Rapporteren in openbare besturen Jan Umans & Koen Milis VLO – congres 8 mei 2009 .

Rapporteren in openbare Rapporteren in openbare besturenbesturen

Jan Umans & Koen MilisJan Umans & Koen Milis

VLO – congres 8 mei 2009VLO – congres 8 mei 2009

www.imcs.nuwww.imcs.nu

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasseltKoen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 22

StructuurStructuur

1.1. InleidingInleiding

2.2. Wat leert de literatuur ons?Wat leert de literatuur ons?

3.3. Rapporteren volgens de decretenRapporteren volgens de decreten

4.4. Enkele praktische tipsEnkele praktische tips

5.5. ConclusiesConclusies


1 Inleiding1 Inleiding

Waarom rapporteren?Waarom rapporteren?– Om er iets nuttigs mee te doen!Om er iets nuttigs mee te doen!

Maatwerk qua Maatwerk qua – inhoudinhoud– timingtiming– frequentiefrequentie– doelgroependoelgroepen


1 Inleiding1 Inleiding

Belangrijke vragenBelangrijke vragen– In welke periode, op welk ogenblik is In welke periode, op welk ogenblik is

een rapport zinvol?een rapport zinvol?– Wie is verantwoordelijk voor het Wie is verantwoordelijk voor het

rapport?rapport?– Wat doen met de inhoud van een Wat doen met de inhoud van een

rapport?rapport?


Missie & visie DoelstellingenCreatie strategieImplementatie

strategieMeten & evalueren

S. Desmidt en Aimé Heene: strategie en organisatie van de S. Desmidt en Aimé Heene: strategie en organisatie van de publieke sectorpublieke sector

Management invalshoekManagement invalshoek

2 Wat leert de literatuur ons?2 Wat leert de literatuur ons?


Strategische doelstellingen

zijn in algemene termen geformuleerd

geven in grote lijnen aan wat men wil bereiken

Operationele doelstellingen

geven de concrete en meetbare uitwerking van de strategische doelstelling weer;

bevatten idealiter de specificatie van een meetbare grootheid, waardoor de realisatie van (een deelaspect van) de strategische doelstelling gekwantificeerd kan worden;

effectindicator

geven in de mate van het mogelijke een effectnorm aan die gerealiseerd moet worden om effectief gewerkt te hebben.

effectnorm

2 Wat leert de literatuur ons?2 Wat leert de literatuur ons?


3 Rapporteren volgens de decreten3 Rapporteren volgens de decreten

Nogal wat verscheidenheid in Nogal wat verscheidenheid in terminologie:terminologie:– rapport, rapporteren, rapport, rapporteren,

rapporteringverplichtingrapporteringverplichting– brengt op de hoogtebrengt op de hoogte– evaluatieverslag; brengt verslag uitevaluatieverslag; brengt verslag uit– informatieverstrekkinginformatieverstrekking


CSBCSBArt. 155: Art. 155:

interne interne krediet-krediet-aan-aan-passingenpassingen

Fin

ancieel beheer

Fin

ancieel beheer

Art. 93: Art. 93: voorontwerpen fin. nota’s , voorontwerpen fin. nota’s , kredietaanpassingenkredietaanpassingen

Art. 94: …Art. 94: … voorafgaande krediet- en voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole, wetmatigheidcontrole, debiteurenbeheerdebiteurenbeheer

Art. 165:Art. 165: de thesaurietoestand, de de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten.budgetten.

Art. 94: Art. 94: voorafgaande krediet- en voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole, wetmatigheidcontrole, debiteurenbeheerdebiteurenbeheer

Art. 165: …in volle onafhankelijkheidArt. 165: …in volle onafhankelijkheidArt. 166: Art. 166: voorafgaande controlevoorafgaande controle van de van de

wettigheid en regelmatigheid wettigheid en regelmatigheid

SecretarisSecretaris

CSBCSB

GRGR


FinancieelFinancieelbeheerderbeheerder

Art. 93 Art. 93 voorontwerpen voorontwerpen fin nota’sfin nota’s, , kredietaanpassisngenkredietaanpassisngen

Art. 166: Art. 166: voorafgaande voorafgaande controlecontrole van de van de wettigheid en wettigheid en regelmatigheid regelmatigheid

SecretarisSecretaris

Art. 86: Art. 86: dagelijks dagelijks personeelsbeheerpersoneelsbeheer

Art. 167: Art. 167: uitvoering uitvoering budgethouderschapbudgethouderschap

Art. 185: (toezicht)Art. 185: (toezicht)

CBSCBS

CBSCBS

Art. 168: (afschrift) Art. 168: (afschrift) uitvoering uitvoering budgethouderschapbudgethouderschap

Art. 101: Art. 101: intern intern controlesysteemcontrolesysteem

Art. 184: … Art. 184: … delegatie delegatie bevoegdheid tot bevoegdheid tot ondertekenen …ondertekenen …

Art. 185 (toezicht)Art. 185 (toezicht)GRGR


CSB CSB

PersoneelslidPersoneelslidbudgethouderbudgethouder

PersoneelslidPersoneelslidBelast met deBelast met deUitvoeringUitvoeringvanvanBudgethouderBudgethouderschapschap

Art. 155: … Art. 155: … interne interne krediet-krediet-aanpassingenaanpassingen

Art. 100: Art. 100: …interne …interne controlecontrole

Art. 167: …Art. 167: …uitvoering uitvoering budgethouder-budgethouder-schapschap

Secretaris alsSecretaris alsbudgethouderbudgethouder

Art. 101: … Art. 101: … budgethouder-budgethouder-schapschap

GRGR

CBSCBS



Gevolgde structuurGevolgde structuur1 het bereiken van vooropgestelde doelen;1 het bereiken van vooropgestelde doelen;2 het naleven van wetgeving en procedures;2 het naleven van wetgeving en procedures;3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële

informatie en beheersinformatie;informatie en beheersinformatie;4 het efficiënt en economisch gebruik van 4 het efficiënt en economisch gebruik van

middelen;middelen;5 de bescherming van activa;5 de bescherming van activa;6 het voorkomen van fraude.6 het voorkomen van fraude.

Als sluitstuk behandelen we:Als sluitstuk behandelen we:7rapporteren in functie van interne controle7rapporteren in functie van interne controle


GemeenteGemeente Art.Art. RapporteringRapportering MaterieMaterie

doordoor aanaan

11 het bereiken van het bereiken van vooropgestelvooropgestelde doelende doelen

93 1°93 1° OntvangerOntvanger SecretarisSecretarisMJP, budg., interne MJP, budg., interne

kredietaanpassingenkredietaanpassingen(financiële vertaling)(financiële vertaling)

167167 SecretarisSecretaris CBSCBSUitvoering Uitvoering

budgethouderschapbudgethouderschap

Met Met budgethouderschap budgethouderschap belaste personenbelaste personen

secretaris en secretaris en CBSCBS

Uitvoering Uitvoering budgethouderschapbudgethouderschap

Personeelslid dat Personeelslid dat instaat voor de instaat voor de praktische praktische uitvoering van het uitvoering van het budgethouderschapbudgethouderschap

CBSCBSUitvoering Uitvoering


168168 CBSCBS GRGRUitvoering Uitvoering


173173 CBSCBS GRGRGevoerde beleid en Gevoerde beleid en

beheer, uitvoering beheer, uitvoering van budgetvan budget


22 het nalevenhet nalevenvan wetgevingvan wetgevingen proceduresen procedures

8686 SecretarisSecretaris CBSCBS Dagelijks personeelsbeheerDagelijks personeelsbeheer

94 94 OntvangerOntvangerCBSCBSGRGR

Voorafgaande krediet- en Voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole wetmatigheidcontrole (voorafgaand visum);(voorafgaand visum);

166166 OntvangerOntvangerGR enGR enAfschriftAfschriftaan CBSaan CBS

Voorafgaande krediet- en Voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole wetmatigheidcontrole (voorafgaand visum)(voorafgaand visum)

100100Personeel belast Personeel belast

met ICmet ICSecretarisSecretaris

Intern controlesysteemIntern controlesysteem

101101 SecretarisSecretarisCBS CBS GRGR

Organisatie en werking van Organisatie en werking van intern controlesysteemintern controlesysteem

184184 SecretarisSecretaris GRGR

Bevoegdheid ondertekening Bevoegdheid ondertekening door budgethouder die door budgethouder die door secretaris is door secretaris is aangesteld.aangesteld.


33 de beschikbaarheid de beschikbaarheid van betrouwbare van betrouwbare financiële financiële informatie en informatie en beheersinformatiebeheersinformatie

9393 Geen, volgens decreetGeen, volgens decreetFinanciële analyse en Financiële analyse en

financiële financiële beleidsadviseringbeleidsadvisering

9393 Geen, volgens decreetGeen, volgens decreetVoeren en afsluiten van Voeren en afsluiten van

de boekhouding, de boekhouding, opmaken inventarisopmaken inventaris

155155 CBSCBSGR, fin. beh.,GR, fin. beh.,BetrokkenBetrokkenbudgethouderbudgethouder

Interne Interne kredietaanpassingenkredietaanpassingen

157157 CBSCBS GRGR

Uitgaven ingevolge Uitgaven ingevolge dwingende en dwingende en onvoorziene onvoorziene omstandighedenomstandigheden

165165 OntvangerOntvanger CBS en GRCBS en GR

Thesaurietoestand, Thesaurietoestand, liquiditeitsprognose, liquiditeitsprognose, beheerscontrole, beheerscontrole, evolutie van evolutie van budgettenbudgetten

173173 CBSCBS GRGR

Verslag over de fin. Verslag over de fin. toestandtoestand


44 het efficiënt en het efficiënt en economisch economisch gebruik van gebruik van middelenmiddelen

9494 OntvangerOntvangerCBS CBS GRGR

Debiteurenbeheer, invordering Debiteurenbeheer, invordering ontvangstenontvangsten

55 de bescherming van de bescherming van activaactiva 9393 OntvangerOntvanger GeenGeen

Opmaken van inventaris (en de Opmaken van inventaris (en de verwerking ervan in de verwerking ervan in de boekhouding)boekhouding)

66 het voorkomen van het voorkomen van fraudefraude

77 Interne controleInterne controle

100100

Personeels-Personeels-leden leden belast met belast met taken van taken van interne interne controlecontrole

secretarissecretaris

Praktische uitvoering interne Praktische uitvoering interne controlecontrole

101101 secretarissecretarisCBS CBS GRGR

Organisatie en werking van Organisatie en werking van interne controle als systeeminterne controle als systeem



3.1 Rapporteren ifv 3.1 Rapporteren ifv doelstellingendoelstellingen– Ontstaan van doelstellingenOntstaan van doelstellingen


Wie?Wie? Aan wie?Aan wie? InhoudInhoud FrequentieFrequentie

11 Management-Management-teamteam

CBSCBS VoorontwerpVoorontwerp van van meerjarenplanning en meerjarenplanning en jaarlijkse budgettenjaarlijkse budgetten

JaarlijksJaarlijks

22 CBSCBS GRGR OntwerpOntwerp van van meerjarenplanning en meerjarenplanning en jaarlijkse budgettenjaarlijkse budgetten

JaarlijksJaarlijks

33 CBS CBS (of GR?)(of GR?)

DienstenDiensten TaakstellingTaakstelling jaarlijksjaarlijks

Tot stand komen van meerjarenplanning en budgetten


Wie?Wie? Aan wie?Aan wie? InhoudInhoud FrequentieFrequentie

11 Management-Management-teamteam

CBSCBS VoorontwerpVoorontwerp van van aanpassing van de aanpassing van de meerjarenplanning meerjarenplanning en van de jaarlijkse en van de jaarlijkse budgettenbudgetten

Aantal keren Aantal keren per jaarper jaar

22 CBSCBS GRGR OntwerpOntwerp van van aanpassing van de aanpassing van de meerjarenplanning meerjarenplanning en van de jaarlijkse en van de jaarlijkse budgettenbudgetten

Aantal keren Aantal keren per jaarper jaar

33 CBS (of GR?)CBS (of GR?) DienstenDiensten Wijziging taakstellingWijziging taakstelling Aantal keren Aantal keren per jaarper jaar

Een budgetwijziging



3.1 Rapporteren ifv 3.1 Rapporteren ifv doelstellingendoelstellingen– Realiseren van doelstellingenRealiseren van doelstellingen


3.1 Rapporteren ifv doelstellingen3.1 Rapporteren ifv doelstellingenHet realiseren van doelstellingenHet realiseren van doelstellingen

Tussentijds rapportTussentijds rapport– zijn we op schema in verband met het zijn we op schema in verband met het

uitvoeren van actieplannen, acties, taken …? uitvoeren van actieplannen, acties, taken …? Zo neen: wat is er aan de hand?Zo neen: wat is er aan de hand?

– zijn de diensten en de producten voortgebracht zijn de diensten en de producten voortgebracht die op dit ogenblik volgens de indicatoren die op dit ogenblik volgens de indicatoren zouden moeten voortgebracht zijn? Zo neen: zouden moeten voortgebracht zijn? Zo neen: wat is hiervan de verklaring?wat is hiervan de verklaring?

– Is van het budget een verantwoord gedeelte Is van het budget een verantwoord gedeelte gebruikt, passende bij de voortgebrachte gebruikt, passende bij de voortgebrachte diensten en goederen? Zo neen: wat is hiervan diensten en goederen? Zo neen: wat is hiervan de verklaring en wat dient er gedaan te de verklaring en wat dient er gedaan te worden?worden?



EindrapportEindrapport– Zijn alle actieplannen, acties, taken … betreffende een Zijn alle actieplannen, acties, taken … betreffende een

bepaalde operationele doelstelling gerealiseerd? Zijn bepaalde operationele doelstelling gerealiseerd? Zijn alle diensten en producten hieromtrent tot stand alle diensten en producten hieromtrent tot stand gekomen? Zo neen: wat is hiervan de verklaring?gekomen? Zo neen: wat is hiervan de verklaring?

– Werden die prestaties geleverd binnen het Werden die prestaties geleverd binnen het vooropgestelde budget? Zo neen: wat is hiervan de vooropgestelde budget? Zo neen: wat is hiervan de verklaring en wat dient hieromtrent nog te gebeuren?verklaring en wat dient hieromtrent nog te gebeuren?

– Werden de vooropgestelde effecten bereikt? Werden de vooropgestelde effecten bereikt? Bijvoorbeeld: daalde het aantal verkeersongevallen met Bijvoorbeeld: daalde het aantal verkeersongevallen met het vooropgestelde percentage? Werd het het vooropgestelde percentage? Werd het vooropgestelde aantal kinderen bereikt in de vooropgestelde aantal kinderen bereikt in de kinderopvang? Steeg het veiligheidsgevoel van de kinderopvang? Steeg het veiligheidsgevoel van de burgers met het vooropgestelde niveau?burgers met het vooropgestelde niveau?



En het MT ?En het MT ?


BudgetBudgetBeheer-Beheer-

dersders

Hoofdbudget-Hoofdbudget-beheerdersbeheerders

Management-Management-teamteam

BudgethouderBudgethouderCBSCBS

AA

XX

MTMT CBSCBS

BB

CC

DD

YY

EE


3.2 Rapporteren ifv 3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedureswetgeving en procedures

We kiezen voor besprekingWe kiezen voor bespreking– Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van het OCMW-Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van het OCMW-

decreet): voorafgaande krediet- en decreet): voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrolewetmatigheidscontrole

– Art. 167 van het GD (169 OCMW-decreet): Art. 167 van het GD (169 OCMW-decreet): rapportering over budgethouderschaprapportering over budgethouderschap



Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van het OCMW-decreet): voorafgaande het OCMW-decreet): voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrolekrediet- en wetmatigheidscontrole

Ontvanger rapporteert aanOntvanger rapporteert aan– CBSCBS– GRGR

Vorm en inhoud?Vorm en inhoud?



Ik heb alle stukken die me werden voorgelegd van een visum voorzien.

Ik heb in de volgende gevallen aanvankelijk een visum geweigerd maar na bijsturing van de stukken door de budgethouder heb ik telkens het visum kunnen geven.

In de volgende gevallen werd het visum te laat aangevraagd en werd de procedure niet gerespecteerd.

Problemen in verband met visum deden zich vooral voor in de volgende diensten, bij de volgende personen …

…



FrequentieFrequentie

Onderscheid?Onderscheid?

Alles verloopt volgens boekjeAlles verloopt volgens boekjeHet loopt nogal foutHet loopt nogal fout

Wordt (genuanceerde) frequentie vooraf Wordt (genuanceerde) frequentie vooraf afgesproken?afgesproken?



Te ondernemen actiesTe ondernemen acties

Wie neemt inhoud van rapport ter Wie neemt inhoud van rapport ter harte?harte?

Sancties: huishoudelijk reglement?Sancties: huishoudelijk reglement?



Art. 167 van het GD (169 OCMW-decreet): Art. 167 van het GD (169 OCMW-decreet): rapportering over budgethouderschaprapportering over budgethouderschap

Eerder behandeld: … Eerder behandeld: … – doelstellingendoelstellingen– proceduresprocedures

Indien onderscheid tussen Budgethouders Indien onderscheid tussen Budgethouders en budgetbeheerders:en budgetbeheerders:


BudgetBudgetBeheer-Beheer-

drsdrs

Hoofdbudget-Hoofdbudget-beheerdersbeheerders

Management-Management-teamteam

BudgethouderBudgethouderCBSCBS

AA

XX

MTMT CBSCBS

BB

CC

DD

YY

EE



Hoe vaak rapporteren Hoe vaak rapporteren

door budgetbeheerders? Aan wie?door budgetbeheerders? Aan wie?

door budgethouders? Aan wie?door budgethouders? Aan wie?

door secretaris? door secretaris? – Aan CBS 1 x per jaarAan CBS 1 x per jaar– MT?MT?– Ontvanger?Ontvanger?



Waakzaamheid omtrent procedures!Waakzaamheid omtrent procedures!

Tijdig bijsturen van: Tijdig bijsturen van:

proceduresprocedures

ambtenarenambtenaren

mandatarissenmandatarissen


3.3 Rapporteren ifv3.3 Rapporteren ifvbeschikbaarheid van betrouwbare financiële beschikbaarheid van betrouwbare financiële

informatie en beheersinformatieinformatie en beheersinformatie

Art. 93 1° GD (91 1° OCMW-decreet)Art. 93 1° GD (91 1° OCMW-decreet)

Ontvanger staat in voor voorontwerp Ontvanger staat in voor voorontwerp van:van:– de financiële nota van het MJP en de financiële nota van het MJP en

jaarlijkse budgettenjaarlijkse budgetten– interne kredietaanpassingeninterne kredietaanpassingen


3.3 …. Betrouwbare financiële en 3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatiebeheersinformatie

Art. 93 1° GD Art 91 1° OCMWArt. 93 1° GD Art 91 1° OCMW

In overleg met MTIn overleg met MT

Onder de functionele leiding van Onder de functionele leiding van de secretarisde secretaris

De ontvanger rapporteert aan de De ontvanger rapporteert aan de secretaris secretaris (alleen voor dit 1° lid)(alleen voor dit 1° lid)



Art. 93 2° GD Art. 91 2° OCMWArt. 93 2° GD Art. 91 2° OCMW

De ontvanger staat in voor … het De ontvanger staat in voor … het opmaken van de jaarlijkse inventaris.opmaken van de jaarlijkse inventaris.– Decreten zeggen hieromtrent niets over Decreten zeggen hieromtrent niets over

rapporteringrapportering– Nochtans: intense rapportering heen en Nochtans: intense rapportering heen en

weerweer– Voorbeeld: betreffende de totstandkoming Voorbeeld: betreffende de totstandkoming

van jaarlijkse inventaris?van jaarlijkse inventaris?



Managementteam

Ontvanger Diensten



Art. 93 3° GD 91 3° OCMWArt. 93 3° GD 91 3° OCMW

De ontvanger verzorgt:De ontvanger verzorgt:– financiële analyse en financiële analyse en – financiële beleidsadviseringfinanciële beleidsadvisering

Decreten zeggen niet voor wie of voor watDecreten zeggen niet voor wie of voor wat– aan CBS?aan CBS?– aan GR?aan GR?– aan secretaris?aan secretaris?– aan MT?aan MT?



Art. 165 GD 167 OCMWArt. 165 GD 167 OCMW

Ontvanger rapporteert overOntvanger rapporteert over– thesaurietoestandthesaurietoestand– liquiditeitsprognoseliquiditeitsprognose– evolutie van budgettenevolutie van budgetten

Aan GRAan GR

Aan CBSAan CBS

eenmaal per jaareenmaal per jaar


Niet in decreet opgenomen als verplichting

On t v a n g e r


De diverse diensten(dienst-

hoofden)

Art. 93§2Jaar-lijkse inven-taris

MTArt. 93§1Voor-ontwerp van: fin nota’sInterne krediet-aanpas-sing

secretaris MT CBS GR



O n t v a n g e r


De diverse diensten(dienst-hoofden)

Art. 93§2Jaarlijkse inventaris

MTArt. 93§2Financiële analysesBeleids-adviezen

Secretaris MT CBS GR



O n t v a n g e r

Niet in decreet opgenomen als

verplichting

De diverse diensten(diensthoofden)

Art. 93§2Jaarlijkse inventaris

MTArt. 165Thesaurie-toestandLiq. prognoseBeheers-controle

Secretaris MT CBS GR



pag 27pag 27


3.4 Rapporteren over het 3.4 Rapporteren over het economisch gebruik van middeleneconomisch gebruik van middelen

Zeer ruim territoriumZeer ruim territorium

We bespreken:We bespreken:– debiteurenbeheerdebiteurenbeheer– contractenbeheercontractenbeheer



DebiteurenbeheerDebiteurenbeheer– Art. 94 2° GD Art 92 2° OCMWArt. 94 2° GD Art 92 2° OCMW– De financieel beheerder staat in volle De financieel beheerder staat in volle

onafhankelijkheid in voor … onafhankelijkheid in voor … debiteurenbeheer …debiteurenbeheer …

– hij rapporteert in volle hij rapporteert in volle onafhankelijkheid aan onafhankelijkheid aan

CBSCBS GRGR



Ons voorstel:Ons voorstel:

Budgetbeheerders

MT

CBS

Ontvanger



Beheer van contractenBeheer van contracten– economisch gebruik van … economisch gebruik van …

verzekeringscontractenverzekeringscontracten OnderhoudscontractenOnderhoudscontracten

Contracten van verhuringContracten van verhuring

… …

– rol van budgethouder / budgetbeheerder?rol van budgethouder / budgetbeheerder?– coördinerende rol van de ontvanger?coördinerende rol van de ontvanger?

– Rapporteren aan wie?Rapporteren aan wie?


3.5 Rapporteren over 3.5 Rapporteren over bescherming van activabescherming van activa

Bezorgdheid in diverse opzichten vergelijkbaar met Bezorgdheid in diverse opzichten vergelijkbaar met eerder behandelde punten:eerder behandelde punten:

– VerzekeringscontractenVerzekeringscontracten– jaarlijkse inventarisjaarlijkse inventaris

Andersoortige behandeling voor:Andersoortige behandeling voor:Onroerende goederenOnroerende goederen

– BPA, leegstand gebouwen van het bestuur, BPA, leegstand gebouwen van het bestuur, kwaliteitsbewaking, onderhoud en groot onderhoudkwaliteitsbewaking, onderhoud en groot onderhoud

Roerende goederenRoerende goederen– naast thesaurie en debiteurennaast thesaurie en debiteuren– voorraden, gereedschappen, rollend materieelvoorraden, gereedschappen, rollend materieel

Actief beheer gewenst. Actief beheer gewenst. – Door wie? Wie rapporteert? Aan wie?Door wie? Wie rapporteert? Aan wie?– Hoe sturing geven? Hoe sturing geven?


3.6 Rapportering ter voorkoming van fraude3.6 Rapportering ter voorkoming van fraude

11 Fraude bemoeilijkenFraude bemoeilijken– FunctiescheidingFunctiescheiding– ProceduresProcedures– Voorafgaand visum … Voorafgaand visum … kritische blikkritische blik

– Provisie voor … Provisie voor … periodiek voorleggen van staat periodiek voorleggen van staat van uitgaven, verantwoordingstukkenvan uitgaven, verantwoordingstukken

– Inning van … dagontvangsten …Inning van … dagontvangsten …– Financieel beheerder verifieert Financieel beheerder verifieert

boekhouding en kasvoorraadboekhouding en kasvoorraad– Hij rapporteert via een proces-verbaalHij rapporteert via een proces-verbaal– tweede handtekeningtweede handtekening


3.6 Rapportering ter voorkoming van fraude3.6 Rapportering ter voorkoming van fraude

22 Sanctioneren van fraudeSanctioneren van fraude Wie rapporteert? Wie rapporteert?

– Degene die fraude vaststeltDegene die fraude vaststelt– Aan wie?Aan wie?– Huishoudelijk reglement.Huishoudelijk reglement.


3.7 Rapporteren ifv3.7 Rapporteren ifvinterne controleinterne controle

11 Zie hoger 3.1 tot en met 3.6Zie hoger 3.1 tot en met 3.6

22 Art. 101 GD Art 100 OCMWArt. 101 GD Art 100 OCMW Secretaris staat in voor organisatie Secretaris staat in voor organisatie

en werking van de interne controleen werking van de interne controle Hij rapporteert eenmaal per jaar Hij rapporteert eenmaal per jaar

aan CBS en GR.aan CBS en GR. Hij informeert personeel.Hij informeert personeel.



Resterende vragenResterende vragen

inhoud van jaarlijkse rapportering?inhoud van jaarlijkse rapportering?



Dat er nog geen interne audit bestaat in het Dat er nog geen interne audit bestaat in het eigen bestuur;eigen bestuur;Dat het systeem van interne controle nog niet Dat het systeem van interne controle nog niet bestaat in het eigen bestuur, maar dat wel reeds bestaat in het eigen bestuur, maar dat wel reeds elementen van interne controle worden elementen van interne controle worden toegepast. Die elementen hebben betrekking op:toegepast. Die elementen hebben betrekking op:– de volgende procedures: ….de volgende procedures: ….– de volgende operationele doelstellingen: …de volgende operationele doelstellingen: …

welke personen belast zijn met onderdelen van welke personen belast zijn met onderdelen van interne controle en welke onderdelen dat zijn;interne controle en welke onderdelen dat zijn;hoe door de betrokken personen wordt gehandeld hoe door de betrokken personen wordt gehandeld en hoe ze hierover rapporteren;en hoe ze hierover rapporteren;



Linken met een raamwerkLinken met een raamwerk

de informatie die blijkt uit de punten de informatie die blijkt uit de punten 3.1 tot en met 3.6 naar een ander 3.1 tot en met 3.6 naar een ander niveau tillenniveau tillen– zie bijvoorbeeld: Leidraad interne zie bijvoorbeeld: Leidraad interne

controle/organisatiebeheersingcontrole/organisatiebeheersing



1.1. Doelstellingen, proces- en risicomanagementDoelstellingen, proces- en risicomanagement2.2. BelanghebbendenmanagementBelanghebbendenmanagement3.3. MonitoringMonitoring4.4. OrganisatiestructuurOrganisatiestructuur5.5. Human resources managementHuman resources management6.6. OrganisatiecultuurOrganisatiecultuur7.7. Informatie en communicatieInformatie en communicatie8.8. Financieel managementFinancieel management9.9. Facility managementFacility management10.10.Informatie- en communicatietechnologieInformatie- en communicatietechnologie11.11.Veranderingsmanagement.Veranderingsmanagement.


4 Enkele praktische hints en tips4 Enkele praktische hints en tips

Voor officiële rapporten … algemeen Voor officiële rapporten … algemeen geldende eigenschappengeldende eigenschappen

Vrijheid en creativiteit voor informele Vrijheid en creativiteit voor informele interne rapporten, maar welinterne rapporten, maar wel– goede afspraken goede afspraken – zoveel mogelijk standaardiseren … zoveel mogelijk standaardiseren … – mede met het oog op ondersteuning mede met het oog op ondersteuning

doorinformatica.doorinformatica.


5 Conclusie5 Conclusie

RapporteringRapportering– Decreet legt een minimum op.Decreet legt een minimum op.– Rapporten dienen op de eerste plaats Rapporten dienen op de eerste plaats

het eigen bestuur, daaromhet eigen bestuur, daaromdoelgroepen van de rapportering bepalendoelgroepen van de rapportering bepalen

inhoud, vorm, frequentie afstemmen op inhoud, vorm, frequentie afstemmen op doelgroependoelgroepen

iedereen is erbij betrokkeniedereen is erbij betrokken


5 Conclusie5 Conclusie

Voor de ontvangers:Voor de ontvangers:

– We begonnen met sober schemaWe begonnen met sober schema– We zouden kunnen eindigen met een We zouden kunnen eindigen met een

zeer geladen schemazeer geladen schema

Maar …Maar …

Jan en Koen zeggen dank Jan en Koen zeggen dank voor de aandachtvoor de aandacht

www.imcs.nuwww.imcs.nu

Rapporteren in openbare besturen Jan Umans & Koen Milis VLO – congres 8 mei 2009 .

Documents

Transcript of Rapporteren in openbare besturen Jan Umans & Koen Milis VLO – congres 8 mei 2009 .