Contractmanagementnorm: Het prijskaartje van contractmanagement · 2019. 8. 16. ·...

Pagina 1 van 21

Contractmanagementnorm:

Het prijskaartje van

contractmanagement

Studie van adviesbureau Aeves

naar contractmanagement in de publieke sector

Bussum, juni 2014

Wim Nieland MSc MBA

Niels Alting

Susan Schutjes MA

Pagina 2 van 21

Contractmanagementnorm: het prijskaartje van contractmanagement

Contractmanagement is een belangrijk thema in de publieke inkoopsector. Steeds meer

overheidsorganisaties pakken het dan ook professioneel aan. Slim, want uit alle

onderzoeken van de laatste jaren blijkt dat goed contractmanagement een positieve

business case heeft. Wel lopen ze dan wel tegen de verantwoording van de benodigde

contractmanagementcapaciteit aan. Immers, ook hier gaat de kost voor de baat uit. Wat is

hiervoor een verantwoorde investering? Hoeveel extra FTE heeft een organisatie nodig,

om meer te kunnen besparen of andere ambities te behalen? Dit onderzoeksartikel geeft

meer inzicht in dit kip-en-ei probleem.

Met honderdvijftig ingevulde vragenlijsten en veertien diepte-interviews achterhaalde Aeves de

manier waarop de publieke sector momenteel met contractmanagement omgaat. De organisatie

en uitvoering van contractmanagement kwamen aan de orde, evenals de registratie en indeling

van de contracten. Vervolgens keken de onderzoekers naar overeenkomsten en verschillen in

de werkwijzen tussen organisaties. Het onderzoek ging verder in op hoeveel werk

contractmanagement vergt, en wat het in de praktijk oplevert. Op basis van de antwoorden op al

deze onderdelen destilleerde Aeves een algemene capaciteitsnorm.

‘Het is verwonderlijk dat iedereen contractbeheer en -management op een eigen manier

uitvoert terwijl dezelfde generieke producten en diensten worden uitgeleverd. Dit zegt iets over

de volwassenheid binnen de overheid en inkoopafdelingen.’ - Provincie

Terminologie

Contractmanagement is in dit onderzoek gedefinieerd als “Het proces waarbij - op basis van

verkregen input - afgesloten contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd,

beheerd en bewaakt”. Het doel van contractmanagement is de volledige benutting van

contracten te faciliteren.

Naast contractmanagement spreekt het onderzoek ook over contractbeheer en

leveranciersmanagement. Contractbeheer is “het verzamelen van alle contracten om deze te

verwerken in een databestand en is gericht op het bewaren, fysiek en administratief beheren en

mutaties bijhouden.” Leveranciersmanagement is “het monitoren van de performance en het

versterken van de relatie met de leverancier.”

Uit het onderzoek blijkt overigens dat binnen overheidsorganisaties verschillende definities leven

van contractmanagement, contractbeheer en leveranciersmanagement. Zo spreken inkopers

vaak van leveranciersmanagement waar zij contractmanagement bedoelen: wat verwachten we

van de leverancier, op basis van het contract? En als inkopers de term contractmanagement

gebruiken, hebben ze het eerder over contractbeheer: de administratieve handelingen.

Contractmanagement is echter veel breder dan dat: ook risicobeperking is er bijvoorbeeld

onderdeel van. Semantiek is dus belangrijk in dit thema.

Pagina 3 van 21

Organisatie

Inkoop, contractbeheer en contractmanagement in de publieke sector zijn op een van de

volgende manieren georganiseerd: centraal, decentraal of gecoördineerd. Bij een centrale

organisatie van inkoop bijvoorbeeld, verzorgt een afdeling de inkoop voor de hele organisatie. In

een decentrale organisatie van inkoop voeren meerdere organisatieonderdelen zelf hun inkoop

uit, ieder voor hun eigen onderdeel. Bij de gecoördineerde organisatievorm van inkoop wordt

inkoop deels centraal en deels decentraal uitgevoerd.

Inkoop heeft de afgelopen jaren een verschuiving van een decentrale naar een gecoördineerde

organisatievorm doorgemaakt (zie Figuur 1). Inmiddels is de inkoopafdeling bij 52% van de

respondenten op een gecoördineerde manier georganiseerd. Bij 16% is de organisatie volledig

decentraal; bij 32% centraal.

Contractbeheer is - als het al geregeld is - voornamelijk in centraal georganiseerde organisaties

belegd (46%). De decentrale (26%) en gecoördineerde (22%) organisatievorm scoren veel lager

op contractbeheer. De diepte-interviews bevestigen deze uitkomst. Hoewel de afdeling Inkoop

steeds meer gecoördineerd wordt georganiseerd, blijkt dat centraal contractbeheer voor de

geïnterviewden de basis is voor contractmanagement.

Contractmanagement zelf is in de publieke sector vooral gecoördineerd of decentraal

georganiseerd; 34% van de respondenten geeft decentraal aan. Verder is het bij 30%

gecoördineerd georganiseerd, bij 23% centraal en geeft 14% aan (nog) niet met

contractmanagement te werken (zie Figuur 1).

Figuur 1: De organisatie van Inkoop, Contractbeheer en Contractmanagement in de publieke

sector

Pagina 4 van 21

De reden voor het (nog) niet werken met contractmanagement is met name de onduidelijkheid

van de uitvoering ervan. Wat is een professionele uitvoering van contractmanagement? Welke

taken en verantwoordelijkheden horen daarbij? Hoe kan de vereiste capaciteit worden

verantwoord op de begroting?

Categorieën en contracten in beeld

Van de respondenten deelt 90% de contracten in op basis van inkooppakketten. Volgens de

enquête bestaan er bij de overheid globaal gezien vijf generieke inkooppakketten. Dit zijn:

Facilitaire dienstverlening, ICT, HRM, GWW (Grond, Weg en Waterbouw) en Sociaal domein. De

benaming verschilt per organisatie, maar de inhoud komt steeds op dezelfde productgroepen

neer. Naast deze generieke inkooppakketten beschikken overheidsorganisaties over

specialistische pakketten, die per organisatie verschillen.

Uit de antwoorden blijkt verder dat gemiddeld 75% van de actieve contracten geregistreerd wordt

(zie Figuur 2). De oorzaak van dit percentage is de versnippering van de contracten. Deze

versnippering ontstaat omdat inkoopafdelingen en/of contractmanagers alleen ingeschakeld

worden als er ingekocht wordt boven de aanbestedingsdrempel. Hierin is overigens een

kentering gekomen met de nieuwe aanbestedingswet in 2013. Afdelingen erkennen nu meer de

expertise van contractmanagers waardoor die sneller bij het inkoopproces betrokken worden.

Dat komt de registratie van contracten ten goede.

Figuur 2: Het percentage actieve geregistreerde contracten per categorie

Pagina 5 van 21

“Dé contractmanager” bestaat niet

Uit de wetenschappelijke literatuur komt een helder beeld van de taken die onder

contractmanagement vallen (Knoester, 2009). Dit zijn met name:

• Ontwikkelen en onderhouden van leveranciersrelatie;

• Beïnvloeden van contractrisico’s;

• Evalueren en managen van claims en performance;

• Beoordelen van contracten op onredelijke bedingen en valkuilen;

• Beoordelen van contracten op doelmatig- en rechtmatigheid;

• Opstellen van en onderhandelen over contracten;

• Maken van make-or-buy-beslissingen;

• Bewaken van de contractperformance;

• Produceren van managementrapportages;

• Optreden als intermediair tussen de organisatie en leverancier;

• Begeleiden van uitbestedingstrajecten.

Contractmanagement als geheel is een functie (waarin de contractmanager benoemd wordt),

een rol (een verzameling taken) of een taak (een activiteit). In de publieke sector voeren

verschillende functionarissen contractmanagement uit.

Bij 56% is de contractmanager de uitvoerende functionaris, met op de tweede plaats ex aequo

de budgethouder en contractbeheerder (zie Figuur 3). De antwoorden in de diepte-interviews

laten zien dat de uitvoerende functionaris verschilt, afhankelijk van hoe contractmanagement

binnen de organisatie is georganiseerd.

Figuur 3: De uitvoerende functionaris van contractmanagement in de publieke sector

Het komt dus voor dat iemand de rol en taak van contractmanagement heeft, terwijl hij de functie

van budgethouder bekleedt. De functie van contractmanager is momenteel veelal een

‘gecoördineerde’ functie. De rol en taken zijn – omdat contractmanagement nog niet formeel

belegd is bij een persoon - nog verspreid over diversen lagen van de overheidsorganisaties.

Pagina 6 van 21

In de diepte-interviews benadrukken de respondenten aan de ene kant dat contractmanagement

een uniek vakgebied is. Aan de andere kant wordt het nu vooral uitgevoerd als taak. ‘Het er even

bij doen’ is een veelgehoorde opmerking. De competenties van ‘de contractmanager’ zijn dan

ook niet formeel gedefinieerd en verschillen daarmee per uitvoerende functionaris. De oorzaak

hiervan ligt in de huidige organisatie van de overheidsorganisaties. In veel organisaties voeren

verschillende afdelingen hun inkoop zelfstandig uit. Iedere verantwoordelijke heeft iets met de

contracten te maken. In de huidige situatie is ‘de contractmanager’ binnen de overheid dus niet

overal aanwezig.

Wel hebben de respondenten een idee van de competenties waar de “ideale” contractmanager

in de toekomst aan moet voldoen. De contractmanager moet resultaatgericht, integer, betrokken,

overtuigend, klantgerichtheid, analytisch vaardig, omgevingsbewust, flexibel, en besluitvaardig

zijn.

‘Als je een spaceshuttle aan het bouwen bent heb je een ander type contractmanager nodig

dan bij de aanschaf van een generiek product of dienst.’ – Nutsbedrijf

Capaciteit en baten

Aan welk soort contracten is de contractmanager de meeste tijd kwijt? De enquête geeft inzicht

in de top drie contractvormen met de hoogste benodigde contract-managementcapaciteit.

Volgens de respondenten staan dienstencontracten op nummer één, Service Level Agreements

op nummer twee en Huur-lease contracten op nummer drie. Dienstencontracten zijn veelal grote

raamovereenkomsten met verschillende partijen. De communicatie met deze partijen vergt meer

tijd dan bij contractvormen met slecht één opdrachtnemer. Uit de interviews blijkt ook dat hoe

complexer een contract is, hoe meer capaciteit men hieraan besteedt. Tabel 1 geeft de uitkomst

van de top 3 weer.

Top 3 Contractvorm

1e plaats Dienstencontracten (59%)

Resultaatcontracten (41%)

Afnamecontracten (33%)

2e plaats Service level agreements (55%)

Licenties (43%)

Onderhoudscontracten (41%)

3e plaats Huur-Leasecontracten (62%)

Inspanningscontracten (46%)

Licenties (43%)

Tabel 1: De top 3 van contractvormen die de meeste contractmanagementcapaciteit vergen

Het is niet mogelijk om de baten van contractmanagement zeer nauwkeurig te bepalen. Uit de

enquête blijkt dat de respondenten de toegevoegde waarde van contractmanagement met name

zien in het beperken van contractrisico’s (74%) en kwaliteitsbevordering (68%). De effecten van

een contractmanager binnen de publieke sector zijn daarmee niet altijd direct in euro’s te

kwantificeren. Hij draagt echter wel bij aan de doelstellingen van de organisatie. Dit blijkt uit de

reacties op een aantal stellingen dat hierover is opgenomen in de vragenlijst. De respondenten

Pagina 7 van 21

zetten vooral meer FTE in op contractmanagement om het politieke risico, het toeleveringsrisico

en de impact op bedrijfsvoering te beheersen.

‘Een klein financieel risico kan een grote politieke consequentie hebben.’ – Gemeente

Voor de financiële impact en prijsfluctuaties is men minder snel geneigd extra FTE in te zetten.

Het volgende staafdiagram (zie Figuur 4) brengt deze resultaten in beeld.

Figuur 4: Inzet contractmanagement voor beheersing van risico’s

Contractmanagementnorm

Zoals hiervoor blijkt, vond Aeves in het onderzoek naar contractmanagement diverse

overeenkomsten in werkwijze en taakverdeling tussen verschillende overheidsorganisaties. De

verschillende aspecten van die werkwijze beïnvloeden ook hoeveel mensen er aan

contractmanagement werken in de betrokken organisaties. Uit het onderzoek komen vijf

variabelen naar voren, die hierop de meeste invloed hebben:

- Hoe contractmanagement en contractbeheer georganiseerd zijn;

- Hoeveel contracten geregistreerd staan;

- Het soort overheidsorganisatie;

- Wie contractmanagement uitvoert;

- Waarom men contractmanagement waardevol vindt.

Omdat de deelnemers indicaties gaven van de (gewenste) FTE inzet voor contractmanagement,

heeft Aeves berekend wat de invloed is van de verschillende variabelen op de FTE inzet voor

contractmanagement. De combinatie van deze cijfers zorgt er bovendien voor dat er een

gemiddelde contractmanagementcapaciteitsnorm is berekend.

Pagina 8 van 21

De volgende basisnorm is het resultaat van die berekening:

Eén FTE contractmanager voor honderdtwintig beheerde contracten.

Deze norm is een eenheid die organisaties ondersteunt bij de verantwoording van de benodigde

contractmanagementcapaciteit, in relatie tot het actieve contractenbestand.

Is de vereiste capaciteit nu gelijk voor iedere organisatie? Nee, het is een basis, die per

organisatie aangepast wordt. De verschillende variabelen uit dit artikel zorgen ervoor dat de

basisnorm ofwel naar boven, ofwel naar beneden wordt aangepast.

Met de beslisboom in Bijlage 1, kunt u zelf de positieve of negatieve invloeden van uw variabelen

bepalen. Daarmee komt u tot een norm op maat. Met die norm kunt u in uw overheidsorganisatie

de benodigde contractmanagementcapaciteit onderbouwen.

‘De contractmanagementnorm biedt een basis voor de verantwoording van de

contractmanagementcapaciteit.’ - Niels Alting en Wim Nieland

Invloedrijke variabelen

Uit het onderzoek van Aeves blijkt duidelijk dat de hoeveelheid benodigde capaciteit voor

contractmanagement dus afhangt van een aantal variabelen. Hieronder staan per belangrijkste

variabele de invloed op de norm.

De volgende vijf variabelen hebben veel invloed op de norm:

1. De organisatie van contractmanagement en contractbeheer: als contractmanagement of

contractbeheer nog niet aanwezig is, kan 1 FTE contractmanagement gemiddeld 14

contracten minder managen. Een decentrale organisatie zorgt juist voor beter

contractmanagement en dus meer contracten (gemiddeld 4).

2. Het aantal geregistreerde contracten: het valt op, dat de invloed van het aantal

contracten niet positief lineair is. Het is dus niet zo, dat meer registratie leidt tot een

hogere norm. Als 20% van de contracten geregistreerd staat, kunnen er liefst 17

contracten meer dan de norm gemanaged worden door 1 FTE. Bij 60% registratie is dit

juist 10 contracten minder dan de norm.

3. Het type overheidsorganisatie: bij een nutsbedrijf is de norm gemiddeld 7 punten lager

dan gemiddeld; bij een academisch ziekenhuis meer dan 8 punten hoger. Deelname

aan een gemeenschappelijke regeling heeft de meeste invloed op de norm: er kunnen

gemiddeld 10,5 contracten per FTE minder dan de norm gemanaged worden.

4. De uitvoerende functionaris: als een senior inkoper, inkoopbeleidsmaker,

contractbeheerder of contractmanager zich momenteel met contractmanagement bezig

houdt, heeft dit een positieve invloed op het aantal contracten per FTE (tussen 9 en 16

contracten extra).

Als een jurist zich bemoeit met contractmanagement, betekent dit dat er bijna 10

contracten per FTE gemiddeld minder gemanaged kunnen worden.

Pagina 9 van 21

5. De toegevoegde waarde van contractmanagement: vooral als contractmanagement

gezien wordt ter bevordering van rechtmatigheid en de financiële resultaten, kan men

meer contracten door 1 FTE laten managen. Als het doel duurzaamheidsbevordering is,

neemt de norm af met gemiddeld bijna 4 contracten per FTE.

De grootste impact op de norm hebben de organisatie van contractmanagement en

contractbeheer (vooral het ontbreken ervan) en de uitvoerende functionaris.

Over de auteurs Niels Alting is op dit onderzoek naar de contractmanagementnorm afgestudeerd aan de Haagse

Hogeschool. Wim Nieland MSc MBA is directeur en Susan Schutjes MA is projectmedewerker bij

adviesbureau Aeves. Aeves adviseert, levert interim oplossingen en voert executive search

diensten uit voor alle commerciële functies (inkoop, sales en marketing).

Over Aeves Aeves adviseert sinds 2011 opdrachtgevers uit de overheid, industrie, commerciële

dienstverlening en zorg. Aeves verbetert uw (commerciële) bedrijfsprocessen (inkoop, sales en

marketing) door procesoptimalisatie, herinrichting, betere inzet van mensen, middelen en een

optimale afstemming tussen interne en externe partijen (leveranciers en klanten). Samen met u

identificeren en implementeren wij structureel verbeterende maatregelen. Aeves maakt niet

alleen plannen, maar helpt daadwerkelijk bij de volledige uitvoering en blijft tot de maatregelen

aantoonbaar resultaat opleveren. Aeves is opgericht door zeer ervaren consultants uit

commerciële vakgebieden met een enorm netwerk die allen hun sporen verdiend hebben.

Contactgegevens Aeves Brinklaan 34, Bussum

Postbus 1195, 1400 BD Bussum

Telefoon: 035-8874788

Informatie: [email protected]

Website: www.aeves.com

mailto:[email protected]

http://www.aeves.com/

Pagina 10 van 21

Bijlage 1: Beslisboom Op basis van het onderzoek naar Contractmanagement in de publieke sector, komt Aeves tot

een gemiddelde contractmanagementnorm van honderdtwintig beheerde contracten per FTE

contractmanagement. Via onderstaande beslisboom kan iedere overheidsorganisatie de invloed

van verschillende variabelen berekenen. Het resultaat is een contractmanagementnorm voor de

eigen organisatie.

Werkwijze

De werkwijze is als volgt: ga uit van de basisnorm van 120 beheerde contracten per FTE

contractmanagement. Zoek vervolgens in de onderstaande tabel (Tabel 2) per variabele, de

juiste optie erbij. Per optie staat de impact op de norm aangegeven. Tel deze op of breng hem in

mindering bij de norm. Als alle variabelen zijn meegenomen, komt hier een totale norm uit, die

op uw organisatie van toepassing is. Onder de tabel staat een rekenvoorbeeld.

Normbepaling

Gebruik onderstaande tabel voor het bepalen van de contractmanagementnorm.

Onderdeel Optie Impact

Basis Norm 120,0

Organisatie

Type overheidsorganisatie Rijksoverheidsorganisatie +0,2

Provincie -3,3

Gemeente -3,7

Waterschappen +0,2

ZBO +1,3

Nutsbedrijf -7,0

Onderwijsorganisatie +1,3

Academisch ziekenhuis +8,4

Gemeenschappelijke regeling -10,5

De organisatie van de inkoopafdeling Centraal -2,7

Decentraal +2,3

Gecoördineerd +1,1

De organisatie van contractbeheer Centraal +0,2

Decentraal -4,0

Gecoördineerd +0,7

Niet

-13,8

De organisatie van contractmanagement

Centraal +0,2

Decentraal -4,0

Gecoördineerd +0,7

Niet -13,8

Pagina 11 van 21


Inkoopniveau Operationeel niveau -1,5

Tactisch niveau +0,7

Strategisch niveau +3,5

Beheer

% van geregistreerde actieve contracten 0% -20,2

10% -6

20% +17,2

30% +5,7

40% +0,4

50% +7,6

60% -10,8

70% -3,9

80% +1

90% +1,6

100% +1,6

Gebruik van contractmanagement-

ondersteunende tool

Ja +1,9

Nee -2,1

Functionaris

Uitvoerende functionaris Inkoopmanager/teamleider inkoop +2,8

Senior inkoper +10,5

Inkoopbeleidsmaker +11,3

Contractbeheerder +9,7

Categoriemanager +8,9

Budgethouder -0,1

Operationeel inkoper +3,5

Contractmanager +15,6

Jurist -9,6

Toegevoegde waarde van

contractmanagement

Het beperken van contractrisico’s -0,6

Innovatie bevordering -1,7

Financiële resultaten +2,2

Kwaliteitsbevordering -1,7

Rechtmatigheidsbevordering

+3,4

Duurzaamheidsbevordering

-3,9

Contract

Productcategorieën van contract-bestand Facilitaire dienstverlening -0,3

ICT -0,3

HRM +0,8

GWW -0,5

Sociaal domein +0,2

Pagina 12 van 21


Contractvormen van contract-bestand Dienstencontracten +0,1

Onderhoudscontracten +0,3

Inspanningscontracten -1,3

Licenties -1,1

Service level agreements (SLA) +0,1

Afnamecontracten -1,4

Huur-leasecontracten -0,6

Resultaatcontract -0,1

Contractrisico's m.b.t. organisatie-doelstelling Financieel +0,4

Toeleveringsrisico -0,2

Politiek/imago +0,3

Bedrijfsvoering -0,1

Tabel 2: De impact van verschillende variabelen op de contractmanagementnorm

Rekenvoorbeeld

Stel, u werkt bij een gemeente, met de volgende kenmerken:

1. Inkoop is in uw gemeente centraal georganiseerd, contractbeheer centraal en

contractmanagement gecoördineerd.

2. Inkoop vindt plaats op tactisch niveau.

3. Naar schatting 70% van alle 650 actieve contracten is geregistreerd.

4. Er is geen contractmanagement-ondersteunende tool beschikbaar.

5. De inkoopmanager voert contractmanagement uit.

6. Contractmanagement is in uw organisatie het meest belangrijk om contractrisico’s te

beperken.

7. De gemeente heeft met name GWW-contracten.

8. De meeste contracten zijn onderhoudscontracten.

9. Het belangrijkste risico dat u loopt, is het toeleveringsrisico.

Pagina 13 van 21

Met deze informatie loopt u door Tabel 2 heen. De berekening van uw norm ziet er nu als volgt

uit:


Basis Norm 120,0

Type overheidsorganisatie Gemeente -3,7

De organisatie van de inkoopafdeling Centraal -2,7

De organisatie van contractbeheer Centraal +0,2

De organisatie van contractmanagement Gecoördineerd +0,7

Inkoopniveau Tactisch niveau +0,7

% van geregistreerde actieve contracten 70% -3,9

Gebruik van contractmanagement-ondersteunende tool Nee -2,1

Uitvoerende functionaris Inkoopmanager +2,8

Toegevoegde waarde van contractmanagement Het beperken van

contractrisico’s

-0,6

Productcategorieën van contractbestand GWW -0,5

Contractvormen van contractbestand Onderhoudscontracten +0,3

Contractrisico's m.b.t. organisatiedoelstelling Toeleveringsrisico -0,2

Totaaltelling 111,0

Tabel 3: De berekening van de contractmanagementnorm voor het rekenvoorbeeld

Op basis van de verschillende variabelen, komt u uit op 111 contracten per FTE. Omdat uw

organisatie 650 contracten actief heeft geregistreerd, heeft u 5,9 (650 contracten / 111

contracten per FTE) FTE aan contractmanagement nodig, om uw contracten succesvol te

managen.

Pagina 14 van 21

Bijlage 2: Onderzoeksverantwoording

Doelstelling

In februari 2014 voerde Niels Alting in het kader van zijn afstudeeronderzoek in opdracht van

Aeves een onderzoek uit naar de huidige manier van werken met contractmanagement in de

publieke sector.

Het doel van het onderzoek was het achterhalen van gelijkenissen in werken, het bepalen van

de cohesie is binnen de publieke sector op het gebied van contractmanagement en of hier een

algemeen geaccepteerde norm uit te halen zou zijn.

Vormgeving en verspreiding

De eenentwintig vragen waren vooral in multiple choice-vorm, met daarin een aantal

voorgestelde antwoorden. De hele vragenlijst is in bijlage 3 weergegeven.

Via diverse online mediakanalen als LinkedIn, Facebook en Twitter heeft Aeves inkopers

uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen. De vragenlijst is ook via NEVI, PIANOo, Inkopers-café,

gemeente.nu en Facto Magazine bij hen onder de aandacht gebracht.

Respondenten

Honderdvijftig overheidsrespondenten deden mee aan een uitgebreide enquête. Daarnaast

voerden Alting en Nieland veertien diepte-interviews met publieke inkoopfunctionarissen die

direct te maken hebben met contractmanagement.

In het onderzoek zijn zoveel mogelijk verschillende typen overheidsorganisaties benaderd om

een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van contractmanagement in de publieke sector. Bij de

benadering is geen onderscheid gemaakt in grootte of inkoopvolume van de

overheidsorganisatie. Vanwege de representativiteit is er voor gekozen om alle sectoren in de

centrale en decentrale overheid mee te nemen.

In Figuur 5 staat de verdeling van de honderdvijftig respondenten over de verschillende

organisaties weergegeven. De top drie van de deelnemende overheidscategorieën is: 37%

gemeente, 19% rijksoverheid en 13% onderwijsinstellingen.

Pagina 15 van 21

Figuur 5: Verdeling van respondenten over verschillende organisaties

De vragenlijst heeft bovendien een diverse doelgroep bereikt (zie Figuur 6): 21% is zelf

Contractmanager, 18% is Inkoopmanager/teamleider inkoop, 16% Senior inkoper en 10%

Contractbeheerder.

Figuur 6: Verdeling van respondenten over verschillende functiegroepen

Pagina 16 van 21

Analyse

Uit de interviews en de cijfermatige analyse blijkt dat het aantal FTE voor contractmanagement

niet direct kan worden gekoppeld aan financiële prestaties van de organisatie. Daarom kiest

Aeves ervoor, om de norm te baseren op de hoeveelheid beheerde contracten.

De FTE inzet per variabele vormt de basis voor de norm. In Figuur 7 staat bijvoorbeeld het

aantal FTE per categorie. Dit aantal is afgezet tegen het aantal contracten van de organisatie.

Vervolgens is het aantal FTE teruggerekend naar FTE per 100 contracten. Het aantal FTE per

variabele is vervolgens gemiddeld. Door de gemiddelde FTE inzet per variabele om te zetten

naar 1 volledige FTE, komt Aeves uit op 120 contracten.

Figuur 7: Verdeling van respondenten over verschillende functiegroepen

Status van de norm

In het onderzoek wordt als definitie van “norm” die van NEN gehanteerd: een norm is een

specificatie met erkende algemeen geaccepteerde criteria. Normen zijn geen wetten, maar ’best

practices’. Iedereen kan - op vrijwillige basis - hier zijn voordeel mee doen.

Pagina 17 van 21

Bijlage 3: Vragenlijst

Voordat u start met de enquête, vindt u hieronder de definities van contract-management,

contractbeheer en leveranciersmanagement:

'Contractbeheer is het verzamelen van alle contracten om deze te verwerken in een databestand

en is gericht op het bewaren, fysiek en administratief beheren’

‘Contractmanagement is het proces waarbij contracten en contractwijzigingen op een eenduidige

manier worden bewaakt en verbeterd. Het doel is gericht op het bewaken en verbeteren van

contractbenutting, opzegtermijnen, indexeringen, looptijd en nieuwe tenders.’

‘Leveranciersmanagement is het monitoren van de performance en het versterken van de relatie

met de leverancier.’

1. Tot welke overheidscategorie behoort de organisatie waar u werkzaam bent?

• Rijksoverheidsorganisatie

• Provincie

• Gemeente

• Waterschappen

• ZBO

• Nutsbedrijf

• Onderwijsinstelling

• Academisch ziekenhuis

• Anders, namelijk

2. Wat is uw functie binnen de afdeling waar u werkzaam bent?

• Inkoopmanager / Teamleider inkoop

• Senior inkoper

• Inkoopbeleidsmaker

• Contractbeheerder

• Contractmanager

• Operationeel inkoper

• Categoriemanager

• Jurist


Pagina 18 van 21

3. Hoe groot is het jaarlijkse inkoopvolume van de gehele organisatie?

• < € 2 miljoen

• € 2 miljoen – € 5 miljoen







• > € 300 miljoen

4. Hoe groot is het jaarlijkse inkoopvolume van de afdeling waar u werkzaam bent?

• < € 2 miljoen








• > € 300 miljoen

5. Vul aan, binnen mijn organisatie zit inkoop op

• operationeel niveau (de daadwerkelijke bestelfunctie, planning en voorraadbeheer van

producten en/of diensten)

• tactisch niveau (het scheppen van de voorwaarden voor een goede uitvoering van

inkoopactiviteiten)

• strategisch niveau (het maken van inkoopbeleid en strategie)

6. Op welke wijze draagt inkoop bij aan het behalen van de organisatiedoelstellingen?

• Effectiviteitsbevordering

• Rechtmatigheidsbevordering

• Risicobeperking

• Interne klanttevredenheidsbevordering

• Duurzaamheid

• Doelmatigheidsbevordering

• Ontwikkeling en innovatie


Pagina 19 van 21

7. Hoe is inkoop in uw organisatie georganiseerd?

• Centraal (1 plek)

• Decentraal (meerdere plekken)

• Gecoördineerd (combinatie van bovenstaand)

8. Hoe is contractbeheer binnen uw organisatie georganiseerd?



• Gecoördineerd (combinatie bovenstaand)

• Niet, er wordt geen contractbeheer gevoerd

9. Hoe is contractmanagement binnen uw organisatie georganiseerd?



• Gecoördineerd (combinatie bovenstaand)

• Niet, er wordt geen contractmanagement gevoerd

10. Welke functionaris voert bij uw organisatie contractmanagement uit?

• Inkoopmanager / Teamleider inkoop

• Senior inkoper

• Inkoopbeleidsmaker

• Contractbeheerder

• Contractmanager

• Budgethouder

• Operationeel inkoper

• Categoriemanager

• Jurist


11. Vul in, de toegevoegde waarde van contractmanagement wordt uitgedrukt in

• het beperken van contractrisico's

• innovatie bevordering

• financiële resultaten (besparingen)

• kwaliteitsbevordering

• rechtmatigheidsbevordering

• duurzaamheidsbevordering

12. Hoeveel actieve contracten heeft uw organisatie? (open)

13. Hoeveel procent hiervan is er geregistreerd?

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Pagina 20 van 21

14. Geef per categorie een procentuele schatting van de hoeveelheid geregistreerde

contracten.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

15. Geef per categorie een procentuele schatting van de hoeveelheid gemanagede

contracten.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Facilitaire dienstverlening

• ICT

• HRM

• Grond, wegen, waterbouw (GWW)

• Sociaal domein

• Overige categorie, namelijk


16. Hoeveel FTE houdt zich per categorie met contractmanagement bezig? (rond af op 1

decimaal achter de komma)

• Facilitaire dienstverlening

• ICT

• HRM

• Grond, wegen, waterbouw (GWW)

• Sociaal domein

• Overige categorie, namelijk

• De totale inzet binnen de organisatie is

• Dit is niet per categorie geregeld, de totale contractmanagement inzet is


17. In welke mate bent u het (on)eens met de volgende stellingen betrekking op het

aantal FTE contractmanagers?

Volledig mee oneens Oneens Neutraal Eens Volledig mee eens

• Hoe groter de financiële impact een contract heeft, hoe meer FTE inzet.

• Hoe groter het toeleveringsrisico een contract heeft, hoe meer FTE inzet.

• Hoe groter het politiek risico/ imagoschade een contract heeft, hoe meer FTE inzet.

• Hoe groter de impact op bedrijfsvoering een contract heeft, hoe meer FTE inzet.

• Hoe groter de prijsfluctuaties een contract heeft, hoe meer FTE inzet.

Pagina 21 van 21

18. Wat is uw top 3 van contractvormen die de meeste contractmanagementcapaciteit bezitten?

• Onderhoudscontracten

• Inspanningscontracten

• Dienstencontracten

• Licenties

• Service level agreements

• Afnamecontracten

• Huurleasecontracten

• Resultaatcontracten

19. Maakt u gebruik van een gespecialiseerde tool om het contractmanagementproces te

ondersteunen?

• Ja

• Nee

20. Hanteert u een formule voor de inzet van contractmanagementproces?

(bijvoorbeeld 1 contractmanager ten opzichte x hoeveelheid spend, aantal contracten

of % besparing)

• Ja

• Nee

21. Zo ja, wat is de gehanteerde contractmanagementformule?

22. Hartelijk dank voor het beantwoorden van de enquête, wilt u de onderzoeksresultaten direct

ontvangen? Vul uw naam en contactgegevens in en ik zal u zo snel mogelijk contacten!

Contractmanagementnorm: Het prijskaartje van contractmanagement · 2019. 8. 16. ·...

Documents

Transcript of Contractmanagementnorm: Het prijskaartje van contractmanagement · 2019. 8. 16. ·...