22-04-23

Overdracht aan het e-depotHoe gaat dat in zijn werk?

Het overdrachtsprotocol

Jeroen van Oss

E-depot: centraal digitaal archief voor de gemeente Rotterdam en aangesloten organisaties

Het overdrachtspakket oftwel SIP

Object 1

Object 2

Object 3

Object 4

Object 5

Object 6

informatieobjectenBeheermetadata

Technische metadata

Beschrijvende metadata

22-04-234

Het overdrachtsproces: stappen

Pre-ingest fase

Validation fase

Formele fase

Transfer fase

Pre-ingest fase 1

Marginale toets Binnen werkgebied? zo nee: doorverwijzen

Langdurige bewaring zinnig? zo nee: niet overdragen

Inrichting records management voldoende? zo nee:

adviestraject inrichting starten

Aangesloten op e-depot? zo nee: aansluitingstraject starten

Relaties met andere (papieren) bestanden? zo ja: impact

inschatten

Formele overbrenging of tijdelijk beheer?

Pre-ingest fase 2

Kwaliteitstoets Verplichte beschrijvende metadata aanwezig?

Aanvullende metadata voor proceseigenaar aanwezig?

Beheermetadata aanwezig?

openbaarheidsbeperkingen

Eventuele (auteurs)rechten

Bewaartermijnen+grondslag

Technische metadata aanwezig?

Bestandsformaten

Compressie/encryptie

Checksum

Formele fase

Ondertekenen overdrachtsovereenkomst

Wettelijke verklaring van overbrenging

Overeenkomst/SLA ‘tijdelijk beheer’

of

Transferfase

Bits en bytes (SIP) worden klaargezet door de

archiefvormer

En binnengehaald door de e-depotbeheerder

Archiefvormer

E-depot

SIP

Validatiefase

Inhoudelijke controle

Technische controle

Melding ‘overdracht voltooid’ aan archief-vormer

Februari 2012: start

Juni 2012: eerste versie klaar

Zomer 2012: toetsing bij archiefvormers

(vrijwilligers gezocht!)

Najaar 2012: vaststelling en bekendmaking

Tijdsplanning overdrachtsprotocol