Impact van e-invoicing op de organisatie en interne werkprocessen: beschouwingen bij de implementatiestudie.

Studiedag “Het digitaal facturatieproces”

29 september 2014Virginie Lovelinggebouw, Gent

De introductie van e-facturatie vormt:Geen louter ICT-project

Vraagt heel wat change-management- Interne werking- Ten aanzien van de leveranciers- Audit- en controlediensten

Vereist een horizontale governance

Intern• Vertrek vanuit de realiteit van het terrein en

niet alleen vanuit de boekhoudapplicatie• Veralgemening gebruik bestelbon en uniek

bestelbonnummer• Centrale registratie binnenkomende facturen• Standaardisering goedkeuringsproces

“3-way-match” (bestelling/levering/factuur)

• Ook audit- en controlediensten moeten hun procedures aanpassen

T.a.v. de leveranciers• Verschil grote/kleine ondernemingen

– Veel facturen: volledig elektronisch– Weinig facturen: portal (ev. scan-oplossing)

• Implementatietraject– Vrijwillig– Contractuele verplichting (lastenboek)– Wettelijke verplichting

• Standaardisering– Meta-data facturen– Verplicht gebruik bestelbonnummer/contractnummer– Rapporteringsvereisten

Verschillende processenper type factuur• Kleine facturen (zonder bestelbon en vastlegging op moment

ontvangst factuur)

• Gewone leveringen (al dan niet binnen raamovereenkomst)

– bestelbon– levering en goedkeuring– facturatie en betaling

• Facturen nutsbedrijven (energie, telecom, ….)• Algemene raamovereenkomsten met maandelijkse

facturatie (zonder specifieke bestelbon)

Governancemodel• Zorgt voor de coherentie tussen:

– De politieke doelstelling– De uiteindelijke oplossing– De roll-out naar de leveranciers– De roll-out naar de overheidsdiensten

• Omvat o.a.:– Contractuele aspecten (samenwerkingsakkoorden tussen stakeholders)– Juridische afspraken (bv. aansluitingsakkoorden leveranciers)– Ontplooiingsstrategie (planning, realisatie en beheer verbindingen)– Model voor kostenverdeling tussen beleidsniveaus– Afspraken en coördinatie tussen de operationele teams– …..

Implementatie

Governance

Overheidsdiensten Leveranciers

…..…..

Vragen ?

Erwin De PueDirecteur-generaalDienst Administratieve VereenvoudigingHertogstraat 41000 Brussel www.efactuur.belgium.be

E-mail: erwin.depue@premier.fed.be