Doelmatig archiveren van e mail 23 juni
-
Upload
go-opleidingen -
Category
Technology
-
view
839 -
download
3
description
Transcript of Doelmatig archiveren van e mail 23 juni
E-mailarchivering en -management
Eric BurgerKBenP zomerevent 23 juni 2010
Zo dus niet ….
Agenda
Wie is Eric BurgerWaarom een cursus over e-mail archivering?E-mail berichten archiverenJuridische, technische en archivistische aspecten van e-mail-archiveringAnalyse: bewaarstrategie eigen organisatieEffectieve bewaarstrategieën voor emailOplossingen voor opslag en classificatieZelf een effectieve strategie formuleren
eric burger document management
Wie is Eric Burger?
Document management specialist
Twintig jaar actief in vakgebied
Van Nationaal Archief, via gespecialiseerde consultancies naar zelfstandig gevestigd adviseur
Nu zes jaar ‘eric burger document management’
Sinds 2007 gevestigd te Aalten (Gld.)
Kenmerken: onafhankelijk, snel, gestructureerd, betrokken
Activiteiten: projectmanagement, procesondersteuning, advies en training op het terrein van digitaal werken en digitale archivering
eric burger document managementVoerde opdrachten uit voor o.a.:
Stadsdeel Centrum, Gemeente Amsterdam
Staatsbosbeheer
Centraal Fonds Volkshuisvesting
Bouwfonds REIM
Ministerie van OCW
Rijkswaterstaat, Noord -Holland
De Nederlandsche Bank
Nationaal Archief
Stadkwadraat BV
http://www.ericburger.nl/site/blog/
www.twitter.com/spiekerdijk6
Document management en records management (3)
• Functionaliteiten van DMS en RMA steeds meer geïntegreerd:
• Met elkaar in applicaties als Decos, Corsa, Verseon etc.
• Met functies voor o.a. samenwerking, intranet, werkstroom, business intelligence, search in Enterprise Content Management (ECM-) systemen als Sharepoint, EMCDocumentum.
E-mail berichten opslaan:hoe gaat dat bij andere organisaties?
•The untold story of the Bush White House Emails (aug. 2010)
The Bush White House E-mails
2002-2006Miljoenen dollars gespendeerd aan records management applicatiesClinton-administratie: RMA compatible met Lotus Notes, maar Bush: migratie naar OutlookMiljoenen e-mails zoek uit turbulente periodeOpeenvolgende oplossingen; opeenvolgende mislukkingenOpslag in .pst-files, handmatige metadateringNoodoplossingen, onderzoeken naar ontbrekende emailsOff-the-shelf pakket (EMCDocumentum) implementatie komt niet van de grond (situatie 2008)
Obama administratie (situatie 2010)
NB: EMC EmailXtender is nu EMC SourceOne
E-mail berichten opslaan: de prakijk
• Zender – ontvanger
• Individuele opslag
• Individuele classificatie
• Individuele vernietiging
• Rol applicatie- en netwerkbeheer
• E-mail software
E-mail: juridisch (1)
14 december 2005
E-mails: juridisch (2)
Rechter kan e-mail accepteren als bewijsmateriaalDisclaimers werken niet of kloppen nietE-mailberichten worden noch zorgvuldig bewaard, noch zorgvuldig vernietigdE-mailberichten printen is geen garantie voor correcte weergave van de (technische) metadata van het berichtBurgerlijk Wetboek en Algemene Wet inzake Rijksbelastingen: emails waaruit verplichtingen voortvloeien 7 jaar bewaren, tenzij bv Archiefwet of Wet Bescherming Persoonsgegevens langer of korter bepalen.
E-mails: juridisch (3)“Als u niet de beoogde ontvanger bent, gelieve dan deze mail te
vernietigen”Dat is een hele leuke, maar in hoeverre is vernietigen vernietigen. Mijn
email komt binnen via (meestal) 2 mailservers, deze machines hebben een technisch boeiend filesysteem waardoor data maar heel langzaam wordt overschreven en dus niet direct verwijdert.Ook worden er van de interne mailserver waarop ik mijn email lees door een overactieve systeembeheerder netjes backups gemaakt. En om het makkelijk te maken slaat mijn laptop informatie over email ook nog eens lokaal op zijn harddisk op omdat dat sneller leest.
Om een email dus direct te vernietigen moet ik dus: de schijven van de mailservers formatteren
De backups verwijderenMijn laptop formatteren
En dan heb ik het nog niet eens over mijn telefoon waar wat email op kan staan, mijn werkstation op kantoor waar ook nog wel eens een mailclient op open staat en andere details.
Meestal reageert men niet meer nadat ik een offerte heb gestuurd voor het verwijderen van de email. En ze reageren al helemaal niet positief op dit soort voorstellen. Helaas.
http://blog.iusmentis.com/2010/05/24/nog-even-over-die-e-maildisclaimers/
Analyse van de eigen organisatie
Hoe is nu voorzien in het bewaren van emailberichten?
Welke technische en functionele oplossingen worden toegepast?Welke procedures gelden er voor de medewerkers?Wie is vanuit welke rol bij welke aspecten van emailarchivering betrokken?
Ervaart de organisatie problemen bij het terugvinden van emailberichten?Is emailarchivering een issue bij het algemene management (niet ICT of archief)
Gartner over E-mail archivering:
•Gartner: Building an E-Mail Retention Strategy (July 2010)
Gartner onlangs over e-mail archivering
• Organisaties komen om in email en krijgen het niet onder controle;
• Slechts weinig organisaties werken planmatig aan een email archiveringsstrategie
• Afspraken voor bewaren/vernietigen emails moeten eenvoudig blijven
• Van alle email is - volgens Gartner – slechts 1% te bewaren cf overheidsregels, 4% uit RMoverwegingen, 45% voor bedrijfsvoering en 50% ter informatie
Gartner aanbevelingen (juli 2010)
Houdt bewaarstrategieën eenvoudigBepaal welke autoriteiten invloed hebben op de strategieBepaal welke soort berichten bewaard moeten blijven en voor hoe langBepaal hoe het bewaarregime opgelegd en gehandhaafd wordtEvalueer de strategie regelmatig om deze op effectiviteit te beoordelen
Gartner: acties ter voorbereiding
Stel een team samen voor het vaststellen van een bewaarstrategie:
GebruikersICTJuridischRecordsmanagement
Analyseer de IN-box!Welke e-mail om welke (externe) regels bewaren;Wat bewaren uit oogpunt van interne en externe verantwoording;Wat is relevant voor de bedrijfsvoering (business email);Wat is ter informatie, triviaal of persoonlijk (transitory email)
Gartner: over Inbox en back-up
Strategieen om de IN-box klein te houden:Beperken In-box omvangAutomatisch legen van default mappen (zoals Deleted items)Attachment stripping http://archiver.barracuda.com/outlook_demo/
Backup van emailBackup is geen archief, wordt overschreven op termijnHoudt geen rekening met bewaartermijnenRestore voor beperkt doel van enkele emails, of emails van één gebruiker is technisch en juridisch risicovolBackups meestal minimale mogelijkheden voor indexering
Gartner: opslagbehoeften
Opslagbehoeften berekenenRekening houden met ‘transitory email’ en de kortere of langere tijd te bewaren berichtenBetekent meestal dat emailbox onwenselijk groot wordt, dus alternatieve opslaglocatie noodzakelijkIs cloud-storage een optie?
Gartner: opslagopties
Opslag-opties:Locale archieven, zoals PST-files hebben nadelen, zoals ontbreken beheer, retentie, beperkte toegankelijkheid (bv via webinterface), inefficiency of beperkte mogelijkheden bij zoeken/terugvinden, Migratie issues bij overstappen op een archiefoplossingMailbox server store: de emailbox op de server, meestal beperkte opslag, omvang bepaald door ICT (‘uw emailbox is te groot’)Third party emailarchieven (E-vault achtige oplossingen)Records management applicaties (“While it is not common, some companies push messages – typically via a client-side plug-in – to ECM systems for longer term preservation.” – Gartner)
Gartner: classificatie
Classificatie“Perhaps the hardest aspect of a mail retention program is proper categorization of legal and records management messages” Vastlegging door (eind-)gebruiker, bv door ‘archiefknop’ van DMS/RMA “the downside of user declaration is its reliance on the user to properly execute it’‘Tagging’Filteren Slepen naar archieffoldersAutomatische classificatie
Gartner: classificatie
Vastlegging door eindgebruiker: bijvoorbeeld in Sharepoint
Colligo Contributorhttp://www.colligo.com/products/sharepoint/contributor_pro.asp Drag-and-drop emails vanuit Outlook in Sharepoint.http://www.microsoft.com/showcase/en/us/details/d06e6d0d-e5ca-4855-b83c-72852f9b5f80 (13 min. Presentatie)
Integratie met MS outlook (2003, 2007 en 2010)
14 december 2005
In het navigatie deel kan je direct een Sharepoint pagina openen
14 december 2005
Email kan je slepen naar een Sharepoint locatie
14 december 2005
Er verschijnt dan een registratiescherm voor metadata. Deze kan je uitbreiden met extra metadata. Automatisch kunnen de waarden to, from, date sent, date received opgenomen worden
14 december 2005
E-mail is direct terug te vinden in Sharepoint
14 december 2005
Site toevoegen aan Outlook via ‘Connect knop’. Selecteer de optie ‘Download new site’
14 december 2005
Plak de URL van de site
14 december 2005
Na een paar tellen verschijnt deze in je folderstructuur links in het Outlookscherm
Gartner: classificatie
Automatische classificatie:Kan gebaseerd op rol, zender/ontvanger, onderwerpsregel, trefwoord, type attachment, etc. http://www.exedra.nl/clients/exedra/cms.nsf/vAllKW12ByTitle/D6B279715BDD49DFC125765600531FB3?OpenDocument http://eval.symantec.com/mktginfo/enterprise/fact_sheets/b-ev9_archiving_DS_20465026-1.en-us.pdf “significantly more succesful than user-based classification in that the element of reliance on proper user behavior is taken out of the equation.’Risico is een te ingewikkeld of gediversifieerd geheel van bewaartermijnen en uitzonderingen.
Aan de slag met een passende bewaarstrategie voor de organisatie
14 december 2005
Combineren van categorieën email met opslagoplossingenBepaal omvang en schonen emailboxenWat te doen met bestaande emailarchievenHoe classificeren?
Leesvoer…
http://www.citizensforethics.org/files/CREW%20Bush%20White%20House%20Email%20Report_0.pdf
http://blog.proofpoint.com/2010/08/new-gartner-report-on-email-archiving-strategies-available-from-proofpoint.html
http://books.google.nl/books?id=ldw5nzmmoM8C&lpg=PA1&pg=PA1#v=onepage&q&f=false
http://www.messagingarchitects.com/resources/articles-whitepapers/uk-email-retention-policies-whitepaper.html
Meer informatie over deze cursus?
Di. 22 november 2011 Utrechthttp://goopleidingen.nl/info-da-email