Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

28
Planning & Roostering als onderdeel van onderwijslogistiek binnen het programma van inhuizing LIGNE HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 1

Transcript of Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Page 1: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Planning & Roostering als onderdeel van onderwijslogistiek

binnen het programma van inhuizing LIGNE

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 1

Page 2: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Onderwerpen• Aanleiding voor de simulatie• Onderwijslogistiek raamwerk• Uitvoering van de simulatie• Belangrijkste resultaten• Hoe nu verder…

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 2

Page 3: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Aanleiding voor de simulatie

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 3

Page 4: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

LIGNE• Ligne vervangt vanaf 1 september 2016 de locaties

Havikstraat en Sportcentrumlaan.

• Het gebouw bevat naast de hogeschool nog andere functies, zoals een bibliotheek, filmhuis, museum en winkels.

• Er verhuizen dan ruim 3.500 studenten en circa 400 medewerkers

• 6 opleidingen van 3 faculteiten van 2 locaties in 1 gebouw

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 4

Page 5: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Onderwijslogistiek • Onderwijslogistiek bewaakt de samenhang tussen processen, systemen, informatiestromen en

geproduceerde documenten in de hele cyclus van onderwijsontwikkeling tot en met de diplomering. (personeelsadministratie, studentinformatiesysteem, onderwijsplanning, mediatheek en ruimtebeheer)

Denk hierbij aan:• studenten inschrijven• onderwijsaanbod beschrijven• onderwijsinformatie toegankelijk maken• planning van de inzet van docenten, ruimten en

leermaterialen• roostering• studenten begeleiden, zowel bij de instelling als op de stageplek• voortgangsmanagement: het leerproces en de competentieontwikkeling van studenten volgen• toetsen en examineren

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 5

Page 6: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Planning en Roostering Zuyd: relevante deelprojecten

  Deelprojecten P&R Doelen Resultaten 1. Ondersteuning realisatie jaarplanning 2015-

2016 faculteiten SittardOpdrachtgever: faculteit Management en rechtProjectleiding: ADVITRAE

Ondersteuning bieden aan Sittardse faculteiten bij het realiseren van de inzetplanning, het in kaart brengen van zowel de inzetplanning als de inzetplanningsprocessen en de lokalenbezetting in de huidige situatie inzichtelijk maken.

-Inzetplanning in Xedule is gereed-Overzicht van lokalenbezetting in Sittard (sportcentrumlaan en havikstraat)

2. Raamwerk onderwijslogistieke uitgangspunten LigneOpdrachtgever: CvBProjectleiding: ADVITRAE 

Overzicht van onderwijslogistieke uitgangspunten formuleren die als basis dienen voor het plannen en roosteren van de Lignefaculteiten o.a. jaarplanning, vakanties, roostereenheid, pauzes, tijdspad planning, beschikbaarheid docenten

Document met onderwijslogistieke uitgangspunten Ligne m.b.t. P&R  

3. Simulatie P&R van Ligne m.b.v. inzetplannings en roostertool (Xedule) van ADVITRAEOpdrachtgever: CvBProjectleiding: Zuyd

Inzicht krijgen in het totaal van inzetplanning/roostering en lokaalbezetting in LIGNE- Simulatie P&R van Ligne m.b.v.

inzetplannings- en roostertool (Xedule)

- Bron is blok 1 cursusjaar 2015-2016

Overzicht van inzetplanning, roostering gekoppeld aan lokalen op basis van het vigerende curriculum van alle faculteiten in LIGNE

4. P&R Ligne 2016-2017Opdrachtgever: CvBProjectleiding: Zuyd

Uniforme inzetplanning voor docenten en studeerbaar rooster voor studentenm.b.t. Ligne

Implementatie van een P&R systeem m.b.v. het softwaresysteem Xedule t.b.v. het schooljaar 16-17

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 6

Page 7: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

ONDERWIJSLOGISTIEKE UITDAGINGEN

2• Minder M• 6 opleidingen van 3 faculteiten van 2 locaties in 1 gebouw• Van 6 didactische concepten met minimale noodzaak tot

afstemming naar 6 didactische concepten met hoge noodzaak tot afstemming

• Van couleur locale naar couleur ligne

• Van relatieve onafhankelijkheid onderling inzake de aanlevering naar afhankelijkheid in de aanlevering

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 7

Page 8: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Onderwijslogistiek Raamwerk

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 8

Page 9: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Onderwijslogistiek Raamwerk:• Wat wil je bereiken?• Hoe wil je dat bereiken

Onderwijs-ontwikkelproces

Onderwijs-uitvoeringproces

Onderwijsplanningproces

Personele organisatie

Ondersteunende systemen

Tevreden belang-

hebbenden

wathoe

bedrijfsregels

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 9

Page 10: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Proces Onderwijslogistiek Raamwerk1. Inventariseren huidige knelpunten planning en roostering2. Bepalen SMART doelstellingen inzetplanning en roostering 3. Bespreken op welke punten moet je afspraken maken en op welke

punten wil je afspraken met elkaar maken.4. Invullen afspraken die we moeten maken.5. Toetsing van deze voorgenomen afspraken met simulatie6. Bespreken afspraken die je wil maken.7. Finaliseren afspraken.

10HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 10

Page 11: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Samenvatting ervaren knelpunten Oorzaken:• Keuze mogelijkheden zorgen voor wijzigingen: deelname aan minoren is moeilijk te

voorspellen.

• Instroom eerste jaar lastig te voorspellen.

• HR proces is slecht afgestemd op inzetplanning (zowel qua timing en inhoud)

• Beschikbaarheid docenten is vaak bottleneck bij toewijzing docent aan les.

• Docent wordt ook andere taken ingezet die vooraf niet voldoende bekend zijn qua impact in uren en timing

Gevolgen:• Inzetplanning / roosteraanvraag wordt te laat opgeleverd

• Veel wijzigingen in planning en van concept naar definitief rooster:• Meer of minder groepen• Andere docent op les

• Studenten ontevreden over rooster

11HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 11

Page 12: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Prioritering doelstellingen

12

Roosterdoelstellingen per belanghebbende

Organisatie niv freq ScoreOptimale bezetting beschikbare ruimtes 4 7 28Tevreden studenten en docenten 5 3 15Goede NSE score 4 3 12Efficiënt roosterproces 3 2 6Handhaving cao en contracten 3 2 6Stabiel rooster ivm nevenactiviteiten 3 2 6

Docenten niv freq ScoreInzet binnen beschikbaarheid 4 6 24Evenredige spreiding werkdruk 4 5 20Stabiel rooster (zelfde over weken heen) 4 3 12Voldoende pauzes gespreid over dag 5 2 10Tijdige publicatie rooster 4 2 8

Studenten niv freq ScoreTijdige publicatie rooster 5 7 35Weinig wijzigingen in rooster 4 5 20Geen tot weinig tussenuren 3 5 15Stabiel rooster (zelfde over weken heen) 4 2 8Vaste vrije dagdelen 3 2 6Onderwijs binnen min/max uren per dag 3 2 6

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 12

Page 13: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Waar moesten we afspraken over maken?• Onderwijsconcept

• Inzetplanning:• Stappenplan• Format en deadline aanleveren roosteraanvraag• Tool

• Roostering:• Grootte van Rooster Eenheid• Openingstijden, reguliere lestijden• Hoe omgaan met pauzes (huidige pauzes per opleiding of uniformeren)• Globale instellingen Roosterautomaat (die voor alle roosters van klassen, docenten en ruimtes gelden)• Tool

13HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 13

Page 14: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Uitvoering van de Simulatie

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 14

Page 15: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Uitvoering van de simulatie• Uitgangssituatie bij het starten van de simulatie:

• Onderwijs op basis van vastgestelde curriculum onderwijsperiode 1 van schooljaar 2015-2016.

• Beschikbaarheid medewerkers op basis van vastgestelde informatie onderwijsperiode 1 van schooljaar 2015-2016.

• Faciliteiten en capaciteit van gebouw op basis van de nieuwe situatie per 1 september 2016.

• Methode• Roosterautomaat Xedule• Volledig rooster gemaakt voor één week, geselecteerde week

toonde in analyse hoogste gebruik van faciliteiten.• Rooster inclusief alle destijds vastgestelde voorwaarden, w.o.

onderwijs vastgezet op dagen, lesvolgordelijkheid en onderwijsritme.

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 15

Page 16: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Uitvoering van de simulatie• Initieel gestart met minimale voorwaarden, belangrijkste vraagstuk:

Past het onderwijs in de voorgenomen nieuwbouw?• Na de eerste simulatie roosters, telkens nieuwe en verbeterende

voorwaarden toegevoegd:• Minimaal aantal lesuren voor studenten op één dag.• Maximaal aantal lesuren aanwezigheid studenten en medewerkers.• Flexibele pauzes, rooster bepaald wanneer er pauzes gegeven worden.

• Op basis van resultaten, voorstellen gedaan voor betere spreiding van het onderwijs.

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 16

Page 17: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Belangrijkste resultaten

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 17

Page 18: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Belangrijkste resultaten• Na eerste run, geen wenselijk resultaat. Belangrijkste vraagstuk wel

beantwoord:• Het onderwijs van onderwijsperiode 1 2015-2016 past in de voorgenomen

nieuwbouw.• Maar…

• Verdeling onderwijsdagen bij de verschillende faculteiten “oneerlijk”.• Veel ongebruikte roostereenheden (15 minuten) door vaste startmomenten van lessen. • Studenten voor beperkt aantal roostereenheden naar school op een dag.• Onderwijs vooral op de middag ingezet, door het beperken van tussenuren.

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 18

Peter Verdaasdonk
Neen aam dat je hier ook vertyelt waarom dit gebeurt?
Barry Plaisant van der Wal
Zeker.. Doordat het middagdeel veel meer RE bevat dan de ochtend, en aangezien we het aantal tussenuren proberen te minimaliseren, probeert de automaat de middag pauze te omzeilen.
Peter Verdaasdonk
Nu ik dit zo lees, moeten we geen sheet vooraf opnemen over de inrichting?
Barry Plaisant van der Wal
ja maar dat zie ik voor me in de discussie over het onderwijslogistiek raamwerk. Daar zijn die keuzes uiteindelijk bepaald.
Page 19: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Belangrijkste resultaten – Lesuren per dag

m a a n d a g d i n s d a g w o e n s d a g d o n d e r d a g v r i j d a g

591

718

726

600

754

682

468

412

800

304

402

504

234

598

306

Commercieel & Financieel ManagementManagement & RechtSociale Studies & Educatie

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 19

Page 20: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Belangrijkste resultaten – Lesuren per dagdeel

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 20

Peter Verdaasdonk
Nee aan dat je hier ingaat op wat het zegt: de analyse?
Barry Plaisant van der Wal
zeker
Page 21: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Belangrijkste resultaten - Beschikbaarheid

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 21

Page 22: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Belangrijkste resultaten• De hiervoor getoonde onderwijs verdeling is afgekeurd door de

faculteiten. • Stuurgroep heeft Advitrae gevraagd voor advies betreft een

vernieuwde aanpak:• Optimale spreiding van onderwijs voor de verschillende faculteiten.• Op basis van dit verzoek is er een adviesdocument opgesteld, waarin

afspraken zijn voorgesteld om bovenstaande doelstelling te behalen.

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 22

Page 23: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Belangrijkste resultaten• Voorgestelde afspraken in adviesdocument:

• Evenredige spreiding beschikbaarheid medewerkers over de week, per faculteit.• Administratie dagen of thuiswerk dagen zijn alleen indien de mogelijkheid

bestaat na het plaatsen van de lessen.• Beschikbaarheid lessen niet meer beperken tot vaste momenten, maar op basis

van didactische voorwaarden:• Volgorde relaties• Lessen parallel roosteren• Randles

• Indien een les beperkt wordt in de beschikbaarheid, dient de faculteit zorg te dragen voor een evenredige spreiding van het faciliteitsgebruik over de dagen.

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 23

Page 24: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Belangrijkste resultaten – Lesuren per dag

S o m v a n M a a n d a g S o m v a n D i n s d a g S o m v a n W o e n s d a g S o m v a n D o n d e r d a g S o m v a n V r i j d a g

618

710

648

693

742

692

488

458

534

471

276

498

436

519

330

Commercieel & Financieel ManagementManagement & RechtSociale Studies & Educatie

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 24

Peter Verdaasdonk
Omdat het publiek de vorige sheet niet meer in het hoofd heeft: aangeven waarom dit beter is
Barry Plaisant van der Wal
Doe ik in de volgende sheet.
Page 25: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Belangrijkste resultaten – Lesuren per dag

Simulatie 159

1

718

726

600

754

682

468

412

800

304

402

504

234

598

306

Na adviesdocument

618

710

648

693

742

692

488

458

534

471

276

498

436

519

330

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 25

Page 26: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Hoe nu verder…

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 26

Page 27: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Hoe nu verder…• Per 1 September is de intreding in: “De Ligne” een feit.• De inzetplanners van de faculteiten, hebben op basis van de

gemaakte afspraken, de jaarplanning ingevoerd in Xedule.• De roostermakers worden op dit moment geschoold in het gebruik

van de rooster automaat.• Inmiddels is er een eerste vorm van een basisrooster gemaakt, en zal

de komende weken gewerkt worden aan de verfijning van dit rooster.

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 27

Page 28: Simulatie bij onderwijslogistiek - Jos van Bilsen, Barry Plaisant van der Wal - HOlink2016

Dank voor jullie interesse!Zijn er nog vragen?

HO – LINK / 16 JUNI 2016 / 28