PON driedaagse training 17 september 2018...17 september 09.00 uur Inleiding 09.30 uur Module 1:...
Transcript of PON driedaagse training 17 september 2018...17 september 09.00 uur Inleiding 09.30 uur Module 1:...
Blok 7
Transitie en Transformatie
PON driedaagse training
17 september 2018
17 september
09.00 uur Inleiding
09.30 uur Module 1: Outsourcing strategie en besluitvorming
11.00 uur Koffiepauze
11.30 uur Module 2: Leverancierselectie
13.00 uur Lunchpauze
14.00 uur Module 4: Contracteren enzo
15.30 uur Koffiepauze
16.00 uur Module 7: Transitie en transformatie
17.30 uur Einde van dag 1
Agenda
1. Doelstellingen
2. Definitie Transitie/Transformatie
3. Wat gaat er mis?
4. Organisatie Transitie/Transformatie
5. “Zachte” factoren
6. Conclusies
7. Vragen
Doelstellingen
• Inzicht krijgen in de diverse facetten van de harde en zachte
verandering die een Uitbesteder bij een nieuw contract (ne generatie)
ondergaat
• Inzicht krijgen in de wijze van organiseren
• Inzicht krijgen in cultuur- en gedragsaspecten
• Inzicht krijgen in kritische succesfactoren en valkuilen
Agenda
1. Doelstellingen
2. Definitie Transitie/Transformatie
3. Wat gaat er mis?
4. Organisatie Transitie/Transformatie
5. “Zachte” factoren
6. Conclusies
7. Vragen
Definitie Transitie & Transformatie
◼ Transitie is het gehele proces dat uiteindelijk leidt tot overnemen van operationele verantwoordelijkheid voor de IT-omgeving van de klant
◼ Transitie is de overdracht van verantwoordelijkheidvoor de “Current Mode of Operation” (CMO) van eenklant naar de leverancier
◼ Transitie is vaak verbonden met het overnemen van de “as-is”-omgeving en eventuele contractueleverplichtingen in de eerste maanden na“commencement date”
◼ Transformatie verandert de IT-omgeving van de huidige“As Is”-staat naar een toekomstige “To Be”-staat, ookwel Future Mode of Operation (FMO) genoemd, door onder andere:
◼ Uitvoering van projecten die leiden tot verbeteringen in de dienstverlening, kostenverlagingen, en/of kwaliteits-, productiviteits-, en technologieverbeteringen.
◼ Belangrijk: Het doel van de transformatie is het halen van de business case van zowel klant alsleverancier!
Source: Information Services Group
Definitie Transitie
Enkele Transitie Archetypes en uitdagingen?
Transfer
Type 1 = Pure Transfer
Transitie in zijn pure en eenvoudige vorm. De overdracht
vindt “as is” plaats en heeft betrekking op medewerkers,
assets, contracten van derden, procedures en technologie
Transfer
Type 2 = Eerst Transfer, dan Transformatie
Transfer & Transformatie
Type 3 = Transfer en Transformatie gelijktijdig
Meest voorkomende Transitie, waar de juridische
verantwoordelijkheid over de dienstverlening is
overgedragen aan een nieuwe leverancier. De nieuwe
dienstverlener organiseert de Transformatie.
Transitie met een grote sprong voorwaarts in geplande
technologie en werkwijze. Veelal bekend als “Greenfield” en
typisch voor bijvoorbeeld Cloud services.
Transformatie
Typische mijlpalen
• Transitie-mijlpalen
– Overgang van personeel
– Overdracht contracten met derden
– Overdracht van projecten in uitvoering
– Opzetten van regie-organisatie
– Overdracht van operationele verantwoordelijkheid
– ……
• Transformatie-mijlpalen
– Verbeteren van dienstverlening (bijv. server & rekencentrum consolidatie,
offshoring, monitoring-software, etc.)
– Implementatie van specifieke mijlpalen (bijv. nieuw security-concept,
disaster recovery oplossing)
– Contractueel afgesproken verbetering van service levels (bijv. oplossend
vermogen service desk)
– ……….
De scope kan varieren
afhankelijk van de
definities en afspraken in
het contract.
Agenda
1. Doelstellingen
2. Definitie Transitie/Transformatie
3. Wat gaat er mis?
4. Organisatie Transitie/Transformatie
5. “Zachte” factoren
6. Conclusies
7. Vragen
Wat doen we (nog steeds) verkeerd?
Probleem Oplossing
Basis projecthygiene (governance, etc.) 80/20 regel: Zachte heelmeesters…..
Te laat begonnen Integraal onderdeel van RFP
Nieuwe personen bij T&T-start Betrek cruciale personen tijdens RFP
Onvolledig plan, missende mijlpalen Voldoende detail/beoordeling in RFP
Gebrek aan ervaring leverancier/klant “Sollicitatiegesprek”, referentiecheck
Onderschatting door onrealistisch plan Due diligence en beoordeling in RFP
Betrokkenheid business Aftekenen op business case
Klant zelf te laat Goed team, governance
Geen eenduidig project-einde Duidelijke overdracht / acceptatiecriteria
Gebrek aan verandermanagement Voldoende aandacht voor verandering
Consequenties als het misgaat
• Een mislukte transitie veroorzaakt:
– Dip in kwaliteit van dienstverlening
– Onvoldoende controle als gevolg van
niet afdoende werkende processen
– Basis gelegd voor niet halen business
case
– Vertraging van transformatie
• Een mislukte transformatie leidt tot:
– Niet halen van Business case en dus
besparingen
– Leverancier verlaagt kwaliteit om
financiele consequenties te
minimaliseren en marge te behouden.
– Geen kwaliteitsverbetering
– Doelstellingen regelgeving of
compliance niet gehaald (bijv.: Disaster
Recovery)
Agenda
1. Doelstellingen
2. Definitie Transitie/Transformatie
3. Wat gaat er mis?
4. Organisatie Transitie/Transformatie
5. “Zachte” factoren
6. Conclusies
7. Vragen
Organisatie en aandachtspunten
Wat zijn de harde elementen?
• Voorbeeld projectorganisatie
Agenda
1. Doelstellingen
2. Definitie Transitie/Transformatie
3. Wat gaat er mis?
4. Organisatie Transitie/Transformatie
5. “Zachte” factoren
6. Conclusies
7. Vragen
Organisatie en aandachtspunten
Wat zijn de zachte factoren?
“Zachte” factoren transitie
7S-Model van McKinsey
25-9-2018 Dit is de voettekst - aan te passen via voettekst 17
Als alleen de harde kant van de organisatie veranderd wordt,
zal de zachte kant de oude organisatie in stand houden. En andersom
“Zachte” factoren transitie
Essentiële Aspecten opgelegde verandering
• Veranderingen vanwege een uitbesteding worden
doorgaans als bedreigend ervaren
• Elke organisatieverandering vergt verandering in gedrag
• Gedragsverandering is ‘wicked stuff’
• CM = Managing Emotions, Expectations and Perceptions
• Soms is ‘tegen-intuïtief’ handelen noodzakelijk
“Zachte” factoren transitie
Invloed succes bij organisatieverandering
Transition management
Phasing
Quality and assurance
Hand-overStrategy and Structure
Governance
Utilization of capabilities
People and Culture
Management style and perception
HR policy and communication
Customer focus
Scorecards
Processes and Procedures
One way of working
Process focused governance
Metrics
Technique and Infrastructure
Power supply and basic infrastructure
Geographical split
Service strategy
31 %
35 %
19 %
15 %
Management and organization
Source: MO management interviews, January 2006
“Zachte” factoren transitie
De fasen in omgaan met negatieve verandering
“Zachte” elementen transitie
Terugkoppeling en zorgen van medewerkers
7,3
6,3
7,7
7,6
3,7
5
6,8
7,3
7,1
6,7
7,8
7,8
7,8
7,9
5,6
6,8
7
7,3
8
6,5
6,7
6
5,6
5,6
5,5
4,9
6,4
5,7
6,4
4,9
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
FREQUENTIE VAN VOORLICHTING, MEETINGS EN PERSOONLIJKE …
INHOUD VOORLICHTING INZAKE AANPAK EN PLANNING
VOORLICHTING INZAKE DE ARBEIDSVOORWAARDELIJKE GEVOLGEN
SCHRIFTELIJKE INFORMATIE OVER DE ARBEIDSVOORWAARDEN
INFORMATIE OVER JE TOEKOMSTIGE FUNCTIE INHOUD EN WERK
INFORMATIE HOE DIENSTVERLENING NA OVERGANG …
DE DUIDELIJKHEID INFORMATIE OVER (NIEUWE) LEIDINGGEVENDE
KENNISMAKING INTERVIEWS DIE VOOR DE OVERGANG …
DE TOEGANKELIJKHEID VOOR VRAGEN
DE MATE VAN INDIVIDUELE AANDACHT
Evaluatie Medewerkers Insourcing
Klant 3 Klant 2 Klant 1
1. Heb ik straks nog wel een baan?
2. Wat gebeurt er met mijn functie en mijn werk? Wat ga ik straks doen?
3. Wat gebeurt er met mijn arbeidsvoorwaarden/pensioen.
“Zachte” factoren transitie
CM = Managing Expectations
Buying-in is een individuele, bewuste keuze:
▪ ‘What’s in it for me ?’
▪ Welk risico loop ik ?
▪ Welk perspectief is er ?
▪ Is er ruimte voor bewegen ?
▪ Geleerde cultuur: beloning of bestraffing ?
▪ Sporen de agenda’s ? (‘Ja’ zeggen, ‘nee’ doen)
▪ ….
“Zachte” factoren transitie
Cultuurverschillen….
“Zachte” factoren transitie
Veranderstijlen: twee uitersten
Opgelegd
– Top-down
– Roll-out
– Gemakkelijk
– Snel
– Korte termijn
– Weerstand
– Tijdelijk
– Verlies-minimalisatie
– …
Participatief
– Inbreng bottom-up
– Zoekend
– Complex
– Duurt langer
– Lange termijn
– Commitment
– Duurzaam
– Win-maximalisatie
– …
“Zachte” factoren transitie
Standaard posities bij organisatieverandering
klem
Top-management
Middle
management
Werkvloer/
medewerkers weerstand
isolement
PROBLEM ASSESSMENT IN RELATION TO CHANGE (after P.Camp (1996)
Policy Internal
Organization
Staff /
Personnel
Technical viewpoint
Power and Influence
Cultural viewpoint
Structure,
Tasks,
Authorities,
etc.
People,
Competences,
HR systems,
etc.
Stakeholders
Internal
Organiz.
Climate
Co-operation,
Competition,
etc.
Organizational
Matrix
2 3
4 6
7 8
Vision,
Strategy
Goals,
etc.
1
Attitude,
Commitment,
Ownership,
etc.
9
Decision
Taking (informal
structure)
5Authority,
Autonomy,
Responsibility
etc.
“Zachte” factoren transitie
Wat zijn de harde en zachte elementen?
PROBLEM ASSESSMENT IN RELATION TO CHANGE (after P.Camp (1996)
Policy Internal
Organization
Staff /
Personnel
Technical viewpoint
Power and Influence
Cultural viewpoint
Structure,
Tasks,
Authorities,
etc.
People,
Competences,
HR systems,
etc.
Stakeholders
Internal
Organiz.
Climate
Co-operation,
Competition,
etc.
Organizational
Matrix
2 3
4 6
7 8
Vision,
Strategy
Goals,
etc.
1
Attitude,
Commitment,
Ownership,
etc.
9
Decision
Taking (informal
structure)
5Authority,
Autonomy,
Responsibility
etc.
“Zachte” factoren transitie
Wat zijn de harde en zachte elementen?
SLOW
Factors
FAST
Factors
Afhankelijk van je positie neem je zaken anders waar
“Zachte” factoren transitie
Wat zijn de zachte elementen?
“Zachte” factoren transitie
`Goed advies is nog geen garantie voor succes
▶ Elke uitbesteding is uniek
– Wederzijdse eisen, verwachtingen en cultuur bepalen het unieke karakter
– Communicatie moet hierop specifiek afgestemd zijn
– De organisatiecultuur bepaalt hoe de communicatie wordt ontvangen
▶ Intenties zijn net zo belangrijk als het formele plan
– Mensen “lezen” de intentiestussen de regels door
❑ Borg dat een “dedicated” HR Transitiemanager beschikbaar is
❑ Verifieer commerciële verhaal met de realiteit van de medewerkers
❑ Maak overzicht en planning van alle gemaakte afspraken en beloften
❑ Verzamel alle nodige HR informatie ruim op tijd voor de overgang
❑ Verzeker dat gemaakte afspraken/beloften ook uitvoerbaar zijn
❑ Betrek en “verzeker” betrokkenheid ontvangend Management
❑ Neem managers in scope mee in nieuwe organisatie en “Way of Working”
❑ Informeer medewerkers persoonlijk omtrent zijn eigen situatie / gevolgen
❑ Besteed aandacht aan ontvangst, bijv. samen met ontvangende afdeling
❑ Plan regelmatig teamvergadering eerste weken / bespreek knelpunten
❑ Regel een buddy voor dagelijkse werk en cultuurverschillen
❑ Evalueer de tevredenheid van de nieuwe werknemers na 3 tot 6 maanden.
Geef feedback over de resultaten en neem zichtbare actie !
Controle over de “zachte” factoren
11 Geboden voor een HR Transitie
Agenda
1. Doelstellingen
2. Definitie Transitie/Transformatie
3. Wat gaat er mis?
4. Organisatie Transitie/Transformatie
5. “Zachte” factoren
6. Conclusies
7. Vragen
Zorg voor …
❑ Tijdige (=RFP) borging van de visie, strategie en aanpak
❑ Duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden
❑ Vertrouwen in de leverancier…oplossen van eigen problemen
❑ Transparante samenwerking met partijen
❑ Aandacht op zichtbare en meetbare resultaten
❑ Continue borging van de stakeholder belangen
Conclusie
De harde elementen
Zorg voor …
❑ Aansprekende lange termijn visie, duidelijke doelstellingen
❑ Aandacht aan de ‘trage variabelen’ (ook in due diligence)
❑ Ownership op alle niveaus (betrek mensen zoveel mogelijk)
❑ Adequate sturing op resultaten, mindset en gedrag
❑ Heldere, consistente communicatie, en voorbeeldgedrag
❑ Passende Leiderschapsstijl
❑ Een Cultuur van Vertrouwen, Perspectief, Leren, en Samenwerken
Conclusie
De zachte elementen
Agenda
1. Doelstellingen
2. Definitie Transitie/Transformatie
3. Wat gaat er mis?
4. Organisatie Transitie/Transformatie
5. “Zachte” factoren
6. Conclusies
7. Vragen