Vroeger was het simpel…

Digitaal archiveren

Digitaal archiveren: Waarom?

• Wettelijke en decretale plichten• Vereenvoudigt praktische werking vereniging– Alle documenten snel vindbaar en leesbaar– Transparant archief => eenvoudige controle en

verantwoording• Culturele erfgoedwaarde: studie van

geschiedenis van vereniging of ander wetenschappelijk onderzoek

Digitale problematiek

• Technologische veroudering (levenscycli van bestanden & dragers)

• Grote hoeveelheid documenten (+ versies)• Ondanks grote capaciteit van IT is selectie toch

noodzakelijk (ballast en kostprijs)• Verscheidenheid documenttypes• Betrouwbaarheid van gegevens (authenticiteit /

integriteit)• Context van digitaal document in werkproces• Toegankelijk maken en houden

Digitaal archiefdocument

• Verschilt van papieren archiefdocument:– Opslagwijze en verschijningsvorm zijn niet dezelfde– Drager en archiefdocument vormen geen eenheid– Voor weergave is hard- en software vereist– Origineel kan niet onderscheiden worden kopie– Digitale objecten hebben meerder

verschijningsvormen afhankelijk van instellingen– Eén digitaal archiefdocument kan verschillende

bitrepresentaties hebben (verschillende formaten)– Geen vaste relatie tss documenten en bestanden

Digitaal archiefdocument

• Onderscheiden in vijf componenten:– Inhoud [essentieel]– Structuur [essentieel]– Context [essentieel]– Opmaak of look&feel [incidenteel]– Gedrag [incidenteel]

• Archivering van een digitaal archiefdocument betekent het volledig en correct vastleggen van de essentiële componenten

Digitaal archiveren: Wat?

• Digitale eigenschap van digitale archiefdocumenten bewaren

• Mogelijkheid tot reconstructie bewaren• Interactie tss bitstream en hard/software• Afhankelijkheid tot minimum beperken• Risk assesment: inbouwen van zekerheden• Context van digitaal document in werkproces• Bewaren met visie op lange termijn• Documenten onder intellectueel beheer brengen

Hoe? Bewaarstrategieën

• Hard copy (uitprinten)• Bewaren van technologie: computermuseum• Bewaren van technologie: emulatie• Conversie• Migratie• Bewaren van originele en gemigreerde

bitstreams

Voorbereiding: digitaal klassement

• Doordacht & logisch klassement is van groot belang >< effectief automatisch zoeken

• Lokale schijf >< gedeelde serverschijf• Duidelijke afspraken wat waar bewaard wordt• Vermijd opslag belangrijke documenten op lokale

schijven:– Beter beveiligd– Back-up– Beschikbaar voor collega’s

Digitaal klassement: Mappen

• Transparante mappenstructuur of boomstructuur • Baseer de indeling op de taken en activiteiten• Submappen per dossier of project (8 niveaus)• Binnen submappen bewaren we de diverse

(tekst, foto’s, e-mail, …) documenten los• Duidelijke en unieke mapnamen• Gebruik een klassementscode• Baseer op ordeningsplan papieren archief

Digitaal klassement: bestandsnamen

• Maximaal 31 karakters (mappen & bestanden)• Herhaal mapnaam niet in bestandsnaam• Geef unieke naam met duidelijke betekenis:– Type document (Brief, Verslag, Rekening, …)– Onderwerp (zeer summier)– Auteur (initialen)– Datering (YYYYMMDD)– Extensie van de applicatie (doc, xls, eml, …)– Beperk tot A-Z, 0-9, en _ ( . enkel ext, geen spaties)

Digitaal klassement: Back-up

• (Lokaal > Server)• Server > Externe harde schijf, CD’s, DVD’s, …• Dagelijks!• Geautomatiseerd (SyncBack, MozyHome,

Carbonite, Retrospect, …)• Open en compressieloos (géén ZIP of

applicatiegebonden formaat)• Wekelijks back-up schijf wisselen en extern

bewaren (bv. kluis of ander gebouw)

Digitaal archiveren

• Ten laatste in semi-dynamische fase!• (Semi-)Statische fase > gespecialiseerde instelling• Selectie van stukken met archiefwaarde

(inperken versies, verwijderen dubbels, …)• Verwijderen van mogelijke paswoorden• Vermijden compressie (ZIP, RAR, TAR)• Metadata bij bestandseigenschappen (Office)• Omzetten naar standaard bestandsformaat• Bewaren op betrouwbare dragers

Bestandsformaten

• Bewaartermijn > levensduur bestandsformaten• Streven naar zo groot mogelijke

onafhankelijkheid van applicatie / producent• Zo vroeg mogelijk bewaren in geschikt formaat,

indien mogelijk reeds bij creatie:– OpenOffice (open source alternatief voor MS Office) >

OpenDocumentFormat (odt, ods, odp, …)– Wat met OpenXML van MS Office 2007?– Plugins voor “printen” naar PDF(/A), TIFF of ODF

Bestandsformaten

• Tekstbestanden: PDF(/A), XML, ODT, TIFF,Unicode (ASCII)

• E-mail: XML, MSG, EML• Afbeeldingen: TIFF, JPEG (werkkopie), [JPEG2000]• Geluid: WAV | Video: MPEG• Rekenbladen: PDF(/A), XML, ODS• Presentaties: TIFF, PDF(/A), ODP• Databanken: XML, ODB• Websites: XML, HTML

Dragers

• NIET: ZIP/JAZ-drive, magneetbanden, DVD (+/- R), RW-media, …

• MISSCHIEN: – Tapes• Gestandardiseerde cartridges of cassettes• Open formaten en compressieloos

– Harde schijven• Voorzie goed foutopsporingsysteem en test regelmatig• Beveilig tegen dataverlies (RAID)• Kortere levensduur!

Dragers

• WEL: – CD-R:• Maak eerst image vooraleer op CD te branden• Zorg voor voldoende werkgeheugen op computer• Enkel disc-at-once (geen multiple sessies), sluit schijf af na

branden, max. 12x• Geen overburn, gebruik bij 650 MB-cd’s slechts 630 MB• Pas ISO 9660 toe (geen Joliet of Rock Ridge)

– Maximaal 31 karakters (slechts 8 bij level 1)– Enkel karakters A-Z, 0-9, _ .– Niet meer dan 8 niveaus

Dragers

• Risicospreiding– Meerdere kopieën (evt. meerdere types van drager)– Kies voor bewezen waarde >< nieuwe technologie– Verschillende bewaarlocaties– Goede materiële omstandigheden– Regelmatige kwaliteitscontrole en foutopsporing– Vervangen bij groeiend aantal fouten en veroudering

van technologie– Voeg bij drager overzicht van mappenstructuur en

bestanden

E-mail

• Is in principe even goed een kantoordocument zoals tekstbestanden en rekenbladen

• Voor elke ontvangen of verzonden mail moet dus ook bepaald worden of het bewaard moet worden (selectie) en waar het in het digitaal klassement thuishoort (ordening)

• Een e-mail wordt in principe dus opgeslagen in de juiste submap van het digitaal klassement

E-mail: Selectie

INBOX > Verwijderen:• Nieuwsbrieven, mededelingen zonder gevolg, e-

mail van verzendlijsten• Uitnodigingen en agenda’s van vergaderingen• Bevestigingen van aanwezigheden• Dubbels• Automatische antwoorden over afwezigheid• Leesbevestigingen

E-mail: Selectie

INBOX > Bewaren:• Alles wat met de werking van de vereniging te

maken heeft• E-mail met bijlagen belangrijk voor de werking • Verslagen van vergaderingen of projectwerking

relevant voor eigen dossiers• Mededelingen, nieuwsbrieven en nota’s van

belang voor werking van vereniging

E-mail: Selectie

OUTBOX > Verwijderen:• Bevestigingen van aanwezigheden op

vergaderingen (met uitzondering van juridisch of administratief belang)

• Dubbels

E-mail: Selectie

OUTBOX > Bewaren:• E-mail over een dossier of project• E-mail met bijlagen over dossier of project• Agenda’s en uitnodigingen van vergaderingen die

we zelf beleggen• Verslagen van vergaderingen die we zelf

beleggen• E-mail aan verzendlijsten• Nota’s ivm werking van de vereniging

E-mail: Ordening

• Afzonderlijke e-mail is na enige tijd soms moeilijk te situeren door gebrek aan context

• Context reconstrueren adhv digitaal klassement• In mailclient (Outlook, Outlook Express,

Thunderbird, Eudora, …) digitaal klassement opbouwen identiek aan ordeningsplan

• Kweken van automatisme door consequent na lezing of verwerking mail te verplaatsen naar juiste map

E-mail: Bewaring

• Lange termijnbewaring vereist integratie in één digitaal klassement

• Exporteren van submappen uit mailclient naar formaat (mbox of pst) evt. via plugins naar XML

• OF opslaan van afzonderlijke mails in digitaal klassement (eml, msg of txt)

• Tools: Testbed Xmail (www.digitaleduurzaamheid.nl) en KlasseerToolbox / ArchiefToolbox eDavid (www.edavid.be)

Literatuur

• www.digitaaldepot.edavid.be/routeplanner.htmlFolders, rapporten en richtlijnen van eDAVID

• www.digitaleduurzaamheid.nl/Rapporten van Testbed Digitale Bewaring (NL)

• Weten, Wist, Gewist. Erfgoedcel Gent, 2006.• Broekema A. & Ratelband L. De e-mailjungle.

Praktische gids voor het beheersen van uw e-mailverkeer. Academic Service, 2005.

Vroeger was het simpel…

Vragen?