Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

18

description

Lezing B.A. Otten MIT september 2010.

Transcript of Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Page 1: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig
Page 2: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Ben A. Otten MIT Projectdirecteur

Nationaal Business ArchiefSeptember 2010

Page 3: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig
Page 4: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Presentatieflow

• Virtueel netwerk. Input door: Automatische workflow

• Workflow voor verlaging archiefkosten

• Papier-archivering achterhaalde zaak

Page 5: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Virtueel Netwerk

• Workflow

• Digitaal archief

• Virtueel netwerk

• Bedrijfs/wetenschappelijk onderzoek

Page 6: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig
Page 7: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Bewaartermijnen

• Wettelijke grondslag

• Selectiecriteria voor bewaartermijnen; uitgave van de NVBA 4e druk/2008

• Branchegroepen

• Vaststellen definitieve bewaartermijnenlijst

• Wettelijke borging

Page 8: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Veranderende functie archivaris

• Geen operationele documenten• Meer onderhanden• Bewaartermijnen invoegen/operationele

workflow• Beheerder bewaartermijnen (overdracht

bewaararchieven• Bewaking workflowdocumenten• Bedrijfsarchivaris wordt Documentaccountant

Page 9: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Taken NBA

• Certificeren workflow

• Inrichten datawarehouse, mogelijk met het NEHA

• Ondersteuning gebruikers

• Voorlichting branches en voor het wetenschappelijk onderzoek

• Waakhond bewaartermijnen

Page 10: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Wat zeggen onze vakgenoten (1)

• Tel. Interviews 1

• Hoe groot schat u de huidige cultuurhistorische gebruik van bedrijfsarchieven in Nederland?

Page 11: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Wat zeggen onze vakgenoten (2)

• Nationaal Archief; groot, als je ook bedrijfsarchieven in openbare archieven meerekent

• Haags Archief; aanzienlijk

• Regionaal Archief Nijmegen; heel veel vraag naar bedrijfsarchieven/weggooibeleid bij bedrijven drukt dit

Page 12: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Wat zeggen onze vakgenoten (3)

• ING; beperkte interesse in historie van banken, maar toenemend

• Sara Lee; onontgonnen terrein, maar veel potentie

• Unilever; heel belangrijk omdat bedrijven onderdeel zijn van de Nederlandse cultuur

Page 13: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Wat zeggen onze vakgenoten (4)

• Tel. Interviews 2

• Hoe groot zou het gebruik zijn indien informatie digitaal en via Internet beschikbaar komt?

• Visie NBA; zou het huidige gebruik van het NA maatgevend kunne zijn voor het toekomstig gebruik van het NBA

Page 14: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Wat zeggen onze vakgenoten (5)

• Nationaal Archief; indien goed toegankelijk dan goede aanvulling

• Haags Archief; mits goed toegankelijk misschien 10 tot 100x meer gebruik, maar het blijft natte vingerwerk

• Regionaal Archief Nijmegen; zou zeker flink toenemen, mede door eigen ervaring met digitalisering

Page 15: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Wat zeggen onze vakgenoten (6)

• ING; wel wat meer gebruik, maar geen nieuwe doelgroepen

• Sara Lee; indien vooraanstaande bedrijven meewerken, dan mogelijk enkele honderden procenten meer gebruik van bedrijfsarchieven

• Unilever; zou ongetwijfeld toenemen maar mankracht en investeringen zijn remmend

• NA kan een maat zijn

Page 16: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Organisatiecluster

OCW EZ

Rijksarchivaris

NA NBA

KVAN NVBA

Realisatie en borgen bewaartermijnen

Pro-actieve voorlichting

Page 17: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Meer weten?

• Rapport MKBA Nationaal Business Archief

• RIGO Amsterdam juni 2010

• Verkoop NBA

• www.nba-info.nl

• Prijs 75 euro

Page 18: Workflow maakt handmatig archiveren overbodig

Dank voor uw aandacht

Vragen?