Digitaal archiveren met Alfresco

19
Vlaams Parlement 1 Digitaal archiveren met Alfresco Hilde Van Ongevalle – Vlaams Parlement m.m.v. Grimme Bogaerts – Amplexor Informatie aan Zee – 10/09/2009

description

Digitaal archiveren met Alfresco Hilde Van Ongevalle, Vlaams Parlement Informatie aan Zee Donderdag 10 september 2009 Kursaal Oostende Zaal Permeke

Transcript of Digitaal archiveren met Alfresco

Page 1: Digitaal archiveren met Alfresco

Vlaams Parlement 1

Digitaal archiveren met Alfresco

Hilde Van Ongevalle – Vlaams Parlement

m.m.v. Grimme Bogaerts – Amplexor

Informatie aan Zee – 10/09/2009

Page 2: Digitaal archiveren met Alfresco

Vlaams Parlement 2

Overzicht

Aan de start…Opwarming…StartschotEerste parcoursReflectie & afkoelingConclusieVragen

Page 3: Digitaal archiveren met Alfresco

Vlaams Parlement 3

Aan de start…

BeleidsplanDigitale gegevensverwerking Positionering archief tov archiefvormer(s)Archief (Directie Informatie & Externe Relaties)

Archief en Biografische Dienst4 VTEgeen archiefsoftware

Budget

Page 4: Digitaal archiveren met Alfresco

Vlaams Parlement 4

Opwarming…

Voorbereidende studie (2006)Tussentijdse oplossingen & communicatieLeren van anderenProjectgroep (Archief – ICT) (2007 - )

geen VTE terreinverkenninganalyse: functionaliteiten, hardware, onderhoudbestek

Page 5: Digitaal archiveren met Alfresco

Beschikbaarstellen

Opnemen

Bewerken

Metadatasysteem

Zoeken&

Raadplegen

I-objecten

Bewaren

Besturing en controle (beheer)

Concept:ABS - Digitaal ARCHIEFDEPOT

AV

APPL

MS-Office

Proteus

SAP

Video

Audio

E-mail

Website

Papier

2006 ----------- 2007 ------------- 2008 -------2009

Page 6: Digitaal archiveren met Alfresco

Vlaams Parlement 6

Startschot

Aanbestedingsprocedure (21.01.2008)onderhandeling

Oplossing: Alfresco (Amplexor) (24.11.2008)

Oplevering voorzien: eind 2009

Gefaseerde uitrol voorzien: 2010

Page 7: Digitaal archiveren met Alfresco

Overdrachtomgeving

Zoekomgeving

Page 8: Digitaal archiveren met Alfresco

Alfresco

RegistratieRegistratie ZoekenZoeken

Archiefoverdracht

QuarantaineArchiefoverdracht Archief

Ingevoerde metadata zijn testgegevens

Page 9: Digitaal archiveren met Alfresco

Eerste parcours 2009

Tweede analyseOntwikkeling AlfrescoTestenOplevering

Vlaams Parlement 9

Page 10: Digitaal archiveren met Alfresco

STRUCTUUR

Hoofdarchief

Archief

Domein

Subdomein

Rubriek

Reeks

Groep

Dossier Stuk

Stuk

Page 11: Digitaal archiveren met Alfresco

Ingevoerde metadata zijn testgegevens

Page 12: Digitaal archiveren met Alfresco

Ingevoerde metadata zijn testgegevens

Page 13: Digitaal archiveren met Alfresco

Ingevoerde metadata zijn testgegevens

Page 14: Digitaal archiveren met Alfresco

Ingevoerde metadata zijn testgegevens

Page 15: Digitaal archiveren met Alfresco

Ingevoerde metadata zijn testgegevens

Page 16: Digitaal archiveren met Alfresco

Vlaams Parlement 16

Reflectie & afkoeling

ProceduresEigen werkprocessen scherp stellen

Tik tak tik takTijdsintensiefStrikte planning

Alfresco = ruwe stofKeuzes makenOnderschatten ontwikkelingPionierswerk

Page 17: Digitaal archiveren met Alfresco

Vlaams Parlement 17

Reflectie & afkoeling

Veranderingstrajectimpact op werkprocessen instellingorganisatie mee krijgen

meerwaardecommunicatietraining & opleiding

Page 18: Digitaal archiveren met Alfresco

Vlaams Parlement 18

Conclusie

Permanente opdracht Permanente uitdagingBeslissingen goed motiverenProof of the pudding is in the eating

Page 19: Digitaal archiveren met Alfresco

Vlaams Parlement 19