Stage bij Novire: hoe werkt dat?

InleidingNovire is een kenniscentrum. We bieden een leer- en een werkomgeving aan heel veel deelnemers in ons kennisnetwerk. Bij uitstek bieden we deze leer- en werkomgeving dus ook aan stagiaires. In dit document lees je hoe dat bij Novire in zijn werk gaat.

Introductie en uitgangspuntenNovire is een kenniscentrum. We combineren kennis met praktische toepassingen. Dat doen we door de kennis om te zetten in een totaaloplossing. Deze totaaloplossing is een leer- en werkomgeving in-één. Daarbij hanteren we ons Improvement Model als uitgangspunt. Dit model helpt organisaties om de klant als vertrekpunt te nemen en de organisatie te laten volgen.

Om met het Improvement Model, met de totaaloplossing én de toepassing daarvan in de praktijk kennis te maken, voert de stagiair uiteenlopende taken en opdrachten uit. Het leer- en werkprogramma bestaat uit een beschrijving van een groot aantal van deze taken en opdrachten. Op basis van de prioriteiten die zich bij Novire aandienen, werkt de stagiair aan deze taken en opdrachten. Medewerkers van Novire begeleiden hierbij. Het streven is om zowel meer kennis in de breedte (veel verschillende aspecten van het werk bij Novire) op te doen, alsook meer kennis in de diepte, waardoor de zelfstandigheid toeneemt én de stagiair ook meer kan meedenken in nieuwe creatieve oplossingen voor de klanten van Novire. Deze klanten nemen een kennis- en softwarelicentie af en vormen met elkaar een kennisnetwerk op alle terreinen waar een

Introductie op de stage bij Novire Pagina 1 van 6

zorgorganisatie mee te maken heeft. Dit alles ondersteund door de kennis en de softwaretools van Novire. Als stagiair lever je hier een bijdrage aan.

Gestructureerde aanpak versus de dynamiek van alledagBij Novire houden we van een gestructureerde aanpak. Wanneer we een goede route uitstippelen van te voren, kunnen we het meeste tot stand brengen. Tegelijkertijd schakelen we met de dynamiek van alledag. Nieuwe vragen en opdrachten komen bij Novire dagelijks op het pad. Dagelijks is het dus weer anticiperen op deze vragen. Dagelijks wegen we de belangen en de prioriteiten af. Tegelijkertijd houden we ons lange termijn-doel scherp in het vizier. Het combineren van deze beide dingen vraagt lenigheid en behendigheid. We beginnen dus met een leer- en werkplanning, maar richten ook een projectmatige structuur in, zodat we gestructureerd toch heel flexibel en dynamisch kunnen werken.

Kennis opdoen in de leeromgevingNovire deelt haar kennis zoveel mogelijk via haar digitale leeromgeving. Middels de leeromgeving hebben we met elkaar het instrument in handen om continue kennis te delen, maar weten we ook zeker dat we hetzelfde referentiekader hebben. Bovendien is het efficiënt: in de leeromgeving staat alles uitgelegd. Door daar met elkaar op terug te vallen, hoeven we niet te herhalen en kunnen we met elkaar maximaal de energie steken in doorontwikkeling en verbetering. Want de leeromgeving kan nog iedere dag aangroeien. Wat we met elkaar nog aan nieuwe kennis ontwikkelen – ook door de onderzoeksopdrachten – vatten we weer in nieuwe lessen en nieuwe inhoud in de leeromgeving. Die kennis houden we dus dan ook niet voor onszelf, maar delen we met iedereen die bij het kennisnetwerk van Novire aangesloten is. Kortom, deze groei in kennis kunnen we vervolgens weer met elkaar delen via de leeromgeving: een prachtige opwaartse spiraal dus!

Het proces rondom het leer- en werkprogrammaDe gestandaardiseerde kennis staat dus in de leeromgeving. Je gat je tijdens je stage de kennis en de vaardigheden eigen maken. We stippelen daar vooraf een route voor uit, maar de dynamiek van alle dag bepaalt vervolgens ook weer de prioriteiten. Het leer- en werkprogramma is daarom een dynamisch document. Het beweegt mee met de prioriteiten van Novire. Het is belangrijk om dat proces ook goed te managen. Laatste versies moeten snel te vinden zijn. Het moet snel duidelijk zijn wanneer er updates worden gedeeld. We passen daarom ons projectmanagementsysteem toe tijdens deze stage.

Leer- en werkprogramma inzien en bijwerkenWe werken het programma bij. Zo kunnen volgen wat de prioriteiten zijn, maar ook zien wat de status is van de verschillende opdrachten. We strepen af wat er gereed is en voegen nieuwe opdrachten toe, waar nodig. Dat leidt tot verschillende versies van documenten. Om hier goed het overzicht in te houden hanteren we het systeem voor projectdocumentatie binnen de Qsuite. We werken het document bij en ieder lid van de map krijgt een berichtje.

Introductie op de stage bij Novire Pagina 2 van 6

Wanneer je een bestand upload, plaats dan een berichtje.

Ieder lid van de groep, waarbij het abonnement aan staat (staat standaard aan en kan zelf worden uitgezet), ontvang per mail een kopie van het bericht met een link naar het geüploade document. Zo hebben we alle informatie centraal beschikbaar en meteen gearchiveerd, hebben we het versiebeheer goed geregeld, maar toch gemakkelijk beschikbaar voor alle betrokkenen binnen Novire.

In de projectdocumentatie het leer- en werkprogramma vindenGa naar de omgeving van Novire Intern en ga met je muis over de kennisbank. Klik op rapporten en kies de map stage. Kies vervolgens je eigen map. Open het bestand dat er staat (laatste versie) en sla het lokaal op. Pas het aan met de voortgang en eventuele toelichtingen. Sla het bijgewerkte bestand op en hoog het versienummer met 1 op. Upload het bestand in dezelfde map en plaats er een bericht bij waarin je uitleg wat er gewijzigd is.

Introductie op de stage bij Novire Pagina 3 van 6

Verschillende typen opdrachtenGedurende de stage voer je veel verschillende opdrachten uit en neem je veel nieuwe kennis tot je. Zo leer je alle uithoeken van de kennis en diensten van Novire kennen en lever je daar een bijdrage aan.Die uithoeken kunnen best ver uit elkaar liggen. Dat is ook wel logisch: we leveren immers een totaaloplossing en dat omvat alles waar zorgorganisaties en zorgprofessionals (in zowel de formele als de informele zorg) mee te maken hebben.

We onderscheiden de volgende typen opdrachten:

Werkopdracht – incidenteel Een eenmalige opdracht. Deze opdracht omvat één van de werkzaamheden van Novire, maar komt één keer voor of komt niet zó geregeld voor dat er een structurele werkopdracht van gemaakt kan worden. Verschillende incidentele werkopdrachten kunnen wel samen een volledig beeld vormen van een bepaald thema of aandachtsgebied waarin Novire werkzaam is. Voorbeeld hiervan zijn: eenmalig contracten invoeren in de productie-administratie. Dit is een incidentele werkopdracht. Door meer incidentele werkopdrachten binnen het thema productie-administratie uit te voeren, ontstaat er wel een goed beeld van de financiële bedrijfsvoering bij zorgorganisatie. Incidentele werkopdrachten kunnen ook verstrekt worden om op de persoonlijke ontwikkelpunten van de stagiair gericht in te gaan en deze uit te bouwen.

Werkopdracht – structureel Een werkopdracht die gestructureerd (dagelijks, wekelijks, maandelijks) moet worden uitgevoerd.Bijvoorbeeld het publiceren van nieuws of het genereren van de overzichtslijsten van de voortgang van studenten. Is deze werkopdracht uitgelegd, geoefend en geeft de stagiair deze onder de knie, dan krijgt de stagiair de verantwoordelijkheid om deze structurele werkopdracht ook op deze structurele basis uit te voeren.

Onderzoeksopdracht Tenslotte kennen we de onderzoeksopdracht. Deze opdrachten omvatten een concrete opdrachtbeschrijving om onderzoek uit te voeren en een nieuw product of dienst van Novire te ontwikkelen of een bestaande dienst nog beter te onderbouwen. In tegenstelling tot de werkopdracht zijn de onderzoeksopdrachten nog niet uitgekristalliseerd qua aanpak en uitvoering. De beste aanpak en uitvoering moet ook onderzocht worden. de uitkomsten van de onderzoeksopdrachten worden gegoten in de producten én in de leer- en werkomgeving van Novire.

Prioriteiten en bijstellingenHet verstrekken en uitvoeren van de werk- en onderzoeksopdrachten is een dynamisch proces. Daarom hanteren we het leer- en werkprogramma en stellen we dat bij. De stagiair rapporteert de voortgang via het programma en de werkbegeleiders passen opdrachten aan, voegen toe of – al naar gelang de prioriteiten van de organisatie – halen ook weer opdrachten van de lijst. Dit gebeurt in overleg met elkaar. Leidend voor de bijstellingen zijn primair de prioriteiten van de organisatie, maar ook de persoonlijke kwaliteiten en ontwikkelpunten van de stagiair.

Introductie op de stage bij Novire Pagina 4 van 6

In het leer- en werkprogramma staan de verschillende opdrachten uitgewerkt:

Het leer- en werkprogramma bevat de volgende kolommen:

OpdrachtbeschrijvingNummer Het nummer van de opdrachtType opdracht Incidentele of structurele werkopdracht, of een

onderzoeksopdrachtThema opdracht Over welk thema of welk kernproces gaat deze opdracht?Naam opdracht Wat is de exacte beschrijving van de opdracht?Toelichting Een toelichting waarin je meer uitleg kunt vinden over wat de

bedoeling isAanspreekpunt | uitleg van Van wie kan je de uitleg verwachten en bij wie moet je zijn

wanneer je vragen hebt?Afspraak voor uitleg gepland op Plan zelf rechtsreeks een afspraak met Esther of Evelien, of die

dit via Kim. Ook met Rick moet je vaak even wat plannen. Zij drieën zijn het minst op kantoor namelijk. Kim en Annemarije zijn er doorgaans wel.

Te gebruiken materiaal Is er materiaal of zijn er opleidingen die je kunt gebruiken bij je opdracht? Dan vind je dat hier

Weeknummer stageweken In welke weken van je stage werk je aan deze opdracht?Dagen Op welke dagen?Datum start Wat is de startdatum?Datum einde En de einddatum?Status Hier geef je de status aan:

Leeg – nog niet gestart en had ook nog niet gestart hoeven wordenRood – nog niet gestart, maar had wel gestart moeten wordenOranje – onderhandenGroen – gereed

Datum status Op welke datum heb je deze status ingevoerd?Toelichting status Geef een toelichting: waarom nog niet gestart? Als je bezig bent;

gaat het goed? Wat is er al gedaan en wat moet er nog? Zoiets, zeg maar

Reactie Novire In deze kolom vermelden we onze complimenten, adviezen en tips. Zodat je daar ook weer je eigen persoonlijke ontwikkeling

Communicatie, afstemming en een status-updateTijdens je stage communiceren we in de eerste plaats gewoon met elkaar tijdens de uitvoering van het werk. Twijfel je? Schroom niet vragen te stellen. Soms zijn we buiten de deur aan het werk. Je kunt altijd even bellen. Beter maar even navragen dan lang zelf tobben of misschien verkeerde keuzes maken. We sturen met elkaar binnen Novire altijd strak op deadline. Dat zijn we zo gewend. Daarom vragen we geregeld hoe het gaat en hoe ver je bent. Wanneer we die informatie hebben, kunnen we namelijk ook weer inschatten wat de volgorde van werken op de volgende dag moet zijn. Immers, nieuwe prioriteiten kunnen zich alweer aangediend hebben.Daarom is een dagelijkse status-update noodzakelijk. Ook deze update doen we via het leer- en werkprogramma. Even vermelden hoe het ervoor staat, helpt enorm. We kunnen je dan op de juiste Introductie op de stage bij Novire Pagina 5 van 6

manier helpen. Upload daarom dagelijks even de laatste versie van het programma. Check altijd s morgens even of er een nieuwe versie is. Je ontvangt daar ook een mailtje van.

Introductie op de stage bij Novire Pagina 6 van 6