Modern en flexibel roosteren

IntroductieManagement

Inhoud

• Aanleiding• Capaciteitsmanagement• Modern en flexibel roosteren• Aan de slag

cao

Uitgangspunten cao 2012-2013• Meer variatie in arbeidspatronen• Meer flexibiliteit• Verdere flexibilisering werkcapaciteit via

jaarroosters

Jaarrooster

Jaarrooster:• Geformaliseerde afspraak tussen

leidinggevende en medewerker over de verdeling van de te werken uren in het jaar

• Werktijdenpatroon vastgelegd in een rooster• Rooster past binnen de wettelijke kaders,

cao en de afspraken zoals die in de organisatie met de OR zijn gemaakt

Kansen en mogelijkheden

Organisatie:

• Betere aansluiting tussen werkaanbod en inzet van uren

• Minder leegloop• Verlaging werkdruk op drukke

momenten

Kansen en mogelijkheden

Medewerkers:

•Meer invloed op werktijden

•Verbeterde balans tussen werk en privé•Betere arbeidsmarktpositie, hogere medewerkerstevredenheid, minder verloop

Gerelateerde onderwerpen

• Tijd- en plaatsonafhankelijk werken• Initiatieven om de organisatie zo aan te

passen dat de regelruimte van de medewerkers met betrekking tot werktijden en werkplek wordt vergroot

• Samengevat in Bricks, Bytes & Behavior

Gerelateerde onderwerpen

Meer- en minder uren

De mogelijkheden van de werknemer om in overleg met de werkgever de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur gedurende één jaar met maximaal zes uur te verlagen of verhogen. Dit heeft effecten op de formatie van de afdeling en op het loon van de medewerker.

Gerelateerde onderwerpen

Plus- en minuren

De mogelijkheden van de werknemer om de dagelijkse arbeidsduur te variëren binnen vooraf gestelde kaders die met de OR zijn overeengekomen. Dit heeft geen effecten op loon of formatie.

Mogelijkheden jaarroosters

Jaarroosters bieden de mogelijkheid om de inzet van uren aan te passen aan voorspelbare pieken en dalen in het werk.

•In een drukke periode meer uren inroosteren•In een rustige periode minder uren inroosteren

Mogelijkheden jaarroosters

NB.

Ook een rooster met vijf dagen van acht uur per week met eens in de twee weken een dag vrij is een jaarrooster!

Mogelijkheden jaarroosters

Bestaande voorbeelden bij enkele waterschappen:•7,5 / 8,5 – rooster bij de uitvoering: • 7,5 uur per dag in de winterperiode• 8,5 uur per dag in de zomerperiode

•Zo min mogelijk uitgeroosterde dagen in het midden van de maand bij de salarisadministratie

Werkaanbod

• Invoering jaarrooster vereist inzicht in werkaanbod

• Werkaanbod afleiden uit:• Jaarplan• Ervaringsgegevens of registratie

voorgaande jaren• Beleving medewerkers

Werkaanbod per jaar (voorbeeld)

Beschikbaarheid van uren

De beschikbaarheid van medewerkers fluctueert:

•Vakantiepatronen•Opleiding•Ziekte

Beschikbaarheid van uren

De medewerkers hebben wensen en voorkeuren ten aanzien van het roosterpatroon en de afwezigheid. Voorbeelden:• Een deel van de medewerkers neemt

graag in de zomer verlof op• Een deel van de medewerkers is graag

op vrijdag vrij

Match?Werkaanbod en beschikbaarheid van uren moeten

zo goed mogelijk op elkaar worden afgestemd.

uren

Overcapaciteit

Ondercapaciteit

Jaarrooster

• In overleg met de medewerker wordt jaarlijks een roosterpatroon afgesproken met de te werken uren per dag

• Uitgangspunt is match tussen: • Patroon in werkaanbod én• Voorkeur van medewerker

Jaarrooster

Verschillende methoden voor het opstellen van een jaarrooster:•Jaarrooster gezamenlijk vaststellen in afdelingsoverleg•Individueel bespreken in jaargesprek

NB:

Een jaarrooster is altijd een afspraak tussen organisatie en individuele medewerkers, binnen de met OR overeengekomen kaders

Eigenschappen werkaanbod

Tijdgebonden

Werk moet in bepaalde periode worden verricht

Niet tijdgebonden

Werk kan verschuiven naar andere periode

Voorspelbaar

Het werk moet op voorspelbare momenten worden verricht en de hoeveelheid werk is bekend

Onvoorspelbaar

Wanneer het werk moet worden verricht is niet van te voren bekend, en/of de hoeveelheid werk is niet bekend

Instrumenten in een kader

Kenmerken van het werkaanbod

Tijdgebonden Niet tijdgebonden

Voorspelbaar Jaarroosters op werkaanbod

Plannen (verschuiven) werk en jaarroosters

Onvoorspelbaar Organiseren van flexibiliteit

Prioriteiten stellen en werk verschuiven

Voorbeelden jaarroosters

Buitendienst

In de zomer is het werkaanbod hoog

In de winter is het werkaanbod laag

8,5-urige diensten in de zomer.

7,5-urige diensten in de winter

Voorbeelden jaarroosters

Salarisadministratie

De derde week van de maand is het werkaanbod hoog

5 x 9 uur in de week met hoog werkaanbod

Elders in de maand vrijgeroosterde dagen

Voorbeelden jaarroosters

Financiële administratie

Opstellen jaarrekening vergt veel tijd

Eerste drie maanden van het jaar 5 x 8,5 uur per dag

In de zomer 4 x 8 uur per dag

Routekaart

Aan de slag:Stap 1: Presentatie jaarroosters leidinggevenden en OR

Stap 2: Communicatie naar medewerkers

Stap 3: Instelling werkgroep per afdeling

Stap 4: Capaciteits- en roosteranalyse

Stap 5: Bespreking voor- en nadelen in het werkoverleg

Stap 6: Overleg over jaarroosters met individuele medewerkers

Stap 7: Ontwerp kaderregeling

Stap 8: Instemming voor kaderregeling van OR

Stap 9: Aanpassing HR-systemen

Stap 10: Eindvoorstel per afdeling

Stap 11: Instemming eindvoorstellen door OR

Toolkit Modern en Flexibel Werken P&O

Bevat informatie ten behoeve van de introductie van modern en flexibel roosteren zoals:•Presentaties•Scan flexibel roosteren•Stappenplan•Veelgestelde vragen en antwoorden

Zie www.aenowaterschappen.nl

Toolkit Modern en Flexibel werken P&O

Toolkit Modern en Flexibel Werken voor medewerkers

Bevat informatie ten behoeve van de introductie van modern en flexibel roosteren zoals:•Informatiemateriaal•Achtergrondinformatie•Aandachtspunten voor de OR•Veelgestelde vragen en antwoorden

Zie www.aenowaterschappen.nl

Toolkit Modern en Flexibel Werken Medewerkers