Raadsvoorstel Aan de gemeenteraad Van : college van B&W Datum : 28 januari 2020 Pfh. : B. Vollebregt Steller : J.M.P. Heskes tel.nr. : 06 51761532 e-mail : jheskes@delft.nl Programma : Solide maatschappelijke basis Registratie nr. : 4161179 BBV : 4161153 Griffienr. : 2005071 Onderwerp : Van Visie naar Ontwerp Museum Prinsenhof Delft

Gevraagde beslissing: 1. Ten behoeve van het opstellen van een Programma van Eisen en het aanbesteden

van een ontwerpteam een investeringskrediet van € 200.000 en een exploitatiebudget van € 1.238.000 beschikbaar te stellen;

2. Het totale voorbereidingsbudget ad € 1,44 miljoen ten laste te laten komen van de Algemene Reserve;

3. De 5e begrotingswijziging 2020 vast te stellen; 4. Akkoord te gaan om als vertrekpunt voor de ontwerpfase een variant uit te laten

werken waarbij de inhoudelijke visie van het museum kan worden gerealiseerd en waarbij tevens de buitenruimte (Kloostertuin en St Agathaplein) wordt betrokken;

5. De visie van de Werkgroep als perspectief voor het Prinsenhofgebied te hanteren voor de hierboven genoemde variant;

6. Akkoord te gaan met de voorgestelde planning en besluitvorming in de raad.

Samenvatting In de zomer van 2019 heeft de werkgroep Prinsenhofgebied haar Toekomstvisie Prinsenhof gebied, opgedeeld in een drietal scenario’s, opgeleverd. Het perspectief dat de werkgroep voor het gebied heeft geschetst, biedt veel bouwstenen maar een ontwerp is nodig voor het maken van betrouwbare ramingen. Zonder nadrukkelijk al voor een scenario te kiezen, laat het college als vertrekpunt voor de ontwerpfase een variant uitwerken waarbij de inhoudelijke visie van het museum kan worden gerealiseerd en waarbij tevens de buitenruimte (kloostertuin en St Agathaplein) wordt betrokken. In dit voorstel aan de raad beschrijven we hoe deze ontwikkeling van een visie naar een ontwerp plaats gaat vinden. Belangrijk uitgangspunt daarbij is dat we grip houden op het proces en de kosten door op verschillende momenten te kunnen op- en afschalen en een modulematige opbouw van het ontwerp. Met deze aanpak behoudt de raad de mogelijkheid om het uiteindelijke investeringsniveau te bepalen. We delen het proces op in verschillende fasen: (1) Programma van Eisen en ondernemersplan museum, (2) Voor Ontwerp met businesscase en (3) Definitief Ontwerp met businesscase. Met iedere stap die we hierin zetten, wordt het plan verder gedetailleerd en neemt de robuustheid van de businesscase en ramingen toe. Bij het eerste moment voor het vaststellen van de financiële kaders door de raad eind 2020, wanneer het Programma van Eisen gereed is, is er nog altijd de mogelijkheid om een keuze te maken voor de omvang van de investering en daarmee mede de intensiteit van de renovatie.

De planning is als volgt: 1. Maart 2020 – Voorbereidingskrediet

- Globale beschrijving van het proces tot en met een Definitief Ontwerp; - Onderbouwing van de kosten tot en met Programma van Eisen; - Raad wordt om een voorbereidingsbudget van € 1,44 miljoen gevraagd;

2. December 2020 – Programma van Eisen en ondernemersplan museum

- Een uitwerking van de museale visie ‘Een plan voor de toekomst 2017-2022’ in een ondernemersplan voor een Museum Prinsenhof Delft vanuit gerenoveerd perspectief;

- Een definitief Programma van Eisen; - Richtinggevende investeringskostenraming met een bijbehorende bandbreedte; - Presentatie van de beoogd architect inclusief ontwerpteam; - De uitgangspunten voor de wijze waarop op- en afgeschaald moet kunnen

worden, voor de gewenste modulaire opbouw van het ontwerp - Raad wordt eind 2020 gevraagd om:

i. Kennis te nemen van het Programma van Eisen, het ondernemersplan van het museum en het voornemen tot gunnen van de ontwerpopdracht aan de geselecteerde architect en ontwerpteam;

ii. De financiële kaders vast te stellen voor de uitwerking van het ontwerp op basis van een richtinggevende investeringskostenraming. We leggen veel nadruk op dit moment en gaan de raming uitgebreid toelichten om het belang van een financieel kader te onderstrepen;

iii. Een budget beschikbaar te stellen voor de fasen Voor Ontwerp en Definitief Ontwerp;

NB Eind 2020 ligt er nog geen keuzepallet om te kunnen op- of afschalen. Daar is een intensief traject tussen ontwerpteam en gebruiker voor nodig. Er is ook nog geen zicht op cofinancieringsmogelijkheden: actieve lobby is pas zinvol en effectief bij heldere keuze qua ambitie en investering vanuit college en bestuur.

3. Eind 2021 – Voor Ontwerp inclusief businesscase

- Een (visueel) ontwerp van het museum, de kloostertuin en het St Agathaplein in de vorm van tekeningen, visualisaties en een schriftelijke toelichting;

- Een onderbouwing van de benodigde investeringskosten met bandbreedte, een uitwerking van de structurele exploitatieconsequenties, een onderscheid in kosten voor in ieder geval:

i. Restauratie van het gebouw ii. De Museumfunctie iii. De installaties iv. De buitenruimte;

- Beschrijving van mogelijkheden om op of af te schalen en keuzes voor modules waarmee de totale investering kan worden beïnvloed;

- Een beeld van alternatieve dekkingsbronnen; - Uitwerking van de beoogde maatschappelijke effecten voor de stad; - Een uitgewerkt risicodossier; - De raad wordt gevraagd om financiële kaders voor uitwerking van het Definitief

Ontwerp; 4. Medio 2022 – Definitief Ontwerp inclusief businesscase

- Een visueel ontwerp met een hoger detailniveau, meer visualisaties en materiaalkeuzes;

- Een onderbouwing van de benodigde investeringskosten en structurele exploitatieconsequenties met een smallere bandbreedte;

- Beschrijving van mogelijkheden om op of af te schalen en keuzes voor modules waarmee de totale investering kan worden beïnvloed;

- Een realistisch beeld van alternatieve dekkingsbronnen;

- Een uitgewerkt risicodossier; - De raad wordt gevraagd om financiële kaders voor de uitwerking van het

Technisch Ontwerp en budget beschikbaar te stellen voor deze fase; De kosten om tot een Definitief Ontwerp te komen zijn sterk afhankelijk van de aard, omvang, complexiteit en doorlooptijd van een project. De daarbij behorende bouw- en investeringskosten zijn een goede maatstaf om deze kosten te ramen. Omdat we bewust pas op basis van het PvE hier een financieel kader voor vast laten stellen, is slechts een globale inschatting gemaakt voor de kosten tot en met Definitief Ontwerp. De kosten voor het opstellen van een PvE en de aanbestedingsprocedure zijn nauwkeuriger te ramen. Mede om deze reden stellen wij voor om met voorliggend besluit een budget beschikbaar te stellen voor de eerste fase (t/m eind 2020). De kosten voor het proces tot en met eind 2020 (PvE en aanbesteding ontwerpteam) bedragen € 1,44 miljoen. Met vaststelling van de Programmabegroting 2020-2023 heeft u ingestemd met het reserveren van een bedrag voor de ruimtelijke ontwikkelingsvisie voor het Prinsenhof(gebied). Voorgesteld wordt om de kosten voor deze eerste fase ad € 1,44 miljoen door een onttrekking aan de algemene reserve ten laste te laten komen van deze reservering. 1. Aanleiding Museum Prinsenhof Delft positioneert zich als het stedelijk kunst- en cultuurhistorisch museum van Delft. Het is een museum dat van nationale betekenis is, onderdeel is van de “Top 100 van de Nederlandse monumenten” vastgelegd door de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) en met een internationaal publieksbereik. De kwaliteit van de tentoonstellingen is de afgelopen jaren sterk gestegen en daarmee ook de bezoekersaantallen. Het monumentale voormalige klooster is eigendom van de gemeente en dringend toe aan functionele en technische verbeteringen om in de toekomst goed als museum te kunnen functioneren. De laatste grootschalige restauratie heeft plaatsgevonden in de jaren 1936 - 1962. Het rijksmonument en de technische voorzieningen behoeven aanpassingen (qua duurzaamheid, toegankelijkheid en klimaat) om als museum een bijdrage te kunnen blijven leveren aan de stad vanuit cultureel, economisch, educatief en verbindend perspectief. Museum Prinsenhof Delft heeft ambitie. Deze ambitie is begin 2017 verwoord in de toekomstvisie ‘Een plan voor de toekomst 2017-2022’ en vastgesteld door het college in het voorjaar 2017. In december 2017 heeft de raad besloten de ruimtelijke ontwikkelingsvisie voor het museum, opgesteld door MerkX architecten, als uitgangspunt te nemen voor vervolgonderzoek en het gesprek met de stad. De stad wenste meer betrokkenheid bij het ruimtelijk proces. Hiervoor is een werkgroep Prinsenhofgebied ingesteld. Deze heeft in juli 2019 een toekomstvisie voor het gebied opgeleverd, met drie scenario’s, oplopend qua ambitieniveau met een advies aan het college. Het college heeft veel waardering voor het perspectief zoals dat geschetst wordt in de gebiedsvisie en ziet de toekomstvisie als goede richting en vertrekpunt voor de nadere uitwerking. Hiermee is de verkenningsfase afgerond en begint de studie- en ontwerpfase. Het eindresultaat van de ontwerpfase is een uitgewerkt en beeldend plan inclusief businesscase waarin duidelijk wordt hoe het Museum Prinsenhof Delft er in de toekomst uit zal komen te zien en zal functioneren. In de raadsbrief van 6 november en de toelichting aan de raad op 18 december hebben wij aangegeven dat de gebiedsvisie weliswaar veel bouwstenen biedt, maar er een ontwerp moet worden gemaakt voor het maken van betrouwbare ramingen en zo grip te blijven houden op de investeringskosten als op structurele exploitatie per jaar. Alleen op basis van een ontwerp is het mogelijk om een robuuste kostenraming te maken waarbij het ontwerp weer gebaseerd is op een robuust Programma van Eisen. De combinatie van een ontwerp

en een betrouwbare kosten raming bieden een goed uitgangspunt op basis waarvan de raad gefundeerde keuzes kan maken. Om richting te geven aan de nadere uitwerking en om beter zicht te hebben op financiële consequenties laat het college als vertrekpunt voor de ontwerpfase een variant uitwerken waarbij de inhoudelijke visie van het museum kan worden gerealiseerd en waarbij tevens de buitenruimte (kloostertuin en St Agathaplein) wordt betrokken. Het college kiest hier nadrukkelijk niet al voor een scenario. De uitwerking zal zo worden vormgegeven dat op verschillende momenten, in overleg met de raad en het museum, kan worden op- of afgeschaald en het ontwerp zal een modulematige opbouw kennen. Op deze wijze blijven we samen met u in staat om de juiste afwegingen te maken om te komen tot een definitief besluit tot realisatie van het plan. We kiezen hiermee voor een enigszins andere aanpak, maar even transparant en zorgvuldig, als de raad in haar motie van 21 december 2017 heeft aangegeven. We geven invulling aan de motie door het ontwerp gepaard te laten gaan met keuzes voor op- en afschalen in relatie tot het ambitieniveau en modules te presenteren die kunnen worden toegevoegd of weggelaten. Wij achten deze gewijzigde aanpak nodig omdat de in de motie genoemde scenario’s verwijzen naar de ruimtelijke visie van MerkX en we nu de visie van de Werkgroep als perspectief voor het Prinsenhofgebied hanteren. Met de genoemde variant als vertrekpunt voor de ontwerpfase en met het introduceren van de mogelijkheid tot op- en afschalen en de modulematige opbouw van het ontwerp heeft de raad de mogelijkheid om op meer geleidelijke wijze dan met 3 scenario’s het definitieve investeringsniveau te bepalen. Voor u ligt het voorstel hoe deze ontwikkeling van een visie naar een ontwerp plaats gaat vinden en op welke momenten de raad hierin wordt betrokken. 2. Bevoegdheid Voor het ontwerpproces dient een budget ter beschikking te worden gesteld. Dit budget is niet opgenomen in de programmabegroting. Het is de bevoegdheid van de raad om het budget en de daarbij behorende kaders beschikbaar te stellen. 3. Historie / relatie met eerdere besluiten/ proces Op basis van de toekomstvisie van het museum ‘Een plan voor de toekomst 2017-2022’, heeft bureau Merk X opdracht gekregen een ruimtelijke ontwikkelingsvisie te maken voor het Museum Prinsenhof Delft. In december 2017 heeft de gemeenteraad deze ruimtelijke visie vastgesteld. De opdracht was daarbij om de visie te laten uitwerken in drie scenario’s, op basis waarvan de raad een definitieve keuze kon maken. Veel bewoners voelen zich betrokken bij (het behoud van) de historische waarden van het rijksmonument en de buitenruimte. Dit hebben ze laten blijken in 2018, na de presentatie van de eerste ruimtelijke visie van Merk X. Die visie leverde op onderdelen kritiek op. In een intensief participatieproces dat vervolgens startte, kregen betrokken bewoners en organisaties een grote inbreng. In november 2018 heeft de raad besloten tot het instellen van een brede werkgroep Prinsenhofgebied. Deze heeft de opdracht gekregen een gedragen toekomstvisie te maken, met drie scenario's. In juli 2019 heeft de werkgroep haar visie opgeleverd en gedeeld met de raad en de stad. Het traject is op 2 december in goed overleg met de werkgroep afgerond. De verwachting was dat de gemeenteraad in het najaar van 2019 een investeringsbesluit kon nemen, op basis van een doorrekening van de drie scenario’s. Dit bleek echter niet mogelijk, zoals is toegelicht in de brief aan de raad van 6 november en de presentatie op 18 december. De visie zal verder moeten worden uitgewerkt in een concreet ontwerp dat nodig is om een reële inschatting te maken van de benodigde investeringen. Om die betrouwbaar

te kunnen berekenen, is eerst een ontwerp nodig. Het college heeft in haar brief van 6 november gemeld dat de raad in de eerste maanden van 2020 een voorstel krijgt met het verzoek een voorbereidingsbudget beschikbaar te stellen. Deze ligt nu voor. 4. Wat willen we bereiken? (Beoogd effect) Op lange termijn willen we een toekomstbestendig Museum Prinsenhof Delft, passend in een Prinsenhofgebied zoals dit als perspectief door de werkgroep is beschreven. De komende 2,5 jaar wordt gewerkt aan de totstandkoming van een Definitief Ontwerp, vergezeld van een uitgewerkte businesscase op basis waarvan de raad een weloverwogen beslissing kan nemen voor de daadwerkelijke realisatie. We hanteren in het ontwerpproces een fasering die bestaat uit een Programma van Eisen, een Voor Ontwerp en een Definitief Ontwerp. We hanteren deze fasering om samen met de raad beheersbaar toe te werken naar een besluit tot daadwerkelijke realisatie. Overigens gaan we het ontwerpproces niet eerder starten dan na vaststelling van een richtinggevend financieel kader. Dat doen we gelijktijdig met het vaststellen van het PvE. Met iedere stap die we hierin zetten, wordt het plan verder gedetailleerd en neemt de robuustheid van de businesscase en ramingen toe. Op basis van een analyse van dit proces, inschatting van doorlooptijden en inbreng van externe expertise achten wij het mogelijk om eind 2020 het PvE gereed te hebben, eind 2021 het Voor Ontwerp en vervolgens medio 2022 het Definitief Ontwerp. Wij zijn van mening dat we met deze planning recht doen aan de complexiteit van de opgave, de raad voldoende mogelijkheden te geven om financiële kaders te stellen en de stad bij het proces te betrekken. Het Voor Ontwerp en Definitief Ontwerp en de bijbehorende businesscase zal tenminste bestaan uit: - een beschrijving van de visie en ambitie die voor het project gelden; - een verwijzing naar het Programma van Eisen dat ten grondslag ligt aan het ontwerp; - een (visueel) ontwerp van het museum, de kloostertuin en het St Agathaplein (als

modules) in de vorm van tekeningen, visualisaties en een schriftelijke toelichting; - een onderbouwing van de benodigde bandbreedte aan investeringskosten en het daarbij

behorende kwaliteitsniveau; - een uitwerking van de structurele exploitatieconsequenties voor eigenaar (gemeente) en

gebruiker (museum); - een uitwerking van het onderscheid in kosten voor de restauratie van het historisch

gebouw, de installaties, de buitenruimte en de museum functie; - beschrijving van mogelijkheden om op of af te schalen en keuzes voor modules waarmee

de totale investering kan worden beïnvloed; - een realistisch beeld van alternatieve dekkingsbronnen (cultuurfondsen, giften en

sponsoren); - een uitwerking van de beoogde maatschappelijke effecten voor de stad; - een uitgewerkt risicodossier. Het Voor Ontwerp en Definitief Ontwerp wordt, vergezeld van de business case, met de raad gedeeld. Met een Definitief Ontwerp bereiken we het punt dat voor een laatste keer ontwerpkeuzes kunnen worden gemaakt omtrent de aard en omvang van het project. De stap hierna omvat het opstellen van een Technisch Ontwerp/Bestek waarmee de aanbesteding van een aannemer(s) wordt verzorgd. Uiteraard zal de uitkomst van deze aanbesteding binnen de goedgekeurde financiële kaders moeten liggen om tot realisatie over te gaan.

5. Wat gaan we daarvoor doen? (Oplossingsrichtingen / kanttekeningen) De weg van visie naar ontwerp kent verschillende fasen. Vanzelfsprekend worden hiervoor een gedetailleerd projectplan opgesteld en een professionele projectorganisatie ingericht. Daar waar nodig vullen we dit in met externe expertise vanwege het bijzondere karakter van het project. In deze paragraaf beschrijven we de belangrijkste onderdelen van het proces op hoofdlijnen. In de fasering zal van grof naar fijn en daarmee steeds gedetailleerder gewerkt worden in de richting van een realiseerbaar plan. De fasering zal als eigenschap hebben dat we de bandbreedtes van geraamde kosten (investering, exploitatie en dekking) steeds gaan verkleinen. De raad wordt op verschillende momenten gevraagd een besluit te nemen, samenvallend met het afsluiten van een fase, om de financiële kaders mee te geven voor de daarop volgende fase. Uiteraard zal de raad ook geïnformeerd worden over belangrijke bereikte mijlpalen of ontwikkelingen bij het opstellen van het PvE, het aanbestedingstraject van het ontwerpteam of het ontwerp als daar aanleiding voor is. De fasering ziet er in hoofdlijnen als volgt uit:

Met het voorliggende besluit kan de Definitie fase worden doorlopen (o.a. opstellen Projectplan en Programma van Eisen) en het ontwerpteam worden geselecteerd. Na afronding daarvan zal een Voor Ontwerp en een Definitief Ontwerp volgen. Als het Definitief Ontwerp eenmaal is vastgesteld (en er in principe geen ontwerpkeuzes meer mogelijk zijn) volgt een technische uitwerking in bestek en tekeningen. Dit wordt vervolgens aanbesteed waarna de uitvoering plaats kan vinden. We kiezen bewust voor een traditionele benadering van de verschillende bouwfasen. We blijven wel alert op (markt)ontwikkelingen en of het project zich mogelijk op onderdelen voor een afwijkende aanpak leent. Bij iedere fase overgang maken we hierin de afweging. Een planning op hoofdlijnen tot en met de fase Definitief Ontwerp is onderstaand weergegeven. De hierin genoemde momenten voor de raad lichten we verder in het voorstel toe.

De belangrijkste elementen uit de voorliggende fasen lichten we hieronder toe.

Opstellen Programma van Eisen (PvE) (maart – december 2020) Een goed doordacht PvE is een essentieel startdocument voor een geslaagd ontwerpproces en is kaderstellend voor de opdracht aan de architect en adviseurs. Direct bij aanvang van deze fase stelt het museum een ondernemersplan op waarin de visie en ambitie concreet wordt vertaald naar doelgroepen, toegevoegde waarde, marketingplan en een financieel

DefinitieVoor

Ontwerp

Definitief

Ontwerp

Technisch

OntwerpUitvoering

j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d j f m a m j j a s o n d

Programma van Eisen

Aanbesteden ontwerpteam

Voor Ontwerp

Definitief Ontwerp

20222020 2021

Momenten raad voor financiele kaderstellingAanvraag voorbereidingskrediet

plan. Dit ondernemersplan vormt mede de verantwoording van de in het PvE op te nemen eisen. Op basis van het PvE stellen we een richtinggevende investeringskostenraming op met een bijbehorende bandbreedte. Deze raming leggen we voor aan de raad teneinde de financiële kaders voor de uitwerking van het ontwerp te bepalen. We leggen veel nadruk op dit moment en gaan de raming uitgebreid toelichten om het belang van een financieel kader te onderstrepen. Er ligt nadrukkelijk nog geen keuzepalet om te kunnen op- of afschalen. Daarvoor is een intensief traject tussen ontwerpteam en gebruiker voor nodig. Dit gebeurt pas in de Voor Ontwerp en Definitief Ontwerp fase. In het PvE worden de volgende elementen opgenomen: - de visie en ambitie die we met het project voor ogen hebben, de geldende kaders en

vigerend beleid; - de ruimtelijke en functionele eisen zoals een ruimtestaat, ruimtelijke relaties, logistieke

uitgangspunten en beveiligingsconcept; - technische en museale eisen alsmede de eisen op het gebied van duurzaamheid zoals

klimaatcondities, energieprestatie, zon- en lichtwerende eigenschappen beglazing, verlichtingsniveaus, ICT en onderhoudseisen;

- de eisen voor de buitenruimte (kloostertuin en St Agathaplein) zoals toegankelijkheid, verkeerskundige eisen, verlichting, ‘look and feel’ en onderhoudseisen;

- een planning op hoofdlijnen voor het project; - een financiële paragraaf met daarin de belangrijkste financiële kaders die aan het

ontwerpteam worden meegegeven; - de uitgangspunten voor de wijze waarop op- en afgeschaald moet kunnen worden, voor

de gewenste modulaire opbouw van het ontwerp (waarbij in ieder geval het St Agathaplein en de kloostertuin als separate modules worden beschouwd) en voor het onderscheid in noodzakelijke (‘urgent’), verstandige (‘need to have’) en wenselijke (‘nice to have’) maatregelen.

Om tot een weloverwogen PvE te komen is het noodzakelijk het gebouw en de locatie goed te beoordelen en te analyseren. Reeds beschikbare informatie en onderzoeksresultaten worden geanalyseerd en het gebouw wordt 3D ingemeten en digitaal in beeldmateriaal vastgelegd. Ook wordt – voor zover aanvullend noodzakelijk - de technische conditie van het gebouw, het terrein en de aanwezige installaties bepaald alsmede de beperkende gebruiksmogelijkheden in gebouwdelen in verband met historisch gemaakte afspraken (Waalse kerk bijvoorbeeld) en/of beperkingen vanuit wetgeving of eigendomssituatie. Daarnaast vindt, indien noodzakelijk, een nadere (destructieve) asbestinventarisatie plaats om de risico’s hiervan beter in te schatten. Inherent aan het feit dat het een monument betreft met een museale functie is het noodzakelijk om per ruimte de mogelijkheden en onmogelijkheden van het gebouw te verkennen. We geven daar, voor zover dat mogelijk is, al een eerste aanzet voor in het PvE. We verrijken het PvE met de spanningen en dilemma’s die we op voorhand al zien om alle eisen met elkaar te verenigen. We schakelen externe expertise in om mede het PvE op te stellen. Het ontwerpteam zal bij aanvang van de ontwerpwerkzaamheden ook verzocht worden eerst een goede reflectie te geven op het PvE. Bij het opleveren van het PvE eind 2020 ligt er overigens nog geen keuzepallet om te kunnen op- of afschalen. Daar is een intensief traject tussen ontwerpteam en gebruiker voor nodig.

Aanbestedings- en contracteringsstrategie ontwerpteam (maart 2020 – december 2020)

Direct na besluitvorming van voorliggend raadsvoorstel beginnen we met het voorbereiden van de aanbesteding van de architect en de adviseurs die samen het ontwerpteam gaan

vormen. We maken een zorgvuldige afweging tussen de inspanning die wordt gevraagd van de architect en adviseurs, de eigen projectorganisatie, het aantal partijen dat mogelijk beschikbaar is, de situatie op de markt en de eisen qua planning en besluitvorming. We kiezen voor het aanbesteden van één integraal ontwerpteam bestaande uit verschillende disciplines. De voornaamste reden om voor deze strategie te kiezen, is de nadrukkelijke integratie van monument, museum, ontwerp en techniek. Het ontwerpteam moet zich gezamenlijk verantwoordelijk voelen voor het optimaal oplossen van de ontwerpopgave. We kiezen ook bewust voor een aanbestedingsstrategie waarin we geen intensief uitvraagtraject doorlopen met verschillende potentiele ontwerpteams. Naast het feit dat dit een forse inspanning vraagt van de museum organisatie, achten wij de ontwerpoplossingen die daaruit komen nog onvoldoende uitgedacht en uitgedaagd. De ontwerpopgave voorziet met name in een uiterst intensieve afstemming tussen de eisen en wensen van de gebruiker, de beperkingen van het rijksmonumentale gebouw en de benodigde hoogwaardige technische installaties. Dat heeft uitsluitend kans van slagen als er de mogelijkheid is tot intensief overleg met de gebruiker. Teneinde eind 2021 met de raad voor een eerste maal een robuust ontwerp en een daarop gebaseerde businesscase te delen, is het noodzakelijk het aanbestedingstraject van het ontwerpteam in maart 2020 te starten. Gelijktijdig met het afronden van het definitieve PvE eind 2020 kan dan het ontwerpteam worden gecontracteerd en direct worden begonnen met het Voor Ontwerp. Om goede en concurrerende inschrijvingen te ontvangen, geven we in de aanbestedingsprocedure een ruime bandbreedte voor een investeringsniveau van € 25 - € 35 miljoen mee aan de potentiële inschrijvers. Dit dient op geen enkele wijze als een keuze voor een investeringsniveau te worden gezien, dit is uiteraard aan de raad. Het dient slechts als referentiekader om passende aanbiedingen op te kunnen laten stellen. De hoogte is onder andere gebaseerd op ervaringen uit vergelijkbare projecten (Lakenhal Leiden, Dordrechts Museum). Belangrijke elementen in het proces om te komen tot het contracteren van een architect en adviseurs zijn in ieder geval: - Een Europese aanbesteding (gezien de te verwachten opdrachtwaarde); - We vragen integrale ontwerpteams om een visie op de opgave, hun aanpak en we

selecteren mede op basis van het vermogen van het team om tot integrale ontwerpoplossingen te komen (op basis van een beperkte ontwerpcasus) en hun omgang met de gebruiker en overige stakeholders;

- Partijen moeten relevante en aantoonbare ervaring hebben met publiekstoegankelijk maatschappelijk vastgoed en monumenten.

Ontwerpproces (januari 2021 – augustus 2022)

Nadat de architect en adviseurs zijn gecontracteerd, zal het ontwerptraject starten. Het ontwerpteam zal het PvE allereerst uit gaan werken tot een Voor Ontwerp. In het derde kwartaal van 2021 is het Voor Ontwerp als onderdeel van de businesscase gereed om vervolgens te delen met de raad. Besluitvorming over de te hanteren financiële kaders kan dan eind 2021 plaatsvinden. In het Voor Ontwerp worden de ontwerpoplossingen in hoofdlijnen gepresenteerd: een nieuwe indeling, de museale expositieruimtes, positie entree, logistieke routes, toegankelijkheidsoplossing, gevelaanzichten, ruimtereserveringen voor techniek, beschrijving van de klimaatinstallaties. Voor de kloostertuin en St Agathaplein zal er een inrichtingstekening worden gepresenteerd met sfeerbeelden en verkeerskundige maatregelen. De oplossingen worden zodanig gepresenteerd dat keuzes kunnen worden gemaakt in het op- en afschalen en de beschreven modules. Na besluitvorming door de raad eind 2021 over het Voor Ontwerp zal het ontwerpproces verder worden vervolgd met de Definitief Ontwerp fase. Het Definitieve Ontwerp beschrijft de

definitieve ontwerpoplossingen in tekeningen en berekeningen, de belangrijkste materiaalkeuzes zijn dan gemaakt, de noodzakelijke constructieve toetsen zijn uitgevoerd en een gedetailleerdere uitwerking van de klimaatinstallaties is gereed en geïntegreerd met het bouwkundige ontwerp. 3D interieurbeelden en andere visualisaties laten zien hoe ruimtes en gevels er uiteindelijk uit komen te zien. Voor de Kloostertuin liggen er gedetailleerde tekeningen met bestratings- en beplantingsplannen en visualisaties die de sfeer van de buitenruimte weergeven. Wij verwachten dat het Definitief Ontwerp medio 2022 gereed is. Bij die beide stappen (Voor Ontwerp en Definitief Ontwerp) is er nog steeds een mogelijkheid om op of af te schalen, keuzes te maken en te beoordelen of de zakelijke rechtvaardiging van de business case nog aanwezig is.

Inzicht in kosten Het inzicht in kosten zal, parallel aan het ontwerpproces, zich ook van grof naar fijn en daarmee steeds gedetailleerder ontwikkelen. Op het moment dat we het definitieve PvE gereed hebben, mede gebaseerd op het ondernemersplan van het museum (eind 2020), leveren we een eerste raming van de bandbreedte van de investeringskosten op. Op dat moment kan het gesprek gevoerd worden of het programma de investering waard is. We leggen deze raming voor aan de raad voor richting en prioritering. Op basis van het besluit van de raad zal het financieel kader worden meegegeven aan het ontwerpteam. Het Voor Ontwerp gaat vervolgens gepaard met een gedetailleerdere investerings- en exploitatiekostenraming, dekkingsvoorstel en business case. Deze gedetailleerdheid neemt toe naarmate we het Definitief Ontwerp ontwikkelen. Bij iedere faseovergang is er de mogelijkheid om de financiële kaders te bepalen of te wijzigen indien de omstandigheden dat vragen. We zullen niet alleen inzicht in kosten geven maar ook de mogelijke dekking. Uit contacten met het ministerie van OCW (RCE) blijkt dat zij het Prinsenhof een warm hart toedraagt. Het ministerie wil ook in de ontwerpfase nauw betrokken blijven en denkt met ons mee over de mogelijkheden voor financiering van het project. Andere casussen laten ons overigens zien dat een toezegging voor subsidie, gift of sponsoring nauw samenhangt met een definitief ontwerp, bestuurlijk commitment voor het ambitieniveau en het besluit van de eigenaar om tot vernieuwing over te gaan.

Betrokkenheid stad

De afgelopen twee jaar heeft ons laten zien hoe betrokken de stad is bij het Prinsenhofgebied en hoe bestuur en stad elkaar daarbij hebben gevonden. Dit enthousiasme zetten we graag voort. We houden met betrekking tot communicatie daarom openheid over het proces. We communiceren duidelijk en eenduidig met de relevante doelgroepen over de stappen die we zetten in het ontwerpproces en besluitvorming om de Delftenaren geïnformeerd te houden. Dat doen we ook op momenten dat er ‘achter de schermen’ hard wordt gewerkt door de projectorganisatie. We maken graag gebruik van het enthousiasme van de voormalige werkgroepleden om als ambassadeurs te fungeren voor de plannen. Het ontwerpproces vraagt echter ook om een andere invulling van betrokkenheid van de stad en werkgroep. Zodra het PvE eenmaal is vastgesteld is het aan het ontwerpteam om binnen die kaders aan de slag te gaan. Een aantal leden van de werkgroep heeft expertise die op de volgende wijze ingezet kan worden:

- Toets van het PvE; - Mede input leveren voor de selectie- en beoordelingscriteria voor de architect en

adviseurs (het ontwerpteam); - Het mede beoordelen van (varianten van en/of onderdelen van) het ontwerp.

Het museum geniet ook een landelijk en internationaal bereik. De tentoonstellingen over Vermeer en Pieter de Hooch hebben dat onder meer aangetoond. We richten daarom een communicatieteam in met medewerkers van het museum en de gemeente die onder andere de opgave krijgen de renovatie van het Prinsenhof te positioneren als een investering in een (inter)nationaal icoon in het toeristisch hart van Delft en als een belangrijke bijdrage aan Delft (onder meer cultureel en toeristisch).

Inrichten projectorganisatie en governance Om grip te blijven houden op het proces en de inhoud richten we een projectorganisatie in met duidelijke taken en verantwoordelijkheden en een beschrijving van de governance: de wijze van besturen van het project. We beschrijven dit allemaal in het projectplan dat we vanaf maart 2020 samen met het museum op gaan stellen. De projectorganisatie en het projectplan baseren we mede op enkele belangrijke succesfactoren die we in andere projecten hebben geleerd en die we hebben meegekregen in gesprekken met vergelijkbare musea en externe experts. Dit zijn onder andere: - Een goede samenwerking tussen gemeente en museum; - Een heldere en duidelijke projectorganisatie die ‘Lean en mean’ is en daad- en slagkracht

heeft (autonomie binnen kaders); - Rolvastheid van projectbetrokkenen; - Actief betrekken van omgeving en andere relevante stakeholders zoals RCE op basis

van een stakeholder analyse waarin kennis, rol, belangen en positie in beeld worden gebracht;

- Actieve gezamenlijke werving van subsidies, fondsen en giften rekening houdend met de mogelijke invloed en wijze van betrokkenheid;

- Actieve beheersing van risico’s. In de projectstructuur nemen we een stuurgroep op waar onder andere de gemeente als eigenaar en het museum als gebruiker in vertegenwoordigd zijn. We gaan de samenwerking tussen de gemeente en het museum ook vastleggen. In de projectstructuur nemen we ook een rol op voor een Raad van Advies (RvA). Deze RvA kan de projectorganisatie, het college of de raad advies geven en vervult een belangrijke rol voor de met betrekking tot de governance van het project noodzakelijke checks en balances. De samenstelling wordt zorgvuldig gekozen en de leden krijgen een duidelijke taakomschrijving. Inbreng van buiten Delft is waardevol voor een frisse blik. Gezien het belang van het project voor de stad zal ook de stadsbouwmeester bij het project betrokken worden onder andere als lid van de beoordelingscommissie die de inschrijvingen/aanbiedingen van de ontwerpteams beoordeeld. 6. Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf ) De kosten om tot een Definitief Ontwerp te komen zijn sterk afhankelijk van de aard, omvang, complexiteit en doorlooptijd van een project. De daarbij behorende bouw- en investeringskosten zijn een goede maatstaf om deze kosten te ramen. Omdat we bewust pas op basis van het PvE hier een financieel kader voor vast laten stellen, is slechts een globale inschatting gemaakt voor de kosten tot en met Definitief Ontwerp. De kosten voor het opstellen van een PvE en de aanbestedingsprocedure zijn nauwkeuriger te ramen. Mede om deze reden stellen wij voor om met voorliggend besluit een budget beschikbaar te stellen voor slechts de eerste fase (t/m eind 2020). De kosten voor het proces tot en met eind 2020 (PvE en aanbesteding ontwerpteam) bedragen € 1,44 miljoen en bestaan in hoofdlijnen uit:

1. Interne kosten projectorganisatie inclusief inhuur externe projectmanager; 2. Externe advisering voor het PvE, bouw- en exploitatiekostenraming; 3. Kosten voor de begeleiding van de aanbestedingsprocedure; 4. Communicatiekosten; 5. Een post onvoorzien van 10%. Het voorbereidingsbudget van € 1,44 miljoen bestaat uit een bedrag van € 200.000 aan kosten die ‘meerjarig nut’ hebben en leiden tot kwalitatieve verbeteringen van het bestaande bezit (activa). Ter hoogte van dit bedrag stellen wij u voor een investeringskrediet beschikbaar te stellen. Deze kosten worden op de balans gezet (geactiveerd) en, na ingebruikname, gedurende de levensduur afschreven. De jaarlijkse kapitaallasten (rente en afschrijving) komen ten laste van de exploitatiebegroting en zullen worden gedekt vanuit de reserve Dekking kapitaallasten. . De overige voorbereidingskosten voor een bedrag van € 1.238.000 mogen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) niet geactiveerd worden. Ter grootte van dit bedrag stellen wij u voor (exploitatie)budget beschikbaar te stellen. Met vaststelling van de Programmabegroting 2020-2023 heeft u ingestemd met het reserveren van een bedrag van voor de ruimtelijke ontwikkelingsvisie voor het Prinsenhof(gebied). Voorgesteld wordt om de kosten voor deze eerste fase ad € 1,44 miljoen door een onttrekking aan de algemene reserve ten laste te laten komen van deze reservering. In bijlage A is een nadere detaillering van de te verwachten kosten opgenomen voor deze eerste fase. We hebben deze bijlage als ‘geheim’ gekwalificeerd vanwege de gevoelige financiële informatie die daar in op is genomen voor een nog te doorlopen aanbestedingstraject van externe adviseurs. Er zullen fasegewijs verplichtingen worden aangegaan met architecten en adviseurs. Dat betekent dat er op meerdere momenten de mogelijkheid bestaat het proces te stoppen of bij te sturen en hiermee onnodige kosten te voorkomen. Wanneer eind 2020 het PvE gereed is en de raad wordt gevraagd het financiële kader voor het vervolg vast te stellen, zal een aanvullend budget worden aangevraagd voor het vervolg van het ontwerpproces tot en met een Definitief Ontwerp. We hebben dan een beter zicht op de te verwachten kosten voor onder andere de honoraria van architect en adviseurs. Naar verwachting zal hiervoor een aanvullend voorbereidingsbudget van € 3 - € 4 miljoen benodigd zijn. Een belangrijk eerste moment dat samenvalt met een te nemen besluit door de raad om richting te kunnen geven aan de totale investering is eind 2020 wanneer het PvE gereed is. De financiële richting die de raad dan geeft, kan vervolgens begin 2021 dienen als input voor de integrale afweging van beschikbare middelen bij de Kadernota 2022. Aansluitend kan het investeringsbedrag financieel verwerkt worden in de Programmabegroting 2022-2025. Het richtinggevende bedrag kan daarnaast fungeren als financieel kader voor de uitwerking van het ontwerp. Wij voorzien vervolgens respectievelijk eind 2021 en medio 2022 de momenten waarop het Voor Ontwerp en Definitief Ontwerp met Business Case kan worden voorgelegd. Daarnaast informeren wij u binnen de reguliere planning- en controlcyclus. Wij zullen u dan niet alleen informeren over de voortgang van dit proces, maar ook zo snel en goed als mogelijk informeren over de meerjarige consequenties van de vervolgfase. Het project is aangemerkt als “kerndossier/project” en er is al een begin gemaakt voor een risicodossier voor het project. Bij het eerstvolgende besluitvormingsmoment eind 2020

(vaststellen financiële kaders op basis van het PvE) zal een uitgewerkt risicodossier gereed zijn. De belangrijkste financiële risico's met (mogelijke) beheersmaatregelen om te noemen in het kader van het beschreven proces zijn:

Honoraria van externe adviseurs vallen hager uit dan geraamd waardoor het voorbereidingsbudget te laag is -> Er is een post onvoorzien opgenomen om dit op te vangen; Kosten voor de eigen organisatie vallen hager uit dan geraamd waardoor het voorbereidingsbudget te laag is -> Raming van inzet van de eigen organisatie is mede met de betrokken medewerkers gedaan. Besteding vs raming zal periodiek worden gemonitord om tijdig bij te sturen; In 2021 wordt het besluit genomen om niet of met een veel lager ambitieniveau door te gaan waardoor onnodige kosten zijn gemaakt -> Voor zover de voorbereidingskosten geactiveerd worden (een investeringsbudget wordt over meerdere jaren afgeschreven), moeten deze versneld (in een keer) afgeschreven worden. Deze kosten kamen daarmee éérder ten laste van de algemene reserve dan was voorzien.

7. Communicatie Er wordt via de media bekendheid gegeven aan het raadsvoorstel, waarmee een nieuwe stap wordt gezet in de ontwikkeling van het Prinsenhofgebied en in hoofdlijnen aangegeven hoe het proces gaat lopen.

8. Verdere procedure Uitgaande van een positief besluit door de raad zal per direct worden aangevangen met het inrichten van de projectorganisatie, het opstellen van het projectplan, het opstellen van het ondernemersplan van het museum, het opstellen van het PvE en de aanbestedingsprocedure voor het ontwerpteam. Een tweede moment van betrokkenheid van de raad is eind 2020 wanneer we het PvE gereed hebben en we de raad richting en prioritering voorleggen voor het vervolg. Een volgend moment is eind 2021 waarin een Voor Ontwerp met Business Case wordt gedeeld met de mogelijkheden tot op-/afschalen en modules onderbouwd met een gedetailleerdere investerings- en exploitatiekostenraming, dekkingsvoorstel en business case. Vervolgens is naar huidige inzichten medio 2022 het Definitief Ontwerp gereed en zullen de bijbehorende actualisaties van de Business Case wederom met de raad worden gedeeld om wederom richting en prioritering te geven.

Bijlagen: Bij dit Raadsvoorstel behoren de volgende bijlagen:

A. Nadere detaillering voorbereidingsbudget (ter inzage bij de griffie) B. 5° Begrotingswijziging

Hoogachtend,

college van burgemeester en wethouders van Delft, ·

5'a. ··~ ....

J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart,

isa- burgemeester.

M.M. van der Kraan, secretaris.

Raadsbesluit Datum : #*dd-maand-jaar*# Registratie nr. : 4161179 BBV : 4161153 Griffienr. : 2005071 Onderwerp : Van visie naar Ontwerp Museum Prinsenhof Delft De raad van de gemeente Delft; Gelezen het voorstel van het college van 28 januari 2020; BESLUIT:

1. Ten behoeve van het opstellen van een Programma van Eisen en het aanbesteden van een ontwerpteam een investeringskrediet van € 200.000 en een exploitatiebudget van € 1.238.000 beschikbaar te stellen;

2. Het totale voorbereidingsbudget ad € 1,44 miljoen ten laste te laten komen van de Algemene Reserve;

3. De 5e begrotingswijziging 2020 vast te stellen; 4. Akkoord te gaan om als vertrekpunt voor de ontwerpfase een variant uit te laten

werken waarbij de inhoudelijke visie van het museum kan worden gerealiseerd en waarbij tevens de buitenruimte (Kloostertuin en St Agathaplein) wordt betrokken;

5. De visie van de Werkgroep als perspectief voor het Prinsenhofgebied te hanteren voor de hierboven genoemde variant;

6. Akkoord te gaan met de voorgestelde planning en besluitvorming in de raad.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van #* DD/MM/JJJJ *#

,burgemeester.

,griffier.