1

Flexibel Roosteren :Balans tussen efficiënte personeelsinzet en medewerkerstevredenheid

Congres VBVK: De operationeel leidinggevende: regisseur en/of acteur?29 november 2012Sarah MiddelbosDéhora Consultancy Group

Uitdagingen in de zorgbij de planning vandaag

2

Uitdaging 1”De juiste balans vinden tussen werkaanbod en bezetting”

Een voorbeeld uit de praktijk:

Rood: benodigd volgens de ‘tijdgebonden’ taken

Blauw: huidige inzet

Uitdaging 1”De juiste balans vinden tussen werkaanbod en bezetting”

* Wat betekent het verlenen van een ’goede zorg’

(Tijdstip maaltijden, bedtijd, takenpakket VK, ...)?

* Hoe kunnen we de werkdruk beter spreiden voor de medewerkers?

(geen pieken en dalen)

* Kunnen we de impact van onvoorziene verstoringen verminderen?

* Hoeveel VTE’s heb ik nodig versus beschikbaar

3

Uitdaging 1 (vervolg)”De juiste balans vinden tussen werkaanbod en bezetting”

* Verlofplanning

* Plannen binnen budget

* Fluctuaties patiëntenbezetting

* samenwerking/ afstemming verschillende afdelingen/diensten

* ...

Werkgever Werknemer

onregelmatige werkurenNaleven wetgevingVraag flexibiliteit

Aangepaste werktijden

• Privé leven is belangrijkste

• Veel vraag tot part time werk

•Veel wensen

•Verschillende levensfases :

levensfasebewust personeels

beleid

• 7/7 24/24 dienstverlening

• Nood aan efficiëntie• Balans tussen werk en bezetting• Tijdsintensief planningswerk• Subjectiviteit?

Uitdaging 2”De juiste balans vinden tussen werk en privé leven”

4

Gevolg : Roosteren in de praktijk

• Verzorging ouder• Baan partner• Weekend weg• Ziekte

Organisatie / werkaanbod

Rooster

Thuis situatie

Regels

• Tandarts• Verjaardag• Sporten• Ziek kind

• Veranderd werkaanbod

Wensen

Mutaties

Een opgesteld rooster uit de praktijk

5

Een gerealiseerd rooster uit de praktijk

Het spanningsveld

Medewerker

Organisatie

Planner

6

Flexibel roosterenals alternatief

Klassieke werktijden passen niet meer…

7

Flexibel roosteren

Diensten

Moderne roosterconcepten metactieve invloed medewerker

Werkaanbod

Bezettingseisen

Diensten

Rooster

Resultaat

Rooster

Bieden

Rooster

Inschrijven

Rooster

Stap 1: Bepalen bezettingseisen (verantwoordelijke)

•Vastleggen diensten per type dag

•Onderscheid tussen minimum en maximumbezetting mogelijk

•Kwalificaties

•Plannen binnen budget

8

Stap 2: Wensenfase (medewerkers)

Stap 2: Wensenfase (medewerkers)

• Medewerker kiest ideale uurrooster (keuze uit vooraf gedefinieerde diensten)

• Controle ingeplande versus te presteren uren

• Controle tijdregels

• Medewerker hoeft geen rekening te houden met voorkeuren van andere collega’s

• Veto-uren

• Invoer van thuis uit of op het werk

9

Controle aantal ingeplande uren + controle regelgev ing

Stap 3: Verbeterfase (Medewerkers)

10

Stap 3: Verbeterfase (Medewerkers)

• Medewerker kan het rooster enkel verbeteren

• Nu zichtbaar welke diensten de collega’s gekozen hebben

• Overleggen kan, maar moet niet (cultuur)• Medewerker enkel verantwoordelijk voor eigen rooster (waar kan ik

verbeteren?)

• Reeds zeker van de gekozen diensten waarvoor er geen probleem is

Invloed en verantwoordelijkheid

• Medewerkers krijgen het recht om zelf meer invloed op hun werktijden uit te oefenen

• Medewerkers hebben de plicht om met elkaar de bezettingseisen zo goed mogelijk in te vullen

11

Stap 4: Vaststellen van het rooster (verantwoordelijke)

Komt de groep er niet volledig uit, dan maakt de planner het rooster kloppend op basis van afgesproken criteria (collegialiteit en wetgeving)

Flexibel roosteren in sneltreinvaart

Medewerkers dienen wensen in

Medewerkers maken rooster passend

Planner maakt Definitief rooster

Fase 1. Wensen

Fase 2. Voorlopig rooster

Fase 3. Definitief rooster

1ste t/m 7de van de maandvoor planperiode

8ste t/m 16de van de maandvoor planperiode

Werkperiode

17de t/m 25ste van de maandvoor planperiode

12

Vormen van flexibel roosteren

• Shiftpicking– medewerkers kiezen uit voorgedefinieerde diensten

• Fixflex– A.Combineren van vaste dienstroosters met meer

flexibele dienstroosters

– B. Een aantal diensten vastleggen (vb. weekends)

Voordelen voor medewerkers, planner en de organisatie

• Betere balans tussen werk en prive

• Meer invloed op de planning van het werk geeft

meer verantwoordelijkheid (lean)

• Mogelijkheid tot vakantie zonder dagen op te

nemen (tijdbank-effect)

• Mogelijkheid tot het aanpassen van werktijden aan

het eigen ritme of levenssituatie

13

Voordelen voor medewerkers,planner en de organisatie

• Minder ’puzzelwerk’

• ’Formele’ flexibiliteit

• Coachende functie

• Meer ruimte voor capaciteitsplanning, ...

Voordelen voor medewerkers, planner en de organisatie

• Minder overtijd, ziekteverzuim en personeelverloop

• Mogelijkheden tot nieuwe initiatieven zoals

aangepaste diensten

• Grotere betrokkenheid van werknemers bij het

werk (lean thinking)

• Minder shiftwisselingen

• Mogelijke recruitment voordelen

14

• Personeel moet het wel willen!

• Er moet iets te kiezen zijn

• Groep moet enigszins heterogeen zijn

• Medewerkers moeten onderling uitwisselbaar zijn

• Loslaten diensten? Alleen als het werk dat toelaat.

Waar past flexibel roosteren?

Enkele valkuilen

• Teveel competenties

• Homogene groep

• Te weinig draagvlak (management, medewerker, syndicale afgevaardigden)

• Combinatie met andere veranderingen (bijvoorbeeld optimalisatie diensten)

15

Roosteren met TimeCare• Time Care ligt aan de oorsprong van flexibel roosteren sinds de jaren ’90.

• Belangrijkste sectoren:– Zorg– Steden en gemeenten– Banken– Pharmacie– Call Centers– Food & Beverages– Luchthaven– Retail

• Marktleider op het gebied van Sociaal – Economisch roosteren

• Vakantieplanning, veto uren en tijdbanken

• E-mail en SMS integratie

Time Care Pool

16

Aanpak implementatie (pilot)

ProjectorganisatieProjectorganisatie22

Regels en inrichtingsoftware

Regels en inrichtingsoftware33

Systeem vullenSysteem vullen44

Voorlichten en opleidenmedewerkers

Voorlichten en opleidenmedewerkers55

Roosterproces doorlopenRoosterproces doorlopen66

VooronderzoekVooronderzoek11

VoorbereidingVoorbereiding PilotPilot EvaluatieEvaluatie

Ca. 10 weken 6 – 9 maanden Na afloop(en nul-meting aan begin)

Roosterprocesenkele malen

doorlopen

Roosterprocesenkele malen

doorlopen

Wat zie je in de praktijk gebeuren?

• Focus op regels, soms ruimere regels gewenst• Diverse (informele) afspraken en verworven rechten

worden zichtbaar • Mensen hebben wel eens moeite om (zich)zelf te

plannen (referentie nodig)• Sommige mensen blijven het oude vaste rooster

(voorlopig) draaien• Mensen hebben weinig moeite met softwaregebruik• Managers/planners leren bezettingseisen te definiëren • Koppeling met bestaande planningssysteem,

tijdsregistratie, payroll

17

Leerervaringen

• Goede tijdregels en procedure afspraken zijn noodzakelijk• Ondersteuning en tijd is nodig om te wennen aan mogelijkheden /

bepalen wat men wil

• Management heeft belangrijke rol als stimulator: sturen op teameffort!

• Tijdig sociale partners betrekken

• Neem de tijd: het is echt iets anders!

Déhora Consultancy GroupDéhora Consultancy Group

DDDDééééhora maakt graag tijd voor u hora maakt graag tijd voor u hora maakt graag tijd voor u hora maakt graag tijd voor u …………....Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie:

Adres: Uitbreidingstraat 42-46, 2600 BerchemTelefoon: +32 (0) 3 218 95 39Fax: +32 (0) 3 281 71 52E-mail: s.middelbos@dehora.beWebsite: www.dehora.be

Naam: Middelbos Sarah

18

Déhora Consultancy Group

• Onafhankelijk adviesbureau met expertise in alle domeinen van personeelsplanning, nl. economische, wettelijke, ergonomische en sociale aspecten.

• Verbeteren van bedrijfsresultaten door optimalisatie van de planning, de planningsprocessen en de personele inzet. Indien nodig gebruik van software.

• Opgericht in 1987

• Vestigingen in Nederland, België en Polen

• 100 medewerkers

• Multi sectorieel ; > 1.500 klantrelaties

Déhora in de zorg• Algemene opleidingen over diverse thema’s• In-house opleidingen voor management en hoofdverpleegkundigen• Coaching hoofdverpleegkundigen bij aanpassen uurroosters• Plannen binnen beschikbaar budget• VTE berekeningen• Optimale diensten• Naar een optimale personeelsinzet over verschillende afdelingen• Flexibel roosteren• Op maat software (Thuiszorg en WZC)• Hulp bij opmaak uurroosterprotocollen• Begeleiden bij optimalisatie verlofplanning• Begeleiding opmaak cyclische roosters• …