PROJECT & INTROFACULTEITSBIBLIOTHEEK

LETTEREN & WIJSBEGEERTE

Saskia ScheltjensFaculteitsbibliothecaris Letteren en Wijsbegeerte, UGentwww.twitter.com/saschelwww.slideshare.net/saschel

Faculteit Letteren en WijsbegeerteBezoek bibliotheekmedewerkers KULeuven - 2Bergen

30/09/2015

In the middle of difficulty lies opportunity.

Albert Einstein

230/09/2015

Probleem pre 2009: Versnippering & Irritatie

• 50 bibliotheken

• 222 locaties

• 49 plaatsingssystemen

• collectie van circa 669.000 banden

waarvan slechts 52% in Aleph

• geen gebruikerscijfers

• verschillende reglementen en openingsuren

• onderbezetting & gedemotiveerd personeel

• geen centrale bibliotheekleiding

Diagnose / Context

3

Cursus Heuristiek prof. Koen Verboven, 2008

30/09/2015

• Slechte visitatierapporten 1996-2009, onderdeel bibliotheek

• Zware gebruikersontevredenheid

• Nieuwe decaan LW (2005-2013) > vicerector

• Reorganisatie bibliotheken UGent:

Rapport Bjørnshauge (2006)

gecöordineerd gedistribueerd modeltaakverdeling UB x faculteitensjabloon ontwikkelingsplan/leidraad

• Infrastructureel Masterplan LW (2006)

Diagnose / Context

4

Organigram Netwerk UGent Bibliotheken, Rapport Bjørnshauge 2006

Nood aan verandering

30/09/2015

• Opdracht reorganisatie: Maak een Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte UGent

• Pre 2009 : probleemsituatie (versnippering en legitimiteitsgebrek)

• Reorganisatie werd ingebed in grotere projecten, o.a. reorganisatie Netwerk UGent Bibliotheken & Infrastructureel Masterplan FLW

• Timing: zo snel mogelijk

• Financiering: zonder enige facultaire meerkost, louter verschuiving van budgetten

• Methodiek: gefaseerd centraliseren en professionaliseren van bestaande collecties, personeel, financiering & dienstverlening + nieuwe (centraal gefinancierde) infrastructuur

• Leidraad: Ontwikkelplan LWBIB (2006) ism UB > sinds 2008 autonome uitvoering FLW

Diagnose

530/09/2015

Onderdelen reorganisatie

1. Opzetten beleidsstructuur & creëren consensus• Ontwikkelingsplan faculteitsbibliotheek LW (2006) ism UB• Autonome uitvoering reorganisatie met steun decanaat LW en UB

2. Gefaseerd centraliseren/overdragen en professionaliseren van• collecties• personeel• financiering• Dienstverlening

3. Retrocatalografie

4. Deselectie (onderscheid open kast vs depot)• Reductie van +25% boeken in open kast• Alle tijdschriften (ouder dan 5 jaar) en thesissen in depot• Alles pre 1875 (Google Books Gent) in depot• Alle preciosa in depot

6

Actieplan / Context

30/09/2015

Methodiek

• Voorbereiding (inventarisatie, planning, overleg)

• Stroomlijning en documentatie werkprocessen

• Opsplitsen in deelprojecten met consensus over verantwoordelijkheden

• Instellen overlegniveaus

-> decaan, faculteitsbibliothecaris, UB, FBC, bibliotheekcommissies vakgroepen,

bibliotheekverantwoordelijken, collectieverantwoordelijken, vakreferenten,

liaisons met centrale diensten

• Strakke opvolging infrastructuurwerken (=motor)

7

Actieplan / Context

30/09/2015

Globaal overzicht begin Masterplan FLW 2006

kleuren = vakgroepen LW (inclusief vakgroep- en seminariebibliotheken)

cop. P

iete

r P

auw

el

Globaal overzicht einde Masterplan FLW 2018

blauw = bibliotheken / rood = vakgroepen / bruin = auditoria of centrale diensten

cop. P

iete

r P

auw

el

Overzicht totaalproject (DGFB)

10

gelijkvloers

1e verdieping

tussenverdiep

2e verdieping

2012

2014

2018

Open kast collecties LW

Fase 1 Letterkunde, Nabije Oosten en

bibliotheekadministratie (gedeeltelijk)ca. 2.400 m²

ca. 3.560 lm boekencollectie open kast

242 studie- en raadpleegplekken

>> in gebruikname: 17 februari 2012

Fase 2 Kunst, Wijsbegeerte & Geschiedenisca. 2.370 m²

ca. 3.713 lm boekencollectie open kast

338 studie- en raadpleegplekken

>> in gebruikname: februari 2014

Fase 3 Taalkunde, Talen & Culturen, Archeologie

en bibliotheekadministratieca. 3.300 m²

ca. 6.232 lm boekencollectie open kast

407 studie- en raadpleegplekken

>> verhuis: januari 2018 o.v.

>> in gebruikname: februari 2018 o.v.

De Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte van de Universiteit Gent ondersteunt met haar collectie en dienstverlening op toekomstgerichte wijze het actuele onderzoek en onderwijs binnen de faculteit.

Daarbij ligt de focus niet enkel op de klassieke gedrukte bibliotheekcollectie maar globaal op het innovatief beheren en faciliteren van alle gedrukte én digitale informatie van de faculteit in het netwerk van verwante informatiebeherende instellingen, zowel binnen als buiten de UGent.

Essentieel daarbij is de nadruk op duurzaamheid, herbruikbaarheid en de openheid van informatie(systemen) en werking.

= verruiming oorspronkelijke taak van vakgroepbibliotheken op vlak van ontsluiting, dienstverlening, openingsuren en professionalisering

Missie, strategie en doelstelling

11

Missie

30/09/2015

Van een 19e eeuws klassiekbibliotheekmodel

12

Universiteitsarchief UGent - Ledeganck Bibliotheek Botanisch Instituut, 1883

Uitdaging

22/04/2015

Over een 20e eeuwsgescleroseerd bibliotheekmodel

13

Faculteitsbibliotheek LW - Bibliotheek Middeleeuwse Geschiedenis, 2009

Uitdaging

30/09/2015

Naar een 21e eeuwsgenetwerktplatform* …

* Zie ook TICER 2012 keynoteR. David Lankes, ‘New Librarianshipand the Library as Platform’ 21/08/2012http://quartz.syr.edu/blog/?p=1724

14

InQbate rooms University of Sussex, 2010

Uitdaging

30/09/2015

15

Uitdaging

http://www.flickr.com/photos/ex_libris_gul/228070004

… waar de bibliotheekcollectie deels ook mobiel en virtueel is geworden

30/09/2015

Totale kostprijs infrastructuur fases 1-3 12.000.000 €Investeringsbudget UGent centrale diensten (2011-2018 – niet geïndexeerd)

Werkingsbudget 2015 40.000 €

inclusief jobstudenten

Collectiebudget 2014 479.446,36 €

Lokaal collectiekrediet LW 217.772,36 €= 30% werkingskrediet van de vakgroepen met bibs fase 1 & 2

Centraal collectiekrediet LW 261.674,00 €

Maar tot 2018 nog exclusief ?• Persoonsgebonden onderzoeks- en projectbudgetten voor vakliteratuur• Nog niet overgedragen collectiebudgetten binnen de vakgroepkredieten

met bibs fase 3

Middelen

1630/09/2015

Centraal uitgangspunt: overdracht bestaande personeel(spunten) vanuit vakgroepen

Opbouw hoofdzakelijk via mutaties & pensioneringen 2009-2018

• 2008 2 FTE• 2015 18 FTE (circa 80 % ingevulde totale capaciteit)

Resterend deel personeelspunten gaat in 2016-2018 over naar LWBIB

• 2018 20 FTE (o.v.)

Extra: 1 FTE projectmedewerker verhuis

Competenties personeel• 2009-2017 Focus interne werkprocessen vnl catalografie en acquisitie• 2014 - Focus IT, onderzoeksondersteuning & dienstverlening

FLEXIBILITEIT & OPEN BLIK

Personeel

1730/09/2015

‘Een volwaardige Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte UGent’

Infrastructuur• 11 á 12 kilometer collectie open rek, 7 á 8 kilometer collectie in depot (bij afronding in 2018)• Externe depots tussen 2011-2018 > gerestaureerde Boekentoren na 2018• 987 werkplekken; circa 1.000 lockers• 8.070 m2 volledig gerenoveerde en nieuw ingerichte bibliotheekruimtes; circa 10.000 m2 incl

gerestaureerde binnenplaatsen • volledige gerestaureerde buitengevels Rozier-Plateau gebouw• Rozier straat tussen Faculteitsbibliotheek x Boekentoren wordt verkeersvrij leesplein

Timing• gefaseerd ontstaan tussen 2012 (Letterkunde en Nabije Oosten), 2014 (Geschiedenis,

Filosofie en Kunstwetenschappen) en 2018 (Talen en Culturen, Taalkunde, Archeologie, VTC)

Collectie• circa 670.000 volumes met 100% registratie in Aleph (basic MARC level records)• verhuis van circa 937.948 volumes in de komende 4 jaar (incl. diverse tijdelijke verhuizen)

Dienstverlening• openingsuren: 52u p/w (les- en examenweken); 40u p/w (vakantieperiode)• nieuwe diensten met focus op ondersteuning digitaal onderzoek (‘digital humanities’,

‘digital information literacy’), zoals Library Lab, afdeling Publiekswerking, Auteursrechten AIP

Resultaten eind project (2018)

1830/09/2015

Contact...

Saskia ScheltjensUniversiteit Gent Faculteit Letteren & WijsbegeerteB - 9000 Gent

T + 32 (0)9 331 33 75 of 0497/55 27 73saskiascheltjens (skype id)@saschel (twitter id)

http://www.flw.ugent.be/bibliotheek

https://www.flickr.com/photos/faclibflw

19