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Contenido:Project EIS Manager .......................................................................................................................................... 4

Solución Integral ............................................................................................................................................ 4 Proceso ........................................................................................................................................................... 5 Seguridad y Control de Acceso a la Información........................................................................................... 6

Funciones Comunes ........................................................................................................................................... 7

Consultas y Reportes...................................................................................................................................... 8 Configurar .................................................................................................................................................... 10 Agrupar por .................................................................................................................................................. 11 Ordenar por .................................................................................................................................................. 11 Página Completa .......................................................................................................................................... 12 Filtrar............................................................................................................................................................ 14 Alarmas ........................................................................................................................................................ 17 Exportar........................................................................................................................................................ 18 Detectar ........................................................................................................................................................ 18 Formularios .................................................................................................................................................. 19 Acerca De..................................................................................................................................................... 20 Cambio de Contraseña ................................................................................................................................. 20 Consulta de Base de Conocimientos ............................................................................................................ 21

Información de los Proyectos........................................................................................................................... 24 Resumen....................................................................................................................................................... 24

Asuntos......................................................................................................................................................... 24 Problemas..................................................................................................................................................... 25 Lecciones Aprendidas .................................................................................................................................. 25 Documentos.................................................................................................................................................. 26 Riesgos ......................................................................................................................................................... 26 WBS y Actividades Asociadas..................................................................................................................... 28 Tareas del proyecto ...................................................................................................................................... 29 Hitos ............................................................................................................................................................. 29 Informe de Avance ....................................................................................................................................... 30 Gráficos........................................................................................................................................................ 30

Consulta de Disponibilidad de Recursos.......................................................................................................... 31 Aprobación de Informes de Tiempo................................................................................................................. 32 Ajustes a Informes de Tiempo.......................................................................................................................... 35 Ingreso Manual de Consumos (Actuals Externos) ........................................................................................... 36 Definiciones ..................................................................................................................................................... 37

% Incurrido................................................................................................................................................... 37 % Variación.................................................................................................................................................. 37 Alarmas ........................................................................................................................................................ 37 Asuntos......................................................................................................................................................... 37 Atraso ........................................................................................................................................................... 37 Disponibilidad de recursos ........................................................................................................................... 37 Estimado para Terminar (ETC).................................................................................................................... 37 Previsto (Línea Base) ................................................................................................................................... 38 Registro de Cambios en el proyecto ............................................................................................................. 38 Recursos Sobre asignados ............................................................................................................................ 38

Trabajo Real ................................................................................................................................................. 38 Trabajo Restante........................................................................................................................................... 38 Valor Ganado (Earned Value Analysis) ........................................................................................................... 39

Datos Básicos............................................................................................................................................... 39 Índices de Completado................................................................................................................................. 39 Indices de Performance ................................................................................................................................ 40 Varianzas...................................................................................................................................................... 40 Pronosticando el costo final de sus proyectos .............................................................................................. 41 Índices utilizados para estimar el costo final de un proyecto ....................................................................... 41

________________________________________________________________________________________________________________________ Project EIS 7.6.03 2 de 41Manager

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Copyright © 2006 Gerencia & Tecnología. Todos los derechos reservados. Project EIS es una marca registrada de Gerencia & Tecnología SAC.La información incluida en este documento puede cambiar sin previo aviso.El software descrito en este documento es proporcionado bajo una licencia de uso.El software podrá ser usado o copiadosolo de acuerdo a los términos de tal licencia de uso.

Todos los demás productos y marcas registradas son propiedad de sus respectivos propietarios.


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Project EIS Manager

Solución Integral

Project EIS Manager es el módulo que permite acceder a la información de sus proyectos y recursos demanera simple y con importantes capacidades de análisis.

Project EIS tiene funciones que estarán disponibles según los atributos definidos para cada usuario.

1. Administrador Personalización del sistema,Matrícula de proyectos, recursos y usuarios.Definición de permisos de acceso y privilegios para cada usuario.

2. Consultas y Reportes.3. Revisión y Aprobación de informes de avance.

Toda la información del sistema es almacenada en una base de datos, facilitando el desarrollo de programasad hoc para integrar la información de la base de datos de Project EIS con las de los demás sistemas de laempresa.


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Proceso

Entrada

Matricular Matricular Matricular Administrador Jefe Proyecto Recursos

Proyectos Recursos Usuarios

Ciclo Semanal de ControlApoyo

1

AsignarRecursos al Crear PeriodoProyecto

6 Cerrar Tareas 2 Completadas Generar

Re Planificar Planes(Populate)

DefnirPermisos de

Acceso 5 3Cierre Informar

Semanal Actividad(Post)

4Planificar Revisar yProyecto Aprobar

Ciclo Semanal Informes

Salida Cerrar proyectos completados

Project EIS permite implementar un Ciclo Semanal de Control.Este es un proceso formal de Planificación / Autorización de Trabajo / Ejecución / Informe de Avance / RePlanificación que facilita el control del estado de los proyectos, a la vez que permite mantener los proyectosactualizados consistentemente a una misma fecha.

Requisitos para planificar un proyecto:Que Quien DondeMatricular el proyecto Administrador Project EIS Manager (Administrador)Matricular los recursos y roles Administrador Project EIS Manager (Administrador)Asignar recursos al proyecto Administrador Project EIS Manager (Administrador)

Jefe Proyecto MS ProjectAsignar permiso de acceso a proyecto Administrador Project EIS Manager (Administrador)


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Seguridad y Control de Acceso a la Información

Para iniciar una sesión en Project EIS Manager el usuario debe identificarse (Log In de usuario).El sistema verifica la identificación y contraseña del usuario y administra el acceso a las distintas opciones delsistema de acuerdo a los permisos otorgados.


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Funciones Comunes

Elementos comunes en las consultas del sistema:• Opciones de consulta (en el ejemplo, se ha seleccionado la opción Consulta de Proyectos),• Configurar (la consulta)• Filtrar (incluir solo aquellos que cumplan las condiciones que se señalen),• Exportar (copiar datos a MS Excel)• Detectar (selección de condiciones para “Detección y Alerta” para el usuario)• Formularios (para copiar al PC los formularios estándar)


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Consultas y Reportes

1. Propiedades de un proyecto:2.1. Acta del Proyecto (Project Charter)2.2. Resumen (incluye todas las variables del proyecto, Noticias y Hechos Relevantes)

2.3. WBS (descomposición de entregables del proyecto)2.4. Organigrama del Proyecto2.5. Recursos,2.6. Tareas,2.7. Hitos,2.8. Asuntos2.9. Cambios,2.10. Lecciones Aprendidas2.11. Riesgos2.12. Problemas,2.13. Informe de Avance de Proyecto ,2.14. Trabajo Real,2.15. Trabajo Restante,2.16. Disponibilidad de los recursos,2.17. Documentos generados durante el proyecto

2. Información de Proyectos, agrupada y ordenada por múltiples variables, entre las cuales podemosmencionar:2.1. Atraso Color2.2. Cambios Aviso2.3. Impacto Proyecto2.4. Actualizar PEIS con proyecto2.5. Objetivo Inductor2.6. Exigir Línea Base2.7. Asuntos Alarma2.8. Cambios Alarma2.9. Final del formulario2.10. Atraso Si/No2.11. Problemas

2.12. Requiere Re Planificación2.13. Hitos Aviso2.14. Hitos Alarma2.15. Asuntos Aviso2.16. Permitir Actualizar desde MSP2.17. Aceptar Informes de Tiempo2.18. Proyecto Histórico2.19. Permitir Actualizar Línea Base2.20. Incluir en MS Project2.21. Nombre de Proyecto2.22. Responsable Proyecto2.23. Líder Proyecto2.24. Prioridad Proyecto2.25. Región Proyecto2.26. Tipo Proyecto2.27. Programa Proyecto2.28. Organización Proyecto

2.29. Final del formulario2.30. Instancia de Proyecto2.31. Proveedor2.32. Sobre As Horas2.33. Inf. Avance

3. Asuntos,4. Cambios efectuados a los proyectos,5. Hitos de los proyectos,6. Recursos,7. Trabajo Real,


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8. Trabajo Restante,9. Disponibilidad de los recursos,10. Editar informe de tiempo (Requiere que usuario cuente con permiso)11. Aprobar informe de tiempo (Requiere que usuario cuente con permiso)12. Ajustar informe de tiempo (Requiere que usuario cuente con permiso)13. Informe de Gastos para Proveedores y Materiales (Requiere que usuario cuente con permiso)

Importante:• El sistema permite que cada usuario defina las variables a ser incluidas en cada consulta a partir de una lista

de variables disponibles pre definida.• Las consultas pueden ser configuradas de acuerdo a los requerimientos de cada empresa y usuario y además pueden ser utilizadas para generar reportes utilizando las facilidades de MS Internet Explorer y copiandoautomáticamente los datos a MS Excel.


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Configurar

Permite a cada usuario definir los datos a considerar en las consultas.

1. Cada usuario puede definir distintas vistas para cada consulta.2. Cada vista puede:

a) Incluir distintas variables. b) Aplicar distintos criterios para ordenar y agrupar la información.

Los usuarios tipo:a) Administrador del Sistema, pueden definir las vistas para todos los usuarios.

b) Administrador de Instancia, pueden definir las vistas para todos los usuarios de sus instancias.c) Los usuarios con permisos de lectura y/o actualización, solo pueden definir sus propias vistas.

Nota:Seleccione el Usuario Default para configurar las consultas por defecto para todos los usuarios.

Opción: Pagina CompletaMuestra los datos agrupados y al dar clic,El detalle en la misma pagina.


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Agrupar porPermite agrupar los datos en laconsulta, considerando para ellocualquier criterio de agrupación

pre definido.

Ordenar porPermite ordenar los datos en laconsulta, considerando para ellocualquier variable incluida en laconsulta.


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Página Completa

Opciones:

SI:Muestra Resumen y Detalleen la misma página.NO:Muestra Resumen, al hacerclic en una fila, muestraDetalle en siguiente página.

Ejemplo de consulta en la que seleccionó Pagina Completa.


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Ejemplo en el que NO se seleccionó Página Completa.

Resumen…

Detalle …

Para regresar, haga clic en el título del grupo (en el ejemplo: Responsable: Jaime García)

Nota:Al agrupar por Grupo de Proyectos:1. Se seleccionan los proyectos para los que el usuario tenga permisos de Project Manager o Viewer,2. Los proyectos seleccionados se muestran utilizando los grupos definidos en la instancia del usuario.3. Un mismo proyecto puede formar parte de más de un grupo.4. Al ir a detalle de un grupo, se muestran solo los proyectos para los que el usuario tiene permiso de

Project Manager o Viewer.


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Administrador deVistasPermite identificar la vista

por defecto, para cadaconsulta y usuario.

Filtrar

Permite definir las condiciones que deben cumplir losdatos paras ser incluidos en la consulta.

Permite combinar distintos tipos de datos.Por ejemplo:

1) Código:Que lo ejecute Informática, para Mercadeo.

2) Textos:Que el nombre del proyecto incluya la palabra“Datamart”

3) Valores Numéricos:Que el costo a la fecha sea al menos 20%, y

que la varianza sea al menos 15%, y que el costo previsto sea al menos $100,000.

4) Fechas:Que el fin previsto sea hasta el 31/12/2005, y quehaya iniciado el 01/01/2004, o en fecha posterior.


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Además de los filtros definidos, el sistema aplica los siguientes criterios para determinar qué información puede acceder el usuario, según su perfil:

Perfil ------------------- Opción de Consulta en Manager ------------------------------Usuario Proyectos Recursos Staffing / Actuals DisponibilidadAdm. Sistema Todo Todo Todo Todo

Adm. Instancia Proyectos de Recursos de Recursos de Recursos desu instancia su instancia su instancia su instancia

PM / PV (*1) Sus Proyectos Recursos de Recursos de Recursos desus Proyectos sus Proyectos sus Proyectos(*2) (*2)

RM Corp. No aplica Todo Todo Todo

RM Instancia No aplica Recursos de Recursos de Recursos desu Instancia su Instancia su Instancia

Notas :(*1) : Permisos de Usuario:

a) Manager o Viewer “Todo en Todas las Instancias”:Considera a usuario como PM /PV de todos los proyectos.

b) Manager o Viewer “Todo en SU Instancia”:Considera a usuario como PM /PV de todos los proyectos de su instancia.

(*2) : Incluye filtro de recursos:a) Según perfil del usuario (Solo de mi instancia),

b) Solo recursos asignados a sus proyectos (Solo Asignados a Mis Proyectos).


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Ejemplo:Un usuario de la instancia IT está a cargo de Proyecto IT1, el que cuenta con recursos de lasinstancias IT y Finanzas

Casos:1) Selecciona opción “Según perfil del usuario (Solo de mi instancia)”:

Consulta muestra información de instancia del recurso.Incluye recursos Rec IT 1 al 6.

2) Selecciona opción “Solo Asignados a Mis Proyectos”:

Consulta muestra información de recursos asignados a los proyectos del usuario.Incluye Rec IT 1 al 3 + Rec Finan 1 al 3.

(*3) Al agrupar por Grupo de Proyectos :1) Se seleccionan los proyectos para los que el usuario tenga permisos de Project Manager o Viewer,2) Los proyectos seleccionados se muestran utilizando los grupos definidos en la instancia del usuario.3) Un mismo proyecto puede formar parte de más de un grupo.4) Al ir a detalle de un grupo, se muestran solo los proyectos para los que el usuario tiene permiso de

Project Manager o Viewer.

Adicionalmente:

1. Proyectos : Deben tener el atributo “Incluir en PEIS Manager” = Sí2. Recursos : Deben ser Recursos (No Roles) y tener el atributo “Disponible” = Sí3. Disponibilidad : Deben ser Recursos (No Roles), tipo Horas y tener el atributo “Disponible” = Sí

Abreviaturas Utilizadas:Adm. Sistema : Administrador del SistemaAdm. Instancia : Administrador de InstanciaPM / PV : Jefe de Proyecto (Project Manager, PM) o Solo Consulta (Project Viewer, PV)RM Corp : Administrador de Recursos Corporativo (para toda la empresa)RM Instancia : Administrador de Recursos de una Instancia (para esa instancia)


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AlarmasLas condiciones por las que estas alarmas se activan y adoptan un color son :

Estado (Color) de la AlarmaAlarma Rojo Amarillo Verde_______________Cambios Tiene Cambio en periodo actual No tiene Cambios en periodo actual

Asuntos Tiene Asunto vencido Tiene Asunto pendiente No tiene Asuntos Pend. ni Vencidos

Hito Tiene Hitos con problemas No tiene Hitos con problemas

OC Horas Tiene Rec. Horas sobre asignado No tiene Rec. Horas sobre asignado

Proy/Semana Tiene Rec. Costo sobre asignado No tiene Rec. Costo sobre asignado

Unidad/Semana Tiene Rec. Cantidad sobre asignado No tiene Rec. Cant. sobre asignado

Abreviaturas utilizadasa) Cambio : Registro de Cambios en el proyecto.

b) Asunto : Asunto relacionado con proyectoc) Hito : Hitos de proyecto

d) OC : Sobre asignado

Asuntosa) Alarma : Indica que existen Asuntos vencidos.

b) Aviso : Indica que existen Asuntos pendientes, pero no han vencido.

Hitosa) Alarma : Indica que existen Hitos con problemas (Vencido, Reprogramado, Fuera de Secuencia)

b) Aviso : Indica que no existen Hitos con problemas, pero sí que vencen en el próximo período.

Condiciones de alarma de Hitosa) Vencido Hito expirado. b) Re Planificado Se ha modificado la fecha planeada para el hito.c) Fuera de secuencia Existen hitos completados fuera de secuencia.d) No existe Se eliminó el hito del proyecto.

Alarmas de Sobre Asignacióna) Horas:

Se activa cuando para un recurso Tipo Horas se han planificado más horas de trabajo por semana que lasque el recurso tiene disponibles.

b) Cantidad:Se activa cuando para un recurso Tipo Cantidad se han planificado más unidades por semana que lasindicadas en el dato disponibilidad estándar.Para que la alarma se active, el recurso debe tener seleccionado la opción Control de Sobre asignación.

c) Costo:Se activa cuando para un recurso Tipo Costo se han planificado más proyectos por semana que losindicados en el dato disponibilidad estándar.Para que la alarma se active, el recurso debe tener seleccionado la opción Control de Sobre asignación.


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ExportarLa opción exportar permite copiar a MS Excel todos los datos incluidos en la consulta.

Detectar

Permite definir condiciones personalizadas (para cada usuario) de detección y generación automática dealertas vía correo electrónico, relativas a los siguientes temas:• Asuntos.

• Hitos• Alarmas y atributos de Proyectos.• Alarmas y atributos de Recursos.• Variaciones en Costos.• Variaciones en Trabajo• Adelanto y retrazo del fin del proyecto.• Time Report (informe de avance de recursos).


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1. Cada usuario puedeseleccionar lascondiciones y frecuenciaen las que desea que elsistema le notifiqueautomáticamente víacorreo electrónico.

2. El sistema permiteconfigurar nuevascondiciones de deteccióny alerta, según losrequerimientos de cadaempresa.

Formularios

Permite acceder a los formularios estándar y copiarlos a la PC del usuario.


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Acerca DeInformación y opciones incluidas:o Versión del sistema,o Términos de la licencia de Uso de

Project EIS,o Fecha del ultimo cierre (Post)o Ir a Cambio de Contraseña,o Ir a Consulta de Base de

Conocimientos.

Cambio de Contraseña


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Consulta de Base de Conocimientos

Detalle de una PreguntaFrecuente


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Comentarios a una Pregunta Frecuente

Detalle de Comentarios

La opción “Recomienda” permite a los usuarios señalar los documentos que considera valiosos y querecomienda a otros usuarios.


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Estadísticas

Permite identificar los usuarios que hacen más aportes, para estimularlos a que sigan haciéndolo.Además contribuye a identificar oportunidades de mejora, por ejemplo vía capacitación en los temas másconsultados.o Temas más Leídos,o Temas más Recomendados,o Usuarios que han hecho más aportes a la base de conocimientos,o Usuarios más Leídos,o Usuarios más Recomendados


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Información de los ProyectosEl sistema permite analizar la información de proyectos uno a la vez o agrupados bajo distintos criterios,según los requerimientos de cada usuario.Al seleccionar u proyecto y la opción Propiedades podemos acceder a todas las opciones que se describen acontinuación:

ResumenPermite visualizar las principales variables del proyecto seleccionado.Además, cuenta con una sección de Noticias e Ítems pendientes.

AsuntosPermite informar y hacer seguimiento a requerimientos de recursos y apoyo de las distintas áreas de la

organización.

Al informar un Asunto, el sistema permite asignar una categoría, responsable de solucionarlo y una fechalímite para su atención.


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ProblemasPermite documentar los problemas y las acciones que se tomaron para resolverlos manteniendo ladocumentación de los proyectos, siempre disponible y actualizada.

Lecciones AprendidasPermite construir una base de datos de lecciones aprendidas, que podrá ser utilizada en futuros proyectos paraconocer y reutilizar experiencias exitosas.


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DocumentosAlmacena y organiza de manera centralizada la documentación de cada proyecto, permitiendo su acceso víaweb.

RiesgosPermite la documentación y gestión de los riesgos identificados en los proyectos:Facilita el registro y evaluación de impacto de los riesgos para su priorización.

Además facilita la evaluación, seguimiento, implantación de planes de respuesta y cierre de riesgos.• Documentación de riesgos identificados a nivel de entregables o actividades del proyecto.• Asignación de responsable para evaluar, hacer seguimiento e implementar respuesta a cada riesgo

identificado.• Registro del análisis cualitativo de cada riesgo, incluyendo la probabilidad de ocurrencia, magnitud del

impacto y prioridad del riesgo.• Facilita la identificación de los riesgos sobre los cuales se debe profundizar el análisis y planear un plan

de respuesta.• Registro del análisis cuantitativo de cada riesgo identificado.• Plan de Respuesta para cada riesgo. Facilita el planeamiento de actividades de mitigación y contingencia,

así como el seguimiento, implantación y evaluación de la eficacia de las respuestas a los riesgos.• Facilita el seguimiento, evaluación de la efectividad del plan de respuesta y cierre de riesgos.• Almacena una base de datos histórica que facilita la reutilización de experiencias exitosas en la gestión

de riesgos en la empresa.


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Propiedades de un Riesgo

Matriz de Probabilidad e Impacto de Riesgos


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WBS y Actividades AsociadasPermite registrar, descomponer jerárquicamente y presentar todos los entregables y sus actividades asociadasnecesarios para cumplir los objetivos del proyecto. Entregables son todos los productos y servicios tangiblesque se definen y sirven para cumplir el objetivo del proyecto, y se pueden desagregar o descomponer enentregables menores o actividades que los conforman en varios niveles. Permite también agregar, eliminar omodificar entregables y actividades asociadas en cualquier nivel.

Permite asignar a responsables a los entregables y actividades definidos, incluye campos para definiciones

claras y explícitas sobre el alcance de cada entregable, también para observaciones que pudieran existir.Permite identificar los entregables claves o críticos para el éxito del proyecto.


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Tareas del proyectoPermite visualizar las principales variables a nivel tarea del proyecto seleccionado.

HitosPermite definir y controlar hitos, (eventos que al darse, indican que se ha conseguido una meta importantedentro del proyecto) estándar a ser controlados automáticamente por el Project EIS, así como hitos propios

del jefe del proyecto (para su uso personal). Notifica y permite el seguimiento a hitos re planificados, vencidos y próximos a vencer.


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Informe de Avance

Permite describir de manera resumidala situación del proyecto y los eventosmás relevantes, en un periodo detiempo.

GráficosCalcula las variables e índices del Valor Ganado.Permite visualizar gráficamente la Curva del Valor Ganado del proyecto seleccionado.


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Consulta de Disponibilidad de RecursosFacilita la identificación de recursos con el perfil, habilidades, experiencia y disponibilidad requeridos porcada proyecto asegurándole de contar con el recurso más idóneo para cada proyecto.

Facilita la identificación de casos de sobre asignación de trabajo por cada recurso disponible.

Consulta de Disponibilidad:

Filtro a partir del Perfil, Habilidades y Experiencia del recurso:


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Aprobación de Informes de Tiempo

Esta función permite revisar y aprobar / rechazar los Informes de Tiempo preparados por los recursos.

Requisitos para aprobar Time Reportsa) El usuario debe tener asignado el rol de Jefe de Proyecto (Project Manager).

b) El proceso de aprobación se realiza tomando en cuenta los proyectos en los que el usuario tiene asignadoel rol de Jefe de Proyecto, es decir, que:• El usuario podrá aprobar solo los ítems que se refieran a sus proyectos,• Un mismo Informe de Tiempo puede ser aprobado por varios gerentes de proyecto (cada uno aprueba

los ítems que le correspondan).• Solo se debe aprobar/rechazar las horas directas (relacionadas con proyectos).

Un Time Report se considera aprobado cuando todas las horas directas han sido aprobadas.c) Para que un Time Report pueda ser Aprobado, debe estar en estado Completado.

d) Los ítems aprobados no puede ser modificados por el recurso.

Filtros:

1) Periodos Para seleccionar el periodo2) Recursos Para seleccionar por el nombre de los recursos3) Estado Para seleccionar según el estado del informe de avance


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Horas Informadas Versus Horas PlaneadasEl Informe de Tiempo muestra el Total Horas Informadas y Planeadas para la semana.Una diferencia entre estos valores indica una desviación en la ejecución de los trabajos durante la semana.

Horas Pendientes Versus Horas PropuestasEl informe de tiempo muestra las horas Pendientes para que el recurso complete la tarea (Planeado menosInformado) y permite al recurso Proponer una cantidad de horas distinta.

Project EIS puede usar las horas Propuestas por el recurso para actualizar automáticamente el plan.


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Cuando todos los ítems directos de un informe de tiempo han sido aprobados, entonces se consideraque el informe ha sido aprobado...


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Ajustes a Informes de Tiempo

Esta opción permite hacer correcciones a Time Reports procesados por el Cierre Semanal (posteados) ymodificar el Trabajo Real informado para los proyectos.

Requisitos para efectuar un ajustea) El usuario debe tener rol de Jefe de Proyecto.

b) El ajuste se realiza tomando en cuenta los proyectos en los que el usuario tiene el rol de Jefe de Proyecto.• El usuario puede modificar solo los ítems que se refieran a sus proyectos,• Un mismo informe de tiempo puede ser modificado por varios jefes de proyecto (cada uno puede

modificar solo los ítems que correspondan a sus proyectos).c) Para hacer efectivo el ajuste se debe procesar nuevamente el Cierre Semanal de la semana a la que

corresponda el informe de tiempo.

Opciones:1) Aplicar ajuste Permite preparar el informe para ser modificado2) Deshacer Ajuste Cancela cambios efectuados al informe3) Confirma Confirma los cambios efectuados4) Añadir Directo Inserta en el informe una tarea directa5) Añadir Indirecto Inserta en el informe una tarea indirecta

6) Añadir Detalle Inserta una línea adicional para el ítem7) Propiedades Para ver las propiedades de la tarea8) Comentarios Para ver los comentarios de la tarea9) Fase / Actividad Para ver la estructura del plan (Fase, Actividad a la que pertenece la tarea)


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Ingreso Manual de Consumos (Actuals Externos)

Permite informar los consumos por recursos tipo costo y cantidad que deben afectar a los proyectos.

Las transacciones ingresadas automáticamente son mostradas en color gris y no pueden ser modificadas.

Datos de una transacción:


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Definiciones

% IncurridoPorcentaje incurrido respecto al plan Actual.Formula: (100 * Trabajo Real) / (Trabajo Real + Trabajo Restante)

% VariaciónPorcentaje variación del Plan Actual respecto a la Línea BaseFormula: 100 { [(Trabajo Real + Trabajo Restante) / Baseline] - 1}

AlarmasSon los indicadores que permiten identificar rápidamente las condiciones que requieren especial y prontaatención por parte del usuario.

AsuntosEs el registro de Asuntos que tienen que ver con los proyectos.Por ejemplo : La necesidad de disponer de equipos para realizar pruebas en el proyecto.

Cuando un gerente de proyecto identifique un Asunto, puede informarlo, debiendo en ese momento asignaruna categoría y fecha límite para su atención.

AtrasoEs la diferencia en días calendarios, entre la Fecha de Fin de la Línea de la Base y la Fecha de Fin de laversión Actual del plan.

Disponibilidad de recursosOpción que permite conocer la cantidad de horas disponibles de cada recurso (solo recursos tipo Trabajo, noroles) una vez descontadas las asignaciones de trabajo para las próximas doce semanas luego del últimoCierre Semanal procesado (período Posteado).

Valores negativos indican sobre asignación y son mostrados en color rojo.

Filtro:Permite seleccionar los recursos a ser considerados, utilizando una combinación de criterios:a) Criterios de agrupación de recursos,

b) Roles y Calificación del recurso en cada rol),c) Trabajo Real en proyectos (seleccionar los recursos que hayan informado actividad en los proyectos

indicados).Ejemplo 1:Incluir los recursos identificados como “Analistas Funcionales” (Criterios de agrupación de recursos), contitulo de “ Ingeniero Industrial y experiencia en Diseño y uso de CAD” (roles), y que además haya participadoen el proyecto “Ampliación de Capacidad de Enfriamiento” (Trabajo Real en proyectos).

Ejemplo 2: utilizando la Calificación del recurso en rolesIncluir los recursos con “Categoría Programador” (Criterios de agrupación de recursos), con experiencia en“Java en grado 5 o superior” (roles con calificación).

Estimado para Terminar (ETC)Es el Trabajo Restante TotalLas siglas ETC significan Estimated to Complete (estimado para terminar).


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Previsto (Línea Base)El la versión original del plan.Está expresado en Horas, Costo y Fechas de Inicio y Fin del proyecto.

Registro de Cambios en el proyectoEs el registro de cambios en los planes de trabajo de sus proyectos.Tipos de Log:Automático = Generado automáticamente por el sistema al identificar variación en la Fecha de Fin o Costo

del proyecto (en horas o valor) en la versión Actual del Plan.Línea Base = Generado automáticamente por el sistema al identificar variación en la Fecha de Fin o Costo

del proyecto (en horas o valor) en la versión Prevista del Plan (Línea Base).

Las variaciones a considerar son respecto al total del proyecto : Fecha de Fin del Proyecto y Costo Total.

Recursos Sobre asignadosSon los recursos cuyo Trabajo Restante excede sus Horas Disponibles por semana.Por ejemplo, un recurso que tiene definido 40 horas disponibles por semana, pero que tiene planeado 60 horas

de trabajo para una semana.Valores negativos indican sobre asignación y se muestran en color rojo.

Trabajo RealEs el total informado hasta el último Cierre Semanal procesado (hasta el último periodo Posteado).Los valores pueden ser consultados ena) Horas (para recursos tipo Trabajo). Son las horas informadas en los informes de tiempo (Time Reports)

aprobados y procesados por el cierre Semanal (proceso Post), b) Costo (en recursos Trabajo, es la cantidad de horas valorizadas a la tarifa correspondiente; mientras que en

los recursos tipo Costo se refiere al valor de las transacciones informadas.c) En su Unidad de Medida (As IS), permite consultar el Trabajo Real en las unidades de cada recurso.

Trabajo RestanteEs el trabajo Pendiente de cada recurso y rol.Se consideran las próximas doce semanas luego del último Cierre Semanal procesado (período Posteado).


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Valor Ganado (Earned Value Analysis)

Datos BásicosBAC Línea Base del proyecto (Budget at Completion) BCWS Línea Base del proyecto acumulado hasta el último Cierre Semanal procesado (Budget Cost of

Work Scheduled)ACWP Costo Real acumulado hasta el último Cierre Semanal procesado (Actual Cost of Work

Performed)BCWP Costo de la porción completada del proyecto basada en la línea base.

También llamado Valor Ganado o Earned Value.(Budgeted Cost of Work Perfomed)

EAC Costo Real acumulado hasta el último Cierre Semanal procesado más Costo del TrabajoRestante (Estimate at Completion)

Elementos Básicos del Análisis del Valor Ganado

Índices de CompletadoPAS Porcentaje de la línea base del proyecto, que ha sido incurrido hasta el último cierre semanal procesado (Actual % Spent).Formula: 100 * (ACWP / BAC)

PPC Porcentaje de la línea base del proyecto, que ha sido completado hasta el último cierre semanal procesado (Perform % Complete).Formula: 100 * (BCWP / BAC)

PSC Porcentaje del total de la línea base del proyecto, que fue planificado hasta el último cierresemanal procesado (Schedule % Complete).Formula: 100 * (BCWS / BAC)


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Indices de PerformanceCPI Indice entre Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) y Actual Cost of Work Performed

(ACWP). (Cost Performance Index).Formula: BCWP / ACWPCPI > 1 indica Ahorro, CPI < 1 indica Exceso en el costo

CVI Indice entre la Variación de Costo respecto a Budgeted Cost of Work Performed (BCWP).

(Cost Variance Index).Formula: (BCWP – ACWP) / BCWPSPI Indice entre Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) y Budgeted Cost of Work Scheduled

(BCWS). (Schedule Performance Index).Formula: BCWP / BCWSSPI < 1 indica que el proyecto se ha desviado del plan.

SVI Proporción en que el proyecto está desviado respecto al plan. (Schedule Variance Index).Formula: (BCWP – BCWS) / BCWSSVI < 1 indica atraso, SVI > 1 indica adelanto respecto al plan.

VarianzasAV Diferencia entre Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) y Actual Cost of Work Performed

(ACWP). (Accounting Variance).

Formula: BCWS - ACWPAV < 1 indica que los costos excedieron al presupuesto de la línea base,AV > 1 indica que la tarea (o proyecto) esta por debajo de la línea base.

CV Diferencia entre Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) y Actual Cost of Work Performed(ACWP). (Cost Variance).CV < 1 indica que los costos excedieron al presupuesto de la linea base,CV > 1 indica ahorro en costo.Formula: BCWP - ACWP

SV Diferencia entre Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) y Budgeted Cost of WorkScheduled (BCWS). (Schedule Variance).Formula: BCWP - BCWSSV < 1 indica que el trabajo esta atrasado,SV > 1 indica que el trabajo está adelantado.

VAC Diferencia entre Estimate at Completion (EAC) y Budget at Completion (BAC). (Variance atCompletion).Formula: EAC - BACVAC < 1 sugiere exceso en costo,Un valor positivo indica que el proyecto esta realizándose según el plan.EAC es la suma de los costos incurridos más el estimado para terminar.Este valor sugiere el último pronostico de costo.


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Pronosticando el costo final de sus proyectosCon el uso de las variables del Valor Ganado (Earned Value Analysis), usted puede obtener un estimado delcosto final de los proyectos.

Índices utilizados para estimar el costo final de un proyectoa) CPI Cost Performance Index

Expresa la relación entre el trabajo completado y el costo que significó completar ese trabajo.Formula: BCWP / ACWPCPI < 1 indica exceso en el costo, mientras que CPI > 1 indica ahorro.

b) SPI Schedule Performance IndexExpresa la relación entre el trabajo completado y el plan Baseline hasta el último periodo posteado.Formula: BCWP / BCWSSPI < 1 indica retraso respecto al plan.

Procesoa) Escenario Optimista

Formula: BAC / CPI acumulado

b) Escenario ConservadorPara este caso se combinan los índices acumulados de CPI y SPIFormula: BAC / (CPI * SPI) acumulados

Comentariosa) Estas estimaciones son posibles, solo cuando el proyecto tiene un mínimo de 15% completado.

b) El exceso al final del proyecto no será menor que el exceso a la fecha.c) El porcentaje de exceso al final del proyecto tenderá a ser mayor que el porcentaje a la fecha.d) El CPI acumulado del proyecto tenderá a mantenerse estable una vez que el proyecto alcance el 20%

completado.e) La calidad de los pronósticos y otros análisis relacionados al Earned Value dependerá mucho de la

calidad de la Línea Base de sus proyectos.

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