Thor Mesman, dd 17 september 2009,

Stichting Pleyade

Doelstelling Het geven van een beknopt ervaringsoverzicht over

contractmanagement, zodat de leden van de bijeenkomst hier eventueel hun voordeel bij kunnen doen.

Wat heb ik met contractmanagement gedaan? Belastingdienst CWZ PGGM

Waar gaan we het over hebben? Wat is contractmanagement? De vier evolutiestadia van contractmanagement Welke tools zijn er om contractmanagement te

verbeteren/organiseren?

“ Het managen, bewaken, monitoren en indien nodig

bijstellen van de vastgelegde afspraken tussen leverancier(s) en

de inkopende organisatie(s), tijdens de looptijd van de

overeenkomst.”

Contract als juridisch stuurinstrument

Contract als juridisch en commercieel stuurinstrument

Contract als juridisch, commercieel en logistiek

stuurinstrument

Contract als stuurinstrument voor verbetering van

bedrijfsprocessen

Elementen: KPI’s, Vendorrating, pro-activiteitsclausules, communicatiematrix

Evolutietijd

Stadia in contractmanagement

II

III

I

IV

Elementen: focus op juridische afdekking, methode van samenwerking en communiceren niet vastgelegd

Stadium

Focus op inkoop als dienstverlening (naar zowel interne klant als leverancier)

Focus op continue integrale verbeteringen (Demming Circle)

Focus overeengekomen KPI’s en Vendorrating

Focus op structurering van communicatie Sterke mate van pro-activiteit

Een professionele inkoper draagt zelf zorg voor een adequaat

contractmanagement

Specificeren Selecteren Contracteren Implementeren Bewaken Nazorg Specificeren Selecteren Contracteren

Contractmanagement

Inkoopmanagement

Inkoopmanagement

Tijd

Leverancier

Interne klant

1) Contractregistratie en uitnuttingsgevens

2) Zeer goed relatiebeheer met interne klant(en) en leveranciers

3) Leveranciers Performance Meting4) Contractanalyse

Structurele vastlegging van leveranciersperformance op basis van eerder overeengekomen kritische prestatie indicatoren (KPI’s)

KPI’s benoemd in overeenkomst

Stelt verwachtingen vast Uniform, herkenbaar instrument Maakt communicatie (en overdracht)

gemakkelijker Legt performance in historische zin vast Is handig als basis voor bonus/malus

systemen Is handig als input voor (nieuwe

contracten)

Vastlegging leveranciersperformance

Fase 1 i.c.m. Bonus/Malus

Vendorrating

Evolutietijd

1.

2.

3.

Bepaal het niveau van contractmanagement Ontwikkel eerst de methode hoe de

performance vastgesteld moet worden (bijv. balanced scorecard)

Leg in nieuwe contracten (SMART) KPI’s vast Doe het samen met alle betrokkenen Begin met pilots Hanteer lpm niet voor elke leverancier, maar

maak een bewuste keuze op basis van de omvang van het inkooppakket

In de specificatiefase kan de inkoper het meeste rendement voor organisatie opleveren

Eens/oneens

Het op een uniforme wijze beoordelen van “de gezondheid”van een willekeurig contract, vanuit juridisch, commercieel, logistiek en vakinhoudelijk perspectief.

Voorkoming van de consequenties als gevolg van juridische foutenAfstemming van de afspraken op de (actuele) klantwensenAfstemming van de afspraken op de logistieke behoeftenAfstemming van de afspraken op eventuele andere contracten (lopende contracten)Afstemming van de afspraken op de uitputtingAfstemming van de afspraken op de praktische haalbaarheid (zijn afspraken te meten)Vastlegging van gegevens voor andere en toekomstige belanghebbenden