Rijksarchief Vvbad 2008 04 25
-
Upload
vlaamse-vereniging-voor-bibliotheek-archief-documentatie-vzw -
Category
Education
-
view
1.729 -
download
0
description
Transcript of Rijksarchief Vvbad 2008 04 25
Algemeen Rijksarchief en
Rijksarchief in de Provinciën
Software voor de beschrijving van archieven?
Lucie Verachten
25 april 2008
Uitdaging
- 19 archiefdiensten+- 250 km archief
- Nederlands, Frans, tweetalig Nederlands/Frans, Duits
- Verschillende niveaus van ontsluiting van summiere beschrijving van het archiefbestand over toegang tot nadere toegangen
- Retroconversie van bestaande toegangen
Uitdaging
Nood aan:
-Archiefbeheerssysteem
-Zoekinstrument voor inventarissen, archievenoverzichten, gidsen, …
Uitgangspunten
- Gebruik maken van internationale normen ISAD(G), ISAAR(CPF)
- Sinds 1992: ABS-Archeion: als archiefbeheerssysteem in Algemeen Rijksarchief (Ruisbroekstraat)
- Uniformisering, standaardisering
- Belangrijk uitgangspunt: informatie éénmaal invoeren, meermaals gebruiken
- Verantwoordelijkheden voor informatie op verschillende niveaus
Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT
ARCHIEFBESTAND (Archiefblok)
REGISTRATIE EN IDENTIFICATIE
UNIFORM – UNIEK – ONVERANDERBAAR
-elk archiefblok krijgt een uniek identificatienummer-elk archiefbestanddeel krijgt een uniek identificatienummer
archiefblok <>archiefbestandfysieke eenheid <> intellectuele eenheid
Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT
MINIMALE GEGEVENS
-Naam van het archiefblok
-Uiterste data
-Omvang (in meters en in aantal verpakkingseenheden)
Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT
BEHEERSINFORMATIE
Wettelijke basis verwerving: neerlegging, aankoop, …
Raadpleegbaarheid – openbaarheid
Duplicaatcollecties (koppelen aan originelen)- kopies- microfilm- digitale kopies
Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT
TOEGANGEN
unieke identificatie van - overdrachtslijsten- inventarissen- nadere toegangen
DOSSIER
- verwijzing naar centraal dossier
Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT
HISTORIEK VAN HET ARCHIEFBLOK
- aanwinstenook registratie van aankopen van archiefdocumenten die in een archiefblok ‘verzameling’ geplaatst worden
- verliezen
Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT
ARCHIEFVORMERS
- unieke registratie- Identificatie- Naam – uiterste data
- koppeling aan archiefbestanddelen
archievenoverzicht
ABS-ARCHEION
Waarom ABS-Archeion?Waarom bij ABS-Archeion gebleven?
-Stabiele database: Oracle
-Databasestructuur sluit zeer goed aan bij nodenUnieke identificatie van archiefblokken, bestanddelen, …
-Centraal beheer – decentrale invoer één systeem voor alle rijksarchieven
-Meertaligheid: NL, FR, NL/FR,DE
ABS-ARCHEION
-mogelijkheid koppelen aan andere toepassingenexportmogelijkheid
- on-line toegangen- gedigitaliseerde documenten- …
-beperkt aantal functionaliteiten voor klassieke gebruikers maar veel eigen randapplicaties
ABS-ARCHEION: Richtlijnen
RICHTLIJNEN VOOR UNIFORME INVOER
Voornamelijk bij decentraal invoer en centraal beheer duidelijke afspraken voor uniforme invoer.
-Beperkingen in velden-Keuzelijsten-Controlevelden
-Afspraken
Ervaring Rijksarchief
ABS-Archeion
Sinds 1992 in Algemeen RijksarchiefSedert enkele jaren in Rijksarchieven in de Provinciën2006-2007: prioriteit invoer ABS-Archeion
-langdurig proces-systematisering, controle, identificatie, …-Uniformisering
Intussen: nieuwe versie-client / server-Exportmogelijkheid naar EAD
Ervaring Rijksarchief
- samenwerking Nederlandse archieven
- gebruikersgroep
Intussen: nieuwe versie-client / server-Exportmogelijkheid naar EAD
Andere onderdelen: ABS-Archeion
- PLAATSING IN HET MAGAZIJN
- ONDERSTEUNING VAN DAGELIJKSE OPERATIES- Verhuisoperaties- Bestandsopnames
- Voorbereiding van toekomstige neerleggingen(omvang elders bewaard)
- Projecten materiële zorg – toegankelijk maken
Andere onderdelen: ABS-Archeion
-ONDERSTEUNING WERKING VAN LEESZAAL
-STATISTIEK
-BEVEILIGING GEGEVENS
Beschrijving in verschillende niveausARCHIEVENOVERZICHT ABS-ARCHEION
ARCHIEFBEHEERSSYSTEEM = KERN DOORVERWIJZING NAAR ANDERE APPLICATIES
Database EAD en EAC compatibele XML-documenten
Beschrijving in verschillende niveausToegangen
Retroconversie van inventarissen
Retroconversie van archievenoverzichten, gidsen
Aanmaak nieuwe inventarissen
Aanmaak archievenoverzichten, gidsen
Retroconversie
Retroconversie
Retroconversie
Retroconversie
Keuze van de velden / tags
Structurering van de beschrijvingen
Inleidingen
Koppeling / controle aan de hand van de gegevens uit ABS-Archeion
TOEGANGENStructuur versus vormgeving
Dubbele doelstellingen
-toegang te publiceren via de website (zoeken naar archieven)
-klassieke gedrukte inventaris publiceren
- Geordend archief- Ongeordend archief
- opleiding jonge archivarissen
TOEGANGENStructuur versus vormgeving
-Ervaring uit retroconversie van toegangen
-Koppeling met gegevens uit archiefbeheerssysteem (unieke identificatie, raapleegbaarheid, …)
-Kennis XML-Beschikbaarheid gebruiksvriendelijke software voor
-Invoer-Publicatie
TOEGANGENStructuur en vormgeving
Richtlijnen – opleiding en archivarissen
Opmaakprofielen
= lay-out
Maar eveneens structurering
Opmaakprofielen recupereren voor structurering
Modeltoegang_NL.dot
TOEKOMST
Resultaat: zoeken naar archieven (website)
Koppeling naar gedigitaliseerde archieven
‘Digitale leeszaal’
XML – editor aangepast voor EAD – EAC
open source