E-Factureren en boekhoudsoftware Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED September.

E-Factureren en boekhoudsoftware

Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED

www.softwarepakketten.nlwww.ictaccountancy.nlwww.boekhoudplaza.nl

September 2009

Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl



Elektronisch factureren

B2C, B2B, Buyer direct, Consolidator,Direct processing, our corner,Invoice processing, Self billing, Seller direct, ebXML, UBL, Un/Cfact.




B2C, B2B, Buyer direct, Consolidator,Direct processing, our corner,Invoice processing, Self billing, Seller direct, ebXML, UBL, UN/Cfact.




"Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer".



Geen E-Factureren, maar voorloper

Uitgaande facturenVersturen factuur per e-mail met bijlage (in PDF)Ondersteuning > 50% boekhoudpakketten (bron: Readiness Monitor e-Factureren: april 2009).

Wordt door veel softwareleveranciers als E-Factureren gezien.Maar is dus GEEN volledig E-factureren.

Aandachtspunten:- PDF bestand beveiligen, voorkomt discussie originaliteit- Factuurnummer en datum in omschrijving e-mail.- Controle dat ontvanger email binnenkrijgt (SPAM filter)



Geen E-Factureren, maar voorloper

Inkomende facturenPer post ontvangen facturen scannen en opslaan in OCR formaat.Vervolgens via tekstherkenning de facturen boeken in de administratie, al dan niet met handmatige aanvullingen. Hier is vaak sprake van een zelflerend systeem.

Aandachtspunten:- De workflow (met name goedkeuringsproces)- Wijze van herkenning




"Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer".

Wat betekent dit voor boekhoudsoftware?


Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware

Algemeen:• Ondersteuning standaard formaten (UBL, GS1 eCom) In elk geval formaat afstemmen leverancier-afnemer

Uitgaande facturen:• Wijze van verzenden (e-mail, webservices, bank, BSP)• Herinnering/aanmaning per e-mail• Koppeling met incassosystemen• Goedkeuring/weigering debiteur vastleggen• Adres ontvanger vastleggen (e-mail, ip-adres)• Leesbevestiging ontvanger• Bewaarplicht• Voorwaarden die ook gelden voor papieren factuur (zie www.softwarepakketten.nl/efactureren)



Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware

Inkomende facturen:• Wijze van ontvangen (e-mail, scan, webservices, bank, BSP)• Herkennen en matchen van ontvangen facturen • Voorlopig boeken factuur en BTW direct verrekenen• Beoordelen van facturen (goedkeuren of afkeuren)• Afgekeurde facturen verwerken• Inkoopfacturen matchen met inkooporders en (goederen)ontvangst (dit laatste behoort al standaard deel uit te maken van een ERP systeem)• Archiveren, bewaarplicht originele factuur.

Workflow is belangrijk:Voorlopig boeken, beoordelen, goedkeuren, afkeuren en archiveren.Attentiepunt: facturen ontvangen via meerdere kanalen (post/email).



Ontwikkeling boekhoudsoftware

• Voor grote(re) ondernemingen veelal koppeling/integratie met losse modules op gebied van E-Factureren.

• Veel boekhoudpakketten binnen MKB kennen E-Factureren alleen als voorloper via uitgaande factuur per email in PDF.

• Leveranciers van SAAS oplossingen zullen standaards als UBL en uitwisseling via webservices naar verwachting als eerste realiseren voor het MKB.

• Over twee jaar zal blijken welke standaards geaccepteerd zijn en op welke wijze de factuurgegevens uitgewisseld worden.



Online factuuroplossingen voor het MKB

Oplossingen om online facturen aan te maken en te verzenden (via email) schieten als paddestoelen uit de grond.

Moneybird.nlFactuurManager.nlFactureer.nuFactuurdesk.nlfactuursturen.nlDigitalefactuur.nl

Aandachtspunten…



Online factuuroplossingen voor het MKB

Aandachtspunten

1.Continuïteit aanbieder en bewaarplicht uitgaande facturen2.Koppeling met boekhouding en dubbel vastleggen3.Alleen uitgaande facturen4.Wijze van verzenden (post, email, XML)5.Beoordeling van de toepassingen6.Steeds meer aanbieders van (online) boekhouden zullen deze functie ook gaan leveren.



Voorbeeldenwww.softwarepakket.nl/efactureren



Voorbeelden

www.factuursturen.nl Facturen invoeren en versturen (per post of email).

Gratis proberen(niet werkelijk verzenden!)



Voorbeelden

E-Factureren via online boekhouden(ook elektronische bankafschriften automatisch verwerken in boekhoudsysteem)

Systeem: Reeleezee Administratie (Reeleezee)

Zowel uitgaand als inkomend met o.a. ondersteuning van UBL.

Aflevermechanisme: email, import/export of webservices.(zowel inkomend als uitgaand).

Formaten: PDF, XML, UBL, OCR, etc.



Voorbeeld: uitgaand email

- HTML- PDF- UBL



Voorbeeld: inkomend OCR en XML

- Data van papieren factuur naar XML- Scan direct op te vragen - Automatische boeking in administratie



Voorbeeld: inkomend import of Web Service

- UBL- Reeleezee Taxonomie



Belangrijk issue bij imports: automatisch gegevens in administratie synchroniseren



Voorbeelden

E-Factureren via bankportalen ABN AMRO, ING en Rabobank aan consumenten en zakelijke ontvangers via BSP Bluem Systeem: CS-DigiNota (Condor Solutions)

Ten behoeve Microsoft Dynamics NAV (boekhoudpakket) gebruikers die digitale nota’s willen zenden aan consumenten en/of zakelijke ontvangers. BSP Bluem levert deze nota’s af in het bankportaal van de consument.

Via het bankportaal kunnen consumenten zich vooraf abonneren op een bepaalde factuurstroom. Via BSP Bluem wordt deze informatie aan het CS-Diginota systeem geleverd.



Abonneren op bepaalde factuurstroom



Twee te exporteren facturen, bestemd voor de portal van de Rabobank.



Voorbeelden

Elektronisch facturerenSysteem: E-facturatie module (IBS Nederland)

Proces waarbij facturen niet (meer alleen) in fysieke vorm maar als elektronisch document worden verstuurd (Desktop delivery) of gepresenteerd (Bill presentment) via portaal.



Factuur per email verzonden in PDF en XML formaat.



Facturen ophalen via portaal



Factuur details



Voorbeelden

Elektronische factuurverwerkingSysteem: ISP-Invoice (ISProjects)

Verwerkingsproces van binnenkomende, al dan niet gescande, facturen.

Integratie of koppeling met o.a. de volgende boekhoudsystemen:- Exact Globe- Decade Financials- Fis2000- Microsoft Dynamics NAV- Pantheon- SAP R/3- Multivers Extended


E-Factureren en boekhoudsoftwareGescande factuur

matchen met boekhouding



Voorbeelden

Koppeling online boekhouden met incassosysteemSysteem: e-Boekhouden (SkillSource)

Inzicht in voortgang incasso binnen online boekhoudsysteem.



Maak deze keuze



Maak deze keuze

Dossier in behandeling bij incassobureau



Maak deze keuze

Vanuit online boekhouden direct het dossier

volgen



Vragen?

Meer informatie: www.softwarepakketten.nl (met gratis nieuwsbrief)

Specifiek voor accountants- en administratiekantoren:www.ictaccountancy.nl (met gratis nieuwsbrief)

30 sep a.s. Jaarcongres ICT Accountancy 2009


E-Factureren en boekhoudsoftware Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED September.

Documents

Transcript of E-Factureren en boekhoudsoftware Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED September.