ARCHIEFBEHEERSPLAN AFDELING BUITENLANDS BELEID … · 2010-04-08 · Karin Van Honacker, werkleider...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN

RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

BELEIDSDOMEIN BUITENLANDSE AANGELEGENHEDEN

ARCHIEFBEHEERSPLAN

AFDELING BUITENLANDS BELEID BINNEN EUROPA

door

Geert LELOUP

m.m.v. Karin VAN HONACKER

Brussel 2004

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN

RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

BELEIDSDOMEIN BUITENLANDSE AANGELEGENHEDEN

ARCHIEFBEHEERSPLAN

AFDELING BUITENLANDS BELEID BINNEN EUROPA EN BIJHORENDE RADEN EN COMMISSIES

ADMINISTRATIE BUITENLANDS BELEID

DEPARTEMENT COÖRDINATIE MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP

door

Geert LELOUP

m.m.v. Karin VAN HONACKER

Brussel 2004

Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie

Publicatienummer

WOORD VOORAF Dit werk is het resultaat van een geslaagde samenwerking tussen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en het Algemeen Rijksarchief. Heel wat mensen in beide instellingen werkten er aan mee en verdienen hier een oprecht woord van dank. Binnen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap was er in de eerste plaats mevr. Diane Verstraeten, directeur-generaal van de administratie Buitenlands Beleid, die de toestemming gaf om binnen haar administratie aan de slag te gaan en zo vriendelijk was om daarenboven ook voor de praktische ondersteuning te zorgen. Mijn dank gaat uiteraard naar dhr. Fredy Evens, afdelingshoofd van de afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa, die mij de toelating gaf om de personeelsleden van de afdeling te interviewen en het klassement te bekijken. Natuurlijk mag ik de ambtenaren van de afdeling niet vergeten die, ondanks hun drukke agenda, toch tijd vrij wisten te maken voor de interviews. Binnen het Algemeen Rijksarchief wil ik in ieder geval dhr. Herman Coppens, hoofd van het Departement Vlaanderen van het Rijksarchief, en mevr. Chantal Vancoppenolle, projectleider en archivaris bij het Rijksarchief te Beveren, voor hun raad en daad bedanken. Dat geld natuurlijk ook voor de collega’s van de IAVA-groep. Mijn bijzondere dank gaat naar mevr. Karin Van Honacker, werkleider bij het Rijksarchief te Antwerpen, die niet alleen het archiefbeheersplan geëvalueerd heeft, maar ook de definitieve bestemmingen heeft vastgesteld. Geert Leloup Beveren, 9 februari 2004

INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF ...................................................................................................................... 5 INHOUDSTAFEL ........................................................................................................................ 7 LIJST VAN GERAAPDLEEGDE BRONNEN EN WERKEN ................................................... 9 LIJST VAN AFKORTINGEN.................................................................................................... 11 TOELICHTING .......................................................................................................................... 13

A. Doel en structuur van het archiefbeheersplan .................................................................. 13 B. Enkele richtlijnen voor een efficiënt archiefbeheer ......................................................... 15

ARCHIEFBEHEERSPLAN AFDELING BUITENLANDS BELEID BINNEN EUROPA...... 17

A. Voorstelling van de archiefvormer .................................................................................. 19 B. Overzicht van beleidsdomeinen, taakgebieden, taken en handelingen ............................ 33 C. Archiefbeheersplan .......................................................................................................... 43

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN

NIET GEDRUKTE BRONNEN: Verzameling dienstnota’s, bewaard in de archiefruimte van de administratie Buitenlands Beleid. GEDRUKTE BRONNEN: Belgisch Staatsblad, Brussel, 1870-2002. Parlementaire stukken Cultuurraad voor de Nederlandse Cultuurgemeenschap, Brussel, 1980. Parlementaire Stukken van de Vlaamse Raad, Brussel, 1980-1995. Parlementaire Stukken van het Vlaams Parlement, Brussel, 1995-2002. Parlementaire Vragen en Antwoorden van het Vlaams Parlement, Brussel, 1995-1996. Vademecum van de Vlaamse regering, Brussel, s.d. WERKEN: Beknopte Gids van de Vlaamse overheid, Brussel, 1997. Beleidsdomein Buitenlands Beleid & Internationale Samenwerking. Transitietraject naar de nieuwe organisatiestructuur. Eindrapportering t.a.v. de Vlaamse regering met het oog op de globale consolidatie van de organisatiestructuur van de Vlaamse administratie en de goedkeuring van de transitie naar de nieuwe organisatie per beleidsdomein. Fase 2, Brussel, 2003, 40 p. BAETEN E., Theater buitengaats. Buitenlands beleid, cultuurbeleid en de internationale praktijk van de podiumkunsten in Vlaanderen, Gent, 1999, 106 p. BERCKX P., 150 jaar institutionele hervormingen in België, door ruime federale macht naar een nieuwe Belgische eendracht, Antwerpen, 1990, 1290 p. Commissariaat-generaal voor de Internationale Culturele Samenwerking, Brussel, 1985, s.p. Eén regering voor de Vlamingen, Brussel, 1982. Gids van de Vlaamse overheid, Brussel, 1998-2002. Gids van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Instellingen van Openbaar Nut, Brussel, 1992-1995.

Lijst van geraadpleegde bronnen en werken

10

Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Organisatiestructuur, organigram en personeelsformatie per administratie. Gecoördineerde tekst op grond van de beslissingen van de Vlaamse Executieve dd. 9 mei 1984, Brussel, 1984. INGELAERE F., “De nieuwe wetgeving inzake de internationale betrekkingen van de gemeenschappen en de gewesten”, in: Tijdschrift voor bestuurswetenschappen en publiekrecht, 1993, pp. 807-820. SCHRAMME A., Vlaanderen en zijn grote buitenland: de opbouw van het internationaal cultureel beleid van Vlaanderen 1965-1988, Lannoo, 1999, 438 p. VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G., Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19e-20e eeuw, Brussel, 1999, 1439 p. VAN DER CRUYSSEN C., Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1878-1884, 1907-1991). Deel I. Organisatie (Miscellanea archivistica studia 64), Brussel, 1995, 329 p. VAN DER CRUYSSEN C., Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1878-1884, 1907-1991). Deel II. Bevoegdheden (Miscellanea archivistica studia 78), Brussel, 1996, 129 p. VAN REYBROECK E. en BURSENS P., Onderzoeksrapport: Europeanisering van Vlaanderen: een doorlichting van de bestuurlijke structuren, Antwerpen, 2003, 92 p.

LIJST VAN AFKORTINGEN art. artikel B.S. Belgisch Staatsblad CGICS Commissariaat-generaal voor de Internationale Culturele

Samenwerking CGIS Commissariaat-generaal voor de Internationale Samenwerking Gidsen van de Het betreft hier de volgende uitgaven van het ministerie van de Vlaamse overheid, Vlaamse Gemeenschap: 1992-2002

Gids van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Instellingen van Openbaar Nut, Brussel, 1992, 1994 en 1995.

Beknopte Gids van de Vlaamse overheid. Voorjaar 1997, Brussel, 1996. Gids van de Vlaamse overheid, Brussel, 1998, 1999, 2000 en 2002 Ned. Cult. R. Cultuurraad voor de Nederlandse Cultuurgemeenschap Parl. St. Parlementaire Stukken Vl. Parl. Vlaams Parlement Vl. R. Vlaamse Raad Vr. en Antw. Vragen en Antwoorden

TOELICHTING A. DOEL EN STRUCTUUR VAN HET ARCHIEFBEHEERSPLAN Wat is archief? Archiefproducten zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Toegepast op overheidsarchief, kunnen we stellen dat het gaat om alle documenten (ook digitale) die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten van die overheid. Stukken die toevallig in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken en tijdschriften behoren evenmin tot het archief. Wat bepaalt de Archiefwet? Ingevolge de Archiefwet van 24 juni 1955 houdt het Rijksarchief toezicht op de archieven van rechtbanken, provincies, gemeenten, openbare instellingen en alle “rijksbesturen”. Archief-producten van deze besturen mogen niet vernietigd worden zonder de toestemming van de algemene rijksarchivaris of van diens gemachtigden (Archiefwet, art. 5). Wat is het IAVA-project? Eind 2001 ging het departement Vlaanderen van het Rijksarchief van start met het IAVA-project. De afkorting “IAVA” staat voor “Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie”. De projectmedewerkers verrichten onderzoek naar de geschiedenis en de bevoegdheden van de Vlaamse administratie (instellingenstudie) en naar de archiefproducten die door deze administratie worden voortgebracht (archiefbeheer). Het resultaat van dit onderzoek bestaat uit archiefbeheersplannen, die per archiefvormende entiteit opgesteld worden. Wat is een archiefbeheersplan? Het archiefbeheersplan biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie subsidiedossiers) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct is aangegeven wat de bestemming ervan is: vernietigen na afloop van de administratieve bewaartermijn of permanent bewaren. Tijdige vernietiging van de archiefstukken die daarvoor in aanmerking komen, heeft als voordeel dat archiefruimte uitgespaard wordt. Op die manier blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. De permanent te bewaren stukken kunnen door de archiefvormer bewaard worden of ze kunnen overgedragen worden aan het Rijksarchief, zodat ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers. Volgens welke principes is het archiefbeheersplan opgebouwd? Het kernelement van het archiefbeheersplan is de handeling. Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een archiefvormer worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die een of meerdere archiefproducten opleveren. Het werken met handelingen heeft

Toelichting

14

vele voordelen. Ten eerste heeft een handeling een zekere levensduur. Hoewel de institutionele structuur van de administratie geregeld wijzigt, blijven haar opdrachten min of meer stabiel. Ten tweede is de handeling een belangrijk criterium voor selectie. Het is op basis van de handeling dat een eerste waardering wordt uitgesproken over de noodzaak tot permanente bewaring van de archiefproducten. Uiteraard moeten ook de archiefproducten zelf in rekening genomen worden. Welke velden komen in het archiefbeheersplan voor? Beleidsdomein Het beleidsdomein komt overeen met een coherent

geheel van bevoegdheden. Beleidsdomeinen zijn gebaseerd op de thesaurus van de Vlaamse Codex.1

TAAKGEBIED HET TAAKGEBIED IS EEN ONDERVERDELING VAN HET

BELEIDSDOMEIN. ZO WORDEN BINNEN HET BELEIDSDOMEIN CULTUUR HET TAAKGEBIED FILM EN HET TAAKGEBIED MEDIA ONDERSCHEIDEN.

TAAK EEN TAAK IS EEN GEHEEL VAN ONDERLING SAMENHANGENDE

HANDELINGEN DIE DEZELFDE DOELSTELLING HEBBEN. Handeling Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een

bestuurlijke entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die een of meerdere archiefproducten opleveren.

Datering Hier wordt de periode vermeld waarin de handeling uitgevoerd werd.

Indien de begindatum niet precies gekend is, maar zeker dateert van vóór de staatshervorming, gebruiken we de omschrijving “1111”. Indien de handeling op het moment van de redactie van het archiefbeheersplan nog steeds bestaat, wordt als einddatum “9999” gebruikt.

Grondslagen Veel handelingen worden door de weten regelgeving opgelegd en

hebben bijgevolg een wettelijke grondslag. De meeste wettelijke grondslagen zijn in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Indien in de weten regelgeving geen expliciete grondslag teruggevonden werd, wordt het symbool “-” vermeld.

Bronnen Onder bronnen wordt de informatie verstaan waarin de handeling

teruggevonden werd. Het kan gaan om gedrukte publicaties, interviews, elektronische informatie, enz.

Archiefvormers Met archiefvormers worden de verschillende diensten bedoeld die de

handeling uitgevoerd hebben. De archiefvormers worden gedateerd en in chronologische volgorde gerangschikt. Ook hier gebruiken we de omschrijving “1111” en “9999”.

Opmerkingen In dit veld wordt extra informatie in verband met de handeling

weergegeven.

1 De Vlaamse Codex bevat de gecoördineerde Vlaamse wetgeving en is samengesteld door de cel Juridische Dienstverlening van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, met wetenschappelijke medewerking van Prof. dr. P. Van Orshoven. Zie www.codex.vlaanderen.be.

Toelichting

15

Archiefproducten Hier wordt het archiefproduct beschreven, bijvoorbeeld “Dossiers inzake …”.

datering Het archiefproduct wordt zo nauwkeurig mogelijk gedateerd. ordening Deze rubriek toont hoe het archief geordend is, bijvoorbeeld

chronologisch. toegang De toegang op het archief zorgt ervoor dat het archief raadpleegbaar is,

bijvoorbeeld een alfabetische index. materiële vorm In dit veld wordt de materiële vorm van het archiefproduct

weergegeven, bijvoorbeeld papier, microfiche, MS Access-databank, enz.

omvang Indien het archiefproduct niet meer aangroeit, wordt de omvang vermeld, uitgedrukt in strekkende meter.

adm. bewaartermijn De administratieve bewaartermijn wordt bepaald door de administratie en drukt uit hoe lang ze het archiefproduct nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden.

De administratieve bewaartermijnen die bij de archiefproducten worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De administratie kan deze termijnen ten allen tijde opnieuw bekijken.

def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de administratie, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefproduct, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

opmerkingen Extra informatie wordt in dit veld weergegeven. B. ENKELE RICHTLIJNEN VOOR EEN EFFICIËNT ARCHIEFBEHEER 1. Bewaar archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat. Met “goede staat” wordt de materiële toestand bedoeld. Het is bijvoorbeeld aan te raden om het archief tijdig te schonen: verwijderen van dubbels, paperclips, plastieken mapjes, stukken met een louter tijdelijk belang (bijvoorbeeld verlofbriefjes), enz. Hoe vroeger dit gebeurt, hoe beter. Ook moet het archief bewaard worden in een daarvoor geschikte ruimte. Boeken of voorwerpen horen niet thuis in een archiefbewaarplaats. Met “geordende staat” wordt bedoeld dat de stukken in een systematische orde geplaatst worden, zodat ze op eenvoudige wijze teruggevonden kunnen worden (bijvoorbeeld alfabetisch). Ten slotte is ook een toegang op de archiefproducten noodzakelijk. Voorliggend archiefbeheersplan kan beschouwd worden als een toegang op het gehele archief. De individuele archiefproducten moeten echter ook raadpleegbaar zijn, zodat bijvoorbeeld een bepaald stuk of een dossier snel teruggevonden kan worden. 2. Bepaal de administratieve bewaartermijn van alle archiefproducten. Zolang een archiefproduct frequent gehanteerd wordt, bevindt het zich in de dynamische fase. Indien het archiefproduct niet meer regelmatig gehanteerd wordt, komt het in de semi-statische fase terecht. Pas indien het archiefproduct niet meer van nut is voor de goede werking van de administratie en het niet meer gebruikt wordt omwille van de juridische bewijskracht, is er sprake van de statische fase. Als het archiefproduct zich in de statische fase bevindt, betekent dit dat de administratieve bewaartermijn afgelopen is. Het is belangrijk om deze termijn vast te leggen, want het is na afloop hiervan dat moet worden overgegaan tot vernietiging of tot verdere bewaring omwille van culturele en historisch-wetenschappelijke motieven.

Toelichting

16

3. Markeer de aan de selectie onderworpen archieven. Het verdient aanbeveling de selectie door uiterlijke kenmerken te markeren, bijvoorbeeld door middel van gekleurde stickers: groen voor onmiddellijke vernietiging, blauw met een jaartal voor vernietiging op termijn en rood voor permanente bewaring. De archiefstukken die permanent bewaard moeten blijven, dienen verpakt te worden in zuurvrije dozen. Hierdoor zijn deze stukken nog duidelijker herkenbaar als te “bewaren” en bovendien wordt de verzuring van het papier tegengegaan. Doorgaans wordt drie à tien procent van het archiefvolume door het Rijksarchief voor permanente bewaring geselecteerd. 4. Voer de selectiebeslissingen uit. Het archiefbeheersplan is bedoeld om de administratie te helpen met haar archiefbeheer. Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefproduct verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming van de serie bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. De administratie is uiteraard vrij om de bescheiden zelf te bewaren, indien dit gebeurt in goede, geordende en toegankelijke staat. Het is echter mogelijk om de bescheiden over te dragen naar het Rijksarchief, dat dan instaat voor de verdere bewaring en ontsluiting. Indien de definitieve bestemming van het archiefproduct vernietigen is, kunnen de archiefproducten vernietigd worden. In geval van een geplande vernietiging, dient u het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit de stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. Het is natuurlijk verboden om de te vernietigen bescheiden mee te geven met de papierslag van een jeugd- of sportvereniging of met de huisvuilophaaldienst. De vernietiging dient te gebeuren door een gespecialiseerde firma. 5. Hou het archiefbeheersplan up-to-date. Het archiefbeheersplan is een momentopname. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet het archiefbeheersplan gewijzigd worden. Een regelmatige herziening van het plan is daarom zeker aan te raden. Voor eventuele hulp hierbij kan u contact opnemen met het departement Vlaanderen van het Rijksarchief.

ARCHIEFBEHEERSPLAN

AFDELING BUITENLANDS BELEID BINNEN EUROPA

Archiefbeheersplan afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

19

A. VOORSTELLING VAN DE ARCHIEFVORMER 1. Instellingenstudie In een systematische en chronologische volgorde worden hier in grote lijnen2 de rechts-voorgangers van de huidige afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa besproken. Nadien worden de opdrachten van de afdeling beschreven. 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen3 Het lijkt eigenaardig, maar de huidige administratie Buitenlands Beleid van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap is geen rechtstreekse rechtsopvolger of afsplitsing van het nationale ministerie van Buitenlandse Zaken. Toen de Cultuurraad voor de Nederlandse Cultuurgemeenschap in 1980 instemde met een decreet tot oprichting van het Commissariaat-generaal voor de Internationale Culturele Samenwerking van de Nederlandse Cultuurgemeenschap in België4, verving dit CGICS in de eerste plaats het vroegere bestuur voor Internationale Betrekkingen van het nationale ministerie van Nationale Opvoeding en Nederlandse Cultuur.5 Maar drie personeelsleden van de directie Culturele Betrekkingen van het nationale ministerie van Buitenlandse Zaken werden naar het CGIS overgeheveld, waardoor het ministerie van Buitenlandse Zaken niet echt als een afzonderlijke rechtsvoorganger kan worden beschouwd.6 De oprichting van dit CGICS vloeide met vertraging voort uit de staatshervorming van 1970 en de toenmalige herziening van artikel 59bis van de Grondwet. De wetgevende bevoegdheid voor de culturele materies werd op dat moment overgedragen aan de Cultuurraden, terwijl de uitvoering in handen bleef van de nationale ministeries. Voor de internationale culturele verdragen leidde dit tot heel wat problemen. De splitsing van het Ministerie van Nationale Opvoeding en Cultuur in een ministerie van Nationale Opvoeding en Nederlandse Cultuur en een ministerie van Nationale Opvoeding en Franse Cultuur in 1969 had immers nefaste gevolgen voor de beleidsvoering. Dat de beide ministeries nog een deels gedeelde nationale begroting voor zaken van gemeenschappelijk belang hadden, maakte het nog ingewikkelder. Bovendien speelde ook de directie Culturele Betrekkingen van het ministerie van Buitenlandse Zaken een belangrijke rol.7 Het was dan ook logisch dat de Cultuurraad een einde wou maken aan deze soms versnipperde, soms overlappende bevoegdheden en middelen. Met het CGICS koos men er voor om een instelling van openbaar nut van categorie A op te richten om de betrekkingen tussen Vlaanderen en de wereld te centraliseren en beter te coördineren.8

2 Men moet er wel voor opletten dat bij sommige handelingen andere rechtsvoorgangers vermeld worden. De verschillende elkaar opvolgende staatshervormingen hebben tot gevolg dat sommige handelingen maar later een Vlaamse bevoegdheid worden, terwijl interne reorganisaties op het Vlaams niveau ertoe kunnen leiden dat sommige handelingen verschuiven van de ene dienst, afdeling of administratie naar de andere. 3 SCHRAMME A., Vlaanderen en zijn grote buitenland: de opbouw van het internationaal cultureel beleid van Vlaanderen 1965-1988, Lannoo, 1999, pp. 20-21, 85-88 en 153-173. 4 8 juli 1980, Decreet tot oprichting van het Commissariaat-generaal voor de Internationale Culturele Samenwerking van de Nederlandse Cultuurgemeenschap in België (B.S., 31/12/1980, p. 14609). 5 VAN DER CRUYSSEN C., Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1878-1884, 1907-1991). Deel I. Organisatie (Miscellanea archivistica studia 64), Brussel, 1995, pp. 162-167 en VAN DER CRUYSSEN C., Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1878-1884, 1907-1991). Deel II. Bevoegdheden (Miscellanea archivistica studia 78), Brussel, 1996, pp. 36-39. 6 Eén regering voor de Vlamingen, 1982, pp. 18-19 en BERCKX P., 150 jaar institutionele hervormingen in België. Door ruime federale macht naar een nieuwe Belgische eendracht, Antwerpen, 1990, p. 645. 7 Parl. St. Ned. Cult. R. 1973-1974, nr. 146/1. 8 Parl. St. Ned. Cult. R.1979-1980, nr. 94/1.


20

Buitenlandse voorbeelden zoals het Duitse Goethe-Instituut en de British Council vormden hiervoor een belangrijke inspiratiebron. 1982-1985: Commissariaat-generaal voor de Internationale Culturele Samenwerking van de Nederlandse Cultuurgemeenschap in België (CGIS) en zijn drie Culturele Directies9 Het decreet tot oprichting van het CGICS was één van de laatste initiatieven van de Nederlandse Cultuurgemeenschap en werd juist van kracht vóór de staatshervorming van 1980, dus vóór de uitbreiding van de bevoegdheden van de Vlaamse Gemeenschap met de persoonsgebonden én de plaatsgebonden aangelegenheden. Hierdoor bleef het werkterrein van de instelling beperkt tot de culturele materies. Bovendien bleef het nationale niveau domineren. De Grondwet stipuleerde immers in deze periode nog steeds dat enkel de Belgische staat bevoegd was voor het sluiten van verdragen. Zo is het erg opvallend dat de directie Culturele Betrekkingen van het ministerie van Buitenlandse Zaken bleef voortbestaan en nauw betrokken bleef bij het internationale culturele beleid. Het CGIS had wél het voordeel dat het bij zijn start in juli 1982 de enige Vlaamse entiteit was die het internationale beleid voorbereidde en uitvoerde. Maar wat betekende dat concreet? Net als zijn rechtsvoorganger was de instelling bevoegd voor de coördinatie van de uitvoering van de internationale culturele akkoorden en voor de bilaterale culturele relaties in het algemeen. Daarnaast besteedde men ook veel aandacht aan de samenwerking met internationale organisaties zoals de Raad van Europa en de UNESCO. De Europese Gemeenschap (EG), de huidige Europese Unie (EU), werd nog niet opgevolgd aangezien het CGICS in deze periode enkel bevoegd was voor de culturele materies. Ten slotte organiseerde het CGICS met het oog op de buitenlandse promotie van Vlaanderen ook een aantal prestigieuze tentoonstellingen. Het organogram van het CGICS weerspiegelde dit takenpakket. Drie Culturele Directies waren elk verantwoordelijk voor de voorbereiding en de uitvoering van een aantal bilaterale culturele akkoorden. Culturele Directie III was daarenboven ook bevoegd voor de contacten met de multilaterale organisaties.10 Het Vlaams cultureel centrum De Brakke Grond in Amsterdam vormde in deze periode ook een onderdeel van het CGICS. 1986-1990: Commissariaat-generaal voor de Internationale Samenwerking van de Vlaamse Gemeenschap en zijn vier cellen11 Nauwelijks 3 jaar na zijn start werd het CGIS in 1986 omgedoopt tot het Commissariaat-generaal voor de Internationale Samenwerking van de Vlaamse Gemeenschap of CGIS.12 Op dat moment werden ook de opdrachten van de instelling uitgebreid én ingekrompen. In navolging van de staatshervorming van 1980 werden de bevoegdheden van de instelling verruimd met de persoonsgebonden en plaatsgebonden aangelegenheden. De staatshervorming van 1980 had er echter ook voor gezorgd dat het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap in 1983 van start kon gaan en na verloop van tijd een aantal beleidsvoorbereidende en uitvoerende taken van het CGICS kon overnemen. De manoeuvreerruimte van de instelling werd hierdoor ingekrompen. Het CGIS had enkel nog een coördinerende, organisatorische, logistieke en

9 SCHRAMME A., o.c., pp. 279-280. 10 1 juli 1982, Dienstnota 82/1 betreffende het organigram en bevoegdheidsverdeling per directie en Commissariaat-generaal voor de Internationale Culturele Samenwerking, Brussel, 1985, s.p. 11 SCHRAMME A., o.c., pp. 280-282. 12 28 juni 1985, Decreet houdende omvorming van het Commissariaat-generaal voor de Internationale Culturele Samenwerking van de Nederlandse Cultuurgemeenschap in België, opgericht bij decreet van 8 juli 1980, tot het Commissariaat-generaal voor de Internationale Samenwerking van de Vlaamse Gemeenschap (B.S., 20/08/1985) en 26 maart 1986, Besluit van de Vlaamse Executieve tot vaststelling van de datum van inwerkingtreding van het decreet van 28 juni 1985… (B.S., 09/07/1986, p. 9872).


21

begeleidende opdracht met betrekking tot de internationale samenwerking,13 terwijl de functioneel bevoegde administraties van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap verantwoordelijk werden voor de inhoud van het beleid. Naast de bevoegdheden werd ook een groot deel van het personeel van het bestaande CGICS overgeheveld naar het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Had het oude CGICS nog 122 statutaire personeelsleden, dan telde de opvolger er maar 46 meer.14 Binnen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap kregen vooral de administratie Kunst en de administratie Onderwijs er nieuwe bevoegdheden en personeelsleden bij, aangezien het vroegere CGIS voordien enkel verantwoordelijk was voor de internationale culturele materies. De Brakke Grond in Amsterdam werd eveneens overgeheveld naar de administratie Kunst. Daarenboven werd voor de coördinatie van de internationale relaties binnen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap een cel Externe Betrekkingen opgericht binnen de dienst Planning, Programmatie en Coördinatie van de Diensten van de Secretaris-Generaal.15 Logischerwijze had deze reorganisatie ingrijpende gevolgen voor de organisatie van het nieuwe CGIS. De vroegere Kulturele Directies I, II en III verdwenen eveneens en werden vervangen door een cel Europa, een cel Amerika en een cel Azië voor de bilaterale relaties en door een cel Multilaterale voor de relaties met de multilaterale organisaties.16 In 1988 werd het personeelsbestand CGIS wel weer uitgebreid met de benoeming van een verbindingsagent bij de EG.17 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen Naar aanleiding van de grootschalige reorganisatie met de naam “Bestuurlijk Beleid” werd het CGIS eind 1990 opgeheven en werden diens opdrachten en toen 71 statutaire personeelsleden overgeheveld naar en geïntegreerd in het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.18 Binnen het nieuwe departement Coördinatie werd daartoe een nieuwe administratie Externe Betrekkingen (AEB) opgericht, met daarbinnen de dienst Coördinatie Externe Betrekkingen.19 Deze dienst nam op datzelfde moment ook de taken van de verbindingsagent bij de EG over. Het vooruitzicht dat de deelstaten dankzij de derde fase van de staatshervorming van 1988 verdragrechtelijke bevoegdheden zouden verwerven, was waarschijnlijk een belangrijke stimulans voor deze reorganisatie. Het zou echter tot de vierde staatshervorming van 1993 duren eer Vlaanderen die bevoegdheid ook effectief zou verwerven. Deze staatshervorming had voorts tot gevolg dat er steeds meer gemeenschapsattachés benoemd werden om Vlaanderen in het buitenland te vertegenwoordigen. Op dit moment heeft Vlaanderen binnen Europa een vertegenwoordiger van de Vlaamse regering in Brussel voor de Europese Unie, in Den Haag voor Nederland, in Wenen voor Oostenrijk, Hongarije en de Tsjechische Republiek, in Berlijn voor Duitsland, in Parijs voor Frankrijk en in Londen voor het Verenigd Koninkrijk.

13 Parl. St. Vl. R. 1984-1985, nr. 335/1. 14 Vergelijk 22 maart 1982, Besluit van de Vlaamse Executieve tot vaststelling van de organieke personeelsformatie van het Commissariaat-generaal voor de Internationale Culturele Samenwerking van de Nederlandse Cultuurgemeenschap in België (B.S., 25/03/1982, p. 3382) met 26 maart 1986, Besluit van de Vlaamse Executieve tot vaststelling van de organieke personeelsformatie van het Commissariaat-generaal voor de Internationale Samenwerking van de Vlaamse Gemeenschap (B.S., 09/07/1986, p. 9873). 15 De innoverende overheid. Organisatie en werking van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Brussel, 1988, p. 15. 16 6 oktober 1986, Dienstnota nr. 177 van de commissaris-generaal van het Commissariaat-generaal voor de Internationale Samenwerking. 17 Parl. St. Vl. R. BZ 1988, nr. 9-B/6. 18 12 december 1990, Decreet betreffende het Bestuurlijk Beleid (B.S., 21/12/1990, p. 23707). De hele reorganisatie wordt uitgebreid besproken in BERCKX P., 150 jaar institutionele hervormingen in België. Door ruime federale macht naar een nieuwe Belgische eendracht, Antwerpen, 1990, pp. 1147-1161. 19 Gids van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse instellingen van openbaar nut, Brussel, 1992, pp. 18-19.


22

1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa In 1995 werden in het kader van de fusie van de bestaande besturen en diensten tot afdelingen ook de diensten van de AEB gereorganiseerd.20 De dienst Coördinatie Externe Betrekkingen verdween en werd opgesplitst in een afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa en een afdeling Externe Betrekkingen buiten Europa. De AEB werd in 1997 omgedoopt tot de administratie Buitenlands Beleid (aBB), waardoor ook de benamingen van deze ondergeschikte entiteiten gewijzigd werden tot afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa en afdeling Buitenlands Beleid buiten Europa. Binnen de afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa is vooral de uitbouw van de EU-cel een opvallende nieuwe tendens, een tendens die nog verder versterkt werd door het Belgisch voorzitterschap van de Europese Raad in de tweede jaarhelft van 2001. De afdeling werd in 2001 ten slotte ook verantwoordelijk voor de coördinatie van het Samenwerkingsprogramma Centraal- en Oost-Europa, dat voordien gecoördineerd werd door de afdeling Europa Economie van de administratie Economie van het departement EWBL. De aBB zal binnenkort in het kader van “Beter Bestuurlijk Beleid”, de nieuwe reorganisatie van de Vlaamse administraties, omgevormd worden tot een afzonderlijk departement Buitenlands Beleid en Internationale Samenwerking (BBIS). Daarbinnen zal de entiteit Beleidsuitvoering Buitenlands Beleid van het departement Buitenlands Beleid en Internationale Samenwerking de opdrachten van de huidige afdeling overnemen.21 De administratie Buitenlands Beleid en haar rechtsvoorgangers hebben tot nu toe hun kantoren op drie verschillende adressen in Brussel gehad. Het Bestuur Internationale Culturele Betrekkingen huisde in een gebouw aan de Kortenberglaan, het Commissariaat-generaal vanaf 1984 in een gebouw aan de Trierstraat, de administratie Externe Betrekkingen en later de administratie Buitenlands Beleid vanaf 1991 in het Boudewijngebouw aan de Boudewijnlaan. In 2005 zou men naar het nieuwe Laurentidegebouw aan de Gaucheretstraat verhuizen. De vele reorganisaties en verhuisoperaties hebben duidelijk hun sporen nagelaten in de archiefvorming. De opdrachten van de huidige afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa De opdrachten van de afdeling zijn vrij divers en complex. Voor alle duidelijkheid bekijken we eerst het kader waarbinnen de overkoepelende administratie Buitenlands Beleid optreedt. We starten met de taakverdeling tussen het federaal en het Vlaams niveau. Dankzij de staatshervorming van 1993 werden de gemeenschappen en de gewesten verantwoordelijk voor de internationale samenwerking voor die aangelegenheden waarvoor ze bevoegd zijn (het in foro interno, in foro externo-principe).22 Wel werd een aantal coherentiemechanismen ingebouwd om te voorkomen dat de federale staat en de deelstaten een tegenstrijdige buitenlandse politiek zouden voeren. Zo moeten de deelstaten voor de exclusieve verdragen23 een procedure volgen die de federale overheid de kans biedt om de door deelstaten 20 Gids van de Vlaamse overheid, Brussel, 1995, p. 3. 21 Beleidsdomein Buitenlands Beleid & Internationale Samenwerking. Transitietraject naar de nieuwe organisatiestructuur. Eindrapportering t.a.v. de Vlaamse regering met het oog op de globale consolidatie van de organisatiestructuur van de Vlaamse administratie en de goedkeuring van de transitie naar de nieuwe organisatie per beleidsdomein. Fase 2, Brussel, 2003, p. 40. Voor meer informatie, zie ook www.vlaanderen.be/bbb. 22 5 mei 1993, Wijziging aan de Grondwet (B.S., 08/05/1993, p. 10536). Voor meer uitleg over deze en andere wetten uit 1993, zie INGELAERE F., “De nieuwe wetgeving inzake de internationale betrekkingen van de gemeenschappen en de gewesten”, in: Tijdschrift voor Bestuurswetenschappen en publiekrecht, 1993, pp. 807-820. 23 Exclusieve vragen zijn verdragen met betrekking tot die materies waarvoor uitsluitend de Gemeenschappen en/of Gewesten bevoegd zijn.


23

voorgenomen procedure van verdragsluiting voorlopig of zelfs definitief te schorsen. Voorts werd gestipuleerd dat een aantal samenwerkingsakkoorden gesloten moest worden om nadere procedures in te voeren voor de gemengde verdragen24 en voor zowel de vertegenwoordiging van België in internationale en supranationale organisaties als voor de rechtsvoering voor internationale en supranationale rechtscolleges.25 Deze samenwerkingsakkoorden werden in 1994 gesloten en bevestigden opnieuw de coördinerende rol van het federale niveau.26 Tegelijkertijd werd een aantal overlegorganen opgericht die dit alles in goede banen moeten leiden. Het belangrijkste politiek overlegorgaan is de Interministeriële Conferentie voor het Buitenlands Beleid (ICBB), waarbinnen de federale regering en de deelstaatregeringen elkaar informeren over het buitenlands beleid en waar men bij disputen de knopen doorhakt.27 In het spoor daarvan werd nog een hele resem andere ambtelijke overlegorganen opgericht, waarvan een aantal verder in de tekst meer in detail besproken zal worden. Nu we de taakverdeling tussen het federale en Vlaamse niveau nader bekeken hebben, kunnen we de taakverdeling op het Vlaamse niveau onder de loep nemen. Op politiek vlak is de Vlaamse regering in haar geheel verantwoordelijk voor het buitenlands beleid. Elk regeringslid is mee bevoegd voor de externe betrekkingen voor de bevoegdheden die onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen, zoals het internationaal milieu-, cultuur-, onderwijs- en wetenschapsbeleid…. Er zijn echter ook sectoroverschrijdende aspecten of aspecten met een breder politiek of horizontaal karakter.28 Het internationaal beleid moet dus gecoördineerd worden, een rol die voor de Vlaamse minister van Buitenlandse Aangelegenheden weggelegd is. De functioneel bevoegde Vlaamse minister brengt de Vlaamse minister bevoegd voor Buitenlands Beleid op de hoogte van het voornemen om de besprekingen aan te vatten voor een internationale overeenkomst of vice versa. Beide ministers overleggen eerst om te bekijken welk gevolg men aan het voorstel kan geven en leggen het voorstel vervolgens voor aan de Vlaamse regering. Wanneer de Vlaamse regering het voorstel positief beoordeelt, kan de functioneel bevoegde minister de internationale besprekingen voeren, in samenspraak met de Vlaamse minister van Buitenlands Beleid. Na afloop van de besprekingen wordt het ontwerp van eindtekst aan de Vlaamse minister van Buitenlands Beleid meegedeeld en vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse regering. Mutatis mutandis geldt dezelfde regeling wanneer meerdere functioneel bevoegde Vlaamse ministers erbij betrokken zijn.29 Op het administratief vlak fungeert de administratie Buitenlands Beleid als draaischijf tussen alle betrokken partijen aan Vlaamse kant en zorgt ze voor een optimale doorstroming van

24 Gemengde verdragen zijn verdragen met betrekking tot die materies waarvoor de Gemeenschappen en/of Gewesten en de federale overheid gelijktijdig bevoegd zijn. 25 5 mei 1993, Bijzondere wet betreffende de internationale betrekkingen van de Gemeenschappen en de Gewesten (B.S., 08/05/1993, p. 10559). 26 8 maart 1994, Samenwerkingsakkoord tussen de Federale overheid, de Gemeenschappen en de Gewesten over de nadere regelen voor het sluiten van gemengde verdragen (B.S., 26/06/1996, p. 28209), voor Vlaanderen bekrachtigd door 19 maart 1996, Decreet tot instemming met het Samenwerkingsakkoord tussen de federale overheid, de Gemeenschappen en de Gewesten over de nadere regelen voor het sluiten van gemengde verdragen, ondertekend te Brussel op 8 maart 1994 (B.S., 23/05/1996, p. 13407); 8 maart 1994, Samenwerkingsakkoord tussen de Federale overheid, de Gemeenschappen en de Gewesten, met betrekking tot de vertegenwoordiging van het Koninkrijk België in de Ministerraad van de Europese Unie (B.S., 17/11/1994, p. 28209) en 30 juni 1994, Kaderakkoord tot samenwerking tussen de Federale Staat, de Gemeenschappen en de Gewesten over de vertegenwoordiging van het Koninkrijk België bij de Internationale Organisaties waarvan de werkzaamheden betrekking hebben op gemengde bevoegdheden (B.S., 19/11/1994, p. 28706). 27 5 mei 1993, Wet betreffende de internationale betrekkingen van de Gemeenschappen en de Gewesten (B.S., 08/05/1993, p. 10562). 28 Parl. St. Vl. Parl. 1999-2000, nr. 163/1. 29 7 oktober 1992, Gedragscode voor het sluiten van verdragen en internationale overeenkomsten door de Vlaamse Executieve (Vademecum van de Vlaamse regering, Brussel, s.d., 11.3).


24

informatie naar deze partijen. Zo is de administratie onder meer verantwoordelijk voor alle contacten met het ministerie van Buitenlandse Zaken en de Belgische ambassades in het buitenland, alle officiële contacten met de buitenlandse partner, indien nodig de opmaak van onderhandelingsvolmachten, de logistieke ondersteuning van de onderhandelingen wanneer die in Vlaanderen plaatsvinden, het juridisch nazicht en de eindredactie van de onderhandelings-teksten en indien nodig de opmaak van ondertekeningsvolmachten.30 Voor de interne Vlaamse afspraken in verband met de bepaling van het Vlaams standpunt binnen de multilaterale organisaties kunnen we alvast verwijzen naar een in 2000 opgestelde EU-gedragscode. Deze bepaalt dat op het politieke vlak de kabinetten van de Vlaamse ministers steeds op de hoogte gehouden moeten worden en bevestigt op het administratief vlak ook voor deze materie de coördinerende rol van de administratie Buitenlands Beleid.31 Deze specifieke verwijzing naar de EU is wel interessant, want zoals de naam aangeeft is de afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa bevoegd voor de bilaterale relaties en multilaterale organisaties binnen Europa. Bekijken we nu eens de specifieke opdrachten van de afdeling. Een eerste belangrijk aspect is de coördinatie van de bilaterale relaties. De ambtenaren zijn elk bevoegd voor één of meerdere landen en regio’s. Dit houdt onder meer in dat ze de overkoepelende en sectoroverschrijdende verdragen, akkoorden… met deze landen en regio’s helpen voorbereiden door samen met collega’s van andere vakdepartementen van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en met een buitenlandse delegatie de nieuwe of hernieuwde teksten te bespreken. Ze coördineren nadien de toepassing van de verdragen door na overleg met de collega’s van andere vakdepartementen van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap de concrete toepassingen samen met de buitenlandse collega’s te bespreken. Verdere coördinatie gebeurt door alle relevante informatie die men uit het buitenland ontvangt naar de vakdepartementen door te sturen én vice versa. Het grootste deel van de verdragen zijn de van de Belgische staat geërfde culturele akkoorden. De benaming is wat misleidend, aangezien een dergelijk verdrag niet alleen betrekking heeft op culturele samenwerking, maar ook op samenwerking op het vlak van sport, onderwijs, vorming, media, ruimtelijke ordening, wetenschap en technologie. De uitvoering van deze culturele verdragen wordt besproken in een zogenaamde Vaste Gemengde Commissie32 die eens om de om de 3 of 4 jaar vergadert en een nieuw samenwerkingsprogramma bespreekt. Geleidelijk aan worden deze culturele akkoorden vervangen door Vlaamse samenwerkingsverdragen, die betrekking kunnen hebben op alle domeinen waarvoor Vlaanderen bevoegd is. De vervanging van de culturele akkoorden door de meer algemene samenwerkingsverdragen is een logische tendens, aangezien het de uitbreiding van de Vlaamse bevoegdheden weerspiegelt. Voorts is men in diplomatieke kringen steeds meer van mening dat het systeem van de bilaterale culturele akkoorden achterhaald is. Door de sterke uitbouw van de multilaterale organisaties en de technologische innovaties op vlak van communicatie en transport is het nu veel makkelijker dan vroeger om internationale contacten te leggen. Daarom zijn velen nu van oordeel dat de samenwerking beter ad hoc of binnen multilateraal verband kan verlopen, dan via de meer strikte en gereguleerde bilaterale culturele 30 Gedragscode voor het sluiten van verdragen die betrekking hebben op aangelegenheden waarvoor de Vlaamse Raad bevoegd is van 15 december 1993 (Vademecum van de Vlaamse regering, Brussel, s.d., 11.4). 31 Gedragscode voor de Vlaamse vertegenwoordigers die deelnemen aan vergaderingen in het kader van de totstandkoming van EU-regelgeving en andere EU-beslissingen (VR/2000/14.04/DOC.0295), te raadplegen op www.vlaanderen.be/internationaal. 32 De Vaste Gemengde Commissies worden niet afzonderlijk beschreven in dit werk. De meeste worden al uitgebreid beschreven in het hoofdstuk Adviesorganen in het werk van VAN DER CRUYSSEN C., Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1878-1884, 1907-1991). Deel I. Organisatie (Miscellanea archivistica studia 64), Brussel, 1995, pp. 189-320. De auteur is voorts van mening dat de opdeling per land voldoende gedetailleerd is en een afzonderlijke omschrijving van elke opgeheven en bestaande Vaste Gemengde Commissie te ver zou leiden. Dit verklaart ook waarom bij de grondslagen niet verwezen wordt naar de desbetreffende Culturele Akkoorden of Vlaamse samenwerkingsverdragen.


25

akkoorden. Naast deze zeer algemene verdragen, volgen de ambtenaren van de afdeling ook andere types sectoroverschrijdende exclusieve en gemengde verdragen op. Een goed voorbeeld is het verdrag inzake de verruiming van de vaarweg van de Westerschelde dat zowel te maken heeft met openbare werken als met waterwegen. Maar natuurlijk verlopen niet alle bilaterale contacten met het buitenland louter in het kader van de verdragen. De administratie Buitenlands Beleid is voor het buitenland het logische aanspreekpunt en coördineert bijgevolg vaak ook de samenwerking in het algemeen via ad hoc contacten en initiatieven. Ten slotte volgt men er ook de politieke contacten op. Meestal gaat het om contacten van de Vlaamse minister-president en de Vlaamse minister van Buitenlands Beleid met hun buitenlandse collega’s. Naast de relaties met de landen onderhoudt Vlaanderen ook relaties met andere regio’s. Maar doordat deze regio’s in tegenstelling tot Vlaanderen géén verdragsrecht hebben, blijft deze samenwerking meestal beperkt tot een transnationaal contract of een intentieverklaring.33 Een tweede belangrijk onderdeel is de opvolging van de multilaterale organisaties. De afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa volgt natuurlijk in de eerste plaats de Europese Unie op. De organisatie erkent enkel België als lidstaat wat voor gevolg heeft dat binnen België steeds intensief overlegd moet worden tussen de federale overheid, de gemeenschappen en de gewesten. De belangrijkste draaischijf voor het Europa-beleid van België is het Comité P11 binnen de directie Europese Zaken en Coördinatie van de federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken. Verschillende thematische vergaderingen met wisselende samenstelling beslaan het hele EU-actiedomein en vormen de belangrijkste ontmoetingsplek voor de leden van de federale administraties en die van de deelstaten die het EU-beleid voorbereiden. Andere belangrijke overlegorganen zijn de Interministeriële Economische Conferentie (EIC)34 en de Energie-Overleggroep Gewesten-Staat (ENOVER)35 binnen de federale overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie. Voor de afdeling is net als bij de bilaterale relaties ook hier de leidraad dat men alle horizontale sectoroverschrijdende materies opvolgt en coördineert. Heel wat aandacht gaat naar het breder institutioneel kader van de Unie. Zo volgt men nauwgezet de hervormingen van de EU op. Veel aandacht gaat daarbij naar de cruciale Intergouvernementele Conferenties (IGC’s). Tijdens die conferenties bespreken de regeringen van de EU-landen de eventuele aanpassingen van de verdragen waarop de EU is gegrondvest.36 Daarnaast is er ook aandacht voor andere belangrijke initiatieven, zoals Agenda 200037 en het Witboek European Governance38. 33 Transnationale contracten zijn verbintenissen tussen twee regio’s waarbij minstens één partij niet de bevoegdheden heeft om verdragen te sluiten, terwijl intentieverklaringen enkel een politiek signaal geven. 34 Het EIC coördineert de uitwisseling van informatie op twee vlakken: overleg met de ambtenaren ter voorbereiding van de vergaderingen van de Raad “Interne Markt” en “Industrie” en de vergaderingen van de Europese ministers én de discussies en het overleg over de toepassing in België van op internationaal niveau genomen beslissingen. Het secretariaat van het EIC wordt momenteel verzorgd door de afdeling Europees beleid van het bestuur Economisch Potentieel (E4) van de federale overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie. Voor meer informatie, zie www.mineco.fgov.be. 35 Het ENOVER is het formele overlegorgaan tussen Staat en Gewesten inzake het energiebeleid en werd opgericht als een permanente werkgroep van de Interministeriële Conferentie Economie. Het secretariaat van ENOVER wordt momenteel verzorgd door dienst Betrekkingen met de Gewesten van de afdeling Energiebeleid van het bestuur Energie (E2) van de federale overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie. Voor meer informatie, zie www.mineco.fgov.be. 36 Doordat men op dat moment de Europese verdragen zelf bespreekt, vallen deze besprekingen volledig buiten het kader van die verdragen. De besluitvormingsregels van de EU zijn dan ook niet van toepassing op deze conferenties. Besluitvorming over verdragswijzigingen geschiedt altijd bij unanimiteit. 37 Agenda 2000 is het actieprogramma waarmee de Europese Unie met het oog op de uitbreiding het financieel kader van haar landbouwbeleid, haar structuurbeleid en haar milieubeleid wil aanpassen. Het geeft de Europese Unie een nieuw financieel kader voor de periode 2000-2006. Voor meer informatie, zie www.europa.eu.int. 38 Met het begrip “governance” doelt men op de regels, processen en praktijken waarmee de Europese Unie haar bevoegdheden uitoefent. Met het in 2001 verschenen witboek werd bekeken hoe de Europese


26

Natuurlijk volgt men niet alleen de hervormingen van de instellingen op, maar ook de werking van die instellingen. Bij de bespreking van deze werking, volgen we het besluitvormingsproces binnen de Europese Unie.39 De Europese Commissie ontwikkelt nieuwe initiatieven en toetst de haalbaarheid ervan via informele Commissiecomités met ambtenaren van de verschillende lidstaten met een specifieke expertise in het ter tafel liggende voorstel. Vervolgens bereiden informele Raadscomités en Raadswerkgroepen, die eveneens uit vertegenwoordigers van de lidstaten bestaan, de vergaderingen van het Comité des Représentants Permanents (COREPER) en de Raad van de Europese Unie voor. De afdeling bezit een databank met alle Commissiecomités en Raadswerkgroepen binnen de Europese Unie waarbinnen Vlaanderen een vertegenwoordiger heeft, om te weten wie de Vlaamse belangen in dit stadium behartigt. De volgende stap in het besluitvormingsproces is de bespreking binnen COREPER. In dit comité zetelen de ambassadeurs van de lidstaten van de Europese Unie die op hun beurt het werk van de Raad van de Europese Unie voorbereiden en de follow-up coördineren. De afdeling volgt COREPER wel op, maar dan enkel via e-mails met de beslissingen van het comité die men ontvangt van de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie. Na COREPER volgt de Raad van de Europese Unie, de vroegere Raad van Ministers. Dit is het belangrijkste besluitvormingsorgaan van de Europese Unie. De Raad vertegenwoordigt de lidstaten en de zittingen worden bijgewoond door één minister van elke nationale regering van de EU.Welke nationale ministers welke zitting bijwonen is afhankelijk van het onderwerp dat op de agenda staat. In totaal komt de Raad in negen verschillende samenstellingen bijeen en één van die negen samenstellingen is de Algemene Zaken en Externe Betrekkingen, die - zoals de naam aangeeft - ook verantwoordelijk is voor de betrekkingen van de EU met de rest van de wereld. Logischerwijze volgt de afdeling voornamelijk de Raad Algemene Zaken en Externe Betrekkingen op. In sommige gevallen speelt ook het Comité van de Regio’s een rol het Europees besluitvormingsproces. Deze instelling werd in 1994 opgericht in uitvoering van het Verdrag van Maastricht. Het is een raadgevend orgaan dat bestaat uit vertegenwoordigers van lokale en regionale overheden en ervoor moet zorgen dat deze overheden inspraak hebben in de beleidsvorming van de Europese Unie en dat de regionale en lokale eigenheden en voorrechten worden geëerbiedigd. Het Comité moet worden geraadpleegd over zaken die de lokale en regionale overheden aanbelangen. Vlaanderen heeft als regio natuurlijk veel aandacht voor de werking van deze instelling en ondersteunt de Vlaamse leden die er in zetelen. Ten slotte volgt men nog de Europese Raad op. Deze bestaat uit de staatshoofden en regeringsleiders van de vijftien lidstaten van de Europese Unie en de voorzitter van de Europese Commissie en wordt belegd door en in de lidstaat die het voorzitterschap van de Raad bekleedt. De Europese Raad komt minstens halfjaarlijks bijeen, doorgaans in juni en december. De beslissingen van de Europese Raad vormen vaak de algemene politieke richtsnoeren voor de Europese Unie. Voorts bepaalde de Europese Raad in 2000 in Lissabon dat de Unie in 2010 de meest concurrerende en dynamische kenniseconomie ter wereld moet zijn, die in staat is tot duurzame economische groei met meer en betere banen en een hechtere sociale samenhang. Dit zogenaamde Lissabon-proces wordt vanaf 2001 door de afdeling opgevolgd. Naast de werking van de instellingen bestaat tevens belangstelling voor een aantal brede inhoudelijke onderwerpen, en dan met name voor de verschillende fondsen van de EU. Concreet zijn dossiers terug te vinden met betrekking tot het Europees Sociaal Fonds (ESF)40, de door het

Unie deze “governance” kan verbeteren en met name hoe ze haar instellingen zou moeten aanpassen en haar beleid zou moeten voeren. Belangrijkste doelstelling is dat de werking van de communautaire instellingen democratischer, opener en transparanter wordt. Voor meer informatie, zie www.europa.eu.int. 39 Voor meer informatie over deze instellingen, zie www.europa.eu.int. 40 ESF is een van de structuurfondsen en het belangrijkste instrument van werkgelegenheidsbeleid in het EG-Verdrag. Het wil de tewerkstelling vergemakkelijken en de geografische en beroepsmobiliteit van de werknemers te bevorderen. Concreet stelt het ESF geld ter beschikking om werklozen, latente werklozen en gehandicapten aan betere of nieuwe banen te helpen. Voorts worden ook subsidies verstrekt voor het oprichten van bedrijven. De Commissie kan bij wijze van uitzondering staatssteun toestaan, als deze steun


27

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) gefinancierde grensoverschrijdende interregionale samenwerking (INTERREG)41, de Poland, Hungary: Aid for the Reconstruction of the Economy (PHARE)42, de Technical Assistance to Commonwealth of Independent States and Georgia and Mongolia (TACIS)43 en het Partnership in European Training (PETRA)44. Daarnaast wordt ook het Euro-Mediterranean Partnership (Euromed)45 opgevolgd. Een derde belangrijk onderdeel is de coördinatie van de omzetting en de toepassing van de Europese regelgeving. Dit is de opdracht van de euro-coördinator, wiens taak er concreet in bestaat om informatie over de omzetting van de Europese regelgeving uit de verschillende Vlaamse vakdepartementen in te zamelen, de deadlines te signaleren aan de departementen, het contact met het federale niveau te verzorgen, de bemerkingen van de Europese Unie door te geven aan de departementen en de Europese klachten en inbreukprocedures te coördineren.46 Tevens worden ook de prejudiciële vragen aan het Europees Hof van Justitie opgevolgd en indien nodig belangrijke informatie doorgegeven aan de betrokken departementen. Ten slotte streeft men logischerwijze naar een grotere rol van Vlaanderen binnen de Unie. Met het oog hierop heeft Vlaanderen banden met verschillende organisaties. In de jaren negentig was er de Stichting Europa van de Culturen, een private internationale denktank, die via publicaties en internationale colloquia discussieerde over de relatie tussen “cultuur” en “economie” en in dat verband beleidsaanbevelingen formuleerde. De stichting pleitte niet alleen voor het behoud, maar ook voor de versterking van de culturele verscheidenheid binnen de Europese unie en dus voor een belangrijkere rol van de diverse culturele regio’s.47 Vlaanderen is op dit moment lid van de Conference of European regions with legislative power (REGLEG)48, een informeel samenwerkingsverband tussen de regio’s met wetgevende bevoegdheden binnen de Europese

de doelstellingen van het ESF bevordert, bijvoorbeeld als deze steun vooral de werknemers ten goede komt door cursussen en trainingen. Voor meer informatie, zie www.europa.eu.int. 41 EFRO is een van de structuurfondsen en moet de belangrijkste regionale onevenwichten in de EU helpen wegwerken. Daartoe stimuleert EFRO de ontwikkeling en structurele aanpassing van achtergebleven regio’s en de omschakeling van regio’s met afnemende industriële activiteit. Een deel van EFRO wordt besteed aan INTERREG dat steun verleent aan concrete grensoverschrijdende projecten tussen grensregio’s. Voor meer informatie, zie www.europa.eu.int. 42 PHARE is een pre-accessiefonds dat de landen van Midden- en Oost-Europa die lid willen worden van de Europese Unie wil helpen bij het nakomen van verplichtingen die bij het lidmaatschap horen. Men focust momenteel op institution building via samenwerkingsverbanden, twinning, en met ondersteuning door het Technical Assistance Information Exchange Office, TAIEX. Bij de start in 1989 verleende PHARE enkel hulp aan Polen en Hongarije, wat de naam verklaart. Voor meer informatie, zie www.europa.eu.int. 43 TACIS wil in Oost-Europa en Centraal-Azië de overgang naar een markteconomie vergemakkelijken en er de democratische samenleving versterken. Het programma biedt ondersteuning in de vorm van subsidies om de uitwisseling van kennis en ervaring te bevorderen via partnerschappen, verbindingen en netwerken op elk niveau. Belangrijkste prioriteiten waren de hervorming van overheidsbedrijven en ontwikkeling van de particuliere sector, landbouw, infrastructuur, nucleaire veiligheid en milieu, hervorming van openbare diensten en onderwijs. Voor meer informatie, zie www.europa.eu.int. 44 PETRA bood beroepsvormingsverblijven met beurzen voor drie weken tot drie maanden in een andere lidstaat. Voor meer informatie, zie www.europa.eu.int. 45 Euromed, ook wel het Barcelona-proces genoemd, is het kader waarbinnen de Europese Unie bilaterale en multilaterale relaties onderhoudt met de Mediterrane landen. Men wil deze relaties uitbouwen en versterken via de oprichting van een Euro-Mediterrane Stichting voor de Dialoog van Culturen. Deze zal concrete initiatieven stimuleren om de dialoog en de samenwerking te bevorderen. Voor meer informatie, zie www.europa.eu.int. 46 VAN REYBROECK E. en BURSENS P., Onderzoeksrapport: Europeanisering van Vlaanderen: een doorlichting van de bestuurlijke structuren, 2003, pp. 30-31. 47 Parl. St. Vl. Parl. BZ 1992, nr. 15A/6-B; Parl. St. Vl. Parl. 1993-1994, 15/8B; Vr. en Antw. Vl. Parl. 1995-1996, 8 juli 1996 (Vr. nr. 141 VANDENBUSSCHE); Parl. St. Vl. Parl. 1996-1997, nr. 722/1 en Parl. St. Vl. Parl. 1998-1999 nr. 1175/1. 48 Voor meer informatie over REGLEG, zie www.regleg.org.


28

Unie. Het streeft naar een grotere rol voor de regio’s binnen de Europese Unie en met name voor een betere politieke en juridische status. Maar natuurlijk dient men ook binnen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap het beleid ten opzichte Unie te coördineren opdat Vlaanderen een coherent beleid zou voeren en zo een sterkere positie kan innemen. Met het oog hierop gingen in 2000 de Vlaamse interdepartementale coördinatievergaderingen van start. De afdeling verzorgt het secretariaat van deze “Vlaamse P11”. De Europese Unie is natuurlijk niet de enige bestaande Europese multilaterale organisatie. Het merendeel van deze organisaties wordt echter opgevolgd door de cel Multilaterale Organisaties van het directoraat-generaal. Dit gold tot voor kort ook voor de Europese Bank voor Wederopbouw en Ontwikkeling (EBWO)49, maar deze opdracht werd in 2000 overgedragen aan de afdeling, net als het beheer van het in 1994 opgerichte Vlaams Fonds voor Technische Samenwerking bij de EBWO. Vlaanderen kan via dit fonds projecten van het Technical Cooperation Funds Program (TCFP) meefinancieren De EBWO financiert via het TFCP projecten in landen die een maatschappelijke transitie doormaken met het doel investeerders inhoudelijk en technisch advies, aangepaste opleidingen en technische samenwerking te geven. In het verleden besteedde de afdeling ook aandacht aan de Assemblée des Régions d’Europe (ARE)50, de Vergadering van Regio’s van Europa (VRE). Deze in 1985 mee door Vlaanderen opgerichte organisatie wil de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de regio’s onderling vergroten en vooral de belangen van de Europese regio’s op Europees en internationaal niveau behartigen, met name binnen de Europese Unie, de Raad van Europa en de Organisatie voor Vrede en Samenwerking binnen Europa. Vlaanderen speelde lange tijd een belangrijke rol in deze organisatie en werd bijvoorbeeld in 1992 lid van het Bureau van de VRE.51 Het Vlaams lidmaatschap werd echter in 2002 opgezegd.52 Vlaanderen was ook lid van het Centre Européen pour le Développement Régional (CEDRE) de studiedienst van de VRE.53 De Euroregio genoot tot haar opheffing in 2001 eveneens door de afdeling opgevolgd. De Euroregio was een Europees Economisch Samenwerkingsverband en telde vijf leden: Vlaanderen, Wallonië, Brussel, Nord-Pas de Calais en Kent County. De belangrijkste stimulans voor de oprichting ervan was de aanleg van de Kanaaltunnel en de hogesnelheidslijn en de daaruit voortvloeiende samenwerking tussen Kent en Nord-Pas de Calais. De Euroregio wou voornamelijk de economische, toeristische, ruimtelijke en sociale gevolgen van deze nieuwe infrastructuur bestuderen en gezamenlijk lobbyen bij de Europese Gemeenschap en later de Europese Unie.54 Ten slotte volgt de afdeling de Benelux55 op met het oog op een verdragsherziening in 2008.56 Subsidies zijn een belangrijk beleidsinstrument. De afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa gebruikt verschillende afzonderlijke subsidieregelingen om de samenwerking met andere landen en deelstaten te bevorderen.57 In de eerste plaats is er de in jaren tachtig gestarte algemene subsidieregeling, waarbij subsidies verleend worden aan die personen, verenigingen en instellingen in binnenland en buitenland die de internationale uitstraling van Vlaanderen in het

49 Voor meer informatie over de EBWO, zie www.ebrd.com. 50 Voor meer informatie, zie www.are-regions-europe.org. 51 Parl. St. Vl. R. BZ 1992, nr. 15-A/6-B. 52 Parl. St. Vl. Parl. 2001-2002, nr. 886/1. 53 Parl. St. Vl. R. BZ 1992, nr. 15-A/6-B. 54 Parl. St. Vl. R. BZ 1992, nr. 15-A/6-B. 55 Voor meer informatie, zie www.benelux.be. 56 Parl. St. Vl. Parl. 2003-2004, nr. 1924/1. 57 Deze subsidieregelingen zijn in de loop van de jaren 1980 en 1990 geleidelijk en zonder decretaal of reglementair kader ontstaan. De enige bruikbare bron voor de afbakening van de handelingen zijn de begrotingsallocaties, wat wel het nadeel heeft dat de bestemming steeds vrij vaag geformuleerd wordt en er regelmatig onderlinge verschuivingen plaatsvinden. De handelingen werden daarom gebaseerd op de grootste en belangrijkste basisallocaties.


29

buitenland bevorderen.58 De afzonderlijke subsidieregeling voor de “Culturele Ambassadeurs van Vlaanderen” werd in 1993 gelanceerd, maar nauwelijks één jaar later werd een deel van dit budget naar de begroting Cultuur overgeheveld en werden de subsidies voortaan in samenwerking met de administratie Cultuur uitgekeerd.59 Het budget voor internationale culturele samenwerking werd uiteindelijk in 1999 volledig aan de administratie Cultuur overgedragen.60 De Vlaamse minister voor Cultuur besliste nog datzelfde jaar om de subsidieregeling voor de “Culturele Ambassadeurs van Vlaanderen” af te schaffen. In 2001 kreeg de afdeling er wel weer een belangrijke opdracht bij toen het Samenwerkingsprogramma Centraal- en Oost-Europa van de administratie Economie naar de administratie Buitenlands Beleid werd overgeheveld. Met dit samenwerkingsprogramma wil de Vlaamse overheid de landen van Centraal- en Oost-Europa helpen bij hun moeilijk herstructureringsproces. Het is de bedoeling om met de betrokken landen samen te werken bij de verdere uitbouw van een democratische samenleving en bij de opbouw van een vrije markteconomie en een evenwichtig sociaal model. Op die manier wil men het welvaarts- en welzijnsniveau in de partnerlanden in Centraal- en Oost-Europa bevorderen en blijvende samenwerkingsbanden creëren. De samenwerking beperkte zich eerst tot de 10 nieuwe kandidaat-lidstaten voor de Europese Unie, met name Bulgarije, Estland, Hongarije, Letland, Litouwen, Polen, Roemenië, Slovenië, Slowakije en Tsjechië. Maar aangezien 8 van deze 10 landen op 1 mei 2004 toetreden tot de EU en vanaf die datum een beroep kunnen doen op Europese financiële middelen, zullen voortaan ook projecten ingediend kunnen worden voor samenwerking met partners in Kroatië en de Russische Federatie. Inhoudelijk concentreert het programma zich op die de sectoren waar Vlaanderen in het verleden heeft bewezen expertise te kunnen aanbieden, namelijk de KMO-sector, werkgelegenheid, regionaal economisch beleid, havensector, milieu, landbouw en capacity building. Ten slotte zijn er ook de subsidies voor de participatie in projecten in verband met humanitaire bijstand. Er wordt al sinds 1992 een beperkt budget gereserveerd om acties te ondersteunen die worden opgezet om bijstand te verlenen bij grote rampen, oorlogen epidemieën en vluchtelingenstromen waaraan de plaatselijke bevolking niet op eigen kracht het hoofd aan kan bieden. Deze humanitaire acties worden meestal uitgevoerd door NGO’s met ervaring op dit terrein. De desbetreffende subsidieregeling valt nog steeds onder de bevoegdheid van de Vlaamse minister van Buitenlands Beleid, maar kan integraal als ontwikkelingssamenwerking beschouwd worden.61 Ten slotte verleent de afdeling praktische ondersteuning aan de vertegenwoordigers van de Vlaamse regering in het buitenland. Het personeelslid dat in Brussel de bilaterale relaties coördineert met het land waar de vertegenwoordiger gedetacheerd is, vervult de functie van ankerpersoon voor deze vertegenwoordiger. Dat betekent dat hij/zij voor de vertegenwoordiger zowel de personeelskwesties als de financiële en materiële aangelegenheden regelt. 2. Archiefbeheer Heel interessant is dat het Algemeen Rijksarchief van Brussel een bestand bezit van het vroegere Bestuur der Internationale Culturele Betrekkingen van het ministerie van Nationale Opvoeding en Cultuur, een rechtsvoorganger van de huidige afdeling.62 Het heeft een omvang van 30 strekkende meter en bevat de dossiers van de culturele akkoorden uit de periode 1967-

58 Parl. St. Vl. Parl. 2000-2001, nr. 19/17-C. 59 BAETEN E., Theater buitengaats. Buitenlands beleid, cultuurbeleid en de internationale praktijk van de podiumkunsten in Vlaanderen, Gent, 1999, pp. 26-28 en pp. 37-38. 60 Parl. St. Vl. Parl. 2000-2001, nr. 19/17-C. 61 Voor meer informatie zie www.vlaanderen.be/ontwikkelingssamenwerking. 62 VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G., Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19e-20e eeuw, Brussel, 1999, p. 465.


30

1971. Jammer genoeg werd het nog niet geïnventariseerd. Een ander belangrijk archief is dat van Johan Fleerackers, die van 1965 tot 1977 kabinetschef van de CVP-ministers van Nederlandse Cultuur was. Het archief wordt bewaard door het KADOC in Leuven, heeft een omvang van 90 strekkende meter en werd geïnventariseerd door Annik Schramme, die er bovendien haar doctoraal proefschrift en het boek Vlaanderen en zijn grote buitenland aan wijdde.63 Daarnaast zullen als gevolg van de reorganisatie in 1986 heel wat dossiers van het vroegere CGICS nu bij het departement Onderwijs en bij de administratie Cultuur van het departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur terug te vinden zijn. Ten slotte worden de officiële teksten van alle verdragen, akkoorden én bijhorende werkprogramma’s bewaard door de afdeling Kanselarij van de administratie Kanselarij en Voorlichting van het departement Coördinatie. De recente dossiers van de afdeling worden bewaard in kasten in de kantoren van de ambtenaren op de achtste verdieping van toren C van het Boudewijngebouw, de oudere in de centrale archiefruimte op de vijfde verdieping van datzelfde Boudewijngebouw. Het is opvallend hoezeer de vele reorganisaties en verhuisoperaties hun sporen hebben nagelaten in het archief. De meeste series starten pas in het begin van de jaren negentig, precies het moment waarop de administratie in grote lijnen haar huidige vorm verkreeg. Bovendien werd men de laatste jaren door plaatsgebrek gedwongen om - minder belangrijke - dossiers te vernietigen. Het afdelingshoofd wist daarenboven te vertellen dat een aantal kabinetsmedewerkers hun eigen dossiers in de archiefruimte op de vijfde verdieping opgeborgen hebben. De afdeling bezit geen centrale klassementsdienst, maar elke ambtenaar of cel krijgt wel de hulp van één of meerdere medewerkers die instaan voor het klassement van de dossiers. Bovendien werden in 1995 afspraken gemaakt in verband met het gebruik van dossiercodes.64 De afdeling Buitenlands Beleid kreeg toen de basiscode EUR. Voor elk dossier wordt de dossiercode samen met het onderwerp in een lijst of een MS-Word bestand genoteerd, die op die manier de toegang vormen. De bilaterale dossiers werden in de jaren tachtig gerangschikt op jaar, daarbinnen alfabetisch op land en daarbinnen chronologisch. In 1995 heeft men dus een nieuw systeem ingevoerd. Men gebruikt eerst een lettercode met de afkorting van het land in kwestie, waarbij NED voor Nederland staat, FRA voor Frankrijk, DUI voor Duitsland, VK voor het Verenigd Koninkrijk,… Deze lettercode wordt gevolgd door twee cijfers die op het jaartal duiden. Vervolgens volgt een eenvormige cijfercode die op het type dossier duidt. 0. voorbereiding en evaluatie van verdragen, akkoorden en samenwerkingsprogramma’s, vaak

via de Vaste Gemengde Commissie 1. onderwijs, wetenschappen en technologie 2. kunst en media 3. sociaal-cultureel werk, sport en toerisme 4. gezondheidszorg en welzijn 5. economie, energie, tewerkstelling en landbouw 6. leefmilieu, natuurbehoud, monumenten en landschappen 7. infrastructuur en verkeer 8. politiek 9. algemeen of intersectorieel

63 SCHRAMME A., o.c., p. 11 en pp. 15-16. 64 15 mei 1995, Nota HDC/117 van directeur-generaal D. Verstraeten aan alle personeelsleden van de administratie Externe Betrekkingen betreffende het referte- en klassementssysteem van de administratie AEB.


31

Ten slotte wordt de code nog verder aangevuld met een volgnummer. Mogelijke codes zijn dus BB/EUR/FRA/98.0.1 voor het eerste dossier in 1998 dat handelt over de Vaste Gemengde Commissie met Frankrijk of BB/EUR/DUI/00.2.4 op het vierde dossier in 2000 dat handelt over kunst of media in Duitsland of over de relaties op dat vlak tussen Vlaanderen en Duitsland. Hetzelfde systeem wordt gehanteerd voor de dossiers met betrekking tot de regio’s, met bijvoorbeeld de code NPC voor Nord-Pas de Calais of NRW voor Noordrijn-Westfalen. Binnen de codes 1 tot 7 klasseert men de dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden en samenwerkingsprogramma’s en de dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen door elkaar. Bij de codes 8 en 9 valt op dat deze verschillend geïnterpreteerd kunnen worden. Zo klasseerden sommigen politieke ontmoetingen onder 8 omdat ze politiek van aard waren, terwijl anderen ze onder 9 klasseerden omdat er tijdens deze ontmoetingen meerdere onderwerpen besproken werden. Ten slotte werd dit classificatiesysteem voor de grotere series wat aangepast. Voor de dossiers met betrekking tot Nederland heeft men meerdere onderwerpsmatige series ingevoerd, voor de dossiers met betrekking tot Frankrijk en Nord-Pas de Calais heeft men de cijfercodes die op het type dossier duiden verder aangevuld. Bij de dossiers inzake de multilaterale organisaties gebruikt men een gelijkaardig systeem als bij de bilaterale dossiers. Ook hier heeft elke organisatie haar lettercode: EU voor de Europese Unie, VRE voor de Vergadering van Regio’s van Europa, EBWO voor de Europese Bank voor Wederopbouw en Ontwikkeling,… Daarna volgt voor de grotere organisaties een nieuwe lettercode, gevolgd door twee cijfers die op het jaartal duiden en een volgnummer. Voor de EU zijn dat de codes ALG voor algemeen, IGC voor de Intergouvernementele Conferentie, VZP voor het voorzitterschap van de Europese Raad, KAB voor kabinetsnota’s en PV voor parlementaire vragen. Voor de dossiers inzake de Europese regelgeving gebruikt men de code OER, de afkorting voor Omzetting Europese Regelgeving, en de code Q92. Voor de kleinere organisaties volgen na de lettercode van de organisatie meteen twee cijfers die op het jaartal duiden en een volgnummer. De individuele subsidiedossiers van de samenwerkingsprogramma Centraal- en Oost-Europa krijgen elk een code die bestaat uit een lettercode met de afkorting van het land, een chronologisch volgnummer voor elke aanvraag voor dat specifieke land en een jaarcode. Voor de meer algemene dossiers worden geen codes gebruikt, omdat deze vrij gemakkelijk thematisch geklasseerd kunnen worden. Voor de dossiers van de meer algemene subsidieregeling gebruikt men de code SUB, gecombineerd met de afkorting van het betrokken land of de code ALG voor algemeen, ook hier gevolgd door het jaartal en een volgnummer. De dossiers met betrekking tot de praktische ondersteuning van de vertegenwoordigers van de Vlaamse regering in het buitenland werden vroeger gemarkeerd met de code ATT voor attachés en nu met de code VERT voor vertegenwoordigers. Deze wordt voor de algemene dossiers aangevuld met de code ALG en voor de individuele dossiers aangevuld met een code die wijst op de stad in kwestie waar de vertegenwoordiger gevestigd is, zoals DH voor Den Haag of PA voor Parijs. Ook deze codes worden verder aangevuld met twee cijfers die op het jaartal duiden en een volgnummer. Enige voorzichtigheid is wel geboden bij de datering van de series in dit archiefbeheersplan. Er werd voor gekozen om de datering van de series te laten starten bij het oudste stuk dat teruggevonden werd. Door verschillende factoren kan dat vooral bij de dossiers inzake de bilaterale relaties een vertekend beeld opleveren. Op politiek vlak kunnen deze relaties immers sterk fluctueren, wat ervoor zorgt dat ook de bijhorende archiefvorming sterk kan variëren. De hierboven besproken veranderende opinie over de culturele akkoorden heeft eveneens een grote invloed. Puur praktisch spelen de vele reorganisaties en verhuisoperaties, de gedeeltelijke vernietiging van minder belangrijke series en het gebruik van een sterk opgesplitst codesysteem


32

een rol. In de archiefruimte werden bijvoorbeeld een aantal dozen teruggevonden met dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden en samenwerkingsprogramma’s en dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen uit de jaren tachtig. Hierdoor lijkt het voor verschillende landen alsof deze series in de jaren tachtig starten en in hun geheel bewaard bleven, terwijl slechts een beperkt aantal dossiers uit de jaren tachtig bewaard gebleven is en de series pas opnieuw hernemen vanaf het einde van de jaren negentig. De datering een serie schetst dus enkel het chronologisch kader waarbinnen dossiers van die serie teruggevonden kunnen worden. Nog een laatste woord over de selectiepolitiek. Bij de bilaterale series worden in de meeste gevallen enkel de belangrijkste dossiers bewaard, met name de “dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van verdragen, akkoorden en samenwerkingsprogramma’s” en de “dossiers inzake de politieke contacten”. Concreet heeft dit tot gevolg dat enkel de categorieën 0 en 8 en/of 9 bewaard moeten worden en de categorieën 1 tot 7 ongeveer na 5 jaar vernietigd kunnen worden. Bij wijze van steekproef worden de series over de relaties met Frankrijk, Hongarije, Nederland en Italië wél volledig bewaard. Frankrijk en Nederland werden gekozen omdat de beide landen de twee belangrijkste bilaterale partners vormen, Italië omdat het een goed voorbeeld is van de minder intensief uitgebouwde relaties met de andere West-Europese landen en Hongarije omdat het een idee geeft van de relaties met de Centraal- en Oost-Europese landen. Bij de multilaterale organisaties worden enkel die documenten bewaard die een Vlaams standpunt weergeven. Het heeft immers geen zin om ook de massa’s documenten te bewaren die men van de federale en multilaterale instellingen ontvangt. Die documenten zullen immers in andere publiekrechtelijke archieven terug te vinden zijn.


33

B. OVERZICHT VAN BELEIDSDOMEINEN, TAAKGEBIEDEN, TAKEN EN HANDELINGEN Beleidsdomein Buitenlandse Aangelegenheden TAAKGEBIED ONDERSTEUNING TAAK ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Handelingen beheren van de briefwisseling............................................................... 43 beantwoorden van kabinetsnota’s......................................................... 43 beantwoorden van parlementaire vragen .............................................. 44 beheren van maanden jaarverslagen................................................... 45 organiseren van de werking .................................................................. 46 TAAK FINANCIEEL BEHEER Handelingen verzorgen van het financieel beheer ..................................................... 48 TAAK IT-BEHEER Handelingen verzorgen van het IT-beheer ................................................................. 49 TAAK MATERIEEL BEHEER Handelingen verzorgen van het materieel beheer ...................................................... 50 TAAK PERSONEELSBEHEER Handelingen verzorgen van het personeelsbeheer ..................................................... 51 TAAKGEBIED BILATERALE RELATIES TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET BULGARIJE Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Bulgarije ......................................... 52 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Bulgarije en van de samenwerking met Bulgarije in het algemeen .............................................................. 52

opvolgen van de politieke contacten met Bulgarije.............................. 53


34

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DENEMARKEN Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Denemarken.................................... 54 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Denemarken en van de samenwerking met Denemarken in het algemeen ................................ 54

opvolgen van de politieke contacten met Denemarken ........................ 55 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DUITSLAND

EN DE DUITSE LÄNDER Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Duitsland......................................... 56 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Duitsland, van de samenwerking met Duitsland in het algemeen en van de samenwerking met de Duitse Länder in het bijzonder ......................................................................... 56

opvolgen van de politieke contacten met Duitsland ............................. 57 organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Duitsland.................. 58 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DE

DUITSTALIGE GEMEENSCHAP VAN BELGIË Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met de Duitstalige Gemeenschap van België.................................................................................................... 59

bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met de Duitstalige Gemeenschap van België en van de samenwerking met de Duitstalige Gemeenschap van België in het algemeen.......................................................................... 59

opvolgen van de politieke contacten met de Duitstalige Gemeenschap

van België ............................................................................................. 60 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET ESTLAND Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Estland ............................................ 61 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Estland en van de samenwerking met Estland in het algemeen ................................................................. 61

opvolgen van de politieke contacten met Estland................................. 62


35

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET FINLAND Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Finland ............................................ 63

bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Finland en van de samenwerking met Finland in het algemeen................................................................. 63

opvolgen van de politieke contacten met Finland................................. 64 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET FRANKRIJK

EN DE FRANSE REGIO’S Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Frankrijk ......................................... 65 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Frankrijk, van de samenwerking met Frankrijk in het algemeen en van de samenwerking met de Franse regio’s in het bijzonder ......................................................................... 65

opvolgen van de politieke contacten met Frankrijk.............................. 67 organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Frankrijk................... 67 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET

GRIEKENLAND Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Griekenland..................................... 68 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Griekenland en van de samenwerking met Griekenland in het algemeen ................................. 68

opvolgen van de politieke contacten met Griekenland ......................... 69 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET HONGARIJE Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Hongarije ........................................ 70 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Hongarije en van de samenwerking met Hongarije in het algemeen ............................................................. 70

opvolgen van de politieke contacten met Hongarije............................. 71


36

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET IERLAND Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Ierland............................................. 72 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Ierland en van de samenwerking met Ierland in het algemeen.................................................................. 72

opvolgen van de politieke contacten met Ierland ................................. 73 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET ITALIË EN DE

ITALIAANSE REGIO’S Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Italië ................................................ 74 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Italië, van de samenwerking met Italië in het algemeen en van de samenwerking met de Italiaanse regio’s in het bijzonder ..................................................................................... 74

opvolgen van de politieke contacten met Italië..................................... 75 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET LETLAND Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Letland ............................................ 77 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Letland en van de samenwerking met Letland in het algemeen................................................................. 77

opvolgen van de politieke contacten met Letland................................. 78

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET LITOUWEN Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Litouwen......................................... 79 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Litouwen en van de samenwerking met Litouwen in het algemeen.............................................................. 79

opvolgen van de politieke contacten met Litouwen ............................. 80 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET LUXEMBURG Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Luxemburg...................................... 81


37

bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Luxemburg en van de samenwerking met Luxemburg in het algemeen .................................. 81

opvolgen van de politieke contacten met Luxemburg .......................... 82 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET NEDERLAND

EN DE NEDERLANDSE PROVINCIES Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Nederland........................................ 83 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Nederland, van de samenwerking met Nederland in het algemeen en van de samenwerking met de Nederlandse provincies in het bijzonder............................................... 84

opvolgen van de politieke contacten met Nederland ............................ 87 organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Nederland................. 88 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET NOORWEGEN Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Noorwegen...................................... 90 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Noorwegen en van de samenwerking met Noorwegen in het algemeen .................................. 90

opvolgen van de politieke contacten met Noorwegen .......................... 91 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET OEKRAÏNE Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Oekraïne.......................................... 92 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Oekraïne en van de samenwerking met Oekraïne in het algemeen .............................................................. 92

opvolgen van de politieke contacten met Oekraïne .............................. 93 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET OOSTENRIJK

EN DE OOSTENRIJKSE LÄNDER Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Oostenrijk ....................................... 94

bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Oostenrijk, van de samenwerking


38

met Oostenrijk in het algemeen en van de samenwerking met de Oostenrijkse Länder in het bijzonder ................................................... 94

opvolgen van de politieke contacten met Oostenrijk............................ 95 organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Oostenrijk................. 96 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET POLEN Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Polen ............................................... 97

bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Polen en van de samenwerking met Polen in het algemeen........................................................................... 97

opvolgen van de politieke contacten met Polen.................................... 98 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET PORTUGAL Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Portugal........................................... 99 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Portugal en van de samenwerking met Portugal in het algemeen ............................................................... 99

opvolgen van de politieke contacten met Portugal ............................. 100 organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Portugal .................. 100 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET ROEMENIË Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Roemenië ...................................... 102 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Roemenië en van de samenwerking met Roemenië in het algemeen........................................................... 102

opvolgen van de politieke contacten met Roemenië........................... 103 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DE RUSSISCHE

FEDERATIE EN DE RUSSISCHE REGIO’S Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met de Russische Federatie.................. 104 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met de Russische Federatie, van de


39

samenwerking met de Russische Federatie in het algemeen en met de Russische regio’s in het bijzonder ...................................................... 104

opvolgen van de politieke contacten met de Russische Federatie ...... 105 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET SLOVENIË Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Slovenië ........................................ 107

bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Slovenië en van de samenwerking met Slovenië in het algemeen ............................................................. 107

opvolgen van de politieke contacten met Slovenië............................. 108 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET SLOWAKIJE Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Slowakije ...................................... 109 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Slowakije en van de samenwerking met Slowakije in het algemeen ........................................................... 109

opvolgen van de politieke contacten met Slowakije........................... 110

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET SPANJE EN DE

SPAANSE REGIO’S Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Spanje ........................................... 112 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Spanje, van de samenwerking met Spanje in het algemeen en van de samenwerking met de Spaanse regio’s in het bijzonder ................................................................................... 112

opvolgen van de politieke contacten met Spanje................................ 113 organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Spanje..................... 114 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DE

TSJECHISCHE REPUBLIEK Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met de Tsjechische Republiek ............. 115 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met de Tsjechische Republiek en van de samenwerking met de Tsjechische Republiek in het algemeen ..... 115


40

opvolgen van de politieke contacten met de Tsjechische Republiek.. 116 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET TURKIJE Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Turkije .......................................... 118 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Turkije en van de samenwerking met Turkije in het algemeen ............................................................... 118

opvolgen van de politieke contacten met Turkije ............................... 119

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET HET

VERENIGD KONINKRIJK EN DE BRITSE REGIO’S Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met het Verenigd Koninkrijk ............... 120

bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met het Verenigd Koninkrijk, van de samenwerking met het Verenigd Koninkrijk in het algemeen en van de samenwerking met de Britse regio’s in het bijzonder......................... 120

opvolgen van de politieke contacten met het Verenigd Koninkrijk.... 121 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET ZWEDEN Handelingen voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Zweden ......................................... 123 bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s met Zweden en van de samenwerking met Zweden in het algemeen .............................................................. 123

opvolgen van de politieke contacten met Zweden.............................. 124 TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DE OVERIGE

LANDEN OF MET LANDENGROEPEN Handelingen bewaken en opvolgen van de relaties met de overige landen of met

landengroepen..................................................................................... 125 TAAKGEBIED MULTILATERALE ORGANISATIES TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET DE EUROPESE UNIE (EU) Handelingen opvolgen en coördineren van de Vlaamse standpunten in verband met

de werking van de Europese Unie (EU) ............................................. 126


41

opvolgen en coördineren van de Vlaamse standpunten in verband met het beleid van de Europese Unie (EU)................................................ 127

versterken van de rol van Vlaanderen binnen de Europese Unie

(EU) .................................................................................................... 131 TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET DE EUROPESE BANK VOOR

WEDEROPBOUW EN ONTWIKKELING (EBWO) Handelingen opvolgen van de Europese Bank voor Wederopbouw en Ontwikkeling

(EBWO).............................................................................................. 133 TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET DE BENELUX Handelingen opvolgen van de Benelux.................................................................... 134 TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET DE VERGADERING VAN DE

REGIO’S VAN EUROPA (VRE) Handelingen opvolgen van de Vergadering van de Regio’s van Europa (VRE) ..... 135 TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET DE EUROPEES CENTRUM

VOOR REGIONALE ONTWIKKELING (CEDRE) Handelingen opvolgen van het Europees Centrum voor Regionale

Ontwikkeling (CEDRE)...................................................................... 136 TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET DE EUROREGIO Handelingen opvolgen van de Euroregio................................................................. 137 TAAK SUBSIDIËRING MULTILATERALE INITIATIEVEN Handelingen verlenen van subsidies met betrekking tot de uitvoering van de

multilaterale samenwerking................................................................ 138 TAAKGEBIED INTERNATIONALE INITIATIEVEN TAAK SUBSIDIËRING INTERNATIONALE INITIATIEVEN Handelingen verlenen van subsidies aan personen, verenigingen en instellingen in

binnenland en buitenland.................................................................... 139 verlenen van subsidies aan de ‘Culturele Ambassadeurs van

Vlaanderen’......................................................................................... 139 verlenen van subsidies voor samenwerkingsprojecten in Centraal- en

Oost-Europa........................................................................................ 140 verlenen van subsidies voor de participatie in projecten in verband met

humanitaire bijstand............................................................................ 141


42

verlenen van subsidies aan verenigingen en instellingen met betrekking

tot de co-financiering van projecten in het kader van de grensoverschrijdende interregionale samenwerking (INTERREG) van Europese Unie (EU)............................................................................ 142


43

C. ARCHIEFBEHEERSPLAN Beleidsdomein Buitenlandse Aangelegenheden TAAKGEBIED ONDERSTEUNING TAAK ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Handeling beheren van de briefwisseling Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen

1982-1985: CGICS 1986-1990: CGIS 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

Archiefproducten Minuten van de inkomende en/of uitgaande brieven van afdeling Buitenlands Beleid binnen

Europa en haar rechtsvoorgangers datering 1993-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 2 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze minuten van de briefwisseling bestaan uit verschillende series

minuten van verschillende entiteiten. Het gaat met name over minuten van de uitgaande brieven van de cel bilaterale relaties uit de periode 1993-9999, die door elk personeelslid afzonderlijk bewaard worden, de minuten van de inkomende en de uitgaande brieven van de EU-cel uit de periode 1989-9999 en de minuten van de uitgaande brieven van de cel Centraal- en Oost-Europa uit de periode 2001-9999.

Handeling beantwoorden van kabinetsnota’s Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews


44

Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen


Archiefproducten Gegevensbank met registratie van de kabinetsnota’s voor de afdeling Buitenlands Beleid

binnen Europa datering 2002-9999 ordening niet van toepassing toegang MS-Access materiële vorm digitaal: MS-Access adm. bewaartermijn niet van toepassing def. bestemming VERNIETIGEN Kabinetsnota’s van de afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

datering 1994-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 6 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Deze series bestaat enkel uit de kabinetsnota’s van de EU-cel uit de

periode 1994-9999. De kabinetsnota’s met betrekking tot de bilaterale relaties en de samenwerkingsprogramma Centraal- en Oost-Europa worden in de thematische klassementen opgenomen

Handeling beantwoorden van parlementaire vragen Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen



45

Archiefproducten Parlementaire vragen voor de afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa en haar

rechtsvoorgangers datering 1995-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze series bestaat enkel uit de serie parlementaire vragen voor de EU-

cel uit de periode 1995-9999. De parlementaire vragen met betrekking tot de bilaterale relaties en het samenwerkingsprogramma Centraal- en Oost-Europa worden in de thematische klassementen opgenomen.

Handeling beheren van maanden jaarverslagen Datering 1994-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen

1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

Archiefproducten Jaarverslagen van de vertegenwoordigers van de Vlaamse regering in het buitenland

datering 1994-9999 ordening zowel algemeen als per vertegenwoordiger en daarbinnen chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Sinds 1994 heeft de Vlaamse regering een vertegenwoordiger in Brussel

voor de Europese Unie, in Den Haag voor Nederland en in Wenen voor Oostenrijk, Hongarije en de Tsjechische Republiek; sinds 2000 één in Berlijn voor Duitsland; sinds 2001 één in Parijs voor Frankrijk; sinds 2003 één in Londen voor het Verenigd Koninkrijk.

Maandverslagen van de vertegenwoordigers van de Vlaamse regering in het buitenland

datering 1994-9999 ordening zowel algemeen als per vertegenwoordiger en daarbinnen chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar


46

def. bestemming BEWAREN opmerkingen Sinds 1994 heeft de Vlaamse regering een vertegenwoordiger in Brussel


Themarapporten van de vertegenwoordigers van de Vlaamse regering in het buitenland

datering 2000-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Sinds 1994 heeft de Vlaamse regering een vertegenwoordiger in Brussel


Handeling organiseren van de werking Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen


Archiefproducten Stukken betreffende de werking van de afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

datering 1999-9999 ordening geen toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 3 tot 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Notulen van de stafvergaderingen van de afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

datering 2000-9999


47

ordening niet van toepassing toegang MS-Word materiële vorm digitaal: MS-Word adm. bewaartermijn 3 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Adressengegevensbank van de afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

datering 2002-9999 ordening niet van toepassing toegang MS-Access materiële vorm digitaal: MS-Access adm. bewaartermijn niet van toepassing def. bestemming VERNIETIGEN Verlofstaten van de personeelsleden van de afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

datering 2002-9999 ordening niet van toepassing toegang MS-Excel materiële vorm digitaal: MS-Excel adm. bewaartermijn 2 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake de werking van de vertegenwoordigers van de Vlaamse regering in het

buitenland datering 1994-9999 ordening zowel algemeen als per vertegenwoordiger en daarbinnen chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Sinds 1994 heeft de Vlaamse regering een vertegenwoordiger in Brussel



48

TAAK FINANCIEEL BEHEER Handeling verzorgen van het financieel beheer Datering 1994-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen


Archiefproducten Dossiers inzake het financieel beheer van de vertegenwoordigers van de Vlaamse regering

in het buitenland datering 1994-9999 ordening zowel algemeen als per vertegenwoordiger en daarbinnen chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar na de afsluiting van het rollend fonds van de betrokken

vertegenwoordiger def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Sinds 1994 heeft de Vlaamse regering een vertegenwoordiger in Brussel



49

TAAK IT-BEHEER Handeling verzorgen van het IT-beheer Datering 1994-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen


Archiefproducten Dossiers inzake het IT-beheer van de vertegenwoordigers van de Vlaamse regering in het

buitenland datering 1994-9999 ordening zowel algemeen als per vertegenwoordiger en daarbinnen chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 4 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Sinds 1994 heeft de Vlaamse regering een vertegenwoordiger in Brussel



50

TAAK MATERIEEL BEHEER Handeling verzorgen van het materieel beheer Datering 1994-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen


Archiefproducten Dossiers inzake het materieel beheer van de vertegenwoordigers van de Vlaamse regering in

het buitenland datering 1994-9999 ordening zowel algemeen als per vertegenwoordiger en daarbinnen chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 20 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Sinds 1994 heeft de Vlaamse regering een vertegenwoordiger in Brussel



51

TAAK PERSONEELSBEHEER Handeling verzorgen van het personeelsbeheer Datering 1994-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen


Archiefproducten Dossiers inzake het personeelsbeheer van de vertegenwoordigers van de Vlaamse regering

in het buitenland datering 1994-9999 ordening zowel algemeen als per vertegenwoordiger en daarbinnen chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Sinds 1994 heeft de Vlaamse regering een vertegenwoordiger in Brussel



52

TAAKGEBIED BILATERALE RELATIES TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET BULGARIJE Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Bulgarije Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen

1982-1985: CGICS, Culturele Directie I 1986-1990: CGIS, Cel Europa 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

Archiefproducten Dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van de culturele akkoorden en/of algemene

samenwerkingsverdragen datering 1999-9999 ordening chronologisch op jaar toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen,

akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Bulgarije en van de samenwerking met Bulgarije in het algemeen

Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen



53

Archiefproducten Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van de culturele akkoorden

en/of algemene samenwerkingsverdragen datering 1988-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen

datering 1988-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Bulgarije Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen


Archiefproducten Dossiers inzake de opvolging van de politieke contacten

datering 1999-9999 ordening chronologisch op jaar toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


54

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DENEMARKEN Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Denemarken Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen

1982-1985: CGICS, Culturele Directie II 1986-1990: CGIS, Cel Europa 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa


samenwerkingsverdragen datering 1988-9999 ordening chronologisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen,

akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Denemarken en van de samenwerking met Denemarken in het algemeen




55

Archiefproducten Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de culturele akkoorden en/of algemene

samenwerkingsverdragen datering 1987-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen

datering 1987-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Denemarken Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



datering 2000-9999 ordening chronologisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


56

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DUITSLAND

EN DE DUITSE LÄNDER Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Duitsland Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Duitsland, van de relaties met Duitsland in het algemeen en van de relaties met de Duitse Länder in het bijzonder




57



datering 1988-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking met de Duitse Länder

datering 1990-9999 ordening op regio, daarbinnen chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie belangrijkste stukken opmerkingen De samenwerking tussen Vlaanderen en Baden-Württemberg en tussen

Vlaanderen en Noordrijn-Westfalen is vrij sterk uitgebouwd. De samenwerking met de Duitse Länder Beieren, Berlijn, Bremen, Brandenburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Saarland, Saksen, Sachsen-Anhalt en Thüringen is veel losser en de bijhorende dossiers zijn bijgevolg meestal minder interessant.

Handeling opvolgen van de politieke contacten met Duitsland Datering 1993-99999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen




58

datering 1996-9999 ordening chronologisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Duitsland Datering 1998-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1998-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Archiefproducten Dossiers inzake de organisatie van of deelname aan conferenties, symposia, evenementen

datering 1998-9999 ordening op project toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Belangrijke projecten waren Expo Hannover 2000 en het initiatief

Duitsland-Doelland 2002. .


59

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DE

DUITSTALIGE GEMEENSCHAP VAN BELGIË Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met de Duitstalige Gemeenschap Datering 1984-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1984-1985: CGICS, Culturele Directie II

1986-1990: CGIS, Cel Europa 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

Archiefproducten Dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s datering 1984-9999 ordening chronologisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen,

akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met de Duitstalige Gemeenschap en van de samenwerking met de Duitstalige Gemeenschap in het algemeen

Datering 1985-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen


Archiefproducten Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen, akkoorden

en samenwerkingsprogramma’s


60

datering 2003-9999 ordening op jaar, chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen

datering 2003-9999 ordening op jaar, chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met de Duitstalige

Gemeenschap Datering 1985-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1985: CGICS, Culturele Directie II

1986-1990: CGIS, Cel Europa 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa




61

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET ESTLAND Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Estland Datering 1996-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa

1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Archiefproducten Dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van de culturele akkoorden en/of algemene


akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Estland en van de samenwerking met Estland in het algemeen

Datering 1996-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa

1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Archiefproducten Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van de culturele akkoorden

en/of algemene samenwerkingsverdragen datering 1999-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren


62

Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen

datering 1999-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Estland Datering 1996-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa

1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Archiefproducten Dossiers inzake de opvolging van de politieke contacten



63

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET FINLAND Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Finland Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Finland en van de samenwerking met Finland in het algemeen




64



datering 1987-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Finland Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen





65

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET FRANKRIJK Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Frankrijk Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen



samenwerkingsverdragen datering 1984-9999 ordening chronologisch toegang inventaris, vanaf 2002 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van de verdragen inzake de

grensoverschrijdende samenwerking datering 2001-9999 ordening chronologisch toegang inventaris, vanaf 2002 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen,

akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Frankrijk, van de samenwerking met Frankrijk in het algemeen en van de samenwerking met de Franse regio’s in het bijzonder

Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews


66




en/of algemene samenwerkingsverdragen datering 1987-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris, vanaf 2002 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen inzake de

grensoverschrijdende samenwerking datering 2002-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm inventaris, vanaf 2002 in MS-Word adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen

datering 1987-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris, vanaf 2002 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking met de Franse regio’s

datering 1993-9999 ordening op regio, daarbinnen chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris, vanaf 2002 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen De samenwerking tussen Vlaanderen en Nord-Pas de Calais is vrij sterk

uitgebouwd. De samenwerking met de de Franse regio’s Acquitaine, Alsace, Bouches de Rhône, Bourgogne, Champagne-Ardennes, Languedoc-Roussillion, Rhône-Alpes, Vendée is veel losser en de bijhorende dossiers zijn bijgevolg meestal minder interessant.


67

Handeling opvolgen van de politieke contacten met Frankrijk Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



datering 1995-9999 ordening chronologisch toegang inventaris, vanaf 2002 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Frankrijk Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 2003-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Archiefproducten Dossiers inzake de organisatie van of deelname aan conferenties, symposia, evenementen

datering 2003-9999 ordening op project toegang inventaris, vanaf 2002 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Een belangrijk project was het Forum in Rijsel in 2003.


68

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET

GRIEKENLAND Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Griekenland Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Griekenland en van de samenwerking met Griekenland in het algemeen




69



datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Griekenland Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



datering 1999-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


70

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET HONGARIJE Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Hongarije Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Hongarije en van de samenwerking met Hongarije in het algemeen




71


en/of algemene samenwerkingsverdragen datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen

datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling opvolgen van de politieke contacten met Hongarije Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen





72

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET IERLAND Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Ierland Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Ierland en van de samenwerking met Ierland in het algemeen




73



datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Ierland Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers

1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa




74

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET ITALIË Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Italië Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen



samenwerkingsverdragen datering 1988-9999 ordening chronologisch op jaar toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen,

akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Italië, van de samenwerking met Italië in het algemeen en met de Italiaanse regio’s in het bijzonder




75


en/of algemene samenwerkingsverdragen datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen

datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen op thema toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking met de Italiaanse regio’s

datering ordening op regio, daarbinnen chronologisch op jaar en daarbinnen op thema toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen De samenwerking tussen Vlaanderen en de Italaanse regioni werd tot nu

toe nooit sterk uitgebouwd. De samenwerking met de Italiaanse regio’s Lombardije, Toscane, Umbrië, Veneto is hierdoor vrij los en de bijhorende dossiers zijn bijgevolg meestal minder interessant.

Handeling opvolgen van de politieke contacten met Italië Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



datering 1995-9999


76

ordening chronologisch op jaar toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


77

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET LETLAND Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Letland Datering 1996-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa



akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Letland en van de samenwerking met Letland in het algemeen





78


datering 2000-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Letland Datering 1996-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa




79

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET LITOUWEN Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Litouwen Datering 1996-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa



akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Litouwen en van de samenwerking met Litouwen in het algemeen





80


datering 1999-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Litouwen Datering 1996-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa




81

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET LUXEMBURG Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Luxemburg Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Luxemburg en van de samenwerking met Luxemburg in het algemeen




82



datering 2000-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Luxemburg Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen





83

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET NEDERLAND

EN DE NEDERLANDSE REGIO’S Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Nederland Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews www.cvn.be

www.taalunie.org www.bnc-cbn.net


1982-1985: CGICS, Culturele Directie III 1986-1990: CGIS, Cel Europa 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa


samenwerkingsverdragen datering 1982-9999 ordening chronologisch op jaar toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Sinds 1997 vormt de Commissie Cultureel Verdrag Vlaanderen-

Nederland een rechtspersoon op zich. Sinds dat jaar worden de meeste documenten door de CVN zelf bewaard.

Dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van het Taalunieverdrag

datering 2000-9999 ordening chronologisch op jaar toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van de verdragen inzake de verdieping van de

Westerschelde datering 1999-9999 ordening thematisch


84

toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van de verdragen inzake het loodswezen en

de loodsgelden op de Westerschelde datering 1998-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van de verdragen inzake de waterkwaliteit

datering 1999-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van de verdragen inzake de waterkwantiteit

datering 1999-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van de spoorverdragen

datering 2001-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen,

akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Nederland, van de samenwerking met Nederland in het algemeen en van de samenwerking met de Nederlandse provincies in het bijzonder

Datering 1111-9999 Grondslagen -


85

Bronnen interviews www.cvn.be www.taalunie.org

www.bnc-cbn.net Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen

1982-1985: CGICS, Culturele Directie III 1986-1990: CGIS, Cel Europa 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa


en/of algemene samenwerkingsverdragen datering 1989-9999 ordening per verdrag, daarbinnen chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van het Taalunieverdrag

datering 1998-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen inzake de

verdieping van de Westerschelde datering 1999-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen inzake het

loodswezen en de loodsgelden op de Westerschelde datering 1998-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN


86

Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen inzake de waterkwaliteit

datering 1999-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen inzake de

waterkwantiteit datering 1999-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de uitvoering van de spoorverdragen

datering 2001-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen

datering 1989-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking met de Nederlandse

provincies datering 1992-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen De samenwerking tussen Vlaanderen en de Zuid-Nederlandse

Provincies Zeeland, Noord-Brabant en Limburg is vrij sterk uitgebouwd. Samenwerking met andere provincies is er niet.


87

Handeling voorbereiden en opvolgen van de politieke contacten met Nederland Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews

www.cvn.be www.taalunie.org

Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen


Archiefproducten Dossiers inzake de voorbereiding en opvolging van politieke contacten in het kader van de

culturele akkoorden datering 2003-9999 ordening per verdrag en daarbinnen chronologisch op jaar toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en opvolging van politieke contacten in het kader van het

Taalunieverdrag datering 1994-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en opvolging van politieke contacten in het kader van de

verdragen inzake de verdieping van de Westerschelde datering 1999-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en opvolging van politieke contacten in het kader van de

verdragen inzake de loodsgelden op de Westerschelde datering 1998-9999 ordening thematisch toegang inventaris


88

materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en opvolging van politieke contacten in het kader van de

van de verdragen inzake de waterkwaliteit datering 1999-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en opvolging van politieke contacten in het kader van de

van de verdragen inzake de waterkwantiteit datering 1999-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en opvolging van politieke contacten in het kader van de

spoorverdragen datering 1999-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de voorbereiding en opvolging van generieke politieke contacten

datering 1993-9999 ordening per staatsbezoek toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Deze dossiers omvatten die politieke contacten waarbij meerdere

onderwerpen besproken werden. Handeling organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Nederland Datering 1986-9999 Grondslagen -


89

Bronnen interviews

www.bnc-cbn.net Archiefvormers 1986-1990: CGIS


Archiefproducten Dossiers inzake de organisatie van of deelname aan conferenties, symposia of evenementen

datering 1986-9999 ordening op project toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Belangrijke projecten waren de viering van 40 jaar Belgisch-Nederlands

Cultureel Akkoord in 1986, de deelname aan het Algemeen Nederlands Congres in 1994 en de Belgisch Nederlandse Conferentie in 2002.


90

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET NOORWEGEN Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Noorwegen Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Noorwegen en van de samenwerking met Noorwegen in het algemeen




91



datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Noorwegen Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen





92

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET OEKRAÏNE Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Oekraïne Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



samenwerkingsverdragen datering 1993-9999 ordening chronologisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Bijzonder is dat er geen Vlaams-Oekraïens, maar een door Vlaanderen

meeondertekend Belgisch-Oekraïens algemeen samenwerkingsverdrag gesloten werd.

Handeling bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen,

akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Oekraïne en van de samenwerking met Oekraïne in het algemeen

Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



en/of algemene samenwerkingsverdragen datering 2001-9999


93

ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren opmerkingen Bijzonder is dat er in dit geval geen Vlaams-Oekraïens, maar een door

Vlaanderen meeondertekend Belgisch-Oekraïens algemeen samenwerkingsverdrag gesloten werd.


datering 1999-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Oekraïne Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



datering 2002-9999 ordening chronologisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren


94

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET OOSTENRIJK

EN DE OOSTENRIJKSE LÄNDER Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Oostenrijk Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Oostenrijk, van de samenwerking met Oostenrijk in het algemeen en van de samenwerking met de Oostenrijkse Länder in het bijzonder




95



datering 1995-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking met de Oostenrijkse regio’s

datering ordening op regio, daarbinnen chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie belangrijkste stukken opmerkingen De samenwerking tussen Vlaanderen en de Oostenrijkse Länder werd

tot nu toe nooit sterk uitgebouwd. De samenwerking met de Oostenrijkse Länder Niederösterreich en Salzburg is bijgevolg vrij los en de bijhorende dossiers zijn hierdoor ook minder interessant.

Handeling opvolgen van de politieke contacten met Oostenrijk Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



datering 1995-9999


96

ordening chronologisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Oostenrijk Datering 1996-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa

1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Archiefproducten Dossiers inzake de organisatie van of deelname aan conferenties, symposia, evenementen

datering 1996-9999 ordening op project toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Een belangrijk projecten was de Vlaamse Week in Wenen in 1996.


97

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET POLEN Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Polen Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Polen en van de samenwerking met Polen in het algemeen




98


en/of algemene samenwerkingsverdragen datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake de samenwerking in het algemeen

datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Polen Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen





99

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET PORTUGAL Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Portugal Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen



samenwerkingsverdragen datering 1988-9999 ordening chronologisch op jaar toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen,

akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Portugal en van de samenwerking met Portugal in het algemeen




100


en/of algemene samenwerkingsverdragen datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen

datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen op thema toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Portugal Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



datering 2000-9999 ordening chronologisch op jaar toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Portugal Datering 1995-9999 Grondslagen -


101

Bronnen interviews Archiefvormers 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa

1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Archiefproducten Dossiers inzake de organisatie van of deelname aan conferenties, symposia, evenementen

datering 1995-9999 ordening op project toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Een belangrijk project was Expo Lissabon 1998.


102

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET ROEMENIË Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Roemenië Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Roemenië en van de samenwerking met Roemenië in het algemeen




103



datering 1998-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Roemenië Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen





104

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DE RUSSISCHE

FEDERATIE EN DE RUSSISCHE REGIO’S Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met de Russische Federatie Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen



samenwerkingsverdragen datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Bijzonder is dat er geen Vlaams-Russsisch, maar een door Vlaanderen

meeondertekend Belgisch-Russisch algemeen samenwerkingsverdrag gesloten werd. Dat verdrag schept een breder kader, waarbinnen het oude Cultureel Akkoord blijft functioneren.

Handeling bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen,

akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met de Russische Federatie, van de samenwerking met de Russische Federatie in het algemeen en van de samenwerking met de Russische regio’s in het bijzonder


1982-1985: CGICS, Culturele Directie I 1986-1990: CGIS, Cel Europa


105




datering 1998-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake de samenwerking met de Russische regio’s

datering 1998-9999 ordening op regio, daarbinnen chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie belangrijkste stukken opmerkingen De samenwerking tussen Vlaanderen en de Russische oblasts werd tot

nu toe nooit sterk uitgebouwd. De samenwerking met het Russische Oblast Leningrad rond Sint-Petersburg is bijgevolg vrij los en de bijhorende dossiers zijn bijgevolg meestal minder interessant.

Handeling opvolgen van de politieke contacten met de Russische Federatie Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



106




107

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET SLOVENIË Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Slovenië Datering 1998-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1998-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Archiefproducten Dossiers inzake de voorbereiding en evaluatie van de culturele akkoorden en/of algemene


akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Slovenië en van de samenwerking met Slovenië in het algemeen

Datering 1998-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1998-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Archiefproducten Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de culturele akkoorden en/of algemene

samenwerkingsverdragen datering 2000-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen


108

datering chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch ordening 2000-9999 toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Slovenië Datering 1998-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1998-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Archiefproducten Dossiers inzake de opvolging van de politieke contacten



109

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET SLOWAKIJE Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Slowakije Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen


Opmerkingen Het standpunt bij de datering van de handeling is dat zowel de

Tsjechische Republiek als Slowakije het vroegere Tsjechoslowakije opvolgen.



akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Slowakije en van de samenwerking met Slowakije in het algemeen




110





datering 1998-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Slowakije Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen





datering 2002-9999 ordening chronologisch op jaar toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar


111

def. bestemming BEWAREN


112

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET SPANJE Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Spanje Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen



samenwerkingsverdragen datering 1989-9999 ordening chronologisch toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling bewaken en opvolgen van de uitvoering van de verdragen,

akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Spanje, van de samenwerking met Spanje in het algemeen en van de samenwerking met de Spaanse regio’s in het bijzonder




113


en/of algemene samenwerkingsverdragen datering 1995-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking in het algemeen

datering 1995-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen op thema toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de samenwerking met de Spaanse regio’s

datering 1998-9999 ordening op regio, daarbinnen chronologisch op jaar en daarbinnen op thema toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie belangrijkste stukken opmerkingen De samenwerking tussen Vlaanderen en Catalonië is vrij sterk

uitgebouwd. De samenwerking met de Spaanse regio’s Baskenland, Castillië, Galicië, Navarra, Valencia is veel losser en de bijhorende dossiers zijn bijgevolg meestal minder interessant.

Handeling opvolgen van de politieke contacten met Spanje Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



datering 1998-9999


114

ordening chronologisch toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling organiseren van of deelnemen aan conferenties, symposia,

evenementen… in het kader van de relaties met Spanje Datering 1989-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1989-1990: CGIS


Archiefproducten Dossiers inzake de organisatie van of deelname aan conferenties, symposia, evenementen

datering 1989-9999 ordening op project toegang inventaris, vanaf 2003 in MS-Word materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Een belangrijk project was Expo Sevilla 1992.


115

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DE

TSJECHISCHE REPUBLIEK Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met de Tsjechische Republiek Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen






akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met de Tsjechische Republiek en van de samenwerking met de Tsjechische Republiek in het algemeen


1982-1985: CGICS, Culturele Directie I 1986-1990: CGIS, Cel Europa 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen


116






datering 1999-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met de Tsjechische Republiek Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen





datering 1999-9999 ordening chronologisch op jaar toegang inventaris


117

materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


118

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET TURKIJE Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Turkije Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen

1982-1985: CGICS, Culturele Directie III 1986-1990: CGIS, Cel Azië 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa



akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Turkije en van de samenwerking met Turkije in het algemeen


1982-1985: CGICS, Culturele Directie III 1986-1990: CGIS, Cel Azië 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa


119


en/of algemene samenwerkingsverdragen datering - ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake de samenwerking in het algemeen

datering 1996-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Turkije Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen





120

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET HET

VERENIGD KONINKRIJK Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met het Verenigd Koninkrijk Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met het Verenigd Koninkrijk, van de samenwerking met het Verenigd Koninkrijk in het algemeen en van de samenwerking met de Britse regio’s in het bijzonder




121



datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Dossiers inzake de samenwerking met de Britse regio’s

datering 2000-9999 ordening op regio, daarbinnen chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie belangrijkste stukken opmerkingen De samenwerking tussen Vlaanderen en een Britse regio is tot nu toe

nooit sterk uitgebouwd. De samenwerking met de Britse regio’s Noord-Ierland, Wales en Schotland is hierdoor vrij los en de bijhorende dossiers zijn bijgevolg meestal minder interessant.

Handeling opvolgen van de politieke contacten met het Verenigd Koninkrijk Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



datering 2001-9999


122

ordening chronologisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


123

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET ZWEDEN Handeling voorbereiden en evalueren van de verdragen, akkoorden en

samenwerkingsprogramma’s met Zweden Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen




akkoorden en samenwerkingsprogramma’s met Zweden en van de samenwerking met Zweden in het algemeen




124



datering 1999-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming VERNIETIGEN en enkel toegang bewaren Handeling opvolgen van de politieke contacten met Zweden Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen





125

TAAK COÖRDINATIE VAN DE BILATERALE RELATIES MET DE OVERIGE

LANDEN OF MET LANDENGROEPEN Handeling bewaken en opvolgen van de relaties met de overige landen of met

landengroepen Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen

1982-1985: CGICS, Culturele Directie I CGICS, Culturele Directie II CGICS, Culturele Directie III 1986-1990: CGIS, Cel Azië

CGIS, Cel Amerika 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

Opmerkingen Bij deze handeling worden alle dossiers opgenomen met betrekking tot

die landen waar België of Vlaanderen nooit bilaterale verdragen of akkoorden mee hebben gesloten. De relaties met deze landen zijn veel losser en leveren meestal minder interessante dossiers op. Het gaat voor Europa om dossiers inzake het Brussels Gewest, de Franstalige Gemeenschap, het Waals Gewest, Albanië, Bosnië en Herzegovina, Cyprus, IJsland, Kroatië, Macedonië, Malta, Monaco, San Marino, Servië en Montenegro (inclusief Kosovo), Zwitserland, de landengroep Centraal- & Oost-Europa en de kleinere landen van de landengroep van het Gemenebest van Onafhankelijke Staten, het GOS.

Archiefproducten Dossiers inzake het bewaken en opvolgen van de relaties met overige landen

datering - ordening per land, daarbinnen chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie toegangen en belangrijkste stukken


126

TAAKGEBIED MULTILATERALE ORGANISATIES TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET DE EUROPESE UNIE (EU) Handeling opvolgen en coördineren van de Vlaamse standpunten in verband

met de werking van de Europese Unie (EU) Datering 1988-9999 Grondslagen - Bronnen www.europa.eu.int

interviews Archiefvormers 1988-1990: CGIS, Verbindingsagent bij de EG


Opmerkingen Voor meer informatie over de relaties tussen Vlaanderen en de

Europese Unie en de concreet vermelde onderwerpen, zie instellingenstudie.

Archiefproducten Dossiers inzake de Intergouvernementele Conferenties (IGC) van de Europese Unie

datering 1994-9999 ordening geen toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven opmerkingen De IGC van 2003 werd tussen maart 2002 en juni 2003 voorafgegaan

door een Conventie. Dossiers inzake Agenda 2000 van de Europese Unie

datering 1997-2000 ordening thematisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven Dossiers inzake het witboek European Governance

datering 2000-9999 ordening thematisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar


127

def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven Dossiers inzake het talenregime van de Europese Unie

datering 2000-9999 ordening thematisch toegang geen materiële vorm geen adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven opmerkingen De belangrijkste dossiers handelen over de taalproblematiek met

betrekking tot het nieuwe Gemeenschapsoctrooi en Gemeenschaps-model en naar aanleiding daarvan werden er ook meer algemene dossiers over dit Gemeenschapsoctrooi en Gemeenschapsmodel samengesteld.

Handeling opvolgen en coördineren van de Vlaamse standpunten in verband

met het beleid van de Europese Unie Datering 1988-9999 Grondslagen - Bronnen www.europa.eu.int

interviews Archiefvormers 1988-1990: CGIS, Verbindingsagent bij de EG




Archiefproducten Dossiers inzake het beleid van de Europese Gemeenschap

datering 1988-1991 ordening thematisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn verstreken def. bestemming BEWAREN opmerkingen Deze dossiers vormen samen het klassement van de verbindingsagent

bij de Europese Gemeenschap die tijdens het eind van de jaren tachtig en het begin van de jaren negentig actief was. Deze oude dossiers sluiten inhoudelijk soms aan bij de meer recente dossiers, maar omdat hun ordening zo verschillend is, worden ze hier toch afzonderlijk beschreven.


128

Databank met alle Commissiecomités en Raadswerkgroepen binnen de Europese Unie

waarbinnen Vlaanderen een vertegenwoordiger heeft datering 2001-9999 ordening niet van toepassing toegang Acces materiële vorm digitaal: Acces adm. bewaartermijn niet van toepassing def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake de Raad van de Europese Unie, zowel in de samenstelling Algemene Zaken

en Externe Betrekkingen, de andere vaste onderwerpsgebonden samenstellingen als de diverse onderwerpsgebonden samenstellingen

datering 1998-9999 ordening op samenstelling Raad en daarbinnen chronologisch op jaar toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven opmerkingen De dossiers bevatten de uitnodigingen voor en de officiële notulen van

de voorbereidende en opvolgende vergaderingen van het P11. Soms zijn er ook officieuze Vlaamse notulen terug te vinden. De meest interessante dossiers zijn deze inzake de Raad Algemene Zaken en Externe Betrekkingen aangezien deze het meest intensief wordt opgevolgd.

Dossiers inzake het Comité van de Regio’s van de Europese Unie

datering 2002-9999 ordening thematisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake (het voorzitterschap van) de Europese Raad

datering 1992-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven opmerkingen De meeste interessante dossiers zijn deze met betrekking tot (de

Vlaamse rol in) het Belgische voorzitterschap van de Europese Raad en de dossiers met betrekking tot de opvolging van het Lissabonproces dat door de Europese Raad gelanceerd werd.

Dossiers inzake het Europees Sociaal Fonds (ESF) van de Europese Unie

datering 1993-1998


129

ordening thematisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 3 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Dit programma wordt gecoördineerd door de afdeling Europa

Werkgelegenheid van de administratie Werkgelegenheid van het departement EWBL en haar rechtsvoorganger het Bestuur Europese Sociale Zaken.

Dossiers inzake Poland, Hungary: Aid for the Reconstruction of the Economy (PHARE)

van de Europese Unie datering 1996-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 3 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Dit programma wordt gecoördineerd door de afdeling Europa Economie

van de administratie Economie van het departement EWBL en haar rechtsvoorganger het Bestuur Europese Sociale Zaken.

Dossiers inzake Technical Assistance to Commonwealth of Independent States (TACIS)

van de Europese Unie datering 1991-1999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen thematisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 3 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Dit programma wordt gecoördineerd door de afdeling Europa Economie

van de administratie Economie van het departement EWBL haar rechtsvoorganger het Bestuur Europese Sociale Zaken.

Dossiers inzake het Euro-Mediterranean Partnership (Euromed) van de Europese Unie

datering 2002-9999 ordening thematisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 3 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake de problematiek van de diensten van algemeen economisch belang binnen

de Europese Unie datering 2001-9999 ordening niet van toepassing toegang MS-Word materiële vorm digitaal MS-Word adm. bewaartermijn 3 jaar


130

def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven Dossiers inzake het Actieplan Omzetting

datering 1999-2000 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Het Actieplan Omzetting was een initiatief van de federale overheid om

de achterstand in de omzetting van de Europese regelgeving in België goed te maken.

Dossiers inzake de voorstellen voor Europese regelgeving

datering 1995-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Volgens het artikel 92 quater van 8 augustus 1980, Bijzondere wet tot

hervorming der instellingen (B.S., 15/08/1980, p.9434), ingevoegd door 5 mei 1993, Bijzondere wet betreffende de internationale betrekkingen van de Gemeenschappen en de Gewesten (B.S., 08/05/1993, p. 10559), moet een Europees voorstel overgemaakt worden aan het Vlaams Parlement en dit met het oog op het formuleren van een Vlaams standpunt terzake.

Dossiers inzake de inbreuken op de omzetting van de Europese regelgeving

datering 1999-9999 ordening chronologisch op Commissie-code toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Databank inzake de voorstellen voor, de omzetting van en de inbreuken op de omzetting

van de Europese regelgeving (via het intranet van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap te raadplegen op europeseregelgeving.vlaanderen.be)

datering 2002-9999 ordening niet van toepassing toegang informix materiële vorm digitaal: informix adm. bewaartermijn niet van toepassing def. bestemming VERNIETIGEN. Dossiers inzake het ontwerp van de databank inzake de voorstellen voor, de omzetting van

en de inbreuk op de omzetting van de Europese regelgeving


131

datering 1996-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 3 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake het advies aan de federale overheid voor de omzetting van de Europese

regelgeving datering 2001-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de prejudiciële vragen aan het Europees Hof van Justitie

datering 1994-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling versterken van de rol van Vlaanderen binnen de Europese Unie

(EU) Datering 1988-9999 Grondslagen - Bronnen www.europa.eu.int

www.regleg.org interviews

Archiefvormers 1988-1990: CGIS, Verbindingsagent bij de EG




Archiefproducten Dossiers inzake de Stichting Europa van de Culturen

datering 1991-1996


132

ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn verstreken def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake de Conference of European regions with legislative power (REGLEG)

datering 2000-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Notulen van de Vlaamse interdepartementale coördinatievergaderingen

datering 2000-9999 ordening niet van toepassing toegang MS-Word materiële vorm digitaal: MS-Word adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


133

TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET DE EUROPESE BANK VOOR WEDEROPBOUW EN ONTWIKKELING (EBWO)

Handeling opvolgen van de Europese Bank voor Wederopbouw en

Ontwikkeling (EBWO) Datering 1994-9999 Grondslagen - Bronnen www.ebrd.com

interviews Archiefvormers 1994-1996: directoraat-generaal administratie Buitenlands Beleid 1997-1999: directoraat-generaal administratie Buitenlands Beleid 2000-9999: afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Opmerkingen Voor meer informatie over het Vlaams Fonds voor Technische

Samenwerking bij de EBWO, zie de handeling “verlenen van subsidies met betrekking tot de uitvoering van de multilaterale samenwerking”. Voor meer informatie over de relaties tussen Vlaanderen en de Europese Bank voor Wederopbouw en Ontwikkeling, zie instellingenstudie.

Archiefproducten Dossiers inzake de relaties met de Europese Bank voor Wederopbouw en Ontwikkeling

(EBWO) datering 1994-9999 ordening thematisch toegang inventaris materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven


134

TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET DE BENELUX Handeling opvolgen van de Benelux Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen www.benelux.be

interviews Archiefvormers 1111-1982: Bestuur voor Internationale Culturele Betrekkingen

1980-1985: CGICS, Culturele Directie III 1986-1990: CGIS, Cel Multilaterale 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

Opmerkingen Voor meer informatie over de relaties tussen Vlaanderen en de Benelux,

zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de Benelux

datering 1994-9999 ordening chronologisch op jaar toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven


135

TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET DE VERGADERING VAN DE REGIO’S VAN EUROPA (VRE)

Handeling opvolgen van de Vergadering van de Regio’s van Europa (VRE) Datering 1985-2001 Grondslagen - Bronnen www.are-regions-europe.org interviews Archiefvormers 1985: CGICS, Culturele Directie III 1986-1990: CGIS, Cel Multilaterale

1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-2001: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

Opmerkingen De Assemblée des Régions d’Europa (ARE) of Vergadering van de

Regio’s van Europa (VRE) had een eigen studiedienst, het Europees Centrum voor Regionale Ontwikkeling (CEDRE). Voor meer informatie, zie de handeling ‘opvolgen van het Europees Centrum voor Regionale Ontwikkeling’. Voor meer informatie over de relaties tussen Vlaanderen en de VRE, zie instellingenstudie.

Archiefproducten Dossiers inzake de Vergadering van Regio’s van Europa (VRE)

datering 1990-2001 ordening geen toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn verstreken def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven


136

TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET HET EUROPEES CENTRUM VOOR REGIONALE ONTWIKKELING (CEDRE)

Handeling opvolgen van het Europees Centrum voor Regionale Ontwikkeling

(CEDRE) Datering 1985-2001 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1985: CGICS, Culturele Directie III 1986-1990: CGIS, Cel Multilaterale

1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-2001: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

Opmerkingen Het Europees Centrum voor Regionale Ontwikkeling of Centre

Européen pour le Développement Régional (CEDRE) was de studiedienst van de Vergadering van Regio’s van Europa (VRE). Voor meer informatie, zie de handeling “opvolgen van de Vergadering van de Regio"s van Europa”. Voor meer informatie over de relaties tussen Vlaanderen en het CEDRE, zie instellingenstudie.

Archiefproducten Dossiers het Europees Centrum voor Regionale Ontwikkeling - Centre Européenne pour la

Développement Régionale (CEDRE) datering 1991-2001 ordening geen toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn verstreken def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven


137

TAAK COÖRDINATIE VAN DE RELATIES MET DE EUROREGIO Handeling opvolgen van de Euroregio Datering 1991-2001 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1991-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen



Euroregio, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de Euroregio

datering 1996-2001 ordening geen toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn verstreken def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven


138

TAAK SUBSIDIËRING MULTILATERALE INITIATIEVEN Handeling verlenen van subsidies met betrekking tot de uitvoering van de

multilaterale samenwerking Datering 1994-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1994-1996: directoraat-generaal administratie Buitenlands Beleid 1997-1999: directoraat-generaal administratie Buitenlands Beleid 2000-9999: afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Opmerkingen Voor meer informatie over de subsidies met betrekking tot de uitvoering

van de multilaterale samenwerking, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de financiering van technische samenwerkingsvormen binnen de Europese

Bank voor Wederopbouw en Ontwikkeling (EBWO) via het Vlaams Fonds voor Technische Samenwerking bij de EBWO

datering 2000-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie stukken die Vlaams standpunt weergeven


139

TAAKGEBIED INTERNATIONALE INITIATIEVEN TAAK SUBSIDIËRING INTERNATIONALE INITIATIEVEN Handeling verlenen van subsidies aan personen, verenigingen en instellingen in

binnenland en buitenland Datering 1986-9999 Grondslagen 2 juli 1986, Decreet houdende de begroting van de Vlaamse

Gemeenschap voor het begrotingsjaar 1986 (B.S., 10/10/1986, p. 13797), de daaropvolgende jaarlijkse begrotingsdecreten en de bijhorende parlementaire stukken

Bronnen interviews Archiefvormers 1986-1990: CGIS, cel Europa


Opmerkingen Voor meer informatie over deze subsidieregeling, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de subsidies aan personen, verenigingen en instellingen in binnenland en

buitenland datering 1989-9999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen op dossierbehandelaar toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verlenen van subsidies aan de “Culturele Ambassadeurs van

Vlaanderen” Datering 1993-1999 Grondslagen 18 december 1992, Decreet houdende de algemene uitgavenbegroting

van de Vlaamse Gemeenschap voor het begrotingsjaar 1993 (B.S., 08/04/1993, p. 7616), de daaropvolgende jaarlijkse begrotingsdecreten en de bijhorende parlementaire stukken

Bronnen E. BAETEN, Theater buitengaats. Buitenlands beleid, cultuurbeleid en

de internationale praktijk van de podiumkunsten in Vlaanderen, Gent, 1999, pp. 26-28 en pp. 37-38. interviews


140

Archiefvormers 1993-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen 1995-1996: Afdeling Externe Betrekkingen binnen Europa 1997-1999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

Opmerkingen Deze subsidie werd vanaf 1994 in samenwerking met de administratie

Cultuur verleend. Voor meer informatie over deze subsidieregeling, zie instellingenstudie.

Archiefproducten Dossiers inzake de subsidies aan de “Culturele Ambassadeurs van Vlaanderen”

datering 1996-1999 ordening chronologisch op jaar en daarbinnen op dossierbehandelaar toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verlenen van subsidies voor samenwerkingsprojecten in Centraal-

en Oost-Europa Datering 1992-9999 Grondslagen 10 mei 1995, Besluit van de Vlaamse regering tot vaststelling van het

reglement inzake de toekenning van financiële tussenkomsten voor initiatieven met betrekking tot Centraal- en Oost-Europa (B.S., 01/09/1995, p. 25133). 13 maart 1996, Besluit van de Vlaamse regering tot wijziging van het besluit van de Vlaamse regering van 10 mei 1995… (B.S., 04/06/1996, p. 15267). 23 februari 2001, Besluit van de Vlaamse regering tot opheffing van het besluit van de Vlaamse regering van 10 mei 1995… (B.S., 21/03/2001, p. 8837). 14 december 2001, Beslissing van de Vlaamse regering VR/PV/2001/50.

Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 1992-2002

interviews www.vlaanderen.be

Archiefvormers 1992-1994: Bestuur Commercialisering en Oriëntering

1995- 2000: Afdeling Europa Economie 2001-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa

Opmerkingen Voor meer informatie over deze subsidieregeling, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de selectie van de dossiers inzake de subsidies voor

samenwerkingsprojecten in Centraal- en Oost-Europa datering 1992-9999


141

ordening op jaar en daarbinnen op indieningdatum project en vanaf 2002 op jaar en daarbinnen thematisch

toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar vanaf 2001 def. bestemming BEWAREN vanaf 2001 opmerkingen Vóor 2001 werden deze samenwerkingsprojecten beheerd door de

afdeling Europa Economie van de administratie Economie, waardoor de dossiers uit de periode 1992-2000 daar bewaard worden en de hier beschreven dossiers uit die periode de dossiers zijn van de toen bij de selectieprocedure betrokken ambtenaar van de administratie Buitenlands Beleid. Sinds 2002 zijn belangrijkste stukken de ontwerpen van het reglement, de jaarlijkse oproep, de lijsten met projectvoorstellen per land, de notulen van het Adviescomité Centraal- en Oost-Europa en de scorebladen van de leden van dit adviescomité, de notulen van de gemengde bilaterale commissies, de briefwisseling met en de goedkeuring door de betrokken Vlaamse ministers en de Inspectie van Financiën.

Dossiers inzake de subsidies voor samenwerkingsprojecten in Centraal- en Oost-Europa

datering 2001-9999 ordening op jaar, daarbinnen op land en daarbinnen op indieningdatum project toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar voor geselecteerde projecten

5 jaar voor niet-geselecteerde projecten def. bestemming BEWAREN geselecteerde projecten

VERNIETIGEN niet-geselecteerde projecten opmerkingen Vóor 2001 werden de samenwerkingsprojecten beheerd door de

afdeling Europa Economie van de administratie Economie, waardoor de dossiers uit de periode 1992-2000 ook daar nog bewaard worden. De belangrijkste stukken in een dossier zijn het projectvoorstel, de verbintenis tussen de Vlaamse minister en de promotor van het initiatief en de financiële stukken. De negatief beoordeelde dossiers worden afgesplitst en afzonderlijk geklasseerd.

Databank met betrekking tot de uitbetaling van subsidies voor de samenwerkingsprojecten

in Centraal- en Oost-Europa datering 2001-9999 ordening niet van toepassing toegang Acces materiële vorm digitaal: Acces adm. bewaartermijn niet van toepassing def. bestemming VERNIETIGEN Handeling verlenen van subsidies voor de participatie in projecten in verband

met humanitaire bijstand Datering 1992-9999


142

Grondslagen 25 juni 1992, Decreet houdende de algemene uitgavenbegroting van de

Vlaamse Gemeenschap voor het begrotingsjaar 1992 (B.S., 22/08/1992, p. 18447), de daaropvolgende begrotingsdecreten en de bijhorende parlementaire stukken

Bronnen interviews Archiefvormers 1992-1994: Dienst Coördinatie Externe Betrekkingen


Opmerkingen Voor meer informatie over de subsidies voor de participatie in projecten

in verband met humanitaire bijstand, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de subsidies voor de participatie in projecten in verband met humanitaire

bijstand datering 1992-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verlenen van subsidies aan verenigingen en instellingen met

betrekking tot de co-financiering van projecten in het kader van de grensoverschrijdende interregionale samenwerking (INTERREG) van Europese Unie (EU)

Datering 2000-9999 Grondslagen 22 december 1999, Decreet houdende de begroting van de Vlaamse

Gemeenschap voor het begrotingsjaar 2000 (B.S., 15/06/2000, p. 20781), de daaropvolgende jaarlijkse begrotingsdecreten en de bijhorende parlementaire stukken

Bronnen interviews Archiefvormers 2000-9999: Afdeling Buitenlands Beleid binnen Europa Opmerkingen Voor meer informatie over deze subsidieregeling, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de subsidies aan verenigingen en instellingen met betrekking tot de co-

financiering van projecten in het kader van de grensoverschrijdende interregionale samenwerking (INTERREG) van Europese Unie (EU)


143

datering 2000-9999 ordening per programma en daarbinnen chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN

ARCHIEFBEHEERSPLAN AFDELING BUITENLANDS BELEID … · 2010-04-08 · Karin Van Honacker, werkleider...

Documents

Transcript of ARCHIEFBEHEERSPLAN AFDELING BUITENLANDS BELEID … · 2010-04-08 · Karin Van Honacker, werkleider...