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Kurzanleitung TimeManagement Online Services

Version 03.11.2020

Mehr Informationen finden Sie in der Handbuch TimeManagement Online Services

1 Einloggen in den Online Services

Sie gelangen über folgende Adresse zu den Online Services: https://services.unibas.ch Für die Anmeldung in den Online Services geben Sie Ihre E-Mail-Adresse oder Ihren Usernamen sowie Ihr Kennwort ein.

Externer Zugriff auf die Online Services

Bitte seien Sie bei Zugriffen auf die Online Services von ausserhalb des Universitätsnetzwerks be-sonders vorsichtig und vermeiden Sie die Benutzung fremder Rechner. Die Erfassung von Arbeitszeit (Kachel «Zeitbuchungen») ist auch ohne VPN-Verbindung möglich. Aus Sicherheitsgründen sind alle anderen HR-Prozesse nicht ohne weiteres von extern erreichbar. Um die volle Funktionalität der Online Services zu nutzen, müssen Sie von externen Geräten mit VPN auf die Online Services zugreifen.

1.2 Erfassung von Arbeitszeit und Absenzen via Self Services in den Online Services

Unter «Self Services» erscheint untenstehender Startbildschirm. Für die Zeiterfassung sind die bei-den Kacheln «Zeitbuchungen» und «An-/Abwesenheiten» wichtig. Die Funktionen «Zeitnachweis» sowie «Teamkalender» sind ebenfalls in dieser Kurzanleitung be-schrieben.

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Erfassung von Arbeitszeit und Absenzen via Erfassungs-App

Rufen Sie die Online Services im Browser Ihres Smartphones auf (https://ser-vices.unibas.ch oder QR-Code) und nutzen Sie die Möglichkeit, diese Internetseite «Zum Homebildschirm» hinzuzufügen. Anleitungen Webpage zum Homescreen hinzufügen:

• Anleitung Android Firefox, Android Chrome, IPhone

2 Zeitbuchungen

Mit dieser Kachel können die Zeitbuchungen «Kommen» und «Gehen» erfasst wer-den. Erfassungen und Korrekturen sind maximal für 90 Tage in die Vergangenheit möglich. Werden Zeiterfassungen und/oder Zeitbuchungskorrekturen vorgenommen, welche mehr als 4 Tage in der Vergangenheit liegen, wird die vorgesetzte Person per E-Mail über diese rückwirkenden Zeiterfassungen und/oder Zeitbuchungskorrekturen informiert.

Die Stempelungen werden innerhalb des zulässigen Tagesarbeitszeitprogramms (Mo-Sa. 06.00-20.00) automatisch freigegeben. Maximal können an einem Tag 12h ohne Bewilligung erfasst wer-den.

Falls mehr als 12h an einem Tag gearbeitet wurden, so muss die 12h übersteigende Arbeitszeit mittels der Anwesenheitsart 0630 Mehrstd. Gleitzeit separat angelegt werden, damit diese ange-rechnet werden kann. In einem solchen Fall wird die zusätzlich geleistete Arbeitszeit 1:1 als Gleit-zeit übernommen nachdem sie durch die vorgesetzte Person freigegeben wurde. Im Zeitnachweis wird die überschrittene Arbeitszeit folgendermassen erscheinen:

Die Eingabe der zusätzlichen Zeit mit Anwesenheitsart 0630 Mehrstd. Gleitzeit:

Übersicht im Zeitnachweis nach Freigabe durch die vorgesetzte Person:

Zu beachten bei mehreren Anstellungsverträgen / Personalnummern Nach dem Klick auf die die Kachel «Zeitbuchungen» wird in der oberen Statuszeile angezeigt, für welche Anstellung sie gerade Zeiterfassungen vornehmen.

Sollten Sie über mehrere aktive Anstellungen verfügen, muss die Zeiterfassung pro aktiver Anstel-lung erfolgen. Unten rechts kommen Sie zur Auswahl, für welche Ihrer Anstellungen Sie Zeitereig-nisse erfassen möchten:

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Zeitbuchungen, Schnellerfassung Nach dem Öffnen der Applikation «Zeitbuchungen» gelangen Sie zunächst in die Schnellerfas-sung. Hier können Sie die Zeitereignisse «Kommen» und «Gehen» anhand der aktuellen Uhrzeit erfassen. Dazu reicht ein Klick auf einen der Buttons «Kommen» oder «Gehen».

Danach bestätigt ein Klick auf «OK» die Buchung des Zeitereignisses.

• Tagesarbeitszeitprogramm Das Tagesarbeitszeitprogramm dauert von

Montag-Samstag jeweils von 06.00-20.00 Uhr. In dieser Zeit erfasste Zeitbuchungen sind automatisch bewilligt. Zeitereignisse ausserhalb des Tagesarbeitszeitprogramms sind über die Applikation An-/Abwesenheit zu erfassen.

• Arbeitszeit Die Zeit zwischen «Kommen» und «Gehen»

Falls zwischen 11.00-14.00 Uhr keine Pause von min. 30 Minuten bezogen wird, erfolgt ein automatischer Pausenabzug (sofern erfasste Tagesarbeitszeit ≥ 7h).

An einem Tag können maximal 12 Stunden erfasst werden. Arbeitsstunden welche darüber hinaus gehen werden nicht angerechnet.

Zeitbuchungen, Ausführliche Erfassung

Hier können Stempelungen mit Zeitangaben («Kommen» und «Gehen») für die Gegenwart und Vergangenheit er-fasst werden. Datum eingeben oder aus dem Kalender auswählen. Uhrzeit eingeben (oder mit Hilfe des Icons auswählen). Im Kommentarfeld kann zusätzlich ein Text erfasst wer-den.

Wenn alle Angaben erfasst sind, unten rechts auf «Sichern» klicken.

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Anschliessend erscheint folgende Meldung. Diese mit «OK» bestätigen. Damit ist die Erfassung erfolgt.

Zeitbuchungen, Zeitereignisleiste

Im Kalender kann mit den Pfei-len navigiert werden. Die grün unterlegten Tage enthalten Bu-chungen. Klickt man auf einen beliebigen Tag, erscheinen rechts die entsprechenden Bu-chungen sowie deren Status. Bestehende Buchungen können mit dem Icon gelöscht wer-den.

Korrekturen können maximal 90 Tage in die Vergangenheit gemacht werden! Sobald man eine Buchung löscht, muss die Löschung bestätigt werden. Anschliessend ist die Buchung unter «Ausführliche Erfassung» neu zu erfassen.

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Zeitbuchungen, Meldungen

Via «Meldungen» (unten rechts) können allfällige Fehlermeldungen eingesehen werden. Falls zu einem «Kommen» ein «Gehen» fehlt oder umgekehrt, wird mit einer Meldung unten rechts darauf hingewiesen. Ebenfalls werden auf «unbewilligte Zeitereignisse» hingewiesen.

Meldungen werden jeweils erst aktualisiert, nachdem die Seite neu geladen wurde

Zeitbuchungen, Zeitnachweis

Durch Klicken auf das Icon «Zeitnachweis herunterladen» erscheint die Möglichkeit den Zeitnach-weis (Journal) anzuzeigen und herunterzuladen:

Als Zeitraum kann jeweils die «aktuelle Woche», der «aktuelle Monat» oder ein «beliebiger Zeitraum» ausgewählt werden. Bei Letzterem ist zu beachten, dass der Zeitraum frühestens ab 01.01.2020 ausgewählt werden kann.

Zeitnachweise Seite 1 Auf der ersten Seite werden alle Einzelereignisse im Detail aufgeführt.

Zeitnachweise Seite 2/3 • Unter «Monatssummen» werden alle Saldi detailliert aufgeführt (inkl. allfällige Saldi aus Vorjahren). • Bestehende Saldi aus Vorjahren, werden immer zuerst abgebaut. • Ferien und Jubi sind immer in Stunden (dezimal) und Tagen separat ausgewiesen. • Bei Teilzeitmitarbeitenden basiert die Umrechnung in Tage auf den durchschnittlichen Sollstunden (Arbeitsstunden pro

Woche geteilt durch fünf). Somit entspricht ein auf dem Zeitnachweis ausgewiesener Ferientag nicht immer einem Arbeitstag gemäss persönlichem Arbeitszeitplan (Bsp.: 40% werden auf je 8.4 Std. an zwei Wochentagen aufgeteilt à Ein Ferientage auf dem Zeitnachweis entspricht 3.36 Std.).

• Im Abschnitt «Zeitlohnarten» sind die im jeweiligen Monat anfallenden Zulagen in «Anzahl» und «CHF» aufgeführt. Diese sind im Folgemonat in der Lohnabrechnung ersichtlich.

Auf dem Zeitnachweis werden Zeitbuchungen «Kommen/Gehen» welche in der Vergan-

genheit liegen jeweils sofort aktualisiert. Die genehmigten An-/Abwesenheiten und der lau-fende Tag werden bei der automatischen Übernachtverarbeitung aktualisiert und sind da-her zeitversetzt.

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4 An-/Abwesenheiten

Klickt man auf diese Kachel, so können Abwesenheiten und besondere Anwesen-heiten erfasst werden. Dazu zählen Arbeitsereignisse ausserhalb des Tagesarbeits-zeitprogramms.

Zu beachten bei mehreren Anstellungsverträgen / Personalnummern Nach dem Klick auf die Kachel «An/Abwesenheiten» wird in der oberen Statuszeile angezeigt, für welche Anstellung Sie gerade Zeiterfassungen vornehmen.

Sollten Sie über mehrere aktive Anstellungen verfügen, muss die Zeiterfassung pro aktiver Anstel-lung erfolgen. Unten rechts kommen Sie zur Auswahl, für welche Ihrer Anstellungen Sie An- und Abwesenheitsanträge erfassen möchten:

Der Bildschirm teilt sich in 2 Bereiche (Anspruch und Antragsübersicht). Mit den Pfeilen links kön-nen die Elemente der Ansicht ein- oder ausgeblendet werden. Unter «Anspruch» sind alle Saldi aufgeführt. Zu beachten: Die Ferien werden in Stunden (dezimal) aufgeführt. Im Bereich «Antragsübersicht» sind alle gestellten Abwesen-heitsanträge ersichtlich. Der Sta-tus zeigt, ob ein Antrag «geneh-migt», «abgelehnt» oder noch nicht bearbeitet wurde («gesen-det»). Es kann neben der Auflis-tung der Positionen auch die An-zeige im Kalender angewählt werden.

Kalenderansicht: Der Status der An-träge wird gemäss Legende mit einer farbigen Linie markiert.

Mit einem Klick auf ein Ereignis gelangt man direkt in den Teamkalender

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An- und Abwesenheitsanträge, Abwesenheitsantrag anlegen Mit dem blauen Button unten rechts kann ein neuer An-/Abwesenheitsantrag angelegt werden.

Den entsprechenden An-/Abwesenheitsantrag auswählen. Details zu den einzelnen An- und Abwesenheiten finden Sie im Handbuch TimeManagement Online Services. Auswählen, ob die Absenz für maximal einen Tag oder mehrere Tage gilt. Datum erfassen oder aus dem Kalender aus-wählen. Aufgrund der pro Tag hinterlegten Sollstun-den erkennt das System automatisch, wie viele Ferienstunden benötig werden. Feier-tage werden automatisch berücksichtigt.

Wenn alles erfasst ist, unten rechts auf «Si-chern» klicken. Falls die An- oder Abwesen-heitsart bewilligungspflichtig ist, erhält der/die

Vorgesetzte eine Meldung, dass ein Abwesenheitsantrag zur Genehmigung vorliegt.

Bewilligungspflichtige An-/Abwesenheiten werden erst im System verbucht, wenn der/die Vorgesetzte diese genehmigt hat!

Mit einem Klick auf «Abbrechen» und anschliessender Be-stätigung mit «OK» wird die Erfassung beendet (bereits eingegeben Daten werden zurückgesetzt) und man kehrt zur Einstiegsansicht der Applikation «An- Abwesenheitsanträge» zurück.

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4.2 Zeiterereignisse ausserhalb des Tagesarbeitszeitprogramms (Nacht-, Feier-tags- oder Sonntagsarbeit) und Erfassungen im Stundenlohn

Das Tagesarbeitszeitprogramm (TAZP) beschreibt den Zeitraum von Montag-Sams-tag jeweils von 06.00-20.00 Uhr. In dieser Zeit können Stempelungen erfasst werden, ohne dass dafür eine Genehmigung notwendig ist.

Zeiterereignisse ausserhalb des Tagesarbeitszeitprogramms

Anwesenheiten ausserhalb des Tagesarbeitszeitprogramms sind über die Applikation An-/Abwesenheit zu erfassen. Details zur Erfassung von Zeiterereignissen ausserhalb des Tagesarbeitszeitpro-gramms finden Sie im Handbuch TimeManagement Online Services.

Zeiterfassung von Mitarbeitenden im Stundenlohn Details zur Zeiterfassung für Mitarbeitende im Stundenlohn finden Sie im Handbuch TimeManage-ment Online Services.

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5 Zeitnachweise

Mit dieser Kachel können Zeitnachweise eingesehen werden.

Ausgewählte An-stellung

Wechseln zwischen Anstellungen

Selektion Zeitraum Download Zeitnachweis

Filtermöglichkeiten

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6 Teamkalender

Die Kachel «Teamkalender» steht sowohl Mitarbeitenden wie auch Vorgesetzten zur Verfügung.

Im Teamkalender können die erfassten Abwesenheiten aller Teammitglieder in der Übersicht an-gesehen werden. Der Abwesenheitsgrund der Teammitglieder wird im Teamkalender anonymi-siert. Unter dem Register «Kollegen» sind die Mitglieder im Team ersichtlich (Stufe Mitarbeitende). Bei Vorgesetzten sieht man die Kollegen auf derselben Hierarchiestufe im zugehörigen Geschäftsbe-reich. Im Kalender kann mit den Pfeilen navigiert werden.

Filter An- und Ab-wesenheiten

Eigene Abwesen-heiten mit Details

Abwesenheiten Teammitglieder anonymisiert

1 Woche oder 1 Monat

Arbeitsfreie Tage sind grau hinterlegt

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7 Rückfragen und Support

Sie haben die Möglichkeit, direkt im Portal eine Anfrage abzuschicken. Wählen Sie hierfür das Sprechblasensymbol und anschliessend den gewünschten Bereich.

Geben Sie hier die Problembeschreibung an und klicken Sie auf Supportanfrage absenden.

Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, sich direkt mit den HR Services, welche für die Betreuung der TimeManagement zuständig sind, in Verbindung zu setzen. (TimeManagement@unibas.ch , Tel. +41 61 207 00 14, Steinengraben 5, Postfach, 4001 Basel)