OWD 2010 - 3 - Knelpunten in en oplossingen voor onderwijslogistiek - Peter van 't Riet

Van een aanbodgestuurde naar eenVan een aanbodgestuurde naar een vraaggestuurde onderwijslogistiek

Presentatie voor: De Onderwijsdagen SURF/KennisnetPlaats: UtrechtPlaats: UtrechtDatum: 9 november 2010

Dr. S.P. (Peter) van ’t RietLector ICT en OnderwijsinnovatieLector ICT en OnderwijsinnovatieHogeschool Windesheim Zwolle

Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – De Onderwijsdagen – 9 november 2010

Onderwijslogistiek

1. Lectoraat ICT en Onderwijsinnovatie

2Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – De Onderwijsdagen – 9 november 2010

Het lectoraatOnderwijslogistiek

Uit mijn CVUit mijn CV

Studie wiskunde en psychologie

5 j d t i k d VO5 jaar docent wiskunde VO

14 jaar manager/lerarenopleider aan TU Delft en 2e-graads lerarenopleiding Zwolle

Gepromoveerd op “didactisch handelen van wiskundedocenten”

12 jaar directeur diverse diensten bij Hogeschool Windesheim

4 j di t St t i h I f ti b l id (CIO)4 jaar directeur Strategisch Informatiebeleid (CIO)

o Opsteller van de Windesheim Onderwijs Standaarden (WOS)

Sinds 2007 lector ICT en Onderwijsinnovatie met o.a.:S ds 00 ecto C e O de js o at e et o a

o Onderzoek naar Onderwijslogistiek in relatie tot ICT-gebruik

o Adviseur ROC Aventus bij flexibilisering van het onderwijs


OnderwijslogistiekHet lectoraat

Lectoraat ICT en OnderwijsinnovatieLectoraat ICT en Onderwijsinnovatie

Onderdeel van het Kenniscentrum Educatievan Hogeschool Windesheimvan Hogeschool Windesheim

ICT-bewustzijn als succesfactor in onderwijsinnovatie

Lectorale rede uitgesproken op 10 oktober 2008

Te downloaden op: www.licto.nl



MacroniveauLICTO richt zich vooralLICTO richt zich vooral

op het mesoniveau van

het onderwijs.

MesoniveauLectoraat

MicroniveauMicroniveau



www.licto.nl


Onderwijslogistiek

2. Een halve eeuw HO


OnderwijslogistiekGeschiedenis HO

O t ikk li h tOntwikkeling van het onderwijs in de afgelopenhalve eeuw

Jaren ’60 :

l kl i i t lli- veel kleine instellingen,- sterke economische groei, - sterke bevolkingsgroei, - sterke groei studentenaantallen, - massificatie van het onderwijs




Jaren ’70 :

i t l (kl i )- groei aantal (kleine) onderwijsinstellingen,

- fragmentatie in het HO en MBO, - inefficënte overheidsturing




Vanaf jaren ’80 :

t ti d ij- concentratie van onderwijs-instellingen (fusies),

- terugtredende overheid, OC dd d l d 1 0 h- grotere autonomie van

de instellingen, - concentratie en groei van management,

Het ROC Midden Nederland en zijn ca. 150 rechtsvoorgangers(Bron: Bernard Fransen, ROC Midden Nederland, 2008)

- hiërarchisering van de organisatie- opkomende informatisering



O t ikk li h tOntwikkeling van het onderwijs in de afgelopenhalve jaar

Jaren ’90 :

ti li i d i ti- rationalisering van de organisatie, - centralisatie van diensten, - sterke invloed van

informatiesystemen, - vorming van een gesloten

bedrijfscultuur ,- (onderwijs)beheersdenken,- matige kwaliteit

onderwijslogistiek j g



O t ikk li h tOntwikkeling van het onderwijs in de afgelopenhalve jaar

Jaren ’00 :

i i t t k t d b it ld- via internet komt de buitenwereldnaar binnen,

- doorgaande emancipatie van hetindividu

- groeiende aandacht voor innovatie en belang van kennis- “herontdekking” van de professional- behoefte aan vraaggestuurd, flexibel onderwijs- groeiende noodzaak van een open en flexibele bedrijfscultuur


Onderwijslogistiek

3. Onderzoek naar planning en roosteringin het HBO


OnderwijslogistiekOnderzoek planning en roosteringOnderzoek planning en roostering

Context van het onderzoek

• Opdrachtgever: COMIT (Coördinerend Overleg Managers IT in het HBO)

• Doel: Opsporen van knelpunten in de keten van planning en roostering (ook met oog op vraagsturing)

• Uitvoeringsperiode: voorjaar 2009


Onderzoek planning en roostering

OnderwijslogistiekOnderzoek planning en roostering

Context van het onderzoek

• Aanleiding:

o Ontevredenheid over roosterso Ontevredenheid over roosterso Ontevredenheid over het roosterproceso Te veel leegstand van lokaleno Roosterverbeterprojecten met weinig resultaato Pogingen tot vraaggestuurd onderwijs stranden



B i k d Pl i


Begrippenkader : Planningsprocessen

In het roosterproces komen 10 planningsprocessen samen:

PeriodenplanningOnderwijsplanningOnderwijsplanningTentamenplanningStudentenplanningFinanciële planningPersoneelsplanningLocatieplanning

input voor roosterproces

p gRuimteplanningFaciliteitenplanningStageplanningStageplanning



B i k d O i ti i


Begrippenkader : Organisatieniveaus

Die processen kunnen worden uitgevoerd op verschillende organisatieniveaus:

Periodenplanning Instelling SectorOnderwijsplanning Sector OpleidingOnderwijsplanning Sector OpleidingTentamenplanning Sector OpleidingStudentenplanning Instelling SectorFinanciële planning Instelling SectorPersoneelsplanning Sector OpleidingRuimteplanning Instelling Sectorp g g

Roosterproces Instelling Sector Opleiding



B i k d ICT b d ijf d l


Begrippenkader : ICT-bedrijfsmodel

Aspecten van deze processen manifesteren zich op vijf niveaus van het ICT-bedrijfsmodel:

• bestuur en beleid• afdelings- of unitorganisatie• procesorganisatie• procesorganisatie• informatiearchitectuur• applicaties/informatiesystemen

(zie voor dit model mijn lectorale rede)



Onderwijslogistiek

Begrippenkader : Planning voor aanbodgestuurd onderwijs


Personeels-planning

Perioden- Onderwijs- en Rooster-Perioden-planning tentamen-

planning

Rooster-proces

Ruimte- en Aanbod-

Studenten-planning

Financiëleplanning

faciliteiten-planning

rooster

planning



Onderwijslogistiek

Begrippenkader : Planning voor vraaggestuurd onderwijs


g pp g gg jFase 1 : Vitrinerooster

Perioden-planning

Personeels-planning

(prognoses)

Rooster-proces

Studenten-planning

(prognoses)

Onderwijs- en tentamen-planning

(prognoses)

Ruimte- en faciliteiten-

planning Vitrine-rooster

Financiëleplanning



Onderwijslogistiek

Begrippenkader : Planning voor vraaggestuurd onderwijs


Fase 2 : Herplanning na inschrijving

Vorige dia

Onderwijs en

Vitrine-rooster

Onderwijs- en tentamenplanning

Personeels RoosterPersoneels-planning(inzet)

R i t

Rooster-proces

(aanpassingen)

Inschrijvings-proces

Ruimte- enfaciliteitenplanning Individuele

roosters



Opzet en uitvoering

1 Meetinstrument: Gestructureerde open interviews1. Meetinstrument: Gestructureerde open interviews2. Respondenten: Senior-verantwoordelijken voor roostering en

informatiemanagement bij 8 grote HBO-instellingeninstellingen

3. Analyse: Knelpunten gegroepeerd m.b.v. begrippenkader4. Conclusies: Per niveau van het ICT-bedrijfsmodel5. Aanbevelingen: Per niveau van het ICT-bedrijfsmodel



Eindrapport

Titel: “Knelpunten in plannings- en roosteringsprocessen van de hogescholen : Gezien vanuit het perspectief van senior-verantwoordelijken voor de roostering en het informatiemanagement”

• Te downloaden op www.licto.nl (bij “Onderwijslogistiek”)



Organisatie, beleid en onderwijs zijn lappendeken


CvB Strategisch onderwijsbeleid

Roosterbureau Onderwijsafd. 1

O d fd 2

Onderwijs

OnderwijsICT

Gebouwen

Onderwijsafd. 2

O a 3 Onder

Onderwijs

Personeel

Function.beheerO.a. 3

Onderwijsafd. 4

wijs

OnderwijsPersoneel

Etc.

j

Onderwijs-afd X


afd. X

24


Conclusies Bestuur en organisatie


Conclusies Bestuur en organisatie

1. Integrale sturing op de inrichting van planning t i tb kten roostering ontbreekt.

2. Onvoldoende sturing op de kwaliteit van de planning en op het gedrag van betrokken partijen.

3. Instellingsbrede afspraken en procedures veelvuldig genegeerd.4. Leegstand door overclaim van docenten.5. Centralisatie van het roosterproces leidt tot verbetering.5. Centralisatie van het roosterproces leidt tot verbetering.



Processen rommelig ingericht en slecht afgestemd

C B


CvB

Onderwijsafd. 1

Onderwijsafd. 2

RoosterprocesRuimtebeheer Roosterbureau

ICT Onderwijsafd. 2

O.a. 3 Onderwijsplanninginzetplanning

Ruimtebeheer

ICT

Gebouwen

Onderwijsafd. 4

inzetplanning

Personeel

Function.beheer

Onderwijs-afd. X

Etc.



C l i P i i hti


Conclusies Procesinrichting

6. Afspraken over onderwijsperioden vaak genegeerd.7. Onderwijsontwikkelaars houden onvoldoende rekening met logistieke

randvoorwaarden.8. Personeelsplanning (inzetplanning, taakbeleid,8. Personeelsplanning (inzetplanning, taakbeleid,

competentiemanagement, roosterdiscipline) onvoldoende ontwikkeld.9. Geen integrale aansturing van ruimtebeheer.10 Autonomie van onderwijsafdelingen staat verbetering in de weg10. Autonomie van onderwijsafdelingen staat verbetering in de weg.



Informatiearchitectuur is chaotisch


Studenten

Meeste koppelingen handmatig :overtypen of spreadsheets

systeem

OnderwijsLokalen

reserveringinformatie

P l

Inzetplanning

Rooster Rooster

g

Personeelssysteem Ruimte

beheer

systeem

Agenda

publicatie

Tentamenplanning

Agendasysteem

Tentamenroostering


planning roostering

28


Conclusies Informatiearchitectuur en informatiesystemen

11 R t t ld t i i t ld i11. Roostersystemen voldoen te weinig gestelde eisen.12. Adequate informatiesystemen voor de hele keten van planning en

roostering ontbreken.13. Gegevenstransport grotendeels met spreadsheets en tekstformulieren.14. Informatiearchitectuur niet geschikt voor planning en roostering van

vraaggestuurd onderwijs.gg j15. Roosterverbeterprojecten zijn te weinig gericht op de integrale keten

van planning en roostering.


OnderwijslogistiekOnderwijsvisieOnderwijsvisie

Vraagsturing

• Beperkt tot keuzeminoren (zijn nog als aanbodonderwijs teplannen en te roosteren).

• Vraagsturing op niveau van onderwijseenheden vrijwel onmogelijk.



Hoe verbeterenHoe verbeteren we dit beeld?


Onderwijslogistiek

4. Verbetering van onderwijslogistiek


OnderwijslogistiekVerbetering van onderwijslogistiekVerbetering van onderwijslogistiek

Verbeter de onderwijslogistiek door standaardisatie van:

• de organisatie, g ,• de planningsprocessen,• de informatiehuishouding


OnderwijslogistiekStandaardiseer de organisatie

K tKetens

Afdelingen

ProcessenProcessen

Informatie

Systemen

Elke organisatie vormt een multi-dimensionaal systeem van ketens


g y


Laat het niet zo…..

CvB maar maak het zo…..

Roosterbureau Onderwijsafd. 1

Onderwijsafd 2O d fd 2ICT

Gebouwen

Onderwijsafd. 2

O.a. 3

Onderwijsafd. 2

O a 3

O.a. 3

Personeel

Function.beheer

Onderwijsafd. 4

O.a. 3

Onderwijsafd. 4Personeel

Etc. Onderwijsafd. X

j

Onderwijs-afd X

Onderwijslogistiek – Peter van ’t Riet – www.licto.nl – De Onderwijsdagen – 9 november 2010 35

afd. X


Standaardiseer de organisatie

Voorbeeld:Voorbeeld:

• Met tweehoofdig CvB : maak dan ook faculteitsmanagement t h fdi t id ti k t f ill i d litweehoofdig met identieke portefeuille-indeling

• Maakt vertikaal en horizontaal schakelen zeer eenvoudig


OnderwijslogistiekStandaardiseer de processen

Standaardiseer de planningsprocessen door alle

Studentenplanning

planningsprocessen door alle onderwijsafdelingen heen

Onderwijsroostering

Onderwijsplanning

Periodeplanning

Tentamenroostering

roosteringp gInzet

planningTentamen

l iStagel i

p g

roostering

Financiële

planning

Personeels

planning

Ruimte FaciliteitenLocatie

planningPersoneelsplanning


planning planningplanning37


Standaardiseer de processen

Voorbeeld:Voorbeeld:

• Zorg voor een identieke periodeplanning binnen de instelling h dh f d !en handhaaf deze!

• Maakt samenstelling van individuele studieprogramma’s een stuk makkelijker



Bijv.: Periodeplanning

Studentenpopulatie

Instroom Uitstroom

Opleiding A4e periode2e periode 3e periode1e periode

i d 2 i d 3 i d i dOpleiding B

S t u d i e j a a r

1e periode 2e periode 3e periode 4e periode


OnderwijslogistiekStandaardiseer het informatiebeheer

Ontwerp een moderne informatiehuishouding(referentie architectuurplaat en migratieplan)(referentie-architectuurplaat en migratieplan)

TerugkoppelingStudentensysteem

Studievolgsysteem

Inschrijvingsysteem

g pp g

Inzet

Tentamenplanning

Rooster

Tentamenroostering

Onderwijsinformatie

planningRoostersysteem

Agenda

publicatie

Personeelssysteem

Ruimtebeheer

Agendasysteem

Lokalenreservering


Onderwijslogistiek

5. Herinrichting van onderwijslogistiek


OnderwijslogistiekHerinrichting onderwijslogistiek

Huidige planningsprocessenHuidige planningsprocessen

1. Gericht op aanbodonderwijs

2. 100% planning (onderwijs, studenten, docenten, ruimten)

3. Roosterproces als flessenhals3. Roosterproces als flessenhals

4. Overal knelpunten

5 Vraagsturing op OE niveau is onmogelijk te organiseren5. Vraagsturing op OE-niveau is onmogelijk te organiseren



Ontwerp gefaseerde plannings- en roosteringsprocessenOntwerp gefaseerde plannings- en roosteringsprocessen

1. Instellingsregels voor deelnemers aan het proces

2. RVT’s van docenten plannen hun onderwijsaanbodm.b.v. studentenprognoses

3. Onderwijsaanbod wordt geroosterd in ruimte en tijd(vitrine-rooster zonder studenten en zonder docenten)(vitrine rooster zonder studenten en zonder docenten)

diverse varianten mogelijk

4 (Geïnstrueerde) studenten schrijven in op alle OE’en4. (Geïnstrueerde) studenten schrijven in op alle OE enbegeleiding door SLB-ers



Planningsproces gefaceerd opzettenPlanningsproces gefaceerd opzetten

5. RVT’s monitoren de inschrijving en lossen met roostermakersi h ij i t k t h ttinschrijvingstekorten en –overschotten op

6. RVT’s (vaste kern en een flexibele schil) verdelende lesgroepen

7. Kosten en opbrengsten per EC per student worden voor7. Kosten en opbrengsten per EC per student worden vooralle partijen zichtbaar gemaakt

Wat is de weg daarheen?



Fasering van de implementatieFasering van de implementatie

Fase 1 : Voer standaardisatie van planning en roostering inP i d l i- Periodeplanning

- Onderwijs- en tentamenplanningplanning- Studieloopbaanbegeleiding- Personeelsplanning (inzet, competenties, gedragscode)- Roosterproces- (Anticipeer op volgende fasen/flexibilisering/vraagsturing)- (Anticipeer op volgende fasen/flexibilisering/vraagsturing)

Fase 2 : Voer RVT’s van docenten inRVT’ t t k fl ib l hil- RVT’s met vaste kern en flexibele schil

- RVT’s verantwoordelijk voor onderwijsplanning en –uitvoeringvan opleidingen of deelprogramma’s




Fase 3 : Voer docentloos roosteren inO d ij dt t d d t d t- Onderwijs wordt geroosterd voor de studenten,

- Docenten in RVT’s verdelen de lesgroepen na het roosteren- ( kan met de huidige roostersystemen)

Fase 4 : Voer gedeeltelijke inschrijving op OE’n in - Deel van de onderwijseenheden opengesteld voor inschrijving- Student schrijft zich in begeleid door SLB-ers- RVT’s monitoren de inschrijving zie fase 3- ( aanpassing onderwijsinformatiesystemen)




Fase 5 : Voer inschrijving op alle OE’n inI f t d t li ht i t li ht- Informeer studenten over verplichte en niet-verplichteonderwijseenheden en studiedrempels

- Geïnstrueerde student schrijft zich in begeleid door SLB-ers( breidt onderwijsinformatiesystemen uit met interfaces)- ( breidt onderwijsinformatiesystemen uit met interfaces)

Fase 6 : Maak kosten en opbrengsten zichtbaar- Student ziet kosten van zijn inschrijving (bedrag per EC)- RVT’s zien opbrengsten van de inschrijvingen- (in deze fase alleen nog “gesimuleerd”)

( b idt d ij i f ti t it t fi iël i f ti )- ( breidt onderwijsinformatiesystemen uit met financiële informatie)




Fase 7 : Geef student een studiebudgetG f d t d t lijk t di b d t ( kj )- Geef de student een persoonlijk studiebudget (rugzakje)

- Inschrijving ten laste van het rugzakje- (rugzakje leeg: student betaalt zelf bij)

( integreer onderwijsinformatiesysteem en studentdebiteurensysteem)- ( integreer onderwijsinformatiesysteem en studentdebiteurensysteem)

Fase 8 : Spreek met RVT’s resultaatverplichtingen af- Geef RVT’s resultaatverplichtingen zowel financieel (aantalinschrijvingen) als kwalitatief (kwaliteitsbeoordeling)- Maak behaalde resultaten zichtbaar voor alle partijen

( t l b i b h ld lt t )- (neem maatregelen op basis van behaalde resultaten)- ( maak kwaliteitsscores zichtbaar in het onderwijssysteem)


Onderwijslogistiek

6. Naar een andere bekostiging


OnderwijslogistiekBekostiging

De huidige bekostigingg g g

Inschrijvingsbekostiging + diplomabekostiging

Overheid betaalt de instelling (rijksbijdrage)

Overheid betaalt de student (stufi)

Student betaalt (via stufi) een gering collegegeld

Granulariteit van transactie is het studiejaar per studentGranulariteit van transactie is het studiejaar per student


OnderwijslogistiekBekostiging Docent heeft geen idee wat het

Rijksbijdrage

Docent heeft geen idee wat het onderwijs kost en opbrengt

€ 4315,- per jaar

Student heeftStudent heeftgeen idee wat de

studie werkelijk kostOCW Un./Hs.

Collegegeld € 1620,- per jaar

Stufi, p j

Hangt niet samen Hangt niet samenmet hoeveelheid

genoten onderwijsStudent

met hoeveelheidgenoten onderwijs



Gevolgeng

Weinig zicht op de financiële consequenties van gemaakte keuzenkeuzen

Financiële prikkels spelen een geringe rol

De granulariteit van de transacties is zeer grof (studiejaar)De granulariteit van de transacties is zeer grof (studiejaar)

Er wordt inefficiënt gewerkt (verspilling van middelen)

V ij l i d i t dVrijwel iedereen is ontevreden

De overheid heeft weinig invloed op de wijze waarop het geld wordt besteed



Waar moeten we naar toe?

Studenten en docenten moeten zicht krijgen op de financiëleconsequenties van hun keuzenconsequenties van hun keuzen

Financiële prikkels moeten een grotere rol spelen

De granulariteit van de transacties moet kleiner worden (opDe granulariteit van de transacties moet kleiner worden (op niveau van onderwijseenheden)

Er moet efficiënter gewerkt worden

Door meer verantwoordelijkheid bij deelnemers te leggen zalde tevredenheid toenemen (mits goed gefaciliteerd)De overheid moet meer zicht krijgen op de wijze waarop het jg p j pgeld wordt besteed

Geef de student een rugzakjeGeef de student een rugzakje


OnderwijslogistiekBekostiging 5. Un./Hs. ontvangt

Bekostigde stufi-student

5. Un./Hs. ontvangtgeld per EC

Rijksbijdrage

StufiOCW Un./Hs.

Collegegeld 4. Un./Hs. levert

onderwijs(eenheid)1. Overheid stoptrijksbijdrage en stufi

3. Student schrijft

rijksbijdrage en stufiin rugzak student

2. Collegegeld vervalt

St d t

jzich in voor

onderwijseenheid

2. Collegegeld vervalt

6. Student ontvangt f h


Studentstufi per ingeschreven EC


Bekostigde niet-stufi-student


Rijksbijdrage

niet stufi student

OCW Un./Hs.

4. Un./Hs. levert onderwijs(eenheid)

1. Overheid stoptrijksbijdrage in rugzak student

Collegegeld

3. Student schrijft

rugzak student

2 Student deponeert

St d t

jzich in voor

onderwijseenheid

2. Student deponeert collegegeld in rugzak

(deposito)


Student


Onbekostigde student


OCW Un./Hs.

3. Un./Hs. levert onderwijs(eenheid)Collegegeld

2. Student schrijft1 Student deponeert

St d t

jzich in voor

onderwijseenheid

1. Student deponeert collegegeld in rugzak

(deposito)


Student


Voordelen

• Kostenbewustzijn van alle partijen neemt toe

• Rijksbijdrage is rechtstreeks gekoppeld aan gerealiseerd onderwijs

• Betere matching van opbrengsten en kosten door opleidingen

• Stufi rechtstreeks gekoppeld aan studiegedrag van student

• Kortingen of bonussen op snel studeren

• Niet besteed geld neemt student in beginsel mee naar “volgend jaar”

• Student kan studiefinanciering uitsmeren over x aantal jaren

• ( Landelijk systeem kan gebouwd worden op Studielink)


Onderwijslogistiek

D l i ?De oplossing ?


OWD 2010 - 3 - Knelpunten in en oplossingen voor onderwijslogistiek - Peter van 't Riet

Education

Transcript of OWD 2010 - 3 - Knelpunten in en oplossingen voor onderwijslogistiek - Peter van 't Riet