Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 1

Toegangsrecht tot het individueel dossier (versie 11) W

etge

vin

g

Soort informatie

Wie vraagt toegang?

Cliënt zelf (minderjarig of meerderjarig)

Vertegenwoordiger (ouder, voogd, bewindvoerder of door cliënt aangeduide vertegenwoordiger)

Vertrouwenspersoon

is ook beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg? is (nu)

bekwaam is (nu) on-bekwaam

+ cliënt is bekwaam of belangenconflict

+ cliënt is onbekwaam

Nee Ja

[1] [2] [3] [4] [5] [6]

Wet

pa

tën

ten

rech

ten

.

Co

de

gen

eesk

.plic

hte

nle

er

Dec

reet

GIS

. KB

nr.

78

Wet

ver

wer

kin

g p

erso

on

sgeg

even

s (p

riva

cy).

Dec

reet

geg

even

sdel

ing

.

Ge

zon

dh

eid

sgeg

eve

ns

Persoonlijke notities beroeps-beoefenaar gezondsheidszorg

Geen, tenzij via vertrouwenspersoon aan-geduid door - toen bekwame - cliënt

Geen Geen, tenzij via [6] aangeduid door vertegenwoordiger

Geen Toegang via inzage

Gegevens over cliënt met een therapeutische exceptie

Geen, tenzij via vertrouwenspersoon aan-geduid door - toen bekwame - cliënt

Geen Geen, tenzij via vertrouwens-persoon aangeduid door verte-genw. Ouder heeft wel inzage!

Toegang via inzage

Gegevens over gezondheid van derde(n)

Geen Geen Geen

Overige gezondheidsgege-vens cliënt

Toegang via inzage Geen Geen Toegang via inzage (tenzij privacyexceptie > via [6])

Toegang via inzage

Dec

reet

inte

gral

e je

ugd

hu

lp

Dec

reet

rec

hts

po

siti

e m

ind

erj

arig

e

Hu

lpve

rle

nin

gsge

geve

ns

Gegevens enkel over cliënt Toegang via inzage Geen Geen Toegang via inzage Toegang via inzage

Gegevens over interactie minderjarige in cliëntsysteem (contextuele gegevens)

Toegang via inzage Geen Toegang beperkt tot gegevens over zichzelf via rapportage

Toegang beperkt tot gegevens over zichzelf en cliënt via rap-portage

Toegang via inzage

Gegevens over interactie cliënt – derde(n)

Toegang via inzage (tenzij privacyexceptie > via rapportage)

Geen Geen Toegang via inzage (tenzij privacyexceptie > via rapportage)

Toegang via inzage (tenzij privacyexceptie > via rapportage)

Gegevens enkel over derde(n) of enkel over andere leden van het cliëntsysteem

Geen

Toegang beperkt tot gegevens over zichzelf via inzage of rapportage

Toegang beperkt tot gege-vens over zichzelf via inzage of rapportage

Gegevens met vertrouwelijk-heidsexceptie

Geen

Geen Geen

Informatie door cliënt ver-strekt als vertrouwelijk

Toegang via inzage Geen Geen Geen

Gegevens met een agogische exceptie t.o.v. minderjarige

Geen (tenzij via ver-trouwenspersoon)

Geen Geen Toegang via inzage Toegang via inzage

Stuk opgesteld ten behoeve van het gerecht

Geen (niet via hulpverleningsdossier, ev. wel via gerechtelijk dossier, zie regelgeving m.b.t. het gerechtelijk dossier, o.a. art. 55 Jeugdbeschermingswet).

Iedereen heeft steeds toegangsrecht tot de informatie die men zelf verstrekt heeft én tot gegevens over zichzelf via inzage of rapportage, incl. verbeterrecht (wet privacy).

Hulpverleners met een gedeeld of een gezamenlijk beroepsgeheim mogen (niet: moeten), in het belang van de cliënt, informatie uitwisselen, maar beperkt tot die informatie die relevant en noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken (wet privacy; code van geneeskundige plichtenleer). In de mate van het mogelijke dient de hulpverlener geïnformeerde instemming te ver-krijgen van de personen op wie de gegevens betrekking hebben.

Na overlijden van de patiënt hebben de echtgenoot, de wettelijk samenwonende partner, de partner en de bloedverwanten tot en met de tweede graad inzagerecht in de gezondheidsge-gevens via een door hen aangewezen beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg – ook in de persoonlijke notities - op voorwaarde dat hun verzoek voldoende gemotiveerd en gespecifieerd is én de overleden patiënt zich hiertegen niet uitdrukkelijk heeft verzet (wet patiëntenrechten, art. 9 §4)

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 2

Toelichting bij dit schema

Zie volgende bladzijden. Bv. betekenis van ‘via inzage’ en ‘via rapportage’: zie toelichting 3 !

Bronnen

J U S T E L - Geconsolideerde wetgeving

Decreet rechtspositie minderjarigen (DRM) en parlementaire memorie van toelichting (2004, gewijzigd in 2013 door decreet IJH art.82-87)

Werkmap ‘Aan de slag met het decreet rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp’

Decreet Integrale Jeugdhulp (12 juli 2013) en Besluit van de Vlaamse Regering (BVR) betreffende de integrale jeugdhulp (21 februari 2014)

Websites: wvg.vlaanderen.be/jeugdhulp, www.jeugdhulp.vlaanderen.be, www.rechtspositie.be, www.jeugrecht.be, www.kinderrechtswinkel.be, www.osbj.be, www.steunpuntjeugdhulp.be

Decreet bijzondere jeugdbijstand (7 maart 2008)

Wet Patiëntenrechten (wet betreffende de rechten van de patiënt van 22 augustus 2002)

Privacywet (wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens)

Koninklijk besluit nr 78 betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen

Brochure ‘Ken je rechten als patiënt’ van het Vlaams Patiëntenplaform (editie november 2011)

Code van geneeskundige plichtenleer en K.B. van 3 mei 1999 houdende bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waarvan het medisch dossier moet voldoen

K.B. van 28 december 2006 houdende bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waaraan het verpleegkundig dossier moet voldoen

Decreet betreffende het gezondheidsinformatiesysteem (GIS) (decreet van 16 juni 2006) > wordt op een nog te bepalen datum vervangen door het Decreet betreffende de organisa-tie van het netwerk voor de gegevensdeling tussen de actoren in de zorg (decreet gegevensdeling, 25 april 2014, verschenen in Belgisch Staatsblad op 20 augustus 2014)

Put, Johan (2007). Advies ‘Werken met gezondheidsgegevens in de integrale jeugdhulp’, 67 p.

BVR (Besluit van de Vlaamse Regering)) van 4 februari 2011 betreffende de algemene erkenningsvoorwaarden en kwaliteitszorg van voorzieningen voor opvang, behandeling en be-geleiding van personen met een handicap: art. 23-26 handelen over het dossier

BVR inzake de erkenningsvoorwaarden en de subsidienormen voor de voorzieningen van de bijzondere jeugdbijstand (13 juli 1994, laatst gewijzigd op 21 februari 2014)

Besluit van de Vlaamse Regering (BVR) van 20 april 2012 betreffende de aanwijzing van een persoon die de minderjarige bijstaat bij de uitoefening van zijn rechten in de integrale jeugdhulp wanneer de minderjarige en zijn ouders tegenstrijdige belangen hebben en de minderjarige niet in staat is om zelf een bijstandspersoon aan te wijzen of niemand het ou-derlijk gezag uitoefent en Ministerieel besluit (MB) van 20 juni 2012 betreffende de vaststelling van het model van attest van aanstelling als bijstandspersoon voor de minderjarige bij de uitoefening van zijn rechten in de integrale jeugdhulp. Gewijzigd door decreet integrale jeugdhulp (12/07/2013) art. 85 (bijstandspersoon wordt vertrouwenspersoon + voor-waarden zijn gewijzigd).

Wet van 17 maart 2013 tot hervorming van de regelingen inzake onbekwaamheid en tot instelling van een nieuwe beschermingsstatus die strookt met de menselijke waardigheid. Zie ook burgerlijk wetboek boek 1 ‘personen’ titel XI art.488-512.

Luc Vanherck, stafmedewerker

Dit is versie 11 (augustus 2014). De eerste versie werd nagelezen en gecorrigeerd door de faculteit rechten van de Universiteit Antwerpen (september 2009), de tweede en derde versie door de juridische en medische dienst van het VAPH (februari 2010), de vierde versie door het OSBJ (Steunpunt Jeugdhulp, september 2010), waarvoor dank! Versie 5 (februari 2011) werd verspreid door het VAPH als bijlage 1 bij de omzendbrief van 29 juni 2011 over het BVR van 4-02-2011 betreffende de algemene erkenningsvoorwaarden en kwaliteitszorg van VAPH-voorzieningen. In versie 6 (juli 2011) werd het BVR van 4 februari 2011 verwerkt. In versie 7 (juni 2012) het BVR van 20 april 2012. Versie 7 werd nagelezen en gecorrigeerd door Steunpunt Jeugdhulp. Deze correctie werd opgenomen in versie 8 (september 2012) waarin tevens het MB van 20 juni 2012 werd verwerkt. In versie 9 (februari 2013) werd een correctie van de kinderrechtswinkel vzw over het aanstellen van de vertrouwenspersoon opgenomen. In versie 10 (juni 2014) werd het nieuwe decreet integrale jeugdhulp verwerkt, dat van kracht ging op 1 maart 2014; in deze versie heb ik dankbaar gebruik gemaakt van de feedback van Steunpunt Jeugdhulp. In versie 11 (augustus 2014) werd het nieuw beschermingsstatuut voor volwassenen verwerkt (met dank aan de juridische dienst van het VAPH voor de tekstaanvullingen), een correctie mbt vertrouwenspersoon doorgevoerd (met dank aan kinder-rechtswinkel), en werd het decreet gegevensdeling verwerkt in de toelichting over bewaartermijnen, die daarna kritisch werd nagelezen en aangevuld door de juridische dienst van het Interdiocesaan Centrum.

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 3

Toelichting 1: Soort informatie

Onderscheid tussen A. Gezondheidsgegevens = gegevens verzameld door een zorgverlener, d.i. een beoefenaar zoals vermeld in

het koninklijk besluit nr. 78 van 10 november 1967 betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen

vormen het patiëntendossier

B. Hulpverleningsgegevens = gegevens verzameld door een hulpverlener, d.i. een natuurlijke persoon, met uit-zondering van de zorgverlener, die op beroepsmatige basis zorg verstrekt

vormen het cliëntdossier

(zie: decreet betreffende de organisatie van het netwerk voor de gegevensdeling tussen de actoren in de zorg, art.2, 9° en 26°)

A. Gezondheidsgegevens

Vormen samen het ‘patiëntendossier’ (wet patiëntenrechten) Toegang tot het patiëntendossier wordt bepaald door de wet patiëntenrechten, de privacywet, het decreet gezondheidsinformatiesysteem en voor het me-

disch dossier ook door de code van geneeskundige plichtenleer. De wet op de patiëntenrechten geldt voor iedereen die gevraagd of ongevraagd gezondheidszorg krijgt (zonder onderscheid min- of meerderjarigen).

Gezondheidsgegevens = gegevens verzameld door een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg of gegevens opgenomen in een medisch verslag: Beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg = niet enkel de arts, maar alle medische en paramedische beroepsbeoefenaars die diensten verstrekken met het

oog op het bevorderen, vaststellen, behouden, herstellen of verbeteren van de gezondheidstoestand van een patiënt of om de patiënt bij het sterven te be-geleiden (zie: wet patiëntenrechten en koninklijk besluit nr 78 betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen) Concreet gaat het om: - artsen, tandartsen, vroedvrouwen, apothekers, verpleegkundigen, zorgkundigen, kinesitherapeuten, logopedisten, ergotherapeuten, diëtisten, bandagis-

ten, orthesisten, prothesisten, audiologen en audiciens, orthoptisten, podologen, farmaceutisch-technische assistenten, technologen medische beeldvor-ming, medisch laboratorium technologen

- beroepsbeoefenaars van homeopathie, chiropraxie, osteopathie en acapunctuur - vanaf 1/09/2016: klinisch psychologen, klinisch orthopedagogen, psychotherapeuten (zie aanpassing KB78 van 20 mei 2014)

Medisch dossier = opgesteld en bewaard door een geneesheer; onderdeel van het patiëntendossier Volgens het decreet gezondheidsinformatiesysteem (art. 11) worden volgende dossiers gelijkgesteld met het individueel gezondheidsdossier: het multidiscipli-

nair dossier van een CLB; medisch-sociale dossier van Kind & Gezin; het medisch dossier van ziekenhuizen; het algemene medische dossier van huisartsen.

Persoonlijke notities van de beoefenaar in de gezondheidszorg: enkel toegankelijk voor hem persoonlijk en voor een door de cliënt aangeduide vertrouwenspersoon die ook beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg is van zodra ze meegedeeld zijn aan anderen, zijn het geen persoonlijke notities meer; persoonlijke notities maken in feite geen deel uit van het dossier In ieder geval is het zeker niet toegelaten dat een arts alles beschouwt als persoonlijke notities (advies van de orde van 18/9/2004); men mag dit veralgemenen naar alle hulpverleners en stellen dat, conform de wet patiëntenrechten, losse notities als geheugensteun geen deel uit maken van

het dossier (zie ook: decreet gezondheidsinformatiesysteem art. 8). wat persoonlijke notities zijn moet zeer beperkt geïnterpreteerd worden.

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 4

Therapeutische exceptie (wet patiëntenrechten art. 7 §4) = betekent dat je (ev. tijdelijk) geen toegang krijgt tot bepaalde gezondheidsgegevens uit je dossier wan-neer de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg oordeelt dat dit op dat moment beter is voor je gezondheid. Dit kan enkel indien hij bepaalde criteria in acht neemt: vooraf een collega raadplegen, zijn beslissing schriftelijk motiveren en toevoegen aan je patiëntendossier, je vertrouwenspersoon informeren. Echter, de evolutie van de evolutie van de relatie tussen patiënt en beroepsbeoefenaar rechtvaardigt de therapeutische exceptie steeds minder, en daardoor moet het niet alleen zeer uitzonderlijk worden toegepast, maar ook beperkt in de tijd. Toegangsrecht: Indien de minderjarige onbekwaam is, hebben zijn ouders toegang tot deze gegevens in het kader van het ouderlijk gezag. Andere vertegenwoor-digers hebben toegang tot deze gegevens via een vertrouwenspersoon (die niet noodzakelijk een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg moet zijn).

Beroepsgeheim: Beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg hebben beroepsgeheim, dus mogen ze vertrouwelijke informatie over hun patiënten in principe niet delen met derden, maar er zijn uitzonderingen zoals de getuigenis in rechte, de noodtoestand, het gedeeld beroepsgeheim, … Ouders hebben vanuit hun ouderlijk gezag nood én recht op informatie om fundamentele opvoedingsbeslissingen te nemen, maar niet zomaar alle informatie moet hen meegedeeld worden: voor informatie gedekt door het beroepsgeheim zal de beroepsbeoefenaar steeds zorgvuldig moeten afwegen welke informatie ouders nodig hebben onder

toepassing van het ouderlijk gezag bekwame minderjarigen kunnen zelfstandig beslissingen nemen over hun gezondheidszorg, dus geldt het beroepsgeheim tegenover ouders. De bekwaamheid

wordt in dit geval door de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg bepaald, louter op basis van zijn inschatting of een jongere al zelf beslissingen kan nemen omtrent de gezondheidszorg die hij zou willen verstrekken. Indien het oordeel negatief is, is het aan de minderjarige zelf om het tegendeel te bewijzen. Deze procedure staat los van de bekwaamheidsbeoordeling die in het DRM wordt toegepast.

B. Hulpverleningsgegevens

Vormen samen het ‘cliëntdossier’

Hulpverleningsgegevens = gegevens verzameld door wie geen beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg is, maar wel op beroepsmatige basis zorg verstrekt zo-als begeleider-opvoeder, psycholoog, (ortho)pedagoog, … (vanaf 1/09/2016 vallen klinisch psychologen, klinisch orthopedagogen en psychotherapeuten onder de gezondheidszorgberoepen)

Cliëntsysteem = minderjarige + ouders (d.i. titularissen van het ouderlijk gezag) + opvoedingsverantwoordelijken (d.i. alle andere personen dan de ouders, die op een duurzame wijze de feitelijke bewaring hebben over de persoon van de minderjarige, bijvoorbeeld de grootouders, de stiefouder, de partner van één van de ouders of om het even welke derde die de minderjarige feitelijk opvoedt, eveneens de personen bij wie de minderjarige is geplaatst, bv. pleegouders; het moet hierbij om een natuurlijke persoon gaan; een hulpverlener in een voorziening valt niet onder deze definitie) + personen die met de minderjarige samenwonen op het ogenblik van de uitoefening van het recht op toegang (inwonende broer, zus, grootouder, …)

Contextuele gegevens = gegevens die tegelijk de minderjarige cliënt én één of meerdere andere personen uit het cliëntsysteem betreffen

Vertrouwelijkheidsexceptie = Een derde of een persoon die deel uitmaakt van het cliëntsysteem kan vragen dat zijn identiteit en/of (delen van) de informatie die hij aanreikt als vertrouwe-

lijk wordt behandeld (valt dan onder het beroepsgeheim van de hulpverlener). De cliënt kan hier dan op geen enkele wijze kennis van nemen. De hulpverlener moet zelf beoordelen of het dan wel nuttig is om deze informatie in het dossier op te nemen:

- Niet in het dossier: zolang het een persoonlijke mededeling blijft die niet wordt gedeeld met collega’s (omdat de hulpverlener oordeelt dat het geen in-vloed heeft op de hulpverlening)

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 5

- Wel in het dossier: van zodra de hulpverlener de informatie deelt met collega’s (omwille van het belang voor de hulpverlening) De hulpverlener moet personen informeren over de mogelijkheid van deze vertrouwelijkheidsexceptie. Deze personen kunnen de vertrouwelijkheidsexceptie op elk ogenblik inroepen of intrekken. Iets dat ter inzage is, kan dat dan plots niet meer zijn. Of partijen

kunnen allen instemmen met open verslaggeving waardoor ze alles van elkaar zien, maar als er plots een heikel punt komt hier toch vanaf zien. Of doordat ze de reactie van een kind op bepaalde informatie zien toch besluiten dat andere informatie afscherming behoeft. Het is belangrijk dat ze dan ook weten dat ze telkens opnieuw kunnen beslissen over het inroepen van die vertrouwelijkheid.

Ook medewerkers van een VAPH-voorziening kunnen gebruik maken van de vertrouwelijkheidsexceptie (BVR 4/02/2011 art.26). Als zij gegevens verstrekken en die als vertrouwelijk bestempelen, kunnen die alleen ingezien worden na hun akkoord.

Agogische exceptie = betekent dat je (ev.tijdelijk) geen toegang krijgt tot bepaalde gegevens uit je dossier wanneer de hulpverlener oordeelt dat het niet in het be-lang van de minderjarige is te worden geïnformeerd over deze gegevens; de vertrouwenspersoon van de bekwame minderjarige kan wel kennis nemen van deze gegevens; de vertegenwoordiger enkel indien het om een onbekwame minderjarige gaat

Opmerkingen

Beschouw het patiëntendossier (A) en het cliëntdossier (B) niet als strikt gescheiden dossiers! Gezondheidsgegevens (A) en hulpverleningsgegevens (B) moe-

ten herkenbaar onderscheiden worden, maar niet persé gescheiden (mag in één multidisciplinair dossier). Gevolg is dat gezondheidsgegevens en hulpverle-

ningsgegevens niet zomaar mogen gemixt worden, bv. in een verslag.

Over de begrippen ‘gezondheid’ en ‘beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg’ bestaat nog geen absolute rechtszekerheid (zie Johan Put, 2007, Advies ‘Wer-

ken met gezondheidsgegevens in de integrale jeugdhulp’ pa. 31 e.v.; zie ook Koninklijk besluit nr 78 betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoe-

pen).

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 6

Toelichting 2: Wie vraagt toegang? Onderscheid tussen

A. Cliënt zelf B. Vertegenwoordiger C. Vertrouwenspersoon

A. Cliënt zelf

Een wilsbekwame meerderjarige oefent steeds zelf(standig) zijn toegangsrecht tot het dossier uit, zonder vertegenwoordiger.

Ook de minderjarige wordt geacht dit recht zelfstandig uit te oefenen, maar enkel indien hij in staat is om op een redelijke wijze te oordelen wat in zijn belang is, rekening houdend met zijn leeftijd en maturiteit. Het is de hulpverlener die hierover beslist na overleg met de minderjarige en zijn ouders. Volgens het DRM wordt de minderjarige van 12 jaar of ouder vermoed hiertoe in staat te zijn. De hulpverlener moet motiveren in het dossier als hij de minder-

jarige van 12 jaar of ouder toch onbekwaam acht. Mocht de minderjarige daar niet mee akkoord zijn, kan hij een andere hulpverlener vragen om de be-kwaamheid (anders) in te schatten.

Als de minderjarige jonger is dan 12 jaar geldt het omgekeerde en moet de jongere aantonen dat hij toch bekwaam is om dat recht op dossierinzage zelf uit te oefenen.

Consequentie: de algemene regel is dat ouders geen toegang hebben tot het dossier van hun bekwame minderjarige . (Met uitzondering van de gegevens die en-kel zichzelf betreffen, want daar hebben ze toegang toe op basis van de wet verwerking persoonsgegevens.) Ouders hebben enkel toegang mits de uitdrukkelijke toestemming van de bekwame minderjarige, gegeven aan één of beide ouders (staat niet letterlijk in DRM, maar zie FAQ op www.rechtspositie.be). Die ouder krijgt dan toegang tot deze gegevens waartoe de bekwame minderjarige zelf toegang heeft, met uitzondering van de contextuele gegevens waarbij een ou-der enkel toegang krijgt tot deze contextuele gegevens die de minderjarige én hemzelf betreffen. (en dus niet de gegevens die de minderjarige en een derde be-treffen).

B. Vertegenwoordiger

Rol vertegenwoordiger: oefent de rechten van de cliënt/patiënt (zoals het toegangsrecht tot het dossier) uit wanneer die zelf niet (ev. tijdelijk) / niet meer be-kwaam is om dit te doen; kan beslissingen nemen, maar kan nooit ingaan tegen de uitdrukkelijke wilsverklaring van de cliënt/patiënt.

Privacy-exceptie: komt voor in twee verschillende betekenissen Voor gezondheidsgegevens (wet patiëntenrechten art. 15 §1): je vertegenwoordiger krijgt (ev. tijdelijk) geen toegang tot bepaalde gegevens uit je dossier wan-

neer de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg oordeelt dat dit op dat moment zou indruisen tegen de bescherming van jouw privacy oplossing: de vertegenwoordiger kan dan een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg aanstellen om zijn recht op inzage of afschrift uit te oefenen

Voor hulpverleningsgegevens (DRM art. 22 §3): de cliënt krijgt geen volledige inzage tot gegevens over een derde indien de hulpverlener oordeelt dat dit af-breuk zou doen aan het recht van die derde op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer (uitzondering: een minderjarige heeft wel recht op de contextu-ele gegevens) oplossing: toegang tot de toegankelijke gegevens via rapportage

Belangenconflict: moet opgevat worden als een uitzonderlijke situatie, bv. in context van kindermishandeling (waarin ouder van onbekwame minderjarige toch het toegangsrecht tot het dossier van zijn kind wordt ontzegd).

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 7

Onderscheid in vertegenwoordiging:

Vertegenwoordiger minderjarige

Vertegenwoordiger volwassene met beschermingsmaatregel

Vertegenwoordiger gezondheidszorg

wet DRM. Wet patiëntenrechten art. 12. BW art. 492/1 en 499/7 Wet patiëntenrechten art. 14

van toepas-sing op

minderjarigen (jonger dan 18 jaar) volwassenen met beschermingsmaatregel (ev. minderjarige vanaf 17 jaar)

alle leeftijden; gezondheidszorg (diensten verstrekt door beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg)

bekwaam of onbekwaam

In principe bekwaam tenzij … de hulpverlener na overleg met de minderjarige en zijn ouders op basis van leeftijd en maturiteit oordeelt dat de minderjarige onbekwaam is om zijn toegangsrecht zelf(standig) uit te oefenen voor het volledige of een deel van het dossier. De onbe-kwaamheid wordt gemotiveerd in het individueel dossier.

Sinds 1 sept. 2014 bepaalt de vrederechter de mate van onbekwaamheid ifv de te beschermen persoon (BW, art 492/1 §1 en §2). Er is dus sprake van bescherming op maat. Voorbeeld: zo oordeelt de vrederechter in zijn beschikking uitdrukkelijk over de bekwaamheid van de beschermde persoon mbt de uitoefening van de rechten bedoeld in de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoon-lijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van de persoonsgegevens (BW, art 492/1, §1, 12°), waaronder dossierinzage. De rechter kan op ieder moment en op vraag van elke be-trokkene de onbekwaamheid herbekijken. De belangrijkste handelingen m.b.t. de persoon en de goederen waarbij hij een beslissing moet nemen, staan opgelijst in de wet. De oude beschermingsstatuten zoals verlengde minderja-righeid, onbekwaamverklaring en wilsonbekwaamheid blijven (vermoedelijk) behouden, al zullen de vrederechters vanaf 1 september 2014 andere beslissingen nemen.

De in de wet op de patiëntenrechten vervatte rech-ten van een meerderjarige persoon worden door de persoon zelf uitgeoefend voor zover hij hiertoe wils-bekwaam is (wet patiëntenrechten art. 14 §1). Op het moment dat de persoon nog wilsbekwaam is, kan hij schriftelijk een vertegenwoordiger aanstellen (model: zie bijlage) die later, op momenten van wilsonbekwaamheid, in zijn plaats kan optreden.

taken Indien onbekwaam, wordt bijvoor-beeld zijn toegangsrecht tot het dossier uitgeoefend door zijn ou-ders of door de voogd. Toch moet men de onbekwame minderjarige zoveel als mogelijk betrekken.

De rechter beslist voor welke beslissingen de betrokkene bescherming en begeleiding nodig heeft van een bewind-voerder. Hierbij wordt aandacht geschonken aan het on-derscheid tussen bijstand en vertegenwoordiging, en tus-sen handelingen die de persoon raken en handelingen die betrekking hebben op het beheer van goederen. De be-windvoerder over de persoon en over de goederen is bij voorkeur dezelfde persoon, tenzij dit strijdig zou zijn met de belangen van de beschermde persoon. Specifiek mbt de wet patiëntenrechten van 2002 zijn spe-ciale machtigingen door de vrederechter nodig (BW, art

De schriftelijk aangestelde vertegenwoordiger kan enkel optreden op het moment dat de cliënt/patiënt zelf niet in staat is om beslissingen te nemen over de aan hem of haar te verstrekken gezondheidszorgen en niet zelf zijn rechten als patiënt kan uitoefenen.

Indien geen vertegenwoordiger werd aangesteld of indien de vertegenwoordiger niet optreedt: dan gaat dit recht naar de bewindvoerder over de persoon, na machtiging door de vrederech-ter.

Indien geen bewindvoerder, dan gaat dit recht naar de samenwonende echtgenoot, de wette-

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 8

499/7, §1, 2°): maar in geval van dringende noodzakelijk-heid kan de bewindvoerder over de persoon zonder voor-afgaande bijzondere machtiging van de vrederechter de rechten opgesomd in de wet patiëntenrechten uitoefenen. Hij brengt de vrederechter, de vertrouwenspersoon en de bewindvoerder over de goederen onverwijld op de hoogte van zijn optreden. De beschermde persoon wordt voortaan ook meer betrok-ken in het besluitvormingsproces. De vrederechter en de bewindvoerder moeten hem voldoende informatie geven, luisteren en rekening houden met zijn wil.

lijk of feitelijk samenwonende partner.

Indien geen partner of partner wenst dit niet op te nemen, dan gaat dit recht opeenvolgend naar een meerderjarig kind > ouder > meerderjarige broer of zus > betrokken beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg na multidisciplinair overleg (dit laatste geldt ook bij conflicten tussen de an-dere personen).

De patiënt wordt zoveel mogelijk en in verhouding tot zijn begripsvermogen betrokken bij de uitoefe-ning van zijn rechten (art. 14, §4).

C. Vertrouwenspersoon

Vertrouwenspersoon: rol is beperkt tot informatieuitwisseling en bijstand/advies, kan geen beslissingen nemen (vertegenwoordiger kan dit wel). Als hulpverlener waak je er mee over dat de vertrouwenspersoon geïnformeerd is over zijn/haar functie, het feit dat hij/zij vertrouwelijke gegevens zal inkijken en gebonden is door het beroepsgeheim.

Te onderscheiden van: belangrijke betrokken derde: beperkte rol, specifiek in voorzieningen VAPH zich ad-hoc laten vergezellen/bijstaan door gelijk wie, mits jouw expliciete instemming: je brengt op het moment zelf iemand mee; deze persoon vervult niet

noodzakelijk de rol van vertrouwenspersoon en heeft dan bv. ook geen toegang tot dossiergegevens.

Vertrouwenspersoon minderjarige

Vertrouwenspersoon volwassene met beschermings-maatregel

Vertrouwenspersoon gezondheidszorg

Belangrijke betrokken derde

wet DRM 2004, BVR 20 april 2012, De-creet IJH 2013 art.31

Burgerlijk Wetboek art. 494 d en 501 (vanaf 1-09-2014)

Wet patiëntenrechten (WPR) 2002 BVR erkenningsvoorwaarden en kwaliteitszorg 4 februari 2011

van toepas-sing op

minderjarigen jeugdhulp

volwassenen met beschermings-maatregel

alle leeftijden gezondheidszorg (diensten verstrekt door beroepsbeoefenaar in de gezondheids-zorg)

iedereen die beroep doet op een voorziening die erkend of vergund is door het VAPH (alle leeftijden)

taken Fungeert als vast aanspreekper-soon voor de minderjarige door het hele traject van de jeugdhulpverle-ning zolang de minderjarige dit wenselijk acht. Hij heeft het man-daat om op elk ogenblik de jeugd-

(BW art. 494 d) De vertrouwensper-soon treedt op als bemiddelaar tussen de bewindvoerder over de persoon, de bewindvoerder over de goederen en de beschermde per-soon, vertolkt de mening van de

Je bijstaan in volgende situaties: Als je informatie krijgt: kan je vragen

om samen met je vertrouwenspersoon die informatie te ontvangen of kan je vragen dat de informatie aan je ver-trouwenspersoon wordt meegedeeld.

De gebruiker bijstand verle-nen bij de individuele dienst-verleningsovereenkomst: de belangrijke betrokken derde van de gebruiker heeft (op gelijk welk moment) in-

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 9

hulpaanbieders aan te spreken, de belangen van de minderjarige te verdedigen, bemiddeling en clien-toverleg te initiëren en de situatie te volgen. Hij wordt telkens ver-meld bij en op de hoogte gebracht van alle beslissingen mbt jeugd-hulpverlening aan de minderjarige. De vertrouwenspersoon wordt (na toetsing voorwaarden) vermeld in het dossier en moet zich bij elk optreden legitimeren.

beschermde persoon in de bij de wet bepaalde gevallen indien hij daar zelf niet toe in staat is of ondersteunt hem bij het uiten van zijn mening ingeval hij dit niet zelfstandig kan, en oefent toezicht uit op de goede werking van het bewind. Hij ont-vangt de verslagen van de bewind-voerder(s). Ten aanzien van derden (bv voorzie-ning) kan deze vertrouwenspersoon geen rechten uitoefenen, uitgezon-derd indien deze persoon dezelfde is als de persoon aangeduid ifv WPR 2002 en DRM 2004.

Als je weigert om zelf geïnformeerd te worden: moet de dokter je vertrou-wenspersoon informeren en raadplegen vóór hij beslist om jou tegen je wil in toch te informeren.

Als de beroepsbeoefenaar je informa-tie onthoudt omdat hij denkt dat die informatie je gezondheid kan schaden: zal de beroepsbeoefenaar de informatie meedelen aan (onder meer) je vertrou-wenspersoon.

Als je je patiëntendossier wil raadple-gen: mag je vertrouwenspersoon samen met jou of met jouw toestemming het dossier inkijken; mag je vertrouwens-persoon, als hij een beroepsbeoefenaar is, ook de persoonlijke notities van de zorgverstrekker inkijken.

formatierecht en hoorrecht over de individuele dienstver-leningsovereenkomst. Kan aanwezig zijn op be-

sprekingen over de indivi-duele dienst-verleningsovereenkomst of los daarvan informatie op-vragen of gehoord willen worden over die individuele dienstverleningsovereen-komst.

Heeft dus een adviserende rol, beperkt tot de individu-ele dienstverleningsover-eenkomst, waaruit we af-leiden dat deze persoon mbt het dossier niet dezelf-de rechten heeft als de ver-trouwenspersoon voor minderjarigen..

Aan welke voorwaarden moet een persoon voldoen om één van deze rollen op te nemen? Het is mogelijk dat één persoon deze rollen combineert indien hij/zij aan de

gecombineerde voorwaarden voldoet. En er kunnen steeds meerdere vertrouwenspersonen aangesteld worden.

Vertrouwenspersoon minderjarige in jeugdhulp

Vertrouwenspersoon volwassene met

beschermingsmaatregel

Vertrouwenspersoon gezondheidszorg

(geldt voor alle leeftijden)

Belangrijke betrokken derde enkel voor gebruiker van

VAPH-voorziening

Wie kiest? Vrij gekozen door cliënt (1)

Vrij gekozen door cliënt of aange-steld door vrederechter

Vrij gekozen door cliënt Vrij gekozen door cliënt

Wijze van aanstellen

Aanwijzen (mj) of aanstellen (3)

Mondeling of schriftelijk verzoek aan en gehomologeerd door de vrede-rechter (4)

Mondeling of schriftelijk (2)

Akkoord gebruiker, op gelijk welke wijze

Voorwaarden Geen professionele begeleider van de gebruiker (niet recht-streeks betrokken bij de hulpver-lening)

Meerderjarig zijn + beschikt over uittreksel uit strafregister model

Kunnen niet als vertrouwenspersoon worden aangewezen: Zijn bewindvoerder Persoon met beschermingsmaat-

regel Rechtspersoon (organisatie met

Facultatief: is ook beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg (5)

Geen professionele bege-leider van de gebruiker (niet rechtstreeks betrokken bij de hulpverlening)

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 10

2 rechtspersoonlijkheid) Persoon ontzet uit ouderlijk gezag Bloedverwant tot en met de 2e

graad indien ouder(s) bewindvoer-der is (kan uitzonderlijk wel)

Rechter beoordeelt ook uittreksel uit strafregister.

(1) Indien de minderjarige dit niet zelf kan, aangewezen door de ouders; maar indien de minderjarige en zijn ouders tegenstrijdige belangen hebben / de minderjarige

en zijn opvoedingsverantwoordelijke tegenstrijdige belangen hebben / niemand het ouderlijk gezag over de minderjarige uitoefent, kan de directeur van een jeug-

hulpvoorziening of de toegangspoort een vertrouwenspersoon aanstellen die in de plaats van de ouders het toegangsrecht uitoefent.

(2) Mondeling: als je samen met je vertrouwenspersoon optreedt. Schriftelijke aanstelling enkel nodig indien jij beslist dat je vertrouwenspersoon ook alleen mag han-

delen. Hoe? Wettelijk gezien is het voldoende dat de hulpverlener op jouw mondeling verzoek de identiteit van je vertrouwenspersoon in je patiëntendossier no-

teert. Of je kan gebruik maken van het model in bijlage en dit aan je dossier laten toevoegen. Je kan meerdere vertrouwenspersonen aanstellen.

(3) Procedure voor minderjarige of ouders: ‘wijst ondubbelzinnig iemand aan’. Procedure voor directeur van ‘een’ jeugdhulpvoorziening of de toegangspoort: volgt

nauwgezet de procedure uit het BVR van 20 april 2012 (voldoet aan voorwaarden – uittreksel strafregister model 2 – motivatie – voorafgaand overleg – minderjarige

horen – attest van aanstelling conform model in bijlage – alle betrokken jeughulpvoorzieningen informeren – aanstelling registreren in dossier). Wanneer de (onbe-

kwame) minderjarige een jeugdadvocaat kreeg toegewezen door de stafhouder van de balie, kan deze optreden als vertrouwenspersoon van de minderjarige na

aanstelling door een directeur van een jeugdhulpverlening of de toegangspoort, wat o.a. betekent dat de jeugdadvocaat een uittreksel uit zijn strafregister model 2

moet bezorgen.

(4) Vrederechter kan in het belang van de beschermde persoon verscheidene vertrouwenspersonen aanwijzen. In dit geval preciseert hij de bevoegdheden van elk van

hen, alsook de wijze waarop zij hun bevoegdheid uitoefenen. (BW art 501)

(5) Geen absolute voorwaarde, maar indien deze persoon tevens beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg is, heeft hij ook toegang via inzage tot de persoonlijke noti-

ties van de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg (wet patiëntenrechten).

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 11

Toelichting 3: Hoe toegang verlenen?

Dit vergt een degelijke voorbereiding: de hulpverlener krijgt echter de tijd om het dossier ‘klaar te maken’.

Na aanvraag (mondeling of schriftelijk). Men moet zijn identiteit kunnen bewijzen en men moet verduidelijken tot welke informatie men toegang wenst.

Zo snel mogelijk maar ten laatste binnen de 15 dagen Wetgeving: Gezondheidsgegevens: binnen de 15 dagen (wet patiëntenrechten art.9 §2), binnen de 45 dagen (decreet gezondheidsinformatiesysteem art.46) of binnen een

redelijke termijn (wet privacy art.10 §3) Hulpverleningsgegevens: binnen de 15 dagen (DRM art.22 §2; Decreet Integrale Jeughulp art.77 §2) of binnen de 45 dagen (wet privacy art.10 §1) Bij tegenstrijdigheden in de diverse wetgevingen hebben de verplichtingen die voor betrokkene het gunstigst zijn voorrang (diegene die het meest zijn belangen dient; zie voor minderjarigen: DRM artikel 20): dus wordt de richtlijn ‘binnen de 15 dagen’.

Specifiek: voor gegevens die bij de toegangspoort en de gemandateerde voorzieningen worden bewaard geldt “uiterlijk op het ogenblik waarop de toegangspoort of de gemandateerde voorziening een beslissing neemt”; voor gegevens bij de sociale dienst voor gerechtelijke jeugdhulpverlening geldt “uiterlijk op het ogenblik van het eerste vonnis van de jeugdrechter” (Decreet Integrale Jeugdhulp art. 77§2).

Hoe? steeds in aanwezigheid van een hulpverlener die toelichting geeft. Men heeft ook het recht de herkomst van de gegevens te kennen (privacywet).

Via inzage: voor gegevens waartoe men rechtstreeks en volledig toegang heeft inzage = papieren dossier inkijken of elektronisch dossier op computerscherm bekijken, ter plaatse onder begeleiding van een hulpverlener die de nodige toelichting verstrekt (zeker aan wie niet of nauwelijks kan lezen).

Via rapportage: voor gegevens waartoe men onrechtstreeks of gedeeltelijk toegang heeft rapportage = een mondelinge toelichting door een hulpverlener over wat in het dossier staat, gedeeltelijke inzage (delen bedekken) of ge-schreven rapport met een samenvatting van de wel toegankelijke gegevens

Informatie meegeven op papier of digitaal: op verzoek en tegen kostprijs (KB 2-02-2007: max. 10 cent per pagina en max. 5 euro per gekopieerd beeld (medische beeldvorming) met een max. van 25 euro in totaal, of max. 10 euro indien volledig digitaal); alhoewel de wet het niet voorschrijft, lijkt het wenselijk om eerst mon-deling toe te lichten en dan pas een afschrift mee te geven Afschrift: afdruk van gegevens waartoe men rechtstreeks en volledig toegang heeft via inzage Rapport: samenvatting van gegevens waartoe men onrechtstreeks of gedeeltelijk toegang heeft via rapportage Expliciet toevoegen dat afschrift en rapport strikt persoonlijk en vertrouwelijk zijn, en enkel mogen gebruikt worden voor de doelstellingen van de hulpverle-

ning (dus niet in bv. een echtscheidingsprocedure). Je mag dit weigeren als je duidelijke aanwijzingen hebt dat de cliënt onder druk wordt gezet om een afschrift van zijn dossier aan derden (werkgever, verzeke-

ring, …) mee te delen.

Noteer in het individueel dossier: wie, wat, wanneer, hoe toegang gegeven.

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 12

Toelichting 4: Consequenties voor de inhoud van een dossier

Gegevens die wettelijk verplicht in het dossier moeten staan (specifiek in het kader van het toegangsrecht):

de identiteit van je vertegenwoordiger de identiteit van je vertrouwenspersoon (indien aangesteld) motivering van onbekwaamheid om zelf(standig) het toegangsrecht tot je dossier uit te oefenen je eventuele verzoek om zelf geen informatie te ontvangen over je gezondheidstoestand motivering door hulpverlener om bepaalde informatie voor jou achter te houden (therapeutische exceptie; agogische exceptie) de toestemming voor een behandeling (enkel indien cliënt, zijn vertegenwoordiger of de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg hierom verzoekt) gegevens over een spoedbehandeling die zonder toestemming werd uitgevoerd documenten/gegevens waarvan de cliënt heeft verzocht om ze aan zijn dossier toe te voegen (bv. een aanvulling of zijn interpretatie van de feiten)

Hoe in een dossier schrijven?

beschouw het dossier vooral als een communicatiemiddel om over de hulpverlening te communiceren met de cliënt schrijf over mensen zoals je zou willen dat er over jou, je ouders of kinderen zou worden geschreven maak een duidelijk onderscheid tussen feiten en interpretaties / hypothesen zorg ervoor dat de gegevens nauwkeurig en volledig zijn: je moet je actief inzetten om onnauwkeurige gegevens te corrigeren of te wissen; wis ook irrelevante

gegevens, d.i. irrelevant voor het bieden van een kwaliteitsvolle hulpverlening (wet privacy art. 4 §1, 4°) implementatie wetgeving: hulpverleners en voorzieningen dienen hun dossiers geleidelijk aan dusdanig te structureren dat ze een vlotte toepassing van de

principes m.b.t. het toegangsrecht mogelijk maken.

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 13

Toelichting 5: Bewaartermijnen

Voor gezondheids- en hulpverleningsgegevens (zowel in het individueel als het elektronisch deelbaar dossier) is de algemene regel:

30 jaar vanaf de laatste aanpassing, tenzij andersluidende wetgeving. En er is andersluidende wetgeving voor: verpleegkundige dossiers: minimaal 20 jaar dossiers van de toegangspoort IJH, de gemandateerde voorzieningen en de sociale dienst voor gerechtelijke jeugdhulpverlening: maximaal 10 jaar na het be-

reiken van de meerderjarigheid dossiers in voorzieningen voor bijzondere jeugdbijstand: maximaal 5 jaar nadat de minderjarige meerderjarig is geworden multidisciplinair dossier van een CLB: ten minste 10 jaar na datum van het laatst uitgevoerde consult of de laatst uitgevoerde vaccinatie. Het dossier mag niet

vernietigd worden voor betrokkene de leeftijd van 25 jaar bereikt. Voor leerlingen uit het buitengewoon onderwijs wordt het dossier bewaard tot ze de leeftijd van 30 jaar hebben bereikt.

dossier CKG: tot het kind meerderjarig is

En wat je bewaart moet relevant én correct zijn.

Motivatie, op basis van bestaande wetgeving:

Voor gegevens in het algemeen: Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (privacywet) art. 4 §1, 5°:

persoonsgegevens mogen in identificeerbare vorm niet langer worden bewaard dan nodig in verhouding tot het nagestreefde doel; nadien 2 opties: ofwel wis-sen, ofwel anoniem maken; doet men dit niet, kan een boete worden opgelegd van 100 tot 100.000 euro (privacywet, art. 39)

Voor gezondheidsgegevens: Wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt (wet patiëntenrechten) art. 9 §4: geeft geen termijn op voor het bewaren van gezondheids-

gegevens in het patiëntendossier, maar stelt wel dat na overlijden van de cliënt de partner en de bloedverwanten tot en met de tweede graad inzagerecht hebben in gezondheidsgegevens via een door hen aangewezen beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg – ook in de persoonlijke notities en gezondheidsge-gevens betreffende derden – op voorwaarde dat hun verzoek voldoende gemotiveerd en gespecifieerd is én de overleden cliënt zich hiertegen niet uitdrukke-lijk heeft verzet.

Code van geneeskundige plichtenleer art. 46 en K.B. van 3 mei 1999 houdende bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waarvan het medisch dossier (in een ziekenhuis) moet voldoen art. 1 §3: medisch dossier (= dossier opgesteld en bewaard door een geneesheer; ‘enger’ dan het patiëntendossier opgesteld door gelijk welke beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg) moet tot 30 jaar na het laatste contact bewaard worden

K.B. van 28 december 2006 houdende bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waaraan het verpleegkundig dossier (in een ziekenhuis) moet voldoen, art. 1 §3: het verpleegkundig dossier dient minstens twintig jaar bewaard te worden.

Decreet Gezondheidsinformatiesysteem (GIS) van 16 juni 2006, art. 12: het individuele gezondheidsdossier, opgesteld en bewaard door een beroepsbeoefe-naar in de gezondheidszorg, wordt 30 jaar bewaard. Maar dit decreet vervalt van zodra het decreet gegevensdeling in werking treedt.

Van toepassing op alle beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg = niet enkel de arts, maar alle medische en paramedische beroepsbeoefenaars die diensten verstrekken met het oog op het bevorderen, vaststellen, behouden, herstellen of verbeteren van de gezondheidstoestand van een patiënt of om de patiënt bij het sterven te begeleiden (zie: wet patiëntenrechten en K.B. nr 78 betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen). Concreet gaat het om: art-sen, tandartsen, vroedvrouwen, apothekers, verpleegkundigen, zorgkundigen, kinesitherapeuten, logopedisten, ergotherapeuten, diëtisten, bandagisten, ort-hesisten, prothesisten, audiologen en audiciens, orthoptisten, podologen, farmaceutisch-technische assistenten, technologen medische beeldvorming, me-

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 14

disch laboratorium technologen; beroepsbeoefenaars van homeopathie, chiropraxie, osteopathie en acapunctuur. Vanaf 1/09/2016 ook klinisch psychologen, klinisch orthopedagogen en psychotherapeuten.

Voor hulpverleningsgegevens: BVR betreffende Integrale Jeugdhulp (21/02/2014): Een afgesloten dossier wordt door de toegangspoort (art. 20), door de gemandateerde voorzieningen (art.

61) en door de sociale dienst voor gerechtelijke jeugdhulpverlening (art. 85) bewaard tot maximaal 10 jaar na het bereiken door de betrokkene van de meer-derjarigheid. Een maand voor de vernietiging van het dossier wordt de betrokkene schriftelijk op de hoogte gebracht van het feit dat hij een kopie van het dos-sier kan verkrijgen.

BVR inzake de erkenningsvoorwaarden en de subsidienormen voor de voorzieningen van de bijzondere jeugdbijstand (13 juli 1994, laatst gewijzigd op 21 fe-bruari 2014): uiterlijk 5 jaar nadat de minderjarige meerderjarig is geworden, wordt zijn of haar dossier vernietigd (art. 11, 16°).

BVR van 12 september 2008 inzake het multidisciplinair dossier van het CLB, art. 10: dit dossier moet bewaard worden ten minste 10 jaar na datum van het laatst uitgevoerde consult of de laatst uitgevoerde vaccinatie. Het dossier mag niet vernietigd worden voor betrokkene de leeftijd van 25 jaar bereikt. Voor leerlingen uit het buitengewoon onderwijs wordt het dossier bewaard tot ze de leeftijd van 30 jaar hebben bereikt.

BVR van 9 november 2012 inzake de erkenning en subsidiëring van de Centra voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning (CKG), art. 17: het dossier wordt door het CKG bewaard tot het kind meerderjarig is.

Geen concrete bewaartermijnen voor voorzieningen voor opvang, behandeling en begeleiding van personen met een handicap.

Motivatie, op basis van nieuwe wetgeving:

Het decreet gezondsheidsinformatiesysteem dateert van 2006 en zal op een nog nader te bepalen datum vervangen worden door het nieuwe “decreet betreffende de organisatie van het netwerk voor de gegevensdeling tussen de actoren in de zorg”. In het Vlaamse regeerakkoord 2014 staat expliciet dat de nieuwe Vlaamse re-gering dit decreet gaat uitvoeren. Artikel 19 van dit decreet luidt: “Met behoud van de toepassing van andersluidende regelgeving, wordt het individuele of elektro-nisch deelbaar dossier bijgehouden gedurende een termijn van dertig jaar vanaf de laatste aanpassing van het dossier.” De zorgverleners, de hulpverleners en de voorzieningen houden van elke zorggebruiker een individueel dossier bij. In dat dossier worden de gegevens opgesla-

gen die gegenereerd worden door zorgverleners en hulpverleners in het kader van een zorgrelatie met de zorggebruiker. (art. 4) Het elektronisch deelbaar dossier bevat enkel de gegevens die gedeeld worden met andere actoren in de zorg. De Vlaamse Regering bepaalt voor elke catego-

rie van actor in de zorg welke gegevens met welke categorieën van actoren in de zorg gedeeld worden. (art. 17)

Let op: die termijn van 30 jaar wordt door het nieuwe decreet uitgebreid naar alle hulpverleners, dus niet enkel de beroepsbeoefenaars in de gezondsheidszorg (die in het nieuwe decreet ‘zorgverleners’ worden genoemd, te onderscheiden van ‘hulpverleners’).

Waarom relevant én correct?

Wetgeving: Volgens de privacywet (art. 4 §1, 4°) moet men zich actief inzetten om onnauwkeurige gegevens te corrigeren of te wissen; men moet ook irrelevante gege-

vens wissen, d.i. irrelevant voor het bieden van een kwaliteitsvolle hulpverlening. In de memorie van toelichting bij het decreet gegevensdeling vinden we volgende motivatie om de gegevens 30 jaar bij te houden: “… is gerechtvaardigd ge-

zien de gegevens lange tijd relevant kunnen blijven voor de zorggebruiker en de actoren in de zorg”.

Hieruit kunnen we concluderen dat we niet zomaar alles 30 jaar mogen bijhouden: De bewaarde gegevens moeten relevant zijn: niet relevante gegevens moeten verwijderd worden. De bewaarde gegevens moeten correct zijn: foute gegevens moeten gewist of gecorrigeerd worden.

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 15

Bijlage

Aanwijzing van een vertegenwoordiger in het kader van de vertegenwoordiging van de patiënt

Art. 14 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt

Ik ondergetekende ___________________________________________________ wijs hierbij de volgende persoon aan als mijn vertegenwoordiger indien ik zelf niet in staat ben om beslissingen te nemen over de aan mij te verstrekken ge-zondheidszorgen en niet zelf mijn rechten als patiënt kan uitoefenen.

Identiteitsgegevens van de patiënt: - Voornaam en naam: ____________________________________________ - Adres: ________________________________________________________ - Telefoonnummer: ______________________________________________ - Geboortedatum: _______________________________________________

Identiteitsgegevens van de vertegenwoordiger: - Voornaam en naam: ____________________________________________ - Adres: ________________________________________________________ - Telefoonnummer: ______________________________________________ - Geboortedatum: _______________________________________________

Opgemaakt te ______________________________ datum: ________________

Handtekening patiënt:

Ik aanvaard de aanwijzing als vertegenwoordiger en zal naar best vermogen de patiënt bijstaan indien hij/zij daar zelf niet toe in staat is.

Opgemaakt te ______________________________ datum: ________________

Handtekening vertegenwoordiger:

Aanbeveling: Het is aangewezen om dit formulier op te maken in 3 exemplaren. Een exemplaar kan bewaard worden door de patiënt, één door de vertegenwoordiger en één kan overgemaakt worden aan volgende beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg: ____________________________________ Informatie: De aanwijzing van een vertegenwoordiger kan steeds herroepen worden. Indien dit gebeurt, is het aangewezen dat alle personen die kennis kregen van de oorspronkelijke aanwijzing hiervan op de hoogte worden gebracht.

Aanwijzing van een vertrouwenspersoon

Art. 7 en art. 9 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt

Ik (voornaam en naam patiënt) ________________________________________ wijs hierbij de volgende persoon aan als mijn vertrouwenspersoon die ook zonder mijn aanwezigheid volgende rechten kan uitoefenen:

Zich informeren over mijn gezondheidstoestand en de vermoedelijke evolutie ervan

Periode (vb tot een bepaalde datum, voor onbepaalde duur, …): _________________ Naam van de beroepsbeoefenaar bij wie dit recht geldt (vb. huisarts): _____________

Mijn patiëntendossier inzien Periode (vb tot een bepaalde datum, voor onbepaalde duur, …): _________________ Naam van de beroepsbeoefenaar bij wie dit recht geldt (vb. huisarts): _____________

Een afschrift vragen van mijn patiëntendossier Periode (vb tot een bepaalde datum, voor onbepaalde duur, …): _________________ Naam van de beroepsbeoefenaar bij wie dit recht geldt (vb. huisarts): _____________

Identiteitsgegevens van de patiënt: - Adres: _______________________________________________________ - Telefoonnummer: _____________________________________________ - Geboortedatum: ______________________________________________

Identiteitsgegevens van de vertrouwenspersoon: - Voornaam en naam: ___________________________________________ - Adres: _______________________________________________________ - Telefoonnummer: _____________________________________________ - Geboortedatum: ______________________________________________

Handtekening patiënt: Aanbeveling: Het is aangewezen om dit formulier op te maken in 3 exemplaren. Een exemplaar kan bewaard worden door de patiënt, één door de vertrouwenspersoon en één door de beroepsbeoefe-naar in de gezondheidszorg bij wie de vertrouwenspersoon zonder aanwezigheid van de patiënt informatie ontvangt, inzage heeft in het dossier of kopie van het dossier kan maken. Informatie: De patiënt kan op elk moment aan de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg mee-delen dat de vertrouwenspersoon niet meer mag optreden zoals hierboven werd aangegeven.

Toegangsrecht individueel dossier Versie 11 / augustus 2014 - 16

Attest van aanstelling als vertrouwenspersoon voor de minderjarige bij de uitoefening van zijn rechten in de integrale jeugdhulp

Model gebaseerd op bijlage bij art.1 MB van 20 juni 2012

Naam en adres jeugdhulpvoorziening of toegangspoort

Naam en domicilieadres minderjarige

Verblijfsadres minderjarige (indien verschillend van domicilie)

Geboortedatum minderjarige

Naam vertrouwenspersoon

Adres vertrouwenspersoon

Beroep vertrouwenspersoon en relatie met de minderjarige

Ondergetekende _____________________________________________________

directeur van de bovenvermelde jeugdhulpvoorziening / toegangspoort OF door

de directeur gemandateerd personeelslid van de bovenvermelde jeugdhulpvoor-

ziening / toegangspoort 1, stelt ______________________________________

aan als vertrouwenspersoon van ___________________ (naam minderjarige).

Deze aanstelling is aangewezen omdat

2

de minderjarige niet in staat is om zelf een vertrouwenspersoon aan te wij-zen, en de minderjarige en zijn ouders tegenstrijdige belangen hebben

de minderjarige en zijn opvoedingsverantwoordelijke tegenstrijdige belangen hebben

niemand het ouderlijk gezag over de minderjarige uitoefent.

1 Schrappen wat niet past

2 Schrappen wat niet past

Deze aanstelling beantwoordt aan de vereisten van artikel 2 en artikel 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 20 april 2012 betreffende de aanwijzing van een persoon die de minderjarige bijstaat bij de uitoefening van zijn rechten in de integrale jeugdhulp wanneer de minderjarige en zijn ouders tegenstrijdige belan-gen hebben en de minderjarige niet in staat is om zelf een vertrouwenspersoon aan te wijzen of niemand het ouderlijk gezag uitoefent.

3

De vertrouwenspersoon fungeert als vast aanspreekpersoon voor de minderja-rige door het hele traject van de jeugdhulpverlening zolang de minderjarige dit wenselijk acht. Hij/zij heeft het mandaat om op elk ogenblik de jeugdhulpaanbie-ders aan te spreken, de belangen van de minderjarige te verdedigen, bemidde-ling en clientoverleg te initiëren en de situatie te volgen. Hij/zij wordt telkens vermeld bij en op de hoogte gebracht van alle beslissingen mbt de jeugdhulpver-lening aan de minderjarige. Zijn/haar contactgegevens worden vermeld in het individueel dossier.

De vertrouwenspersoon is geïnformeerd over zijn/haar functie, het feit dat hij/zij vertrouwelijke gegevens zal inkijken en gebonden is door het beroepsgeheim.

Dit attest legitimeert het optreden van __________________________________ als vertrouwenspersoon. Datum ___/___/______ te ______________________________ Handtekening directeur Handtekening van het gemandateerd

personeelslid4

Handtekening vertrouwenspersoon

3 De vertrouwenspersoon mag niet rechtstreeks betrokken zijn bij de jeugdhulpverlening, georgani-

seerd ten behoeve van de minderjarige, moet meerderjarig zijn, en moet de aansteller een uittreksel uit het strafregister bezorgd hebben, dat een model 2 omvat. De aansteller heeft voorafgaand aan de aanstelling overleg gepleegd met de ouders of de opvoedingsverantwoordelijken van de minderjarige, naargelang het geval, tenzij ze aan de uitnodiging tot overleg geen gevolg hebben gegeven, met ten minste twee jeugdhulpverleners die betrokken zijn bij de jeugdhulpverlening aan de minderjarige en met de aangestelde persoon. De aansteller heeft voorafgaand aan de aanstelling de minderjarige gehoord, rekening houdend met de mogelijkheden van de minderjarige. 4 Indien de directeur van de jeugdhulpvoorziening of toegangspoort een personeelslid heeft geman-

dateerd, moet zowel dit personeelslid als de directeur het attest ondertekenen.