26-10-2016

1

Den Haag | 20 oktober 2016

Categorie ICT Werkomgeving Rijk: Inrichting contract- management

Introductie

2

ICT Categorieën en SLM

3

Het verwervingsproces

Definitie Alle activiteiten gericht op het volledig nakomen van de contractueel vastgelegde afspraken over de levering van een product en/of dienst. Doelen • Beheersen van risico’s; • Bijdragen aan realisatie van de behoeften en doelstellingen van de opdrachtgever. Middelen • Sturen op KSF’s (Kritische Succes Factoren); • Prestatiemanagement (m.b.v. service credits en boetes) (d.i.: normeren, meten, beoordelen, rapporteren van en sturen op KPI’s); • Risicomanagement; • Ontwikkelen en onderhouden van samenwerkingrelaties (zowel met opdrachtgevers als opdrachtnemers); • Reguliere communicatie met en voorlichting aan klanten c.q. afnemers; • Rapportages; • Verbeterplannen; • Benchmarks; • Contractwijzigingen (m.b.v. Dienst Verlening Verbeteringen (DVV) procedure); • Lessons Learned (voor optimaliseren van opvolgende Europese aanbestedingen); • Klant Tevredenheid Onderzoeken (K.T.O.’s).

5

Contractmanagement (1)

Onderverdeling a. Strategisch Contractmanagement (richten) b. Tactisch Contractmanagement (inrichten) c. Operationeel Contractmanagement (verrichten)

Ad.a Vanuit het strategisch perspectief van een organisatie en de te behalen doelstellingen keuzes maken voor het contractconcept en de inrichting van het contractmanagement. Ad.b • Het vertalen van doelstellingen vanuit de business naar concrete contractdoelstellingen, het inrichten van de sturingsmechanismen en gewenste samenwerking tussen beide partijen. • Het alloceren en borgen van risico’s in contractdocumenten. Ad.c Het (gedurende de gehele looptijd van een contract) managen van de contractuele leveranciersrelatie en de daarbij behorende contractafspraken, door het meten, beoordelen en rapporteren over prestaties a.d.h.v. kritische prestatie indicatoren (KPI’s) (vastleggen, beheren, bewaken) ter continuering en verbetering van de afgesproken dienstverlening en beheersing van risico’s.

6

Contractmanagement (2)

7

Introductie (De)Centraal

8

ON = Opdrachtnemer CCM = Centraal contractmanagement DCM = Decentraal contractmanagement

Contractmanagement binnen IWR

Centraal Contactmanagement

Het behartigen van de deelnemeroverstijgende belangen: • Handhaven financiële marktconformiteit. • Handhaven technische marktconformiteit. • Adviseren en rapporteren aan bestuurders. • Beheren van organisatorische processen. • Bemiddelen, begeleiden en escaleren bij incidenten

tussen deelnemers en leveranciers. • Doorvoeren contractuele wijzigingen (DVV procedure) • Het opleggen van service credits (boetes) in geval van

contractueel tekortschieten door leveranciers. • Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening,

bijvoorbeeld door het (laten) uitvoeren van audits. • Organiseren van deelnemersbijeenkomsten. • Voeren van opdrachtnemersgesprekken.

9

Decentraal contractmanagement

Het behartigen van deelnemersbelangen: • Adviseren en rapporteren aan de bestuurders. • Beheren van organisatorische processen. • Melden en escaleren van incidenten met leveranciers. • Doorvoeren contractuele wijzigingen. • Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening. • Deelnemen aan deelnemersbijeenkomsten. • Vaststellen vereiste service levels, configuratie, vereiste

beschikbaarheid, benodigde capaciteit, continuïteitsmaatregelen en beveiligingsmaatregelen.

• Innoveren of uitfaseren van producten en diensten. • Voeren opdrachtnemergesprekken over voorgaande

onderwerpen.

10

Opdrachtnemer

Uitvoering geven aan goed opdrachtnemerschap: • Leveren van prestatie conform contractuele

bepalingen. • Rapporteren over de geleverde prestatie. • Voeren van gesprekken met DCM. • Voeren van gesprekken met CCM. • DCM en CCM adviseren over de inzet van geleverde

producten en diensten. • Afhandelen van incidenten en service verzoeken. • Hanteren van marktconforme tarieven.

11

RASCI CCM/DCM

12

Matrix met • V = Verantwoordelijk voor uitvoering (Responsible) • A = Autoriseert, bekrachtigt beslissing (Accountable ) • O = Ondersteunend bij uitvoering (Supportive) • C = Verplicht te raadplegen (Consulted) • I = Informeren over beslissing (Informed) Rollen • Contracteigenaar • Categoriemanager • Centraal Contractmanagement • Decentraal Contractmanagement Objecten • Raamovereenkomst • Nadere overeenkomst

1. Contractbeheer (& -administratie) 2. Contractmanagement 3. Leveranciersmanagement

Volwassenheid stadia

14

Volwassenheid stadia

Vragen

15