Timemanagement ?

Wie ben ik

• 7 jaar ondernemer

• adviseur voor strategie, financiering,

marketing/marktonderzoek, verbetert de prestaties van

MKB-bedrijven en van de ondernemer persoonlijk

• Klanten zijn ondernemers, verzekeringsmij

• Ervaringsdeskundige in Timemanagement

Herkenbaar ?

Daar heb ik nu geen tijd voor

Regelmatig te laat komen

Geen tijd om alle informatie te lezen

Stress in vrije tijd

Overhaastheid

Verslaafd aan urgentie ?

Vul eerst de test in

Hoe heb je gescoord ?

0 - 25 niet sterk op urgentie ingesteld

26 - 45 sterk op urgentie ingesteld

46 + verslaafd aan urgentie

Waarom Timemanagement

90 % van je tijd zelf beïnvloeden, zelf je leven sturen

Door je bewustzijn over tijd te veranderen

kun je leren met tijd om te gaan

Timemanagement: de techniek

A, B, C en P taken

BELANGRIJK

NIET BELANGRIJK

kwadrant I kwadrant II

III kwadrant IV

URGENT NIET URGENT

kwadrant I

• Kritieke situaties

• Dringende problemen

• Deadlines

• Moeten direct worden aangepakt

• Meestal zelf doen

kwadrant II

• Voorbereidingen

• Planning & Doelen

• Opbouwen van relaties

• Recreëren

• Empowerment

kwadrant III

• Onderbrekingen

• Sommige telefoongesprekken

• Bepaalde post

• Sommige vergaderingen

• Quasi dringende zaken

• In belang van anderen

kwadrant IV

• Dringend maar niet belangrijk: delegeren !

• Fröbelwerk

• Onbeduidende zaken

• Tijdverspilling

• Overmatige tv kijken

Vraag

• Van welke specifieke activiteit weet je zeker dat die

aanzienlijke, positieve resultaten in je persoonlijke leven

zou opleveren als je voortdurend en zo optimaal mogelijk

mee bezig zou houden ?

• Van welke specifieke activiteit weet je zeker dat die

aanzienlijke, positieve resultaten in je zakelijke leven zou

opleveren als je voortdurend en zo optimaal mogelijk mee

bezig zou houden ?

Instructie

1) Geef antwoord op de vragen

2) Bespreek met je buurman in welk kwadrant je

antwoord valt

Duur: 15 minuten

Valkuil van timemanagement

Door tmgt tools, planningen en lijstjes houden

wij onze aandacht op het uitvoeren van

urgente zaken en weg bij wat echt belangrijk is

VRAAG

Waarom houden we ons niet bezig met de echt

belangrijke zaken?

Omdat ze niet urgent zijn !

Op weg naar TIME LIFE management

Als we onze aandacht niet op urgentie maar

op belangrijkheid richten is de vraag:

Wat zijn onze prioriteiten in ons leven en hoe

kunnen we die op de 1e plaats stellen ?

De weg naar meer grip op tijd

Volg 7-stappen:

1. Stel je levensdoelen vast

2. Definieer je rollen die je in je leven vervult

3. Formuleer sleuteltaken per rol

4. Concrete doelen voor tenminste de 1e 12 maanden

5. Wekelijks prioriteiten stellen

6. Dagelijks efficiënt zijn

7. Jezelf blijven motiveren, fit houden

Aanzet tot je levensvisie

Vul de vragen lijst Levensvisie in:

Instructie: 2 minuten per vraag

Prioriteiten stellen door je rollen te kennen

• Rollen of levenshoeden

• De werkelijke tijdproblemen in het leven ontstaan wanneer

wij te veel hoeden tegelijk willen opzetten/vervullen

Opdracht

• Welke rollen / levenshoeden vervult u op dit moment

• Welke rollen/ levenshoeden wilt u wel en niet meer

vervullen

• Vervolg (niet hier): per rol uw ideaal vermelden

Verder op de weg naar meer grip op tijd

Sleutelrollen(taken) definiëren per levenshoed

Wat moet de komende jaren absoluut prioriteit hebben

Houdt het beperkt tot een paar taken

Verder op de weg naar meer grip op tijd

Voorbeelden:

Voorzitter voetbalclub: in het 1e jaar nieuwe sponsoren

In 2e jaar: aantrekken meer betaalde spelers

Eigenaar onderneming: marktaandeel verdubbelt in 2013,

verkoopklaar in 2014,

12 regels van timemanagement

1. Leer prioriteren

2. Start de werkdag met dringend+urgente taken (kwadrant I)

3. Stel voor elke taak een tijdslimiet

4. Besteed elke dag (of tenminste elke week!) tijd aan je strategische

(kwadrant IV) B-taken

SUCCESVOL

BELANGRIJK

NIET BELANGRIJK

Acute problemen

Afspraken met

jezelf

Nee zeggen

Delegeren

Elimineren

URGENT NIET URGENT

12 regels

5. Belangrijkste principe van plannen is die opschrijven

6. A/h einde van de dag: planning maken voor de volgende werkdag

7. Stel voor elke taak een tijdslimiet

8. Plan niet je hele dag vol, reserveer 40-50 % voor onverwachte zaken, uitloop, etc.

12 regels

9. Combineer gelijksoortige taken in blokken

10. Concentreer je voortdurend

11. Stop op tijd !!

12. Plan tijd voor jezelf in

Tips & Trucs

• Alles wat binnenkomt, niet direct organiseren in

belangrijk/onbelangrijk.

• Beslis in 2e instantie welke prioriteit het krijgt

• Bestaat een taak uit meerdere stappen: maak er een project van

• Loop 1x per week je projectmap door

• Moeilijke / lastige taken: Niet dhr. Kwaad bellen, maar om 9.30 dhr.

Kwaad afhandelen via telefoon

• 1 ding tegelijk !

• Bent u een probleemoplosser ? Doe NOOIT meer iets, alleen omdat

dat voor anderen makkelijker is

Tips & Trucs

• Onderbreek uw werkzaamheden regelmatig

• Langzaam werken verhoogd uw kwaliteit

• Deel uw probleem met anderen

• Heb extra aandacht voor taken waar contact met een ander

(klant, collega, partner, kind) centraal staat

Opruim tips

Berg stukken zoveel mogelijk verticaal op

De map dringend = leeg

Zorg voor zo min mogelijk opbergplek

Berg nooit iets op zonder naam

Verzamelwoede : niet doen

Leren weggooien door te denken aan de toekomst

Werkt u met veel stukken/dossiers onder hand bereik? Creëer een opslagtafel

Aan het einde van de dag: opruimen

Plan een opruimdag

Omgang met e-mail

Niet vaker dan 3x per dag behandelen/inkijken !

Automatische melding uitschakelen

Spreek met klanten af na hoeveel tijd u een e-mail standaard beantwoord

Spreek met klanten af hoe zij urgente zaken melden (of wanneer)

Gebruik regels

Vul altijd de onderwerpregel in

Maak mappen aan

Gebruik de map: wachten op

Bedankt

Milo Groot Obbink

Pro6 Advies

Adviseert over financiering, marketing/marktonderzoek, verbetert de prestaties

van MKB-bedrijven en van ondernemers persoonlijk