Leiding geven aan projecten

Commercie en subsidie

Kennismaken

• Rolf Teekens• Trainer / Projectmanager• Zelfstandig ondernemer

Materialen en lessen

• Boek ‘IPMA D ontsloten’– Niet helemaal!– Enkele onderdelen hieruit

• Presentatie• Oefeningen• Discussie

Doel van de module

• Opdoen van kennis over de financieel management in projecten in het algemeen

• Begrijpen hoe een goede financiële projectadministratie helpt om controle te houden op het project

• Gebruiken van eenvoudige instrumenten om de projectfinanciën onder controle te houden

Wat gaan we doen

Les 1• Wat is een project, definitie, aard, oorsprong• Geld in projecten

– Investeringen– Sturen op geld, tijd– Sturen op resultaten– Subsidie voorwaarden in projecten

Wat gaan we doen

Les 2• Risico’s

– Identificeren– Berekenen– Kiezen

• Kwaliteit– Geschikt voor doel– Subsidie criteria in je project

Wat gaan we doen

Les 3• Plannen van het project

– Tijd en geld• Voortgang monitoren

– Earned Vallue– Slipchart

• Escalaties– Tijd, geld, meerwaarde, resultaat, kwaliteit, risico

Wat gaan we doen

Les 4• Meten van resultaten

– ROI, Terugverdientijd, Break Even Point, NCW• Projectsucces borgen

– Leren uit ervaring– Wat werkt goed, wat kan beter

• Subsidie borging– Bewijs van subsidie criteria overleggen en auditen

Les 1

Start

Project

• Wat is een project?Tijdelijke organisatie om binnen vastgestelde tijd en budget een vooraf bepaald, wenselijk en nuttig resultaat te behalen

• Waarom is een project nodig?Als we met de bestaande processen en systemen niet in staat zijn om de wijziging of nieuwe resultaten te maken.

Project

• Wat zijn voorbeelden van projecten?

Project voorbeeld

• Dagelijks boodschappen doen past in de dagelijkse taken, je weet exact wat nodig is, hoeveel, wat niet, etc. (routine)

• Boodschappen voor een feestje geeft extra voorbereiding, maar kan nog net zonder plannen (improviseren)

• Boodschappen doen voor een 5 dagen durend schoolkamp voor 200 studenten vereist meer voorbereiding (project)

Project

• Wat zijn oorzaken dat projecten mislukken?– Geen keuzes maken– Te hoge ambitie– Onduidelijk wat echt nodig is– Risico’s niet goed ingeschat– Slecht plan– Onduidelijke taken en taakverdeling

Project

Project = werkvorm!

Routine• Werkgericht• Continue• Efficiënt• Routine aanpak

Improvisatie• Vraaggericht• Ad hoc• Flexibiliteit• Proces aanpak

Planmatig werken• Resultaatgericht• Te voorzien• Effectiviteit• Planaanpak

Toenemende voorspelbaarheid

van resultaat en weg

Project

• Tijdelijk• Uniek resultaat• Duidelijk begin en eind• Multi functionele inzet• Risicovol

Project

• Eerst denken, dan doen• Van grof naar fijn• Bewust kiezen, waarbij alternatieven afvallen

• Faseren• Beheersen• Beslissen

Project methode

Methode kan helpen:• Zelfde definities• Te leren• Succes is herhaalbaar• Te coachen

Methoden internationaal: PRINCE2, IPMA, PMI

Idee

Studie

Specs

Ontwerp

Bouw

Test

Gebruik, beheer, onderhoud

Afdanken

€

Project levenscyclus

Project

Project

Project voorbereiding

ProjectuitvoeringFase 1

Project afsluiting

ProjectuitvoeringFase 2

Project

Projectvoorbereiding

Project-aanvraag

Project

Projectvoorbereiding

Project-aanvraag

Projectopdracht,plan project-

inrichting

Projectbeslissing(1e beslispunt)

Project

Projectvoorbereiding Projectinrichting

Project-aanvraag

Projectopdracht,plan project-

inrichting

Projectbeslissing(1e beslispunt)

Autorisatie

Project

Project

Projectvoorbereiding Projectinrichting

Project-aanvraag

Projectopdracht,plan project-

inrichting

Projectbeslissing(1e beslispunt)

Autorisatie

Project

‘Decision to Justify’ ‘Decision to Fund

BeslispuntProjectinrichting

Beslisdocument,Faseplan 1e uitv. Fase

Fase-eindrapport

Project

Projectvoorbereiding Projectinrichting Uitvoeringsfase

Project-aanvraag

Projectopdracht,plan project-

inrichting

Projectbeslissing(1e beslispunt)

Autorisatie

Project

‘Decision to Justify’ ‘Decision to Fund

BeslispuntProjectinrichting

Autorisatie

Beslisdocument,Faseplan 1e uitv. Fase

Fase-eindrapport

Project

Project afsluitingProjectinrichting Uitvoeringsfasen

Projectbeslissing(1e beslispunt)

Autorisatie

Project

‘Decision to Justify’ ‘Decision to Fund

BeslispuntProjectinrichting

Autorisatie

Beslisdocument,Faseplan 1e uitv. Fase

Fase-eindrapport

BeslispuntProjectinrichting

Autorisatie

Eindresultaten opleveren

Decharge

Projectvoorbereiding

ProjectJustification: (business case = REDEN)• Willen we dit? (ambitie)• Kunnen we dit? (aanpak)• Kunnen we dit ons veroorloven?

• Hoe gaan we het dan doen? (plan)• Wie zijn er voor nodig? (planning)• Wat als (risico’s)

Investeringen

• Investeringen worden berekend of ze uitkunnen.

• Hoe berekenen we dit?

Meerdere methodenNetto Contante waarde

Return on Investment

Teru

gver

dien

tijd

of

Brea

k Ev

en P

oint

Investeringen

• NCW = Wat is het waard bij een vooraf gesteld rendement (winsttarget)

• Return on Investment = Wat is het rendement• Break Even Point = Bij hoeveel producten kan

dit uit• Terugverdientijd = Hoelang duurt het voordat

we het terugverdienen

Waarom berekenen

• Wat levert het project op?• Wat kost het?

Geeft richting bij:• Nemen van risico’s• Bepalen van eisen en wensen• Wijzigingen in het project op basis van nieuwe

inzichten

Is dat het enige?

• Er zijn vaak meerdere redenen en belangen• Geld is niet altijd doorslaggevend• Wat we het waard vinden wel

Wanneer doen we dit

• Niet alleen in de voorbereiding• Elke fase herijken• Doelen stellen voor na project

Wat mag iets kosten

• Nieuwe stal of schuur kost 10.000• Nieuwe stal of schuur kost 100.000• Nieuwe stal of schuur kost 1.000.000

Wat is het waard?Wat vind je het waard?Wat laat je meewegen?

Oefening1

Return on Investment

Oefening ROI

Een machine kost 100.000,- en stelt het bedrijf in staat om hier per jaar 30.000,- extra opbrengst mee te behalen. De machine gaat naar verwachting 4 jaar mee. Het jaarlijkse onderhoud is 10.000,-

Wat is de Return on Investment?

Uitwerking

• Return on Investment

ROI = Kasstroom totaal / investering x 100%

Uitwerking

• Return on InvestmentROI = Kasstroom totaal / investering x 100%

Per jaar = fout!!!ROI = ( 30.000,- - 10.000,-) / 100.000,- X 100% = 20%

Totaal = goed!!!ROI = (-100.000 + 120.000 - 40.000) / 100.000 x 100%ROI = -20%

Oefening2

Break Even Point

Oefening Break Even Point

Een machine maakt 2000 producten per week. De machine kost 80.000,-. De vaste kosten om de machine te laten draaien zijn 5000. De kosten aan grondstoffen zijn per product 1,-. De verkoopprijs van de producten is gesteld op 2,50.

Bij hoeveel producten kan deze machine uit?

Uitwerking

Break Even Point TKf

X = ------------- P – Kv

• X = Aantal eenheden waarbij de rentabiliteitsdrempel optreedt

• TKf = Totale vaste kosten• P = Verkoopprijs per eenheid• Kv = Variabele kosten per eenheid

Uitwerking

Break Even Point TKf 85000

X = ------------- ------------- = 56.667 stuksP – Kv 2,50 – 1,-

• X = Aantal eenheden waarbij de rentabiliteitsdrempel optreedt

• TKf = Totale vaste kosten• P = Verkoopprijs per eenheid• Kv = Variabele kosten per eenheid

Einde les 1

Voor de volgende les

Einde les 1

Voor de volgende les leren:• Boek: hoofdstuk 2 en 3 (project)• Boek: pagina 120 + Bijlage F4