SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening...

39
Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening SIS-link, 21 juni 2013 Toelichting van de bruikbaarheid aan de hand van twee cases

description

 

Transcript of SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening...

Page 1: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

SIS-link, 21 juni 2013

Toelichting van de bruikbaarheid aan de hand van twee cases

Page 2: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Vragen die leven rondom informatievoorziening

voor studenten en docenten

1 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

Waar staan we met onze informatievoorziening

voor studenten en docenten?

Hoe hangen processen, systemen

en informatie samen?

We zitten met zoveel IT-systemen, waar halen we

alle relevante informatie vandaan?

Wat is een goede manier om integraal te

sturen op de hele keten aan informatie voor

studenten en docenten?

Hoe geven we integraal vorm en inhoud aan het

verbeteren van zowel studiesucces als

bedrijfsvoering?

Waar liggen onze grootste uitdagingen op de korte

termijn?

Als we een verbetertraject gaan opzetten,

waar moeten we dan starten?

Page 3: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Wie is wie?

2 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

dr. Marjan Vernooy-Gerritsen

Onderwijs/IT-expert

Sr. manager

Deloitte Consulting BV

[email protected], 06-10999307

Theo Bakker, MA MSc

Expert in onderwijslogistiek,

standaarden en architectuur

Programmamanager

SURF

[email protected]

Ing. Rik van Someren

Business Maturity en onderwijsexpert

Manager Deloitte Consulting BV

Onderzoeker UU (Faculty of Sciences)

[email protected]

dr. Rogier van de Wetering

Jr. Project Manager

Platform ICT & Bedrijfsvoering

SURF

[email protected]

Page 4: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Ter bespreking

3 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

1. Achtergrond en doel van de benchmark 4

2. Volwassenheidsmodellen en ervaringen met benchmarks 7

3. Visie op studentinformatievoorziening + uitwerking van 2 cases 15

4. Voorbeelden van rapportages 31

5. Vervolgstappen 35

Page 5: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

1. Achtergrond en doelen van de benchmark

Page 6: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Samenwerking SURF / Deloitte - Doelen

Uitgangspunten

1. Steeds meer processen in de studieloopbaan van een student worden geformaliseerd,

gedigitaliseerd en geautomatiseerd.

2. Deze informatiseringsslag biedt kansen voor het gebruik van informatie ten gunste van studiesucces

van de student en bedrijfsvoering van de instelling.

3. Hoe beter processen, systemen en informatie in samenhang ontwikkeld en bestuurd worden, des te

hoger de kans op verhoging van effect, efficiëntie en kwaliteit.

Doelen

• SURF en Deloitte willen het HO ondersteunen bij de inventarisatie en analyse van de huidige

volwassenheid van de informatievoorziening aan docenten en studenten.

• SURF en Deloitte onderzoeken het belang van een volwassen student informatievoorziening en de

verbeterslagen die hierin mogelijk zijn.

Onderzoeksvraag:

Wat is de mate van volwassenheid van student informatievoorziening binnen het Hoger Onderwijs in

Nederland en wat zijn verbeterslagen die gemaakt kunnen worden in verbetering van studiesucces en

bedrijfsvoering?

Page 7: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Case StudyTube

Achtergrond

- Initiatief van buiten het WO (2 studenten)

- Externe financiering (0,5 miljoen)

- Businessmodel: abonnementsvorm als

Spottify; 10.000 van de 25.000 studenten

rechten hebben zich al aangemeld

Aspecten

1. Proces - Ondersteunt het proces ‘onderwijs’

gericht op beheersing van de lesstof door

de inviduele student voor een tentamen

2. Informatisering - Online ondersteuning door

video’s,

tekst en snelle feedbackvragen

3. Personalisering - Stelt de student in relatie

tot de lesstof centraal op basis van gebruikers-

data: gerichte feedback en verdieping (adaptief)

in vergelijking tot medestudenten

6

Page 8: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

2.Volwassenheids-modellen en ervaringen met benchmarks

Page 9: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Maturity modellen geven inzicht in structuur, samenhang en volwassenheid

van IT en processen binnen afdelingen en organisaties als geheel

8 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

Bron: Rogers, Everett M. (1962). Diffusion

of Innovations. The Free Press. New York.

Wildgroei aan maturity modellen

Page 10: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Toepassing van dergelijke type maturity modellen in de praktijk....

9 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

Verschillende

toepassings-

mogelijkheden

In kaart brengen Volwassenheid “As-is” / “To-be”

Vaststellen wat goed gaat en

wat niet!

(IT)vervangings-traject

Integrale verbeteraanpak

Processen verbeteren

(‘lean’)

Verbeteren (software)

ontwikkeling

Hoe verbeter je nu precies, wat heb je nodig om de gestelde doelen te bereiken?

Page 11: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

... Herkent u dit vanuit de praktijk? Business/IT alignment is een top 10

management issue sinds 1987 en nog steeds relevant

10 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

“… we see the computer age everywhere but in the productivity statistics.” Robert Solow, New York Review of Books, 12 juli 1987

Business/IT alignment

“Computerization does not automatically increase productivity, but it is an essential component of a broader system of organizational changes which does increase productivity.” Eric Brynjolfsson & Lorin Hitt, Communications of the ACM, 1998

Page 12: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Het Business Maturity Model stelt de mate van ontwikkeling van

organisaties vast en onderkent vier ontwikkelniveaus en vijf pijlers

11 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

Niveau 4 Netwerk

Niveau 3 Systeem

Niveau 2 Proces

Niveau 1 Pionier

Strategie &

Beleidsvorming

Organisatie en

processen

Besturing &

Beheersing

Informatie

technologie Mens & Cultuur

--- Gewenst ontwikkelingsniveau

--- Huidig ontwikkelingsniveau Essentie van het model is wetenschappelijk gevalideerd:

“Hoe beter de balans tussen de 5 pijlers,

hoe beter de prestaties”

Page 13: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Met dit gevalideerde model zijn diverse innovatieve benchmarkprojecten

uitgevoerd

12 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

Fasen

Een online assessment maakt de huidige mate van volwassenheid van de

bedrijfsvoering inzichtelijk. Aan de hand van de resultaten worden

verbetervoorstellen opgesteld om innovatie te stimuleren.

De verbetervoorstellen uit de eerste fase worden in fase 2 uitgewerkt in een

verbeterplan en geïmplementeerd. Dit met als doel het innovatief vermogen te

vergroten.

Na implementatie van het verbeterplan vindt een effectmeting plaats door

middel van een tweede assessment.

Omschrijving

Assessment

Begeleiden

verbeteringen

Effectmeting

verbeteringen

Effect

programma!

Page 14: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Wat hebben we gezien: een duidelijke visie en goede sturing en beheersing

is essentieel tijdens grote verandertrajecten en implementaties....

13 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

‘Zweven’

=

Duidelijke visie

Slechte implementatie

‘Nergens naar toe gaan’

=

Weinig visie

Slechte implementatie

‘Conservatief’

=

Weinig visie

Goede implementatie

‘Hoog presteren’

=

Duidelijke visie

Goede implementatie

Visie

Mate van sturing & beheersing

Page 15: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2012 Deloitte The Netherlands

‘Lessons learned’ en uitgangspunten bij benchmarking:

Wetenschappelijk gefundeerd en praktisch toepasbaar

14 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

Maakt eenduidige

vergelijking mogelijk

Hanteert

verschillende

perspectieven

Is wetenschappelijk

verankerd

Vooral pragmatisch

en gericht

Page 16: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

3. Visie Deloitte op studentinformatie voorziening

Page 17: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands 16

2. Propedeuse

1. Processen en onderlinge samenhang tussen fasen in de studie

2. Informatiesystemen en koppeling van informatiesystemen

3. Gegevens en onderlinge samenhang tussen fasen in de studie

Initiatief student

Initiatief instelling > studentbegeleiding

Jr 2

Jr 3(+4)

Post HBO

Master

Post Academisch

F = formeel proces, gericht op overgang naar de volgende fase

Studentgerichte informatievoorziening - Bedrijfsvoering ondersteund door

ICT die gericht is op het studiesucces van de student

1. Voorlichting

Inschrijving F

Jr 1 Studieadvies

F 3. Hoofdfase basis

Toegang stage, minor

F 4. Hoofdfase afstuderen

Diploma F

Page 18: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands 17

Voorlichting en inschrijving vanuit het perspectief van de student

Heel veel keuzes

Wat kan

en moet

ik kiezen?

Voorlichting en begeleiding

F = formeel, procedureel proces gericht op overgang naar de volgende fase – aan regels gebonden

Kennismaking op school Open dag Verkeerde keuze?

Website

Studielink

Collegekaart

Introductie

Studiefinanciering OV-jaarkaart DigiD

Thuis wonen of op kamers? Intakegesprek

Diploma

HAVO/VWO

halen

Dyslexie, etc. Vrienden maken

Wat kan ik worden?

Taal- en

wiskundetoets

Wat wil ik? Wat kan ik?

Bijbaantje of lenen?

Hier of ergens anders? Toegang tot het netwerk

Studiekeuzemarkt Meeloopdag

Wat vinden mijn ouders?

Wat zijn de regels? Tutor

Collegegeld

Aanmaning

Versnippering

2. Propedeuse

Jr 2

Jr 3(+4)

1. Voorlichting

Inschrijving F

Jr 1 Studieadvies

F 3. Hoofdfase basis

Toegang stage, minor

F 4. Hoofdfase afstuderen

Diploma F

Vervolgopleiding

Page 19: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands 18

De fasen in de studieloopbaan bieden aanknopingspunten voor een optimale,

individuele studentbegeleiding over organisatie-onderdelen heen

Geïdentificeerd en contact

uitval

aangemeld

toegelaten

afgestudeerd ingeschreven

Manage aantallen

Manage kwaliteit

Instroom

Aspirant Doorstroom

Student

Uitstroom

Alumnus

Identificeer en

stimuleer de

beste match

Optimaliseer studieresultaat

Identificeer en stuur

studiekwaliteit

Sluit aan bij het

carrièrepad en

persoonlijke

doelen

1 2 3 4 5

Voor de poort Prop. Doorstroom Afstuderen Alumnus

Page 20: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2012 Deloitte The Netherlands

Volwassenheid van student informatievoorziening

HigherED Maturity Model (1)

Het HigherED Maturity Model combineert drie aspecten van volwassenheid van informatievoorziening in

het Hoger Onderwijs.

1. Studentgerichte informatievoorziening

Studentgerichte informatievoorziening in het HO

doorloopt drie fasen van volwassenheid:

1) Formalisering van onderwijswerkprocessen

2) Digitalisering daarvan en

3) Personalisering op basis van de data

die uit processen en digitalisering voortkomen

19

Proces

Digitalisering

Persona-lisering

Business intelligence

Analytics

1 2 3

Page 21: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2012 Deloitte The Netherlands

Volwassenheid van student informatievoorziening

HigherED Maturity Model (2)

2. De mate van besturing c.q. gemeenschappelijke gedragen informatiebeleid

Een tweede ontwikkeling is dat de governance over het gebruik van deze gegevens toeneemt. Hierin zijn

zes stadia te onderscheiden:

20

Niet bestaand

Ad hoc Herhaalbaar

1 2 3

Gedefinieerd BestuurdGeoptima-

liseerd

4 5 6

Fase IT governance processen 1. Niet bestaand … worden niet toegepast en het instituut heeft nog niet erkend dat deze nodig zijn. 2. Ad hoc … zijn informeel en niet gecoördineerd 3. Herhaalbaar … volgen een regulier patroon 4. Gedefinieerd … zijn gedocumenteerd en gecommuniceerd 5. Bestuurd … zijn gemonitord en gemeten 6. Geoptimaliseerd Best practices worden gevolgd, en er zijn voorzieningen om processen aan te

passen.

Page 22: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2012 Deloitte The Netherlands

Volwassenheid van student informatievoorziening

HigherED Maturity Model (3)

3. Gegevensanalyse

en -gebruik

Het derde aspect van

volwassenheid is hoe

gegevens geanalyseerd

en gebruikt worden in

de informatievoorziening.

21

Metingen Retrospect

1 2 3

Interventies Prognose

4

Business intelligence

Analytics

Fase Toelichting 1. Metingen Gegevens die in een werkproces ontstaan worden verzameld en bewaard. 2. Retrospectief Verzamelde gegevens worden gestructureerd, in verband gebracht met overige data binnen

de instelling, geanalyseerd en gebruikt voor toetsing van gepland beleid (business

intelligence). De doorloopsnelheid van informatie is over het algemeen laag en kijkt vooral terug. Toepassing is in rapportages en management dashboards.

3. Interventies Op basis van de bevindingen worden interne medewerkers voorzien van gerichte

gegevens, zodat zij vanuit hun rol interventies kunnen plegen naar (groepen) studenten. De

doorloopsnelheid van informatie wordt hoger. De focus in de tijd is het hier en nu.

4. Prognoses In deze fase wordt de overstap gemaakt naar trends en voorspellingen naar de student. Dit

kan zijn op basis van de persoonlijke gegevens van de student of een vergelijking van zijn

gegevens en de gegevens van andere studenten (analytics). De doorloopsnelheid van informatie is zo real-time mogelijk. De focus in de tijd is de (nabije) toekomst.

Page 23: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

2 voorbeelden van analyses – een Universiteit en een Hogeschool

Page 24: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

De resultaten laten de status van de informatievoorziening zien over

verschillende dimensie – een Universiteit

23

3,2

1,0

1,8

2,3

3,4

2,9

1,0

1,8

1,8

3,3

2,8

1,0

1,9

1,9

2,3

3,2

1,0

1,7

1,8

2,1

0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0

Uitwisseling van gegevens

Data Analyse

Automatisering

Processen

3,1

1,0

2,4

2,3

2,8

3,3

1,0

2,7

2,4

2,7

1,7

1,0

1,4

1,7

1,4

2,2

1,0

1,1

2,2

2,3

0,00,51,01,52,02,53,03,54,0

Student

Docent

Governance

Samenhang

Voorlichting en

inschrijving

Onderwijs-

programmering

Diplomering

Alumni

Onderwijs en

studieadvies

Page 25: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

De resultaten laten de status van de informatievoorziening zien over

verschillende dimensies – een Hogeschool

24

2,5

1,0

2,4

2,7

2,2

2,0

1,0

3,5

2,3

2,9

2,3

1,0

4,0

1,5

2,5

1,6

1,0

2,3

1,8

2,2

0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0

Uitwisseling van gegevens

Data Analyse

Automatisering

Processen

2,2

1,0

3,4

2,2

2,8

2,7

1,0

3,9

2,3

2,7

2,3

1,0

2,6

1,8

1,7

1,6

1,0

3,3

2,3

2,8

0,00,51,01,52,02,53,03,54,0

Student

Docent

Governance

Samenhang

Voorlichting en

inschrijving

Onderwijs-

programmering

Diplomering

Alumni

Onderwijs en

studieadvies

Page 26: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

De resultaten laten de status van de informatievoorziening zien over

verschillende dimensie – een Universiteit

25

3,2

1,0

1,8

2,3

3,4

2,9

1,0

1,8

1,8

3,3

2,8

1,0

1,9

1,9

2,3

3,2

1,0

1,7

1,8

2,1

0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0

Uitwisseling van gegevens

Data Analyse

Automatisering

Processen

3,1

1,0

2,4

2,3

2,8

3,3

1,0

2,7

2,4

2,7

1,7

1,0

1,4

1,7

1,4

2,2

1,0

1,1

2,2

2,3

0,00,51,01,52,02,53,03,54,0

Student

Docent

Governance

Samenhang

Voorlichting en

inschrijving

Onderwijs-

programmering

Diplomering

Alumni

Onderwijs en

studieadvies

Geen aandacht

voor alumni

Te weinig

aandacht

voor

docenten

Voldoende governance

om meer samenhang te

realiseren

Data verzameling is nog

te veel gericht op

verantwoording ipv

procesverbeteringen

Het diplomeer-

proces

is onderbelicht

De interne organisatie van het onderwijs is al wel sterk op orde (nav de instellingsaccreditatie)

– goede basis voor volgende stap in studentgerichte informatievoorziening

Intake is gerealiseerd,

maar nog niet overal

gelijk ingericht

Dit belemmert

uitwisseling en

analyse

Page 27: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

De resultaten laten de status

van de informatievoorziening

zien over verschillende

dimensies

26

2,5

1,0

2,4

2,7

2,2

2,0

1,0

3,5

2,3

2,9

2,3

1,0

4,0

1,5

2,5

1,6

1,0

2,3

1,8

2,2

0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0

Uitwisseling van gegevens

Data Analyse

Automatisering

Processen

2,2

1,0

3,4

2,2

2,8

2,7

1,0

3,9

2,3

2,7

2,3

1,0

2,6

1,8

1,7

1,6

1,0

3,3

2,3

2,8

0,00,51,01,52,02,53,03,54,0

Student

Docent

Governance

Samenhang

Voorlichting en

inschrijving

Onderwijs-

programmering

Diplomering

Alumni

Onderwijs en

studieadvies

Geen aandacht

voor alumni

Sterke stroomlijning

van de diplomering

De interne organisatie van het onderwijs

en de studieloopbaan van de student lijken in balans

Bestaande gegevens

kunnen beter

gebruikt worden voor

stimulering van studievoortgang

in jaar 2 en 3

Aandacht

voor

docenten

kan

verbeterd

worden

Maatwerk?

een Hogeschool

Page 28: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Mogelijke bevindingen – een Universiteit

27

Samenhang in de studieloopbaan

1. Te sterke focus op werving, reparatie van uitval

• De oriëntatiefase is te sterk gericht op

werving ipv transparante matching. Er is veel

materiaal beschikbaar dat weinig/niet

gebruikt wordt later in de studieloopbaan. Dit

wordt gerepareerd met matching en BSA.

• Intakeprocessen zijn wel ingericht en

geautomatiseerd, maar verschillen nog te

veel tussen faculteiten.

• Formele processen aan het begin van de

studie zijn goed ingeregeld (inschrijving en

BAS), maar naarmate de studie vordert

neemt de samenhang af en daarmee ook de

informatievoorziening aan de student.

2. Afname samenhang in de studieloopban

• Processen ten aanzien van uitzonderingen

en processen dicht bij de student zijn nog

niet uniform ingericht (intakes, bijzondere

regelingen, stages, honourprogramma’s). De

mate van informatisering is te laag.

• Doordat docenten geen toegesneden

informatievoorziening hebben kunnen zij hun

rol als tutor moeilijk vervullen.

3. Governance te sterk gericht op verantwoording

• Er is wel beleid op regels (en governance),

maar de samenhang in uitvoering en data is

laag. Dit duidt erop dat er op doel wordt

gestuurd en niet op procedure =

kwaliteitszorg.

• Voor sommige onderdelen, waar wettelijke

verplichtingen zijn verbonden, is dit wel het

geval (BSA).

4. Verzameling en ontsluiting van data is beperkt

• Dataverzameling vindt nog veel plaats via

allerlei losse bestanden. Dit bevestigt de lage

graad van ondersteuning van docenten en

verzameling van data als doel voor

verantwoording en sturing in plaats van

concreet gebruik in processen.

5. Een hogere mate van organisatie is mogelijk

• De interne organisatie van het onderwijs is

beter georganiseerd, wat aantoont dat er

binnen de organisatie voldoende

voedingsbodem is om processen gezamenlijk

studentgerichter te organiseren.

Page 29: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands 28

Mogelijke focusgebieden ten opzichte van de studieloopbaan

Formele momenten Verbetering aansluiting VO/WO Verbetering studieduur

B A C

2. Propedeuse

Initiatief student

Initiatief instelling > studentbegeleiding

Jr 2

Jr 3(+4)

Post HBO

Master

Post Academisch

F = formeel proces, gericht op overgang naar de volgende fase

1. Voorlichting

Inschrijving F

Jr 1 Studie-advies

F 3. Hoofdfase basis

Toegang stage, minor

F 4. Hoofdfase afstuderen

Diploma F

B

Verlaging uitval

C

Verkorting studieduur

A

A

A

A

A B C

Page 30: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Toelichting mogelijke focusgebieden

Focusgebied A – Verbetering en ontsluiting van formele momenten

Ontsluiting van inschrijf, ontsluiting van matching, vrijstellingen, bijzondere regelingen, BSA, diploma.

Voordelen: Sterke koppeling met Governance, sterke bijdrage aan kwaliteitszorg.

Verbeterpunten: Matching, bijzondere regelingen, cijferinvoer docenten en diploma.

Focusgebied B – Verbetering aansluiting VO/WO cq instroom / voorkomen van uitval

Ontsluiting van oriëntatie, matching, tutoraat, vrijstellingen, bijzondere regelingen.

Voordelen: Verbetering studiesucces aan het begin van de studie, lagere werkdruk medewerkers

Verbeterpunten: Gebruik informatie CRM, stroomlijning en ondersteuning matching en tutoraat,

cijferinvoer docenten, verhoging samenhang processen, structurering curriculum

Focusgebied C – Verbetering studierendement / studieduur

Ontsluiting van tutoraat, vrijstellingen, bijzondere regelingen, studievoortang/studieplan

Voordelen: Verbetering studiesucces later in de studie, lagere werkdruk medewerkers, beperktere scope

Verbeterpunten: Structurering curriculum, cijferinvoer docenten en diploma

29

A

B

C

Page 31: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Mogelijke planning op hoofdlijnen

30

1. Studenten

2. Begeleiders

3. Docenten

1. Begeleiders

2. Docenten

3. Studenten

1. Begeleiders

2. Medewerkers

studentenadministratie

3. Docenten

4. Studenten

A. Formele

gegevens

B. Aansluiting

VO/WO

C. Studie-

voortgang

D. Optimalisatie

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

A

B

C

1. Fase 1 – A. De basis op orde + basaal inzicht in studievoortgang

2. Fase 2 – B. Data-analyse, persoonlijke adviezen via studiebegeleiders en docenten,

focus op instroom

3. Fase 3 – C. Data-analyse, persoonlijke adviezen direct aan de student,

focus op doorstroom

Page 32: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

4. Voorbeelden van rapportages

Page 33: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

SAMENVATTING PROFIELSCHETS

XX DEELNEMERS

Respondenten

X VAN DE XX

FUNCTIE

RESPONS PER GROEP

XX XX XX XX

.......

RESPONS PER MAAND

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

april Mei Juni Juli

Invulling van respondenten

YOU CAN’T CATCH APPLES BY

THROWING ORANGES

RANDOM THOUGHTS

YOU CAN’T CATCH APPLES BY

THROWING ORANGES

RANDOM THOUGHTS

YOU CAN’T CATCH APPLES BY

THROWING ORANGES

WIE HEBBEN ZICHT OP DE GEHELE KETEN

XX

XX XX XXXX

Page 34: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

De meeste respondenten hebben kennis over en .........

33 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

A

B

C

D

E A

B

C

D

E

Mate van kennis over thema’s Specialismen binnen functie

Page 35: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Spreiding van de deelnemende organisaties

34 Benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening

Universiteit 60%

HBO 40%

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Fte

IT budget

HO5

HO4

HO3

UNI5

UNI4

UNI3

UNI2

UNI1

HO2 HO1

5%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Label

Label

Label

Series Series Series

19% 26% 55% 23

13% 45

20%

82%

8% 72% 30

Verdeling HBO/WO

Respondentanalyse

Page 36: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

5. Vervolgstappen

Page 37: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2012 Deloitte The Netherlands

Invullen van de vragenlijst (online of via een workshop)

• Sluit aan bij processen die de student doorloopt

en aanvullende processen in de ondersteuning

• Houdt rekening met de deelnemers: zowel wat

betreft kennis over processen (voorlichting & inschrijving,

onderwijs & diplomeren, etc.) als expertise (proces,

informatieystemen of data)

• Is uitgezet via de CIO’s van de instellingen

• Wordt afgenomen in de zomer 2013

• Resultaten in het najaar.

36

Vul hem in!

Page 38: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2012 Deloitte The Netherlands

Beoogde resultaten

• Een algehele benchmark in het Nederlands Hoger Onderwijs van onderwijslogistiek:

1. Inrichting van processen in de onderwijslogistiek

2. Inzet van informatiesystemen

3. Gebruik van data voor ondersteuning van docenten en studenten

4. Mate van samenhang binnen inrichting van processen, systemen en gebruik van data

5. Kansen voor verdere samenwerking binnen SURF verband

• Een rapportage per instelling met de belangrijkste bevindingen voor de eigen instelling (ca 2 A4)

• Optioneel een bespreking van de bevindingen op locatie van de instelling

37

Page 39: SISLink13 - 21/6 - ronde 1 - Uitkomsten benchmark Procesmaturity Student Informatievoorziening (onderwijslogistiek) - Theo Bakker (Deloitte), Marjan Vernooy (SURF), Rogier van de Wetering

© 2013 Deloitte The Netherlands

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member

firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal

structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms.

Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally

connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients

succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 182,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence.

This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities

(collectively, the “Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or

taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte

Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication.