Digitaal archiveren:een kleine inleiding

WW • 04/10/2011 • TC

Archiveren van/in een digtaal tijdperk

Waarom?

• Wettelijke, decretale (en contractuele) plichten

• Culturele erfgoedwaarde

• Eigen belang (leesbaarheid en vindbaarheid)

Wat?

• All kinds of digital

• Hindernissen

• Digitaal archiefstuk

• Digitaal archiveren

All kinds of digital

• Digital born archief: van origine al digitaal, zoals digitale kantoordocumenten, foto's die met een digitale camera zijn gemaakt, etc.

• Gedigitaliseerd archief: van origine niet digitaal, maar waarvan door digitalisering een reproductie is gemaakt. Bijvoorbeeld de scan van een document.

• Digitale informatie over archief: beschrijvingen (metadata), detailfoto's of digitale reconstructies van een object. De informatie wordt meestal in een geordende vorm (bijvoorbeeld een database) beschikbaar gesteld.

Hindernissen

• Technologische veroudering van bestanden, dragers én lezers + bit rot.

Hindernissen

• Grote hoeveelheid documenten (+ versies) vs controle over bulkselectie en -beschrijving

Hindernissen

• Ondanks grote capaciteit van IT is selectie toch noodzakelijk door ballast en kostprijs

Hindernissen

• Verscheidenheid documenttypes

Hindernissen

• Betrouwbaarheid van gegevens: bewerkingen bedreigen authenticiteit van archiefstuk

Hindernissen

• Context van digitaal document: verwevenheid van document en workflow

Hindernissen

• Toegankelijk maken en houden

Hindernissen

• Rechtsgeldigheid, privacyrecht, auteursrecht, …

Dood van hét origineel archiefstuk?

• Verschil tussen digitaal en papier:– Opslagwijze (bits) ≠ representatie (scherm)– Drager en informatie vormen geen eenheid– Voor weergave is hard- én software vereist– Origineel kan niet onderscheiden worden kopie– Digitale objecten hebben meerdere representaties

afhankelijk van computer/gebruikers-instellingen– Eén digitaal archiefdocument kan in verschillende

formaten bestaan (pdf, xml, doc, …)– Geen vaste 1-1 relatie tss document en bestand

Archiefstuk: digitaal vs papier

• Onderscheiden in vijf archiveringscomponenten:– Inhoud [essentieel]– Structuur [essentieel]– Context [essentieel]– Opmaak of look&feel [incidenteel]– Gedrag [incidenteel]

• Archivering van een digitaal archiefdocument betekent het volledig en correct vastleggen van de essentiële componenten

Digitaal archiveren: wat?

• Digitale eigenschap van digitale archiefdocumenten bewaren

• Mogelijkheid tot reconstructie bewaren• Interactie tss bitstream en hard/software• Afhankelijkheid tot minimum beperken• Risk assesment: inbouwen van zekerheden• Context van digitaal document in werkproces• Bewaren met visie op lange termijn• Documenten onder intellectueel beheer brengen

Hoe?

• Bewaarstrategieën • Standaarden:– Formaten– Dragers

• Digitaal depot

Bewaarstrategieën

• Hard copy (printen)

Bewaarstrategieën

• Bewaren van technologie: computermuseum

Bewaarstrategieën

• Bewaren van technologie: emulatie

Bewaarstrategieën

• Capsulatie (all-in-one)

Bewaarstrategieën

• Duplicatie

Bewaarstrategieën

• Conversie

Bewaarstrategieën

• Migratie

Bewaarstrategieën

• Bewaren van originele en gemigreerde bitstreams

Standaarden: formaten

• Bewaartermijn > levensduur bestandsformaten• Streven naar zo groot mogelijke

onafhankelijkheid van applicatie / producent• Zo vroeg mogelijk bewaren in geschikt formaat,

indien mogelijk reeds bij creatie• Hiërarchie in formaten:– Officiële: genormeerd (ASCII, HTML, TIFF)– De facto: open (PDF, RTF, …) vs gesloten (DOC, XLS)– Applicatieformaten

Standaarden: formaten

• Geschikt archiveringsformaat?– Open, stabiel en gedocumenteerd– Wijdverspreid– Uitwisselbaar– Validatie– Geen compressie of informatieverlies (lossless)– Insluiten metadata– Bewaren van authenticiteit– Autonoom– Gebruiksvriendelijk

Standaarden: formaten

• Tekstbestanden: PDF(/A), XML, ODT, TIFF,Unicode (ASCII)

• E-mail: XML, MSG, EML• Afbeeldingen: TIFF, JPEG [2000], PNG• Geluid: WAV | Video: MPEG• Rekenbladen: PDF(/A), XML, ODS• Presentaties: TIFF, PDF(/A), ODP• Databanken: XML, ODB• Websites: XML, HTML

Standaarden: dragers

• NIET: – ZIP/JAZ-drive, magneetbanden, DVD (+/- R), RW-

media• ONDER VOORWAARDEN: – Tapes– Harde schijven

• WEL: – CD-R

Standaarden: dragers

• Risicospreiding– Meerdere kopieën (evt. meerdere types van drager)– Kies voor bewezen waarde >< nieuwe technologie– Verschillende bewaarlocaties– Goede materiële omstandigheden– Regelmatige kwaliteitscontrole en foutopsporing– Vervangen bij groeiend aantal fouten en veroudering

van technologie– Voeg bij drager overzicht van mappenstructuur en

bestanden

Digitaal depot

• digitaal depot = e-depot = digital repository• Veel meer dan techniek en terabytes• Het geheel van organisatie, beleid, processen en

procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. (ED3, 2008)

Digitaal depot

• OAIS: conceptueel model bestemd voor het beheer, de archivering en de bewaring op lange termijn van digitale documenten

Digitaal depot

• Nederland:– Gemeentearchief Rotterdam– Stadsarchief Amsterdam– Nationaal Archief + RHC’s– Justitiële Dienst - JustID

• Vlaanderen:– FelixArchief Antwerpen– LIAS: KADOC-KULeuven– (Vlaamse Coördinerende Archiefdienst)– (Archipel / VIAA)– (Algemeen Rijksarchief)

Volgende keer?Digitaal archiveren in de

praktijk: digitaal klassement, e-mail, …

Vragen?