Speciaal voor organisaties die te maken hebben met diverse vormen van (onderhouds)contracten is de Contractmanagement Add-on ontwikkeld. Met deze aanvulling op Exact Synergy bent u in staat uw contracten eenvoudig te beheren en fi nancieel af te wikkelen.

Product Informatie | Contractmanagement

ContractregistratieMet Contractmanagement binnen Synergy kunt u diverse contract-vormen vastleggen: urencontracten, artikelcontracten of een combinatie daarvan. Urencontracten worden gebruikt voor de geplande inzet van uren gedurende een bepaalde contractperiode, bijvoorbeeld bij een beheerovereenkomst, preventief onderhoud of een periodiek consult. In geval van een strippenkaartcontract wordt geregistreerd hoeveel uren beschikbaar zijn om te gebrui ken gedurende de contractperiode. Deze worden niet vooraf gepland, maar worden ‘afgeroepen’ door de klant.

Bij artikelcontracten wordt de contractwaarde bepaald door de contractregels die worden opgenomen in het contract. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld een onderhoudscontract op software- of hardware-items. Naast de reguliere kosten die periodiek worden gefactureerd, kunnen eenmalige opstart- en afsluitkosten worden opgenomen om mee te nemen in de factu-rering. Bij alle contractvormen kan per contract worden bepaald wat het prolongatie- en factureringsinterval is.

Facturering en planningOp basis van de contractdetails worden alle factuurtermijnen tot aan de eerste prolongatiedatum automatisch gegenereerd in Synergy. Vervolgens worden periodiek de factuurvoorstellen aangemaakt die fi nancieel worden afgewikkeld in Exact Globe. Na prolongatie van het contract worden de factuurtermijnen voor de volgende contractperiode weer aangemaakt. Op de contract-kaart heeft u daarmee direct inzicht in de contractopbrengsten, zowel per klant als per periode, achteraf en in de toekomst. In geval van urencontracten kan het systeem automatisch een planning genereren voor de inzet uren op een contract, hierbij wordt rekening gehouden met bestaande afspraken in de plan-ning van de in te zetten medewerker.

Uw contractadministratie volledig geïntegreerd binnenExact Synergy

Contractkaart artikelcontract

Overzicht contracten per klant

Kijk voor meer informatie op: www.eddon.nl

Contracten eenvoudig beheren en fi nancieel afwikkelen

Realisatie van urenDe uren die worden ingezet op een urencontract worden na realisatie automatisch geëvalueerd ten opzichte van de contract-afspraken. Indien sprake is van meerwerk dan wordt dit al dan niet gefactureerd aan de hand van een fl exibel in te regelen tarief-structuur. Bij uitvoering van uren op een strippenkaartcontract wordt automatisch bijgehouden hoeveel besteedbare uren nog beschikbaar zijn.

OverzichtenBinnen deze oplossing worden standaard een drietal overzichten meegeleverd die zijn gedefi nieerd in Microsoft Reporting Services. Dit zijn:+ Te prolongeren contracten+ Te factureren contracten+ Liquiditeitsprognose

Met de Microsoft Reporting Services Integrator van Eddon Software kunnen deze overzichten direct worden getoond binnen Exact Synergy.

ContactWilt u meer weten over de mogelijkheden van de Contract-management Add-on, neem dan contact op met uw Exact partner of Eddon Software via onderstaande adresgegevens.

Eddon SoftwareRietveldenweg 825222 AS ’s-Hertogenbosch T: 088 235 66 66 E: info@eddon.nl

Genereren factuurvoorstellen vanuit de ‘factuurcockpit’

Voordelen van deze oplossing

+ Uw contractadministratie volledig geïntegreerd binnen Exact Synergy

+ Geautoriseerde medewerkers hebben direct inzicht in de contracten per klant

+ Zowel artikel- als dienstencontracten kunnen worden geregistreerd en gefactureerd

+ Per contract kan worden bepaald wat de prolongatie- en factureringsmethode is

+ Flexibiliteit in te kiezen contractvormen en –elementen

+ Door ingebouwde logica bespaart u veel tijd met het plannen van uren en het factureren van contracten, meerwerk en losse uren

+ Medewerkers worden automatisch geïnformeerd bij wijziging van de contractstatus

+ Geeft inzicht in uw liquiditeitsprognose met betrekking tot toekomstige contractopbrengsten