Kleinschalig wonen en werken, de volgende stap

Bewoner in regie en teams in regie

Brigitte Schouten, projectleiderb.schouten@birkhovenzorggoed.nl

Inhoud• Birkhoven Zorggoed, even voorstellen• De transitie binnen BHZG, visie, hoofddoelen, uitgangspunten• Voorbereidingsfase en voorloperfase • Leren en ontwikkelen in samenwerking• Van teammanager naar teamcoach• Teams in ontwikkeling• Voorbeeld van kaders • Ondersteuning nieuwe stijl• Leerkringen • Lessons learned

Even voorstellen, Birkhoven Zorggoed:

Birkhoven Park

Even voorstellen, Birkhoven Zorggoed:

De Stuifberg

De Eik en Quercus

Even voorstellen, Birkhoven Zorggoed:

Ouderenzorgorganisatie in Amersfoort:• Kleinschalig wonen voor mensen met dementie, in geclusterde

wooneenheden, in gebouwen verspreid in de stad Amersfoort• Somatische woonzorg in 3 appartementgebouwen• Dubbelproblematiek• Geriatrische Revalidatie Midden Nederland• Dagcentra voor ouderen met dementie en andere beperkingen• Welzijn in de wijk – Ouderensteunpunt• WijkLeerbedrijf• Nieuwe gebouwen: oudste dateert van 2004.

Transitie binnen BirkhovenZorggoed Tevreden cliënt in regie Tevreden team, in regie over, eigenaar van hun primaire proces

Ik word gezien en gehoord!

Vakmanschap: Een goed gevulde koffer!

De visie als rode draadZelfsturing als middel en volgende stap

Hoofddoelen: 1. Tevreden bewoners en familie die regie

hebben en ervaren dat er sneller resultaten behaald worden

2. Tevreden medewerkers met optimale regelruimte die hun kwaliteiten zo goed mogelijk kunnen inzetten

3. Goede samenwerkingsrelatie tussen teams en mantelzorg/familie (informele zorg)

Uitgangspunten bij de transitie

• Visie op dementiezorg en op somatische woonzorg

• Organisch ontwikkelen, teams en hun tempo zijn leidend

• Veranderen van binnen uit intrinsiek, ontwikkelen van nieuw denken, nieuwe overtuigingen • In samenwerking met elkaar, in dialoog

• Focus op leren

Zelf sturen waarom?

Nieuwe organiseerprincipes, eenvoud en vanuit visie en bedoeling

Ontwikkelen van nieuw denken• Van “we moeten het nu zelf doen” “we willen en kunnen het zelf doen”. (…. want als we het

zelf doen kunnen we sneller reageren)

• Van “dat mag niet” naar “wij vinden dat dat niet kan”. (… want met waarden i.p.v. regels kunnen we veel beter maatwerk leveren)

• Van “ik weet dat niet, ik ben maar een 2” naar “ik vind…….”. (… want alleen op basis van gelijkwaardigheid gaat een team goed functioneren)

• Van “we moeten cursussen volgen” naar “ik wil dit leren”. (Eigenaarschap)

• Van “laat maar, zij is nu eenmaal zo” naar “dat ga ik bespreken”. (Transparantie)

• Van “dit is een probleem” naar “dit gaan we aanpakken”. (Ondernemerschap) • ………

Kaders voor zelfsturing; verwachtingen

Voorbereidingsfase

Start voorloperfase januari 2015

Visie en waarden als richtinggevende principes

Voorbereidingstijd jan. 2014

Bijeenkomsten met medewerkers, dialoog,Startbijeenkomst oktober 2014Veranderroute en aanpak,mijlpalen

Samen ontwikkelen;Kennis vergaren over zelfsturing,nieuw denkenTrektochten, ….

Informatie en communicatie met

betrokkenen

Nieuwe organiseer principes; besturingsmodel

Startsituatie per

team/afdeling helder voor

ogen, basis (zorg) op orde

Coaches (TM) in

ontwikkeling

voorbereiden

voorloperfase

We leven in een tussentijden dat is soms lastig

• Er zullen zaken aan het licht komen die tot nu toe ‘onbekend’ waren.

• Teams zullen ruimte gaan pakken en soms een grote broek aan trekken.

• Dat vraagt samenwerking en vertrouwen in elkaar en ruimte aan de mensen die tot nieuwe oplossingen moeten komen. Experimenteer ruimte bieden.

• De mensen steunen, ook als er fouten gemaakt worden.

• Samen optrekken, werkgroepen met voorlopers, ontwikkelen van nieuwe werkwijzen.

In gesprek over de tussentijd

Ondersteuning nieuwe stijl; dialoog tussen teams en ondersteuners nieuwe

samenwerkingsafspraken

Leren en ontwikkelen in samenwerking tot nu toe

Evaluatie voorloperfase

Teams ontwikkelen vanuit visie en kaders

Voorloperfase hele organisatie in ontwikkelingjan. 2015 juni 2015 dec. 2015…

Ontwikkelen en scholen t.b.v.

takenNieuwe

oplossingen, nieuw

denken en gedrag

Kwaliteit

Samenwerking behandelgroep

inspiratiebijeenkomst: Ervaringen delen

teamcoaches ontwikkelen

zich Leerkringenstarten

Selectie en benoeming

teamcoaches

Start teams sept., okt.,

nov.,…

Van teammanager naar teamcoach• Teammanagers starten in de ontwikkeling tot coach, leren on the job, opleiding

teamcoach, intervisie • Coachen van een ander team omdat…• Teamleider is nog in functie, maar treedt stap voor stap terug

Teamleider

Coach

Randvoorwaarden op orde eigen team

Taken overdragen aan team,

terugtreden Formele Benoeming

coaches

Leren on the job; Werkgroep teamontwikkelingStarten als coach met nieuw team

OpleidingPraktijkervaring, action learning,

intervisie

Portfolio opleiding

Ontwikkelen van teams: Eerste stappen naar zelfsturing

visie

kaders

kennismakenTaken/

rolverdelingtalenten

Communicatie, Overleg en

besluitvorming

Tijd voor ontwikkelen ….

Team-ambitie Teamgrootte/ functiemix Samenwerking

teamontwikkeling.

Prestatieafspraken, leren en verbeteren

Samenwerkings scan familie en

training samenwerkingsrelatie

Ondersteuning nieuwe stijl

• Ondersteuners ontwikkelen workshops voor zelfsturende teams om het team kennis over te dragen zodat een team verantwoordelijk kan zijn

• Ondersteuners begeleiden leerkringen om aan taakhouders kennis over te dragen en zijn adviseur op aanvraag van teams

• Dashboards voor teams met stuurinformatie, ICT ontwikkeling • Ondersteuners ontwikkelen coachende vaardigheden en

adviesvaardigheden

Voorbeeld kader:Reisgenoten (informele zorg)

• Wij als team ervaren de verantwoordelijkheid om samen te werken met de naasten van de cliënt.

• We komen samen tot de invulling van het zorgleefplan.

• Als team hebben we de regie om álles rond de cliënt goed te kunnen regelen.

kaders voor zelfsturing 2014

Teams verdelen taken op basis van talenten

Taken zijn gekoppeld aan de kaders voor zelfsturende teams

Taakgebieden gebundeld tot leerkringen:

1. Visie realiseren, contact/beleving van cliënt en familie en Kwaliteit, presteren en verbeteren

2. Planning en roosteren3. Financiën, budgetbeheer4. Teamzaken (W&S, opleidingen, verzuim, teammix)5. Huishouding, facilitair

5 leerkringen

Interactief en coöperatief leren en verbeteren

Leerkring Financiën Birkhoven Zorggoed

LeerkringWat: een groep taakhouders (bijv. roosteren) uit zelfsturende teams en expert(s) op dat taakgebied die met elkaar afstemmen en samen leren.

Doel: bottom up ontwikkelen van nieuwe werkwijzen die de cliënt ten goede komen, kennisoverdracht, leren en ontwikkelen van teams.

Wie: teamleden uit verschillende teams die een bepaalde taak hebben en een expert op dat taakgebied.

Hoe werkt het: de leerkring komt bij elkaar, bespreekt op hun taakgebied werkwijzen en maakt afspraken om de taak eenvoudig en efficiënt uit te kunnen voeren. Taakhouders kunnen hun vragen aan de expert stellen, deze draagt kennis over, helpt coachend en ontwikkelt hulpmiddelen waar nodig. Afhankelijk van discipline en behoefte spreken experts met leerkringen af hoe vaak ze bij elkaar komen.

• De visie als richting aangever voor het dagelijks werken en handelen• Heldere kaders voor teams (en ondersteuners)• Prestatieafspraken tussen manager en team• Coach beschikbaar voor teams• Leerkringen voor (door)ontwikkelen teams op inhoud en taken • Leerproces op kennis en vaardigheden om gelijkwaardige gesprek

binnen de samenwerkingsdriehoek: cliënt-familie/mantelzorger-medewerker te realiseren

• Aanpassen van beleidsdocumenten naar toegankelijke, aantrekkelijk en voor teams leesbare presentaties. Dienstbaar en Eenvoud.

7 pijlers voor borging

Door ontwikkelenTeams ontwikkelen door met coach en in leerkringenLaatste teams van startOndersteuners ontwikkelen houding en gedrag en hulpmiddelenSamenwerking met zelfstandige behandelgroepDoor ontwikkelen organisatie als geheel

Een greep uit de Lessons learned• Het werken en denken vanuit de visie, heeft zowel voor teams als ondersteuners richting

gegeven.• Creëer positieve energie op organisatieniveau, creativiteit stimuleren ook buiten de

projectgroep, op ontdekkingstocht bij andere organisaties.• Extra tijd voor teams om elkaar te kunnen ontmoeten en samen te ontwikkelen .• Tijd geven aan het proces, termijnen bijstellen als dat nodig is. Afwegen wat moet en kan. • Teammanagers mede veranderaar.• Ondersteuners (zeker ook hun leidinggevenden) mede veranderaar en bij de start betrekken

en inzet van hun vakmanschap. • In praktijk brengen van dienend leiderschap, faciliteren voorleven.• Energie van binnenuit, niet opleggen. • Vier de successen! We vergeten het zo gemakkelijk.• Als projectleider: omgaan met spanningsveld tussen voorstructureren en vrije

ontwikkelruimte; gidsend begeleiden, zonder oordeel, ieder zijn eigen proces.• ……

Welke lessen zijn in uw organisatie geleerd?

Dank voor uw aandacht