Groenhuysen en UMRA

Hans Delwel, ICT-Coordinator

Stichting Groenhuysen• Intramurale zorg

– 1419 Cliënten• Extramurale zorg

– 611 Cliënten• 19 Centra voor Wonen en Zorg• 2 regionale behandelcentra• 16 Steunpunten in kleinere dorpsgemeenten• Zorgboerderij en Kinderboerderij.• 10 nieuwbouw projecten

• 2300 medewerkers (=1150 FTE)• 550 werkplekken

AanleidingHet project Elektronisch Cliënten Dossier• Start in 2009• Nu uitrol op afdelingen.• Beleidsuitspraken

– Informatie moet herleidbaar zijn naar uitvoerend medewerker– Iedere medewerker moet ten alle tijden bij het ECD kunnen

• Client staat centraal

De uitdaging• Proces aanvraag/ mutatie netwerkaccount voor medewerker

– Manager moet aangeven welke medewerker wat mag• Nadenken over informatiebehoefte medewerker• Formulier in vullen.• Personeels systeem doorzoeken voor juiste gegevens (nummer)• Vaak “Doe maar kopie van….”

– ICT gaat aan de gang in AD• Vaak fouten door handmatig aanmaken.• Manager levert verkeerde info aan.

– En dan gaat de medewerker ook nog eens uit dienst……

Vóór UMRA• Nog niet iedereen een account• 1000 medewerkers met account zorgden voor 80 uur werk ICT in

drie maanden. Hierbij werd meer dan de helft van de mutaties nog niet doorgegeven.

• ECD project creëert handmatig aanmaken accounts voor de overige 1300 accounts

• Opgave HRM leert ruim 1000 mutaties nieuwe medewerkers en 600 interne mutaties

• Doorlooptijd aanmaken account gemiddeld 5 werkdagen• Veel frustratie bij managers, ICT en medewerker

Selectie procesWat wil Groenhuysen• Keuze gemaakt voor eenmalige vastlegging gegevens:

– Personeel in HRM pakket (Beaufort)– Cliëntgegevens in Zorg pakket (Helios)– Facilitaire gegevens in Facilitair pakket (Topdesk)

• Accounts moeten bij aanvang van werkzaamheden nieuwe medewerkers beschikbaar zijn.

• Autorisaties moeten direct bij aanvang geregeld zijn.• Autorisaties moeten bij wijziging direct worden doorgevoerd.• En nog veel meer……

• Dus stap voor stap……

Realisatie proces• Zoeken naar een leverancier die dit kan.• Gevonden in Tools4ever met product UMRA.

• Wensen duidelijk maken naar leverancier.• Applicatiebeheerders van de applicaties die betrekken bij proces.

ImplementatieStap 1 welke informatie wordt gebruikt• Vergelijk maken tussen HRM pakket – Active directory.• HRM registreert o.a.

– Personeel gegevens– Personeelsnummer– Kostenplaats/Organisatorische eenheid/ functie– Datum in\uit dienst

• ICT wil graag in AD– Personeelsgegevens– Accountnaam (standaard 1e letter voornaam, 1e letter geboortenaam

gevolgd door personeelsnummer)– Zorgen dat account direct klaar zijn op datum in dienst en gedisabled

zijn op datum uit dienst.– Autoriseren op basis van KPL-OE en Functie

Stap 2 Tools4ever - Groenhuysen• Consultant van Tools4ever gaat samen met technisch en

functioneel beheer waar gegevens in deel applicaties staan.• UMRA implementatiesheet leggen tegen beleid Groenhuysen.

– Naamgevingdocument Groenhuysen als leidraad.• Accounts 1e letter voornaam, 1e letter

geboortenaam, personeelsnummer.• Kostenplaatsen, OE, functies HRM nummer + toevoeging

• Uitgebreide testen ter controle of alles goed loopt.• Binnen een doorlooptijd van 2 maanden in productie

ResultatenPersonele bezetting• Voor aanschaf UMRA had ICT 1,83 FTE op 1e lijns beheer waarvan

0.83 FTE zich vooral bezig hield met accounts– Aanmaken nieuwe accounts– Mutaties accounts– Herstelacties– Verwijderen accounts– Rechten toekennen

Synchronisatie rapport• Voorbeeld rapportage na synchronisatie (iedere 4 uur)

UMRA forms

Voorbeeld gebruik formulieren van UMRA

Na UMRA• Na implementatie al snel toegevoegde waarde zichtbaar.

– Nieuwe medewerkers hebben op dag van binnenkomst hun account en kunnen direct aan de slag.

– Fouten met personeelsnummers en namen tot nagenoeg 0 gereduceerd.

– Medewerkers zijn op dag van einde contract direct gedeactiveerd.

– Terug van 1.83 FTE naar 1 FTE op de 1e lijn.– Tijdens accountants controle positieve reactie op in en

uitdienst verwerking. NEN7510

Risico’s• Door de automatisering van het proces is nauwkeurigheid

belangrijk.• Managers dienen snel hun mutaties door te geven aan HRM.

Groei gebruikers

Aantal gebruikers per FTE

Huidige werkzaamheden tbv accounts• Worden alleen nog rechten toegekend.

– Daarbij worden applicaties binnen nu en twee maanden op functie toegekend.

– Netwerkrechten binnen nu en 4 maanden op OE en kostenplaats toegekend.

• ICT beperkt zich daarna voor AD tot uitlezen mails van UMRA.

Toekomst• Eind 2010 alle rechten automatisch toegekend via UMRA.

– Applicaties– Netwerkrechten

• Tijdens implementatie UMRA is ook 1 applicatie getest met SSO van Tools4ever.

• Begin 2011 uitwerking SSO.– Nu test om applicaties ook op basis van de AD groepen een

account binnen de applicaties te laten aanmaken zodat ook functioneel beheer geen accounts meer hoeft aan te maken.

• Hiermee bereiken we dan tevens dat zorgmedewerkers op het moment van aanname en of mutatie van afdeling direct bij de juiste cliëntgegevens komen.