Stad Gent worstelt met betalingachterstandVraag Johan Deckmyn

1

Toelichting• Situering• Kleinere versus grotere facturen• Genomen actie om achterstand te beperken• Geplande actie

2

Situering • Ten laatste op 1 januari 2014 was stad Gent verplicht om de BBC

wetgeving te implementeren• De BBC wetgeving bracht een zeer fundamentele wijziging voor

alle gemeenten :• Introductie van meerjarenplan• Andere rapporteringsvereisten • Andere budgetteringssleutel• Andere vastleggingsregels• Ander rekeningstelsel

• Deze wijziging kon niet opgevangen worden met de bestaande financiële software • Een grondige aanpassing van het software pakket was nodig• Alle openstaande transacties moesten omgezet worden naar de

nieuwe definities

3

Kleine versus grote facturen • Vanaf begin 2013 werden de financiële medewerkers gevraagd

hun leveranciers aan te sporen om hun facturen zo snel mogelijk op te sturen

• Bij de start van het BBC project werden historische gegevens geanalyseerd :

• Het was oorspronkelijk de bedoeling om vanaf 1 december 2013 • te focussen op facturen boven 1,000 € om het risico op

verwijlinterest te beperken• In de mate van het mogelijke alle andere facturen ook FIFO te

behandelen

aandeel in aantal bedragfacturen tot 100 € 16.607 32% 810.896,11 0%tussen 100 en 1,000 € 23.497 46% 8.221.038,39 5%tussen 1,000 en 10,000 € 9.093 18% 26.871.591,34 16%boven 10.000 € 2.295 4% 132.024.238,62 79%Totaal 51.492 167.927.764,46

4

Kleine versus grote facturen• Per 10 januari, einddatum voor facturen op het oude systeem,

konden echter alle facturen die goedgekeurd waren voor betaling door de diensten afgehandeld worden

• Vanaf 20 januari konden, in principe, facturen op het nieuwe systeem behandeld worden. Er waren evenwel vertragende factoren :• De conversie van investeringen liep vertraging op,• Er traden soms kredietproblemen op door de conversie• De werkwijze was nieuw voor alle betrokkenen zodat de verwerking

trager verliep• Bij de verwerking werd het FIFO principe toegepast met focus op

facturen boven 10,000 €, deze worden afzonderlijk geklasseerd. Net als :• Facturen met betrekking tot investeringen (andere werkwijze )• Facturen van leveranciers die de dienstverlening blokkeren (SBAT,

Colruyt, Dreamland, …)5

Kleine versus grote facturen : aantal reeds behandeld en betaald in 2014

Facturen die volledig elektronisch verwerkt worden werden ook reeds betaald

6

Kleine versus grote facturen : reeds behandeld en betaald in 2014

7

Reeds toegepaste actie om betaalachterstand te vermijden• Doorwerken tijdens kerstvakantie• Opleiding• Voor alle financiële medewerkers van stad Gent eind 2013• Specifieke opleidingen/begeleiding in 2014 op verzoek• Bilateraal overleg over knelpunten

• Ondersteuning door NFI-helpdesk• Inzet extra medewerkers in het team facturen• Mobiele ploeg• Medewerker vanuit het team niet-visum• Samenwerking met financiële diensten van departementen met

veel facturen

8

Geplande actie • Een inhaal beweging om achterstand in te halen• Extra inzet van een medewerker van het team niet-visum• Inzet extra medewerker vanuit team visum• Intensievere inzet van financiële medewerkers in de diensten• Inzet van 2 interim boekhouders

9

Geplande evolutie

10