Toetsen en roosteren. Besparen én verbeteren! - Liesbeth van der Heide - HO-link 2014

Click here to load reader

  • date post

    03-Jul-2015
  • Category

    Education

  • view

    186
  • download

    4

Embed Size (px)

description

Sessieronde 3 Titel: Toetsen en roosteren. Besparen én verbeteren! Spreker: Liesbeth van der Heide (Hogeschool Inholland) Locatie: Boston 15

Transcript of Toetsen en roosteren. Besparen én verbeteren! - Liesbeth van der Heide - HO-link 2014

  • 1. Toetsen & Roosteren

2. Wie zijn wij? Liesbeth van der Heide Projectleider toetsorganisatie en cijferregistratie - Hogeschool Inholland (Freelancer vanaf 1 september 2014) Joost Ale Eigenaar Scope4mation 2 3. Wie zijn jullie? Procesmanagers? Informatiedeskundigen of informatiemanagers? Roostermakers? ICT managers? Onderwijsontwikkelaars? Administratieve krachten (toetsorganisatie, cijferinvoer)? 3 4. Experiment 4 5. Oorspronkelijke zin De stoelen in deze zaal zijn blauw van kleur en keurig neergezet door de afdeling Facilitaire Zaken, die dit overigens elke dag met veel plezier en enthousiasme doet. 5 6. Toetsproces 7. Onderwijsproces 2.0 1. ICT ondersteunende oplossing 2. Menselijke verbinding 7 8. Aanleiding Strategisch Programma Bedrijfsvoering (opdracht CvB): Het verbeteren van de ondersteunende processen zodat FTE reductie doelstelling behaald wordt Dit vereist systemen die dermate gebruiksvriendelijk zijn dat gebruik hiervan efficinter is dan het zelf bijhouden c.q. opslaan van allerlei informatie Onderwijsondersteunende administratieve processen dienen in samenhang met elkaar verbeterd te worden (OER als basis) Een van de belangrijkste processen die verbeterd moet worden, is het toetsproces 9. Procesdenken i.p.v. eilanddenken (= een andere aanpak) Roosteren staat niet op zichzelf Bron: SURFmarket presentatie 10. Toetsproces > gaat over afdelingen en toepassingen heen (informatiestroom automatiseren waar mogelijk) Broninformatie wordt beheerd met specialistische toepassing binnen eilanden Denk aan metadata als facilitaire- en ICT-voorzieningen, HR-, student- en opleidingsinformatie die tot stand komen en onderhouden worden binnen verschillende afdelingen en toepassingen Brondata wordt na verrijking en verwerking weer nieuwe brondata voor een volgende stap in het proces Automatisering zorgt voor informatiebruggen tussen de eilanden Door automatisering wordt arbeidsintensief en foutgevoelig handmatig overzetten van brondata voorkomen 11. Knelpunten huidige situatie Onderhoud metadata roosterpakket (HR, Facilitair, SV, etc) Ca 5 FTE onderhoud metadata Toetscode equivalentie 70.000+ toetscodes: voor planning en toets-tracking Onnodige kosten door capaciteitsplanning mismatches Roostermakers hebben door centralisatie grotere afstand van primaire proces Raming van aantallen inschrijvingen op max. capaciteit Studenten en docenten krijgen geen notificatie bij roosterwijzigingen Wijzigingen pas op locatie zichtbaar op monitor Staan wel in agenda maar vallen niet op en niet proactief als mail Complexiteit en aantal koppelingen Starre puntkoppelingen tussen tools Maatwerk o.b.v. zelf of door de leverancier te ontwikkelen code Kosten en onderhoudbaarheid Handmatige invoer of interventies voor koppelingen (Dumps, CSV / XLS imports) 12. Huidige applicatielandschap 13. Nieuwe applicatielandschap: integratie infrastructuur 14. Welke benefits biedt de integratieve infrastructuur? Kosten & tijd significant reduceren Ca 35 FTE nu. Doel: 15% kostenbesparing Optimaliseren van lokaalgebruik (en dus ook inzet van surveillanten en nakijken examinatoren) Mogelijk om toetscodes automatisch open te stellen Kwaliteit en actualiteit Real time informatie Studenten- en medewerkerstevredenheid verbeteren Wijzigingen roosters proactief onder de aandacht (Twitter, agenda notificaties, etc.) Toetsorganisatie en toets-tracking optimaliseren In control zijn Inspectie: verantwoording afleggen Procesondersteuning Beveiliging en beheersbaarheid 15. Oplossing: Scope4mation Data Manager Alle functionaliteit gerealiseerd zonder programmeren Automatiseren taken, batchverwerking, dumps, provisioning, deprovisioning Bieden van inzicht voordat bijwerken data plaatsvindt Kunnen delegeren van data beheertaken naar proceseigenaren Geschikt voor lokale en cloud oplossing Data als input voor processen, verantwoording, rapportage 16. Samenvatting Toetsen en roosteren Maakt integraal onderdeel uit van de verschillende werkprocessen Inzicht in processen: knelpunten in kaart, effectieve optimalisatie mogelijk Naast kwaliteitsverbetering en kostenbesparing voordelen dienstverlening en verantwoording Complexiteit: masterplan onderwijslogistiek sterk aan te bevelen 17. Experiment Menselijke verbinding 17 18. 18