PACTPlekken en ACTiviteiten

dd 13 februari 2008

presentatie: Karel Dekker, Nora van Klingeren, Anca Hartjes

Wat is PACT?

Het (reken)model PACT geeft inzicht in:

aantallen en soorten werkplekken voor een (activiteitgerelateerde) werkomgeving op basis van activiteitenpatronen in een organisatie

Consequenties aan van keuzes in huisvestingsvraagstukken (scenario’s)

te nemen fysieke en organisatorische beslissingen bij de ontwikkeling van een huisvestingsconcept

Ontstaan en ontwikkeling PACT

Het (reken)model PACT is tot stand gekomen door:

Onderzoek bij de BD naar de mogelijkheid tot het ontwikkelen van landelijke functieprofielen als hulpmiddel in de vertaalslag van organisatie naar huisvesting op basis van de activiteiten in de organisatie.

Onderzoek bij de gemeente Rotterdam naar de uitgangspunten voor de huisvesting van een geïntegreerd BVG waarin de verschillende klant- en werkprocessen op een goede wijze worden ondersteund

Wanneer zet je PACT in?

Nu: Keuzes in huisvestingsconcept inzichtelijk

maken Berekening benodigd aantal en soort

werkplekken, evt vertaald in m2 Formuleren van een pve voor architect

Toekomst: Keuze voor gebouw Inzicht in kosten (koppeling aan PARAP) Aanbestedingsinfo in complexe (bijv

PPS)projecten

Doelgroepen PACT

Betrokkenen bij huisvestingsvraagstukken: Projectteam Beslissend management Facilitair management

Wat vraagt PACT

Inzicht in de (toekomstige) werkprocessen en onderlinge relaties

Inzicht in (toekomstig) huisvestingsbeleid

Doelstellingen voor (nieuw) huisvestingsconcept

Berekening plekken aan de hand van activiteiten

KLANT MEDEWERKER

activiteiten activiteiten

activiteitenprofiel klant activiteitenprofiel medewerker

verdeling functies over profielen

aantal klanten per uur aantal fte/medewerkers

geschikt plekken voor activiteiten geschikt plekken voor activiteiten

mate van gezamenlijk gebruik werkplekken (bezettingsgraad)

aantal te realiseren plekken = aantal te realiseren plekken =activiteiten *klanten * geschiktheid activiteiten *mdw * geschiktheid

AANTAL PLEKKEN

In te voeren gegevens PACT

Vaste gegevens (wel te bepalen per casus)

Klantprofielen verdeling klanten over profielen

Medewerkerprofielen verdeling medewerkers over profielen

Te hanteren werkplekken en aantal m2 per werkplek

Koppeling werkplekken- activiteiten

Variabele gegevens

Aantal klanten Aantal medewerkers en fte, evt. groei, ratio

fte/medewerkers Toedeling/ Flexibiliteit gebruik werkplekken Beschikbaarheid vergaderzalen Bij SozaWe: verdeling werkplekken over

verschillende zones

In te voeren gegevens PACT

Vooraf : De klantactiviteiten

Voorbeeld SoZaWe gemeente Rotterdam

Gesprekken > 10 minuten Gesprekken < 10 minuten Zelfstandig zoeken Groepsbijeenkomsten Bekijken infostands (actief wachten) Telefoneren Printen en kopiëren

klantprofiel

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

printen en kopieren 1

telefoneren 1

bekijken infostands 5

groepsbijeenkomst 25

zelfstandig werken 23

gesprek< 10 minuten 5

gesprek > 10 minuten 40

klantprofiel

Procentuele verdeling activiteiten per uur

Klantprofiel

Activiteiten buiten kantoor thuis andere locatie van de organisatie bij klanten

Gesprekken met klanten/ derden /externen met klanten (bij SoZaWe een verdere onderverdeling: gesprekken en groepsbijeenkomsten) met werkgevers

Intern overleggen (met onderverdeling in aantal deelnemers)

Bureauwerk Telefoneren Document verzorgen en archiveren

De medewerker - activiteiten

activiteitenprofielen voor medewerkers

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

bureauwerk 40 15 35 55 25

document verzorgen en archiveren 5 5 5 10 5

telefoneren 20 15 15 20 10

intern overleggen 5 5 5 10 40

gesprekken met werkgevers 15 0 0 0 5

gesprekken met klanten 0 50 30 5 5

groepsbijeenkomsten met klanten 5 10 5 0 0

buiten kantoor 10 0 5 0 10

veel klantcontact-

werkgever

veel klantcontact- werkzoekend

gemiddeld klantcontact

administratief intern overleg

Medewerker

profielen

in- en uitgang publiek

VRI J TOEGANKELI J K NIET TOEGANKELI J K VOOR DE KLANT

alleen

geautoriseerde

medewerkers

KLANT WORDT OPGEHAALD

in- uitgang medewerkers

beveiligde spreekkamer

beveiligde spreekkamer

Zonering: zone 1, zone 2, zone 3

Mate van gebruik vd werkplekToedeling van werkplekken per profiel in plaats van het werken met een flexfactor of bezettingsgraad getal (dus niet 0, x wp per fte)

vee

l kla

ntc

on

tact

w

erk

zoe

ken

d

vee

l kla

nt

con

tact

w

erk

ge

ver

ge

mid

de

ld

kl

an

tco

nta

ct

we

inig

kla

ntc

on

tact

inte

rn o

verle

g

ge

en

pro

fiel

nie

uw

pro

fiel

legt volledig beslag op vaste wp

1 1 1 1

1 1 1

ziekte + verlof 20%

in principe vaste werkplek na aftrek van zowel verlof + ziekte als

geheel activiteitgerelateerde werkplekgeheel activiteitgerichte werkplek met aftrek afwezigheid/ziekte en verlof

in principe vaste wp na met aftrek activiteiten buiten kantoor

verlof 15 %

ziekte 5 % 1. vaste werkplek2. in principe vaste werkplek

3. in principe vaste werkplek

4. activiteitgericht 5. activiteitgericht

PROFIEL :VEEL CONTACT in berekening vertaald als:WERKGEVER

bureauwerk bureauwerkafwezig 10% wordt opgehoogd 50%

tot 100%bureauwerk bureauwerk

bureauwerk 40% 100% 90%

opgehoogd met afwezig

bureauwerk 32%

100%- 10% afwezig bureauwerk 40 + 10% (afwezig)40 %- naar rato 20%

82% ziekte en verlof

telefoneren 100% - 10% afwezig telefoneren telefonerendocument verzorgen - naar rato 20% document verzorgen document verzorgen intern overleg ziekte en verlof (8%) intern overleg intern overleg gesprek werkgevers gesprek werkgevers gesprek werkgevers

groepsbijeenkomst klanten

groepsbijeenkomst klanten

groepsbijeenkomst klanten

telefoneren telefoneren telefoneren

document verzorgen document verzorgen document verzorgen intern overleg intern overleg intern overleg

gesprek werkgevers gesprek werkgevers gesprek werkgevers

groepsbijeenkomst klanten

groepsbijeenkomst klanten

groepsbijeenkomst klanten

Mate van beslaglegging op

werkplekken

Wat kan PACT op dit moment?

1. Kwantitatieve uitgangspunten bepalen

Ondersteunen van beslissingen door inzichtelijk maken

van gevolgen van keuzes:

2. Vergelijking van ruimtebehoefte bij verschillende scenario’s van de organisatie (groei, krimp, samenstelling)

3. Inzicht in belang van effect van verschillende factoren- mate van flexibel werkplekgebruik- marges voor groei berekenen

Uitkomsten

Resultaten bij gekozen invoer

Zone 1 alg

publ

ieks

ruim

te

open

m

ultif

unct

ione

le

ruim

teac

tieve

w

acht

plek

wer

kple

k kl

ant

stilt

ewer

kple

k (k

lant

)

tele

foon

plek

kla

nt

grot

e ov

erle

gple

k w

orks

hopr

uim

te

serv

ice

desk

ple

k

halfo

pen

wer

k/sp

reek

plek

de

rden

Tot

aal z

one

1

totaal benodigde aantal ruimten/plekken1 1 12 13 2 1 1 3 4 38

totaal benodigd oppervlak 34 41 72 39 12 2 48 18 48 314

Zone 2 halfo

pen

wer

k/sp

reek

plek

open

ove

rlegp

lek

klei

ne

over

legp

lek

beve

iligd

e sp

reek

kam

er

mid

delg

roet

e ov

erle

gple

k

grot

e ov

erle

gple

k w

orks

hopr

uim

te

open

wer

kple

k

half

open

w

erkp

lek

stilt

eple

k

pant

ry/

prin

ten

arch

iefr

uim

te

Tot

aal z

one

2

totaal benodigde aantal plekken 32 1,143 6,857 1 1,143 1 32 35 18 4 4 136,143

totaal benodigd oppervlak 384 9 69 10 27 48 256 280 144 36 80 1343

Zone 3 open

wer

kple

k

halo

pen

wer

kple

k

stilt

e pl

ek

open

ove

rlegp

lek

klei

ne

over

legp

lek

mid

delg

rote

ov

erle

gple

k

pant

ry/

prin

ten

arch

iefr

uim

te

Tot

aal z

one

3

totaal benodigde aantal plekken 32 35 18 1 2 1 4 4 97

totaal benodigd oppervlak 256 280 144 8 20 24 36 80 848

Totaal alle zones aantal ruimten/plekken 271 stbenodigde oppervlakte 2505 m2

Doorrekenen scenario’s Voorbeeld BVG Rotterdam

Variabelen :

Aantal klanten (gemiddelde per uur of piek; groei/ krimp)

• Aantal fte (groei/ krimp)

• Verdeling van de fte (Kanteling van de organisatie meer klant gericht)

aantal m2 FNO

1600

1700

1800

1900

2000

2100

aantal m2 FNO 1986 1734 1798

huidige situatiegekantelde

dienstverleninggroei

Inzoomen op onderdelen:

waar zitten de verschillen tussen de scenario’s, behalve bij de aantallen

Keuze:

Huidige situatie, maar

Een 50: 50 verdeling van

werkplekken over

zone 2 en zone 3

0

200

400

600

800

1000

1200

zone 2 zone 3

1a huidige organisatie,deels act.gericht

2a streefbeeld, deelsact.gericht

5a groei, gedeeltelijkact.gericht

Voorbeelden van beslissingen: uitgaan van gemiddeld of piek klantbezoek per uur?

Keuze:Door inzet van

organisatorischemaatregelen kan uitgegaanworden van gemiddeld

bezoek :

- klantafspraken ook op woensdagmiddag en vrijdag

- promoten van stille tijden onder de klanten

benodigde m2 fno t.b.v. klanten

212

322

445

276

464

674

0 200 400 600 800

62klantenper uur

112klantenper uur

151klantenper uur

1a

1b

1c

zone 2 zone 1

Welke groei van de organisatie is mogelijk als je van gedeeltelijk flexibele inzet naar volledige flexibele inzet gaat?

aantal m2 FNO in zone 2 en 3

1000

1100

1200

1300

1400

1500

1600

1700

1800

1900

gekanteld 193 mdw, deels act. gekanteld 261 mdw, voll. Act

Conclusie:

met het meer flexibel gebruiken

van de werkplekken kan de groei van de organisatie worden opgevangen.

Demonstratie PACT

Hoe werkt PACT als alle gegevens zijn ingevoerd?

En nu verder met PACT…

Samenvoeging kennis uit onderzoeken BD en Rotterdam: model en beschrijving

Huidige PACT bekend maken: infobijeenkomst partners Artikel Workshops

Verdere ontwikkeling Koppeling aan PARAP Toepassen in meerdere onderzoekstrajecten Nieuwe variabelen

(bijv klantstromen als medewerker - patiënt - bezoeker)

Model meer valide maken -> meer generaliseren?