Zelforganiserende teams in ontwikkeling

Zelforganiseren of zelfsturen? Bepalen van kaders

Janette Koppelaar

Programma Workshop 2

• Profila Zorg• Motivatie zelfregelende teams• Doelstelling• Aanpak• Ervaringen• Tips • Vragen• Afsluiting

Profila Zorg• Gehandicaptenzorg• Cliënten met een verstandelijke beperking, autismespectrum

stoornis en/of psychiatrische problematiek. Ook begeleiding van mensen die met Justitie in aanraking zijn geweest

• Landelijke spreiding• Begeleiding op één van de locaties of bij de zorgvrager thuis • Werken vanuit een evangelisch geïnspireerde en christelijke

levensvisie • 21 teams• 285 medewerkers (ca. 175 FTE) • 300 cliënten

Motivatie zelfregelende teams• De vraag van de klant staat centraal en is leidend voor de

inrichting van de organisatie

• Op lokaal en teamniveau is het noodzakelijk dat de professionals maatwerk kunnen regelen met de cliënt, zonder (teveel) gehinderd te worden door protocollen en regels

• Het primaire proces is leidend

DoelstellingVersterken van regierol cliëntClient ervaart meer eigen regie over eigen leven en meer invloed op de zorg en begeleiding

Meer regie bij het teamMedewerkers hebben regie over het eigen werk en werken vanuit de driehoeksgedachte (cliënt – verwant – begeleider)Teamleden voeren teamtaken zelfstandig uit en voelen zich verantwoordelijk

Zwarte cijfersTeam is verantwoordelijk voor positief financieel resultaat

AanpakEvents ‘In voor nieuwe zorg’ ( 1 x per kwartaal)Large Scale Events met Management, leidinggevenden, 2 afgevaardigden per team en ondersteunende diensten

Regiegroep (1 x per maand)Overlegstructuur met MT lid, Projectleider en In voor zorg-coach, teamcoaches, medewerkers. Overlegfrequentie: 1 x per maand

Stuurgroep (1 x per maand)Overleg Managementteam, Intern projectleider en In voor zorg-coach

Mini events (2 – 4 x per jaar)Bijeenkomst Teamrolhouders met afdeling ondersteunende diensten

Aanpak (2)2014 April: 1e Large Scale Event (5 Events in 2014)Juni: Plan van Aanpak t.b.v. In voor zorg!September: Pilotfase met testteams

2015Januari: evaluatie pilotfaseFebruari: transitie overige teams en pilotteamsFebruari: Mini-Events teamrolhouders (in 2015 ca. 3 per teamrol)Maart: Large Scale Event (3 Events in 2015)Mei: Spelregels gepubliceerdDecember: eindevaluatie transitie

2016Januari: Plan van Aanpak - Nieuwe Zorg Teams 2.0

Ervaringen• Zelfregelende teams is een middel en geen doel op zich• Formuleer duidelijke doelstellingen • Gezamenlijke focus: wat heeft de cliënt eraan?• Heldere visie op zorg en organisatie van zorg• Bieden van regelruimte• Aandacht voor verbinden van medewerkers, teams, servicecentrum en

management• Niet loslaten maar anders vasthouden• Geen blauwdruk op organisatie leggen. Ruimte bieden zodat elk team op eigen

manier en eigen tempo mee kan bewegen• Fouten mogen gemaakt worden want daarvan kan geleerd worden• Horizontaal denken: medewerkers en teams leren van elkaar• De gehele organisatie verandert mee inclusief Servicecentrum, Management en

Raad van Toezicht

Ervaringen (2)Wat heeft gewerkt?

• Kaders/spelregels zijn bottom-up opgesteld en vastgesteld• Gemeenschappelijk leer- en zoekproces: veel inzichten en resultaten • Samen leren werkt beter dan implementeren van bovenaf• Delen van ervaringen door externe organisaties tijdens Events• Bezoeken brengen aan andere organisaties• Mini Events: teamrolhouders komen bijeen per discipline en zijn partners van de

afdelingen van het servicecentrum om gezamenlijk algemene principes van zelfsturing per vakgebied concreet en praktisch uit te werken

• Maandelijks overleg regiegroep en stuurgroep• Stimuleren ondernemerschap in teams• Inzicht bieden in financiële resultaten en management informatie

Ervaringen (3)Wat heeft gewerkt?

• Verantwoordelijkheden lager in de organisatie leggen• Lastige momenten gebruiken om het team hiervan te laten leren waardoor het

veranderingsproces wordt versneld• Korter rapporteren in begeleidingsplannen cliënten waardoor meer tijd werd

gegenereerd• Methode ‘Dit vind ik ervan’ heeft medewerkers ondersteund in het stimuleren van

de eigen regie van de cliënten. Medewerkers vertalen dit door in de samenwerking met collega’s wat leidt tot verandering in denkproces: wie doet wat en wie heeft waarover wat te zeggen?

• Veranderingen worden succesvol in gang gezet door medewerkers over thema’s mee te laten denken waardoor meer eigenaarschap en draagvlak gecreëerd wordt

• Aanbieden van voorbeeld teamrollen van andere organisaties werkte als kapstok voor teamrolhouders

TipsWat we met de kennis van nu anders zouden hebben opgepakt

• Besluiten soms toch top-down meedelen. Beslissingen worden nu onderbouwd met extra informatie wat positief uitwerkt.

• Toch een aantal duidelijke kaders meegeven: bijvoorbeeld over aannamebeleid cliënten in verband met financiering ZZP. Geen blauwdruk maar richtinggevend.

• Duidelijker benoemen dat teamrolhouders niet direct alles hoeven te weten en over te nemen. Taken kunnen ook weer tijdelijk terug gegeven worden aan de teamleider.

• Focus op cliënt gericht houden en niet richten op het veranderingsproces.

Spelregels – Nieuwe Zorg Teams

Vragen?