FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

ASIGNATURA : PLANEAMIENTO OPERATIVO

SEMESTRE / CICLO : 2014 II / VII

DOCENTE TUROR : LIC. FRANCISCO RAMOS FLORES

TEMA : PLANEAMIENTO OPERATIVO ANUAL Y PLANEAMIENTO OPERATIVO INSTITUCIONAL

INTEGRANTES:

2014

INDICE

DEDICATORIA

Se dice que un sueño no se convierte en realidad a través de la magia , sino a través del

sudor , determinación y trabajo duro , por lo tanto el siguiente trabajo realizado por el

grupo lo dedicamos a nuestros seres queridos , ya que son lo más apreciado y valioso que

tenemos en esta vida. A Dios por permitirnos vivir y conocer su grandeza, a los profesores

quienes son nuestras guías en nuestra formación continua y de esa manera conseguir un

buen desenvolvimiento dentro de la sociedad como personas y profesionales.

LOS ESTUDIANTES

INTRODUCCION

En este presente trabajo hablaremos acerca del plan operativo anual y el plan operativo

institucional.

El plan operativo anual es un instrumento para concretar y facilitar la implementación de

las propuestas contenidas en el Plan Estratégico de una organización social. Que permite y

facilita la ejecución del plan, el seguimiento al cumplimiento de las actividades, la

administración eficaz de los recursos y la adecuada ejecución del presupuesto. Mientras que

el plan operativo institucional

es una herramienta de planificación de corto plazo, en la que se establecen las líneas de

acción y se programan metas operativas, según las prioridades institucionales establecidas.

Asimismo, constituye un instrumento de gestión que permite al personal y a las

dependencias de la institución orientar sus esfuerzos hacia la consecución de los objetivos,

en el marco de las exigencias propias de los procesos priorizados, evitando la duplicidad de

funciones; todo ello, para elevar la calidad, eficiencia y efectividad de la gestión.

PLAN OPERATIVO ANUAL

DEFINICION:

Es el programa organizado de actuaciones a realizar a corto plazo, seleccionadas de un Plan

estratégico a largo plazo, previamente establecido, y que están orientadas a conseguir

objetivos relevantes para la organización y avanzar hacia su Visión de futuro durante el

periodo de un año.

Se trata pues de un instrumento de planificación directiva a corto plazo que prioriza y

determina los objetivos estratégicos anuales, asignando actuaciones y recursos a diferentes

áreas de la Organización.

El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de

los responsables de una entidad facturadora (compañía, departamento, sucursal u

oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio.

El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratégico de

la empresa, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a

conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad

(departamento, sucursal, oficina).

Por ejemplo, ante un objetivo estratégico global del tipo: "Conseguir una facturación

de 1.000.000 nuevos soles antes de 2.015.", un plan operativo debe desglosar esa

cifra para cada año: "Conseguir una facturación de 600.000 n.s en el año 2.013",

"Conseguir una facturación de 800.000 n.s en el año 2.014", "Conseguir una facturación de

1.000.000 n.s en el año 2.015". Además, el Plan Operativo Anual debe desglosar los

objetivos para cada entidad facturadora: "La oficina de Lima debe alcanzar una cifra de

ventas de 200.000 n.s en el año 2.013", "La oficina de Ica debe alcanzar una cifra de ventas

de 150.000 n.s en el año 2.013", etc.

Incluso, dentro de cada sucursal o departamento es posible hallar una predicción del

volumen esperado de ventas para cada mes del año (teniendo en cuenta la estacionalidad

del producto o las oscilaciones que ha experimentado el mercado en

años anteriores).

Por tanto, es común en un plan operativo anual disponer, para cada mes (desde

enero a diciembre), de un valor POA para cada objetivo. A medida que va

avanzando el año es posible fijar el valor real que se ha alcanzado y, por tanto, hallar

posibles errores o desviaciones en el plan.

Por ejemplo, para el caso del objetivo:

"La oficina de Lima debe alcanzar una cifra de ventas de 200.000 n.s en el año 2.013"

MES POA

ACUMULADO

REAL

ACUMULADO

DESVIACION

ENERO 15.000 n.s 16.292 n.s 1.292 n.s

FEBRERO 30.000 n.s 26.488 n.s -3.512 n.s

MARZO 50.000 n.s 41.351 n.s -8.649 n.s

ABRIL 70.000 n.s 60.134 n.s -9.866 n.s

MAYO 85.000 n.s 74.011 n.s -10.989 n.s

JUNIO 100.000 n.s 88.506 n.s -11.494 n.s

JULIO 120.000 n.s (-) (-)

AGOSTO 150.000 n.s

SETIEMBRE 170.000 n.s

OCTUBRE 180.000 n.s

NOVIEMBRE 190.000 n.s

DICIEMBRE 200.000 n.s

Esto es preciso hacerlo, naturalmente, para cada objetivo anual de cada entidad.

Lo más importante de este modelo es que, mediante un correcto seguimiento del

plan operativo anual, se puede hallar no sólo las desviaciones en el plan, sino

También el motivo de su origen. La herramienta de Business Intelligence dedicada a

este fin es una de las más implantadas en las empresas modernas: el Cuadro de

Mando Integral o Balanced Scorecard.

¿PARA QUÉ SIRVE?

En términos generales pretende orientar la dinámica de los procesos y el uso de los recursos

disponibles, convirtiendo los propósitos institucionales en objetivos claros y evaluables a

corto plazo. Esto se traduce en:

Dirigir “el cambio anual” hacia la Visión que tiene el equipo directivo

Comunicar los objetivos prioritarios, conectando la gestión diaria con la Estrategia

Asignar recursos en función del coste-beneficio y aportación de valor

Implicar y coordinar esfuerzos de los líderes y sus equipos

Reducir la improvisación y prevenir riesgos

Medir y transmitir credibilidad y confianza en la gestión de la organización

Optimizar los resultados con recursos limitados

EXPLICACIÓN

1. INTRODUCCIÓN

El equipo directivo suele tener claro cuál es la Misión de la organización y hacia donde

debe ir en un futuro próximo (Visión). No obstante existen diversos aspectos que

condicionan este avance, entre los que destacan:

a) Los constantes cambios externos (ej. demandas de la sociedad, competencia,

normativas, tecnología.)

b) La complejidad de la organización (ej. diferentes personas con diferentes ideas,

formación y estilos, ubicación de servicios, sistemas de trabajo,)

c) La limitación de recursos y personas por ello, periódicamente, la organización debe

identificar y analizar los cambios del contexto externo e interno que más le afectan

y reflexionar sobre qué objetivos debe lograr y cómo distribuir sus recursos para

acercarse a la Visión ideal que tiene a medio plazo.

“Lograr transformar la estrategia de la organización en decisiones y acciones operativas y

poner esas acciones en práctica de la forma más

adecuada es, en gran medida, el factor clave del éxito del plan estratégico”.

El plan de operativo anual es la conexión de la Estrategia a largo plazo con la gestión a

corto plazo y la operativa diaria (ver imagen). Debe estar basado en el Plan Estratégico y

descrito en un documento que recoja con claridad las variables necesarias para su

comprensión y control periódico. Siguiendo la metodología REDER se pueden considerar,

al menos, diez variables:

RE: Hacia dónde ir (VISIÓN)....y...cómo avanzar (ESTRATEGIA)

RE: Qué lograr (OBJETIVOS)...y...cómo medir (INDICADORES)

E: Quien se responsabiliza (RESPONSABLES)...y...con qué alianzas cuenta (ALIANZAS)

D: Qué vamos a hacer (ACTUACIONES)...y...cuánto cuesta (COSTE)

ER: Cuándo lograrlo (PLAZOS)...y...cuándo revisarlo (REVISIONES)

Estos elementos permiten la asignación de personas y recursos a las actuaciones que harán

posible el cumplimiento de los objetivos de cada actuación o proyecto específico. Está, por

tanto vinculado a:

Presupuesto anual

Plan de contingencias de riesgos críticos

Plan de Organización de Personal

Plan de Desarrollo de Líderes

Planes de mejora de la Calidad en la Gestión, Tecnología y Conocimiento

2. FACTORES CRÍTICOS:

Su diseño contempla factores propios de toda buena planificación (ver imagen):

COHERENCIA: Asegurar la coherencia entre el Plan Operativo (corto plazo), con

el Plan Estratégico de la Organización (largo plazo).a través de las estrategias

comunes.

También es importante revisar la sinergia existente ente los diferentes objetivos del POA

con el fin de aportar valor a la Organización.

COMPRENSIÓN: La uniformidad en la presentación, facilita la comunicación, el

entendimiento y la comparación entre diferentes líneas estratégicas y/o diversas

áreas de la Organización.

Es conveniente incluir un número no excesivo de objetivos y actuaciones con el fin de

facilitar su comprensión y concentrar los esfuerzos y recursos.

VIABILIDAD: Asegurar la viabilidad de las actuaciones en la medida que están

respaldadas por personal, con dedicación suficiente y recursos disponibles, todo ello

integrado en el presupuesto aprobado. Los proyectos de inversión deben quedar

claramente determinados.

Los balances provisionales se elaboran a partir de los presupuestos de explotación y

tesorería. Los costos acumulados de cada actuación darán como resultado el costo de

desarrollo de la estrategia.

RENTABILIDAD: Visualizar la relación coste – beneficio en cada actuación,

facilita su priorización. Los objetivos deben aportar valor a la Organización.

EFICIENCIA: Valorar el rendimiento de los recursos para medir la eficiencia con

que se utilizan y determinar la consistencia entre objetivos y medios

RESPONSABILIDAD: La asignación de responsables del POA y de cada

actuación, acordes con el organigrama funcional de la organización, facilita la

implicación, dinamización, coordinación e interlocución. El POA debe ser aprobado

por la Dirección de la Organización.

“En las organizaciones de cierto tamaño resulta conveniente que su proceso de elaboración

sea participativo para de que todo el equipo conozca y asuma los objetivos y acciones para

lograrlos”.

CONTROL: Contrastar el grado de consistencia interna de cada actuación, a través

de la relación de los objetivos con el resultado final alcanzado, así como del

cumplimiento de las actuaciones previstas, en plazo y forma. El seguimiento

permitirá llevar a cabo ajustes de objetivos o actuaciones, si fuera necesario.

Los indicadores deben ser fáciles de calcular y representativos de los objetivos a conseguir.

COMUNICACIÓN: Se comunica en dirección vertical y horizontal.

VERTICAL: incluye la transmisión del POA desde el equipo directivo a las áreas

operativas, así como el feedback de estas al equipo directivo. La Dirección fija las

grandes líneas del POA en cuanto a Estrategia y principales objetivos. A partir de

allí los responsables de las distintas Áreas concretan los objetivos específicos,

definen las actuaciones concretas que les darán soporte y realizan la estimación de

gastos previstos y recursos necesarios (inversión, de personal, etc.). (navactiva).

Suele ser conveniente que exista una persona que coordine estas aportaciones y el

flujo de información con el fin de asegurar su coherencia y el cumplimiento de los

plazos de elaboración y comunicación.

HORIZONTAL: los responsables de las áreas operativas lo transmiten a su equipo y

recogen sus aportaciones y datos.

3. REQUISITOS:

La planificación operativa conlleva decisiones importantes, selectivas y delicadas,

determinando las principales actuaciones de la Organización. Debe contemplar, al menos,

los siguientes requisitos para que sea eficaz:

a. Implicación de la Dirección, que debe liderar el proceso de planificación y aprobar

el POA

b. Conocimiento previo de la Misión, Visión y Valores

c. Conocimiento previo de la Estrategia de la Organización y sus principales retos

d. Conocimiento previo de los niveles de decisión de la Organización y sus roles

respectivos

e. Conocimiento previo de los procesos de la Organización y asignación de

responsabilidades

f. Conocimiento previo de la metodología de planificación y del sistema PDCA

g. Tiempo de dedicación al proceso de planificación por parte de las personas

responsables de gestión.

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

Definición:

Es una herramienta de planificación y gestión institucional de corto plazo, que

consiste en la organización en el tiempo de las actividades y los recursos

humanos, físico y financieros, con la intención de producir los resultados

previstos, según las prioridades institucionales que se establezcan para cada

periodo anual.

LOS OBJETIVOS DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL SON:

Evitar la superposición (duplicación) de actividades entre las diferentes

dependencias.

Garantizar la unidad de criterios contenidos para enfocar la gestión institucional en

el logro de prioridades establecidas en el presupuesto participativo, el plan de

desarrollo institucional y el plan de desarrollo concertado.

Priorizar, organizar y programar las acciones de corto plazo de todas las

dependencias, teniendo como marco el plan de desarrollo institucional.

ESTRUCTURA DE UN PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

Introducción

A. Caracterización

B. Lineamientos de Política

C. Objetivos Institucionales

D. Programación de Actividades

Actividades Técnicas y/o de Producción.

Actividades de Apoyo Administrativo

Proyectos de Inversión

Presupuesto

Normas, Patrones y Procedimientos de Evaluación y Control

Estructura Básica Institucional

I. INFORMES DE GESTIÓN PRESENTACIÓN

INTRODUCCIÓN

A. INFORME SITUACIONAL

B. Generalidades

C. Estructura Orgánica

D. Recursos Humanos

E. Otros

II. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

A. Acciones Desarrolladas

B. Metas Alcanzadas

C. Logros Alcanzados

D. Problemas de mayor trascendencia

E. Presupuesto

F. Inversiones

CONCLUSIONES

El plan operativo anual es el conjunto articulado de proyectos específicos para, a través del

logro de los objetivos estratégicos, plasmar en la práctica de la institución educativa la

misión y visión que se quiere alcanzar.

Viabiliza los objetivos institucionales y las estrategias del proyecto educativo institucional

a llevar a la práctica la ejecución de sus proyectos estratégicos.

El plan operativo institucional permite que los esfuerzos y recursos que se programen

anualmente sean alcanzados, teniendo como marco los Planes Nacionales, el Plan

Estratégico Sectorial Multianual -PESEM aprobado mediante Resoluci6n Ministerial No

107-2012-PRODUCE y el Plan Estratégico Institucional -PEl, en concordancia con el

artículo 71° de la Ley N° 28441 -"Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto".

BIBLIOGRAFIA

http://es.wikipedia.org/wiki/Plan_operativo

(http://www.navactiva.com/).

http://ebookdatabase.net/p/plan-gestion-anual

Munihuamanga.gob.pe/…/662-plan-oper

www.minedu.gob.pe/.../poi.php