Contrcctmanagementvereist kennisover stakeholders

Contractmanagement wordt vaak ingericht vanuit inkoop. Mede daardoor

is de aansluiting met de eigen organisatie slecht. Breng daarom eerst de

stakeholders in kaart, adviseert Cécile van Velsen.

Íeksi: Cécile van Velsen

it onderzoek van de International Association Commerci-

al Contract Management blijkt dat je door goed contract-

management zomàar 9 procent op je inkoopkosten kunt

besparen. Een contractmanager verdient zichzelf dus met

gemak terug. Neem een contract van een miljoen euro,

\Maarop je dus 90.000 euro kunt besparen. Vooral op de

inkoop van ICI energie en facilitaire goederen en diensten valt door con-

ffactmanagement een hoop te verdienen: 13 procent op ICT en energie

en zelfs 40 procent op servicecontracten.

HOTTOPICOp papier is de businesscase voor professioneel contractmanagement dus

ijzersterk. De meeste conÍactmanagers gaan ervan uit dat als je maar een

goede businesscase hebt, iedereen die ook direct overneemt. De realiteit

is anders. Het probleem is namelijk dat een budgethouder of opdracht-

gever vaak niet over voldoende kennis beschikt, en er derhalve niet van

overtuigd is dat er iets moet verbeteren op het gebied van contractma-

nagement.

Vorig jaar is het bestuur van NE\{l CPD (Continuous Personal Deve-

lopment) gestart met het organiseren van expertmeetings. Dit zijn ronde

tafels met CPD'ers die hun kennis willen delen en nieuwe dingen willen

leren en ontwikkelen. De eerste expertmeeting ging over contractmanage-

ment. Een hot topic, zo bleek inmiddels zï1nvt1[van deze bijeenkomsten

georganiseerd, met geïnteresseerde deelnemers uit zowel de publieke als

de private sector.

BETANGHEBBENDENUit de enquéte onder de deelnemers voorafgaand aan de eerste bijeen-

komst bleek dat contractmanagement vaak vanuit inkoop wordt ingericht

en de aansluiting met de eigen organisatie slecht is. Hier speelt een aantal

zaken. De organisatie stelt zich terughoudend op als inkoop komt vertel-

len dat het beter moet. En inkoop weet soms ook niet wat precies speelt

30 Peatu NovErvlBER2or3

in de organisatie. \íie zijn de stakeholders?'§í'at is hun

invloed etwaÍ zï1n de behoeften?

Contractmanagement kan zeker toegevoegde waar-

de hebben, maar dat moet ook inzichtelijk gemaakt

worden voor de stakeholders. Om als contractmara-

ger toegevoegde waarde te kunnen leveren, zu1 je eerst

precies moeten weten wie de stakeholders zijn. Je kunt

ze indelen in een matrix met op de ene as de invloed

die ze hebben en op de andere de aandacht dieieze

op basis daarvan zou moeten geven. Zo ontstaan vier

groepen belanghebbenden:

1. Onbelangrijke stakeholders zonder invloed

2. Minder belangrijke stakeholders die wel graag aan-

3. Belangrijke, invloedrijke stakeholders naar wie moet

worden geluisterd

4. Zeerbelangijke stakeholders; wil je slagen, dan zul

je hen voor.ie moeten winnen

MATRIXVervolgens kun je de stakeholders in de matrix plaat-

sen. Door gericht met je stakeholder in gesprek te

gaan, een relatie op te bouwen en oprecht te luisteren,

zu1 je elkaar beter begrijpen. Om het contractmanage-

ment goed in te richten, moet je al bij de behoeftebe-

paling in gesprek zijn met de verschillende belangheb-

benden. Door samen te werken in een crossfunctioneel

team, worden evenwichtige beslissingen genomen.

Hierdoor zal met de inzet van de stakeholders een wel-

overwogen uiwraag en uiteindelijk een goed conffact

ontstaan. Bij implementatie van het contract is het be-

langrijk dat het aansluit op de bednjfsdoelstellingen en

DEFINITIESContractbeheerFysiek en digitaal registreren, beheren en administreren van

contracten, zodat de juiste informatie op elk moment op de

juiste plaats beschikbaar is.

ContradmanagementHet implementeren, managen, coördineren en administreren

van contractafspraken, zowel intern als extern, met als doel

het optimaal realiseren van de contractdoelstellingen en input

te leveren voor de strategie van een nieuw inkooptraject.Leveranciersmana gementHet bouwen en onderhouden van relaties met de strategische

leveranciers en het afstemmen van organisatiedoelstellingen

van leverancier en andere stakeholders met als doel een meer

effectieve relatie en toegevoegde waarde voor elkaar.

NB: deze definlties zijn vanuit de visie van inkoop opgesteld.

Binnen ICT en andere disciplines bestaan andere definities.

>Z

Door met jestakeholder in

gesprek te gaanen een relatie

op te bouwen,zul je elkaar beter .

begrijpen

bedrijfsprocessen. Een overlegstructuur en een relatie-

matrix zijn hierbij belangrijke onderdelen.

Niet voor alle contracten geldt overigens dezelfde mate

van betrokkenheid van contractmanagement. Door

contracten te classificeren in bi.ivoorbeeld de Kraljic-

matrix, kun je de mate van betrokkenheid van de be-

langhebbenden bepalen. Dit geeft inzicht aan de or-

ganisatie bij het bepalen van de doelen. Niet voor elk

contract is contractmanagement noodzakelijk. Het

zal hierbij zrlfs gaan om een minderheid van de con-

tracten. Naarmate het financieel risico en het toele-

veringsrisico toenemen, nemen de inspanningen bij

contractmanagement toe. Routineproducten en hef-

boomproducten vragen om minder aandacht van con-

rractmanagement dan de knelpuntproducten en sÍa-

tegische producten.

T!PSOp basis van de vijf NEM CPD-bijeenkomsten over

contractmanagement is een aantal tips te geven:

. Verdiep .ie in je stakeholders en gebruik hierbi.f

een matrix om de stakeholders te classificeren.

Ga daarna goed voorbereid in gesprek. Luister en bouw aan de relatie.

Onthoud dat vertrouwen en gunnen hierbij heel belangrijk zijn. Goed

contràctmanagement is alleen in te richten als alle partijen mee willen

werken en er her nur van inzien.

fucht contractmanagement zodanig in dat de stakeholders een belang-

rijke rol spelen en aan hun eisen wordt voldaan. Zorg daarbij voor

transparantie in de communicatie en de rapportage.

De relatie met de leverancier is ook heel belangrijk, zorg ervoor dat

de contractafspraken en relaties aansluiten bij de leverancier en bij je

eigen organisatie. Een relatiematrix kan hierbij helpen, omdat.ie de

contacten bij de leverancier tegenover de contacten in je eigen orga-

nisatie zet. Daarom is het ook belangrijk dat contractmanagement bij

het inkoopproces betrokken is. De expertise van een goede contract-

manager is dat hij inzicht heeft hoe afspraken in contracten vertaald

moeten worden naar meetbaarheid.

. Tijdens de contractering legt de contractmanager sarrlen met de stake-

holder vast hoe de implementatie gaat plaatsvinden en hoe er gecom-

municeerd gaat worden over de contractuele afspraken, het monito-

ren, de evaluatiemomenten en werl«vijzen. Maak het contract en de

relatie zichtbaar, hierdoor weten mensen je ook te vinden en krijg je

grip op het contract.. Stel na contractering een contractmanagementplan op. Een document

waarin onder andere afspraken, relaties, overlegstructuur, werkafspra-

ken en rapportages worden beschreven. Dit helpt bij de implemente-

ring van het contract.. Organiseer een kick-offwaar het contract wordt gepresenteerd door

leverancier en opdrachtgever en waarbij alle betrokkenen zijn uitge-

nodigd..,

Cécile uan Wken is adaiseur bij C.M. uan Wlsen Commercial Contracï

Management en bestuurslid uan NEW CPD.

I

NOVEMBER 2013 DeaE 31