Regie op financiën met Business Intelligence

Wouter MeenhuisBastiaan Berends

Wie staan er voor u?

Wouter Meenhuis

Saxion

Informatie-architect Service Centrum Informatie

Bastiaan Berends

CloseSure

BI Consultant Service Centrum Informatie

Aanleiding

Terugblik HO Link 2015: Meer grip op Management Informatie

• Grip op prestatieafspraken

• Datawarehousing

• Controle op interne processen

Aanleiding

Ontwikkelingen in HO:

• Leven lang leren

• Voucheronderwijs, vraagfinanciering

• Internationalisering

• Proeftuinen

• Prestatiebekostiging

Agenda

• Doel en eisen

• Geldstromen in HO

• Uitwerking bekostiging

• Datakwaliteit bekostiging

• Uitwerking College Gelden

• Roadmap 2016

• Vragen

Doel en eisen

Doel:

• inzicht in inkomsten instelling vergroten voor prognose,

middelenverdeling en sturing.

Eisen:

• Datakwaliteit geborgd

• Informatie is actueel, herleidbaar en snel beschikbaar

• Extractie zo dicht mogelijk op het proces en de bron

• Data is secure

• Automatisch proces, zonder actieve actoren

Geldstromen in HO

Rijksfinanciering / bekostiging

• Inschrijvingen

• Graden

Inkomsten collegegelden

• Wettelijk collegegeld

• Instellingscollegegeld

Bekostiging – Proces toekenning

• De DUO stelt middels de beslisboom vast of een inschrijving of diploma voor bekostiging in aanmerking komt.

• Aan elke inschrijving en graad wordt een status toegekend (pi, jk, jl).

• Het analysebestand van de DUO

Bekostiging – oud proces tussen DUO en de instelling

• Hoe verliep het proces van aanvragen en ophalen analysebestand

beskostigingsgegevens

Bekostiging – Oud proces binnen instelling

• Wat vond er plaats in het verwerkingsproces binnen de instelling

• Lijstjes; halfproducten met status bekostiging werd uitgewisseld en

door medewerkers bewerkt

Bekostiging – nieuw proces

• Mogelijkheden berichtenverkeer DUO conform programma van eisen BRON-HO

• Abonnement statustoekenning DUO

• Geoptimaliseerd proces, met eindproduct als resultaat

• Elke dagstand wordt bewaard en is terug te zien door middel van peildatum overzichten

Uitwerking bekostiging

Datakwaliteit

Datakwaliteit (jk, jl en jm) heeft invloed op de inkomsten

• JK: Er zijn voor deze student meerdere inschrijvingen aangeleverd

voor verschillende opleidingen;

• JL: Het betreft geen opleiding van eerste inschrijving. (eerste

inschrijving is N);

• JM: Er zijn voor deze student meerdere eerste inschrijvingen

aangeleverd voor dezelfde opleiding aan dezelfde instelling.

Datakwaliteit kunnen we verbeteren door middel van controle

mogelijkheden van het dashboard

Datakwaliteit

Collegegelden – oud proces

• Bij een verzoek tot inschrijving van een student wordt een collegegeld tarief berekend in het SIS

• Distributie van ‘halfproduct’ aantallen studenten en type collegegeld (instellings/wettelijk)

• Medewerkers maken zelf benodigd eindproduct

Collegegelden – nieuw proces

• Bij een verzoek tot inschrijving van een student wordt een collegegeld tarief berekend in het SIS

• Vorderingen worden overgezet naar DataWareHouse

• Dashboard met financieel overzicht wordt ontsloten naar medewerkers

Uitwerking collegegelden

Uitwerking collegegelden

Wat hebben we bereikt

• Informatie is direct na inschrijving student, (near) realtime

beschikbaar in dashboard

• Bekostiging wordt direct vertaald naar euro’s

• Door drill down, van hoog naar laag, is transparantie tot op student

niveau aanwezig voor elke (peil)datum

• Geen lijstjes meer, kans op datalekken is verkleind

• Geen actoren in het proces noodzakelijk

• Mogelijkheid tot controle en beheersing datakwaliteit

Roadmap 2016

• Toevoegen van inkomsten uit cursorische en modulair onderwijs

• Uitbouwen prognosemogelijkheden

• Opbouw historie collegegeld vorderingen

• Toegekende beurzen inzichtelijk maken

• Uiteindelijk ook exploitatieoverzicht, tot de bron herleidbaar

• Datakwaliteit kenmerk d.m.v. stoplichtfunctie

• Prestatiebekostiging als integraal onderdeel opnemen

Vragen

?

Contactgegevens

Wouter Meenhuis

w.r.j.meenhuis@saxion.nl

Bastiaan Berends

bastiaan.berends@closesure.nl