7 VOORDELEN CONTRACTMANAGEMENT

© Wu Wise 2012

INHOUD‣ Afspraak is afspraak, of toch niet?

‣ 7 voordelen

‣ Aan de slag

‣ Contact

2

AFSPRAAK = AFSPRAAK

OF TOCH NIET?

© Wu Wise 2012

HERKENBAAR?‣ Onbeschikbare en niet-werkende ICT-systemen; enkele voorbeelden

- Diverse storingen internetbankieren (ING, Rabobank, ABNAMRO)

- Grote problemen Basisvoorziening Handhaving (BVH) van de politie

- Website werk.nl (UWV) doet niet wat het moet doen

‣ Bescherming persoons- en bedrijfsgegevens

- Lektober (Webwereld): beveiliging laat te wensen over

- Gegevens Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) op straat

- DigiNotar-affaire; onbetrouwbare digitale certificaten

4

De genoemde voorbeelden zijn willekeurig gekozen. Vergelijkbare zaken zijn binnen andere ICT-omgevingen ook aan de orde.

© Wu Wise 2012

FACTS & FIGURES‣ ICT gebruik

- 19 miljard kosten per jaar door onkunde of technische problemen (onbeschikbaarheid systemen) (bron: Universiteit Twente)

‣ Contractmanagement en -beheer

- > 60% van contracten niet actief beheerd (bron: NEVI)

- 43% organisatie geen contractmanagementbeleid (bron: NEVI)

- 39% - 50% organisatie tbv’s nog niet duidelijk belegd (bron: NEVI)

- 5% van de facturen zijn te hoog (bron: Contracked)

- 5% - 20% besparingspotentieel in contracten ICT-portfolio (bron: Gartner)

- 10% van contracten raakt zoek binnen organisaties

5

© Wu Wise 2012

SYMPTOMEN‣ (On-)tevredenheid over IT Projecten en Beheer

- Projecten altijd te laat opgeleverd of beheer te duur

- Altijd meer werk bij nieuwbouw of migratietrajecten

- Gebruikers niet tevreden over eindresultaat

‣ Ontsluiting contracten

- Wie (her-)kent deze niet: “waar kan ik het contract terugvinden?”

‣ Niet nakomen van afspraken

- Continue discussie over “zit dit wel/niet in het contract”

- Verwijzen naar ‘oude’ contracten, maken afspraken in hier en nu onbetrouwbaar

6

7 VOORDELEN

© Wu Wise 2012

7 VOORDELEN1. Standaardiseren van proces en procedures

(zaken in 1x goed doen, voorkomen automatische verlengingen (Evergreens), standaard templates, versnellen contractering)

2. Automatiseren operationele activiteiten (tijdreductie, voorkomen fouten)

3. Vergroten zichtbaarheid uitgaven / kosten / risico’s (voorkomen dubbele kosten)

4. Verbeteren compliance (Vereenvoudigen en versnellen toetsing op naleving, inkoop versus contract, verlagen Maverick aankopen)

5. Fundament voor spend- en performance analyse (link contract en levering, vereenvoudigen vergelijken leveranciers (bijv. inhuurtarieven, controle facturatieproces)

6. Centralisatie contractdossiers (vindbaarheid en toegankelijkheid, terugbrengen zoektijd (=geld), voorkomen zoekraken afspraken/contracten)

7. Rebate management (optimaliseren uitnutting mantels, volumekortingen, discounts, voorkomen Maverick uitgaven, etc.)

8

© Wu Wise 2012

WAT LEVERT HET OP?*

9

Voordeel Verbetering

Compliance Management > 55%

Rebate Management > 25% tot 30%

Uitgaven / kosten < 2% - tot 7%

Contract Renewal Rates > 25%

Opbrengsten > 1% tot 2%

Evergreen Contracts Niet meer van toepassing

* Bron: Aberdeen (Practical Approaches to Contract Management Deployment)

AAN DE SLAG

© Wu Wise 2012

WAAR BEGINT U?‣ Identificeer crisissen en ergernissen van vandaag de dag

(Inkoop en contractmanagement staat niet op zichzelf; om andere afdelingen mee te krijgen is het van belang om contractmanagement activiteiten te koppelen aan problemen die door gebruikers, afdelingen, klanten, leveranciers op dit moment worden ervaren)

‣ Stel een Business Case met SMART doelstellingen op (Concrete en haalbare doelstellingen definiëren om te monitoren en toetsen of voordelen behaald worden en contractmanagement succesvol is/wordt)

‣ Zorg voor heldere governance en directie / management support(Draagvlak, commitment en eigenaarschap voor de business case op het hoogste niveau vergroot de kans om de 7 voordelen daadwerkelijk te realiseren. Daarnaast moet voor alle betrokkenen helder zijn wie voor de uitvoering van de verschillende doelstellingen verantwoordelijk is.)

‣ Start met de basis(Zorg tenminste voor centrale opslag en ontsluiting van contracten, heldere workflows, en monitoring op te behalen doelen)

‣ Zorg voor overzichtelijke stappen (Bij te grote stappen is de kans groot dat de inrichting verzandt of mensen niet ‘mee’ gaan. De richting is belangrijker dan de snelheid.)

11

© Wu Wise 2012

WU WISE ONTZORGT‣ Wu Wise is een full-service contractmanagement bureau.

‣ Dit betekent dat we u de volgende werkzaamheden uit handen nemen (uiteraard naar keuze):

- Contractbeheer & -administratie

- Performance monitoring (levering)

- Contract- en suppliermanagement

‣ Om dit mogelijk te maken ondersteunen we bij:

- Opstellen Business Case

- Inrichting Contract Governance / Besturing

- Behoeften inventarisatie

12

CONTACT

Wu Wise B.V.

Middenburcht 1363452 MT Vleuten

+31 (30) 7555322contact@wuwise.nl

www.wuwise.nl