Docspro B.V.Henry Dunantweg 422402 NR Alphen aan den RijnPostbus 20082400 CA Alphen aan den Rijn

Tel: 0172 419334Fax: 0172 419344Mail: info@docspro.nlInternet: www.docspro.nl

Docspro is sinds 1994 een toonaangevende speler, actief op het gebied van digitale archivering, digitalisering en document management. Met hoogwaardige technieken ondersteunt Docspro uw bedrijfsprocessen. De scan- en archiveringsoplossingen voorzien in standaardintegratie met alle gangbare bedrijfsapplicaties waardoor lang- durige implementatietrajecten worden vermeden.

Docspro is:Kofax Certified Solution Provider PlatinumIBM Premier Business PartnerCanon Professional Scanning PartnerFujitsu Qualified Imaging ResellerKodak Authorized Reseller Club ProgrammePanasonic Independent Imaging VAR

S l i g r o f o o D g r o u p i n t e g r e e r t S c a n o p l o S S i n g m e t B e D r i j f S a p p l i c a t i e S

Scannen en herkennen facturen levert steeds meer voordeel op

Sligro Food Group is met haar groothandelsactiviteiten markt-leider in de Nederlandse foodservicemarkt en met 130 super-markten ook een toonaangevende retailer. 75 jaar na oprichting is Sligro Food Group nog steeds een ambitieuze onderneming, die zich tot doel heeft gesteld om jaarlijks 10% te groeien. Als je dat wil bereiken in de competitieve foodmarkt, waarin de laatste jaren stevig wordt geconcurreerd op prijs, is efficiënt werken een absolute noodzaak. Met hulp van Docspro heeft Sligro Food Group de verwerking van hun omvangrijke stroom kostenfacturen gedigitaliseerd en verregaand geautomatiseerd. Manager Groot-boekadministratie Jac Willems is enthousiast: “De mogelijkheden van deze oplossing overtreffen onze verwachtingen.”

kwaliteit en volledigheidZodra de facturen zijn geboekt in FIS2000, worden ze in de accorderings-workflow gezet. Als iemand een factuur wil bekijken alvorens die goed te keuren, kan het gewenste document – inclusief bijlagen – met een druk op de knop worden opgevraagd. “Daarnaast heeft Docspro op ons verzoek functionaliteit ontwikkeld waarmee we tijdens het valideren van de gescande gegevens opmerkingen kunnen toevoegen aan het boe-kingsvoorstel,” vertelt Jac Willems, “bijvoorbeeld een vraag of iets moet worden doorbelast. Die vraag komt terecht bij de eerste medewerker in de autorisatieroute, die vervolgens de factuur niet kan goedkeuren zonder de vraag te beant-woorden. Zo bevordert het systeem op allerlei manieren de kwaliteit en volledigheid van de gegevens in onze administratie.”

ook digitale facturenHet scannen en herkennen van facturen heeft zich ondertussen drie jaar bewezen bij Sligro Food Group en inmiddels is het systeem ook in staat om digitale facturen automatisch te verwerken. “Eind 2010 zijn we gestart met Docspro Email Importer,” licht Jac Willems toe. “De facturen komen bij ons binnen op een speciaal daarvoor ingericht emailadres. Docspro Email Importer leegt periodiek de email-box, opent de ontvangen facturen – dat kunnen pdf’s zijn, maar ook Word-, Excel- of xml-bestanden – en maakt er images van die vervolgens door de herkennings-software worden opgepakt. Vanaf daar vindt de

automatisch herkennen factuurgegevensDe facturen die binnenkomen worden voorzien van een barcode en vervolgens gescand. Intelligente herkenningssoftware leest de factuurgegevens van de gescande facturen en na validatie worden deze gegevens verwerkt in FIS2000, de financiële administratie van Sligro Food Group. “Je kunt bij de inrichting van het systeem opgeven wat er moet worden herkend, en eigenlijk ging dat vanaf het begin perfect,” aldus Jac Willems. “Elke leverancier heeft zijn eigen factuurindeling, maar voor de herkennings-software maakt dat geen verschil. Bovendien is het een zelf-lerend systeem: elke correctie wordt onthouden en de volgende keer juist toegepast.”

naadloze koppeling met financiële administratieHet systeem herkent de factuurgegevens niet alleen, maar gaat er ook mee aan het werk. Jac Willems: “De herkenningssoftware is geïnte-greerd met FIS2000. Het factuurnummer wordt in de administratie gecontroleerd om te zien of de factuur niet eerder is ingevoerd. Aan de hand van het bankrekeningnummer op de factuur wordt gekeken of de leverancier al bekend is en vervolgens worden de juiste gegevens opgehaald, zoals kostenplaats en kostendrager, waarmee een volledig boekingsvoorstel kan worden klaar-gezet. Dat gebeurt allemaal automatisch. Onze medewerkers hoeven deze gegevens alleen te valideren waarna de boekingen rechtstreeks in de financiële administratie worden ingelezen.”

Jaarlijks komen bij Sligro Food Group ruim 80.000 kostenfacturen binnen. “Door de facturen te scannen en digitaal te verwerken besparen we vier FTE’s”, vertelt Jac Willems. “Dat geeft wel aan wat een enorme efficiencyslag je hiermee maakt. Maar dat is niet het enige voordeel. Je waarborgt ook de volledigheid en traceerbaarheid van de facturen. Bovendien is het systeem zo flexibel dat nieuwe toepassingsmogelijkheden – ook voor andere documentsoorten – moeiteloos kunnen worden ingepast.”

verwerking op dezelfde manier plaats als voor gescande facturen.” Binnen een paar weken verliep dit proces naar volle tevredenheid en Sligro Food Group streeft ernaar om eind 2011 90% van de facturen langs digitale weg te ontvangen. Jac Willems: “Dan hoef je niet veel meer te scannen en met deze volumes is dat een flinke tijdsbesparing.”

op weg naar purchase system voor kostenfacturenDe helft van alle kostenfacturen die Sligro Food Group ontvangt, zijn het gevolg van storings-meldingen vanuit de vele vestigingen van het bedrijf. Een storing met bijvoorbeeld koeling of verlichting wordt door de medewerkers ter plaatse

aangemeld op een webportal die vervolgens een werkorder genereert. Docspro heeft samen met de ontwikkelaar van deze portal gezorgd dat de facturen automatisch gematcht worden met de bijbehorende werkorder in het systeem. Tegelij-kertijd worden de juiste boekingsgegevens en accorderingsroute opgehaald uit de database. Na het scannen van de documenten verloopt het hele proces tot het verwerken in FIS2000 volautomatisch. Jac Willems: “We zijn zo tevreden over deze functionaliteit dat we dit in de toe-komst samen met Docspro willen onderzoeken of uitbouwen tot één purchase en/of bestelsysteem voor kostenfacturen haalbaar is. Alle orders en bestellingen zitten dan in één database, waardoor we eenvoudig alle gescande facturen volledig automatisch kunnen matchen en afhandelen.”

nieuwe toepassingenDoor de goede ervaringen met het digitaal verwerken van facturen ontstond al snel de wens om het systeem ook voor andere doeleinden te benutten. “Elk jaar organiseren wij voor onze klanten een Night of the Proms,” vertelt Jac Willems. “Met het verwerken van de aanmeldings-formulieren was een heel team drie weken bezig. In overleg met Docspro hebben we toen een formulier ontwikkeld dat goed gescand kan worden. We wilden op basis van de herkende bankrekeningnummers automatisch een incasso-bestand samenstellen. En tot onze verbazing had Docspro dit twee dagen na onze aanvraag gerealiseerd!” Tevens heeft Docspro het mogelijk gemaakt om prijsvergelijkingen te automatiseren. “Wij krijgen prijzen van ander leveranciers binnen en die willen we vergelijken met ons eigen assor-timent. Alles overtypen in Excel-bestanden is niet meer nodig: de gegevens worden nu gescand, herkend en vergeleken. Ook hiermee wordt ons weer veel werk uit handen genomen.”

“Sligro Food Group heeft kortgeleden Sanders Supermarkten in het oosten van het land overgenomen. We hebben niet eens gemerkt dat de facturen van dat concern vanaf dat moment bij ons binnenkwamen. Zo weinig tijd zijn wij tegenwoordig kwijt met de verwerking ervan. We zijn niet alleen heel enthousiast over de toepassing, maar ook over de manier waarop Docspro zich als partner opstelt. Ze zijn duidelijk van toegevoegde waarde voor ons bedrijf. Ze denken met ons mee en komen met degelijke oplossingen. De slagvaardigheid en deskundig-heid waarmee het systeem en de uitbreidingen zijn opgezet en geïmplementeerd, zorgde ervoor dat we telkens snel en zonder aanloop-problemen aan de slag konden. Het systeem draait nu al drie jaar perfect.”

Jac Willems, Manager Grootboekadministratie

Sligro Food Group:• Hoofdkantoor: Veghel, Nederland• www.sligrofoodgroup.nl• Aantal medewerkers: 5.500 FTE• Omzet 2010: 2.286 miljoen euro• Aantal verwerkte documenten per jaar: - Facturen: 80.000 pagina’s - Bijlagen: 220.000 pagina’s

Gebruikte oplossingen:• Automatische factuurverwerking (operationeel 2008) - Intelligente scan- en herkenningssoftware van Kofax - UNIT4 Consist FIS/Image voor koppeling met FIS2000 • Importeren digitale facturen (operationeel 2010) - Docspro Email Importer• Digitaal archiveren (operationeel 2008) - IBM Content Manager Suite• Workflow (operationeel 2008) - UNIT4 Consist Online Approval voor FIS2000• Maatwerk (operationeel 2010) - Koppeling met bestaand maatwerk voor melding & afhandeling storingen