8C&lpg=PA1&pg=PA1#v=onepage&q&f=false

http://www.messagingarchitects.com/resources/articles-whitepapers/uk-email-retention-policies-whitepaper.html

Page 35: Doelmatig archiveren van e mail 23 juni

Meer informatie over deze cursus?

Di. 22 november 2011 Utrechthttp://goopleidingen.nl/info-da-email