E-Invoicing

Fou-Khan Tsang

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Agenda

• Vormvrij of vogelvrij?• Gevolgen voor u als accountant?

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Besluit van 12 februari 2009, nr. CPP2009/263M, Stcrt. nr. 32

Ik keur goed dat de elektronische wijze van opmaak en versturen van de factuurgegevens vorm- en middelvrij kan plaatsvinden. Ik keur ook goed dat de verplichting om het gebruik van de genoemde andere methode aan de inspecteur te melden, vervalt.

In de praktijk valt bij die andere methode te denken aan bedrijfsspecifieke elektronische apparatuur voor het maken en versturen van elektronische facturen of aan het per e-mail versturen van facturen, die bijvoorbeeld de vorm van een pdf-bestand krijgen.

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Bewaarplicht

In aanvulling op artikel 52 van de AWR wordt in artikel 35c van de wet de opslag van factuurgegevens nader geregeld. Iedere ondernemer moet erop toezien dat kopieën van de door hemzelf of door zijn afnemer of een derde in zijn naam en voor zijn rekening uitgereikte facturen worden opgeslagen. Ook alle door de ondernemer zelf ontvangen facturen worden moeten worden opgeslagen. De ondernemer is vrij in de wijze waarop hij de facturen opslaat. Als algemene voorwaarde geldt dat de ondernemer de opgeslagen factuurgegevens op ieder verzoek van de inspecteur, binnen redelijke termijn, ter beschikking moet kunnen stellen. De bepalingen in de AWR verplichten de ondernemer tot het verstrekken van bescheiden en gegevensdragers op verzoek van de inspecteur.

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

• Wijze van facturatie is dus vrij• Bewaarplicht is dus ook vrij, wel termijn van

7 jaar• Inrichtingsvereisten bestaan nog wel steeds• Toestemming afnemer nog steeds

noodzakelijk!

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Wijze van verzenden is vrij

• E-mail• E-mail met PDF• Via een Internetportaal• Via EDI• Via SMS• Via MSN• Een krabbel via Hyves• Via BlueTooth

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Toestemming

Elektronische verzending van een factuur is alleen toegestaan als dit wordt aanvaard door de afnemer. De leverancier (de ondernemer die aan de afnemer goederen levert of diensten verricht) kan dit vooraf met zijn afnemer overeenkomen. Als de afnemer zonder commentaar de factuur verwerkt en betaalt, wordt hij geacht de elektronische verzending van de factuur te hebben aanvaard.

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Tip!

• Indien u cliënt nog niet klaar is voor het elektronisch ontvangen van facturen, zorg dan dat alle medewerkers daarvan op de hoogte zijn en elektronische facturen niet worden geaccepteerd!

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Gevolgen voor u als accountant

Art 393 lid 4 De accountant brengt omtrent zijn onderzoek verslag uit aan de Raad van Commissarissen en aan het bestuur. Hij maakt daarbij ten minste melding van zijn bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Praktijk

Zoals reeds eerder is weergegeven, gaan de meeste in hoofdstuk 2 gegeven voorbeelden uit van de situatie waarin de Accountant-Administratieconsulent rapporteert naar aanleiding van een opdracht tot een wettelijk verplichte controle. In het algemeen zal de Accountant-Administratieconsulent evenwel uitgebreider rapporteren dan uitsluitend in de vorm van een verklaring. Zo zal het verslag dat de accountant op grond van de wet (artikel 2:393 lid 4 BW) uitbrengt aan de raad van commissarissen en aan het bestuur in het algemeen meer informatie bevatten omtrent hetgeen de accountant tijdens zijn werkzaamheden heeft geconstateerd. In dit (uitgebreidere) verslag zal de accountant, voor zover zijn werkzaamheden daar aanleiding toe geven, melding maken van zijn bevindingen omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking (artikel 2:393 lid 4 BW). Heeft de accountant tijdens zijn werkzaamheden zaken geconstateerd die naar zijn mening verbetering behoeven, dan zal hij zijn constateringen (respectievelijk zijn suggesties voor verbetering) in een afzonderlijke adviesbrief aan het bestuur (de zogenaamde 'management letter') tot uitdrukking kunnen brengen.

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Mijn visie

• Indien een cliënt elektronische facturen ontvangt of verzendt is er sprake van een verhoogd automatiseringsrisico in het kader van de jaarrekeningcontrole.

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Gevolgen

• Gaat uw cliënt facturen verzenden?– Op welke wijze?– Is er nog ergens functiescheiding?– Op welke wijze vindt opslag gegevens plaats?– Vanuit welke systemen?– Hoe wordt de toestemming van de klant

vastgelegd?– Op welke wijze wordt de klant geverifieerd?– Wanneer vindt betaling plaats (betaaldiensten als

Paypal)?

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Additioneel

• Continuïteit van de gegevensverwerking (ook mailsystemen).

• Wat gebeurt er als bepaalde systemen uitvallen (onderlinge afhankelijkheid)?

• Wat gebeurt er met retourmeldingen?

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

Gevolgen

• Gaat uw cliënt facturen elektronisch ontvangen?– Waar start de ontvangst, want als u niet oppast

heeft u zo een paar honderd brievenbussen?– Controle op de juistheid van de afzender– Autorisatie (papier, digitaal)– Opslag van de factuur (papier, digitaal)

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

VRAGEN?www.accountancyvisie.blogspot.com

Alfa Accountants en Adviseurs, de ondernemende mens centraal

DANK JULLIE WEL!!