Contractmanagement bij NSMirjam Kop/André Mulder

“Onze medewerkers staan voor u klaar om u een goede reis te bezorgen”

Wij helpen u graag

Agenda

• Even voorstellen

• Wat is contractmanagement

• Hoe heeft NS dit ingericht

• Contractmanagement van bedrijfskleding

• Vragen

Even voorstellen

• Mirjam Kop, hoofd generieke inkoop

• André Mulder, Segmentinkoper kleding (sector

P&O diensten)

Kengetallen NS

• Missie: reizigers veilig, op tijd en comfortabel vervoeren via

aantrekkelijke stations

• 9 miljoen klanten, 1,1 miljoen reizigers per dag

• Station Arnhem, 10e station van Nederland met

40.000 in+uitstappers

• 93% van de treinen rijden op tijd

• Klantoordeel: 76% van de klanten

geven 7 of hoger

• 10% van de energie bestaat uit

groene stroom

Historie Inkoop NS

• Concern Inkoop opgericht in 2006

• Samenvoeging van alle decentrale

inkoopafdelingen

• Inkoop van energie, treinen en onderhoud

(inclusief reiniging) decentraal

• Focus 2006-2007 op inkoopstrategie, governance

en het professioneel aanbesteden

• Focus 2008-2009 op het effectief uitnutten van

bedrijfskritische contracten via

contractmanagement

Wat is contractmanagement:

• Uitvoering contract:

juiste prestaties, kwaliteit, moment,

plaats en hoeveelheden

• Monitoring contract:

managementinfo en analyse, feedbackloop met de

gebruikers en het volgen van marktontwikkelingen

• Voor het beëindigen van contracten:

op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk

moment en met borging van het vervolg

Contractmanagement bij NS

Inkoop en de business zijn samen verantwoordelijk

voor contractmanagement:

• inrichten daar waar het ertoe doet dwz bij

bedrijfskritische leveranciers

• Reeds tijdens het aanbestedingsproces denken

we na over of en hoe we dit willen

inrichten per af te sluiten contract

en wie wat hierin doet

Samenwerking business en inkoop

Wat regelen inkoop en de business gezamenlijk:

• Totstandkoming van het contract/ aanbesteding

• Periodieke communicatie met de leverancier

• Escalaties

• Contractwijzigingen/heronderhandelingen

• het continue initiëren van procesverbeteringen in

samenwerking met gebruikers, leveranciers en

inkoop

Operationeel

contractbeheerdergebruiker(s) (stuurgroep)

NS

(gedelegeerd) opdrachtgeverDirecteur Inkoop directie opdrachtnemer

Opdrachtnemer

manager bedrijfsonderdeel/contractmanager/projectleider/bouwopzichter/anders

(Senior) Inkoper

accountmanager opdrachtnemer/anders

Vertegenwoordiging opdrachtnemer

Tactisch en operationeel

Strategisch en tactisch

Vervolg samenwerking business en inkoop

Wat regelt inkoop:

• Juridische aspecten van het contract

• Contract administratie

• Jaarlijkse toets op financiële gezondheid van

leverancier

• Houdt ontwikkelingen in de markt bij

• Mediator bij escalaties

Vervolg samenwerking business en inkoop

Wat regelt de business:

• het sturen van de interne organisatie t.b.v.

contractbeheersing

• het coördineren en monitoren van het

bestelproces en regie over de leverancier

• de prestatiemeting van de performance en de

informatievoorziening hierover

• het periodiek informeren van inkoop over hoe het

loopt (tijdigheid igv escalaties!)

Bedrijfskleding

• Uniformkleding (Corporate Identity Fashion)

• Werkkleding (excl. pers.beschermingsmiddelen)

• ca. 12.000 Kledingdragers

• uitgaven ca.€ 3 milj. p/jr

• Puntensysteem

• Imago

• Emotie

Voor Aanbesteding

• onvrede over leverancier

• veel klachten bij kledingdragers

• onvoldoende managementinfo

• te weinig prikkels bij de leverancier om te

verbeteren

• te weinig prioriteit voor contractmanagement

door de business

• business en inkoop trokken onvoldoende samen

op

overlegstructuur

Beheermanagementinformatie

Doelstellingen

Na Aanbesteding

• Invulling Contractmanagement

Contractmanagement

Doelstellingen

(1) Strategisch niveauUitstraling, Service, Efficiency en Aansturing

te continueren of te vergroten

(2) Tactisch niveau

Selecteren en contracteren van een innovatieve aanbieder

(3) Operationeel niveau

Zorg dragen voor de juiste prestaties en de juiste kwaliteit

Operationele Doelstellingen

(3) Operationele Doelstellingen

• Prestatie

• Kwaliteit

• Logistiek

• MVO

• Klanttevredenheid

• Innovatie

uitleveringsgraad%

systeembeschikbaarheid%

afkeur%

certificaten >2

< calls

klanttevredenheidscijfer

voorstellen

< voorraadniveau

< retourzendingen

KPI

Communicatiematrix Bedrijfskleding

Resultaten tot nu toe

• Performance leverancier is verbeterd

(bonus/malus)

• Klanttevredenheid

• MVO ontwikkelingen

• Professionalisering (intern en extern)

• Business overtuigd van noodzaak

contractmanagement

• Business en inkoop transparant naar elkaar over

visie en wederzijdse verwachtingen

Vragen?