Handreiking energiemanagement: Interne Audits & · PDF filehoofd Technische Dienst of de ISO-...

Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management ReviewMeerjarenafspraak energie-efficiency (MJA)

2 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

Inleiding 3

1. Interne energieaudits 4 1.1 Algemene introductie 4 1.2 Interne energieaudits 5 1.2.1 Documentatie en audits 5 1.2.2 Waarom interne audits? 6 1.2.3 Interne auditor energie 6 1.2.4 Uitgangspunten voor interne energieaudits 6 1.2.5 Planning en voorbereiding van de interne energieaudit 7 1.2.6 Uitvoering van de interne energieaudit 8 1.2.7 Rapportage van de auditresultaten 9 1.2.8 Bewaken en opvolgen van openstaande tekortkomingen 10 1.2.9 Analyse resultaten interne audit voor de management review 11 2. Management Review 12 2.1 Algemene introductie 12 2.2 Commitment van de directie 13 2.3 Management review 13 2.3.1 Voorbereiding van de management review 13 2.3.2 Beoordeling van de input 13 Bijlage 1: Planning voor energieaudits 14

Bijlage 2: BasisCheck Energiezorg© 15

Bijlage 3: Voorbeeld Energie auditrapport 20

Bijlage 4: Voorbeeld Formulier tekortkomingen 21

Inhoudsopgave


Deze handreiking biedt praktische ondersteuning bij twee belangrijke onderdelen van energiemanagement: het opzetten van een interne audit en een management review. Vooral bedrijven die geen of weinig ervaring hebben met managementsystemen zullen hiermee op weg geholpen worden.

Beide onderdelen zijn een logisch vervolg op geplande en al genomen energiebesparende maatregelen. Het is een toetsing of de maatregelen effect hebben (gehad), of ze bijgesteld moeten worden en of er eventuele vervolgmaatregelen nodig zijn.In de regelkring van continue verbetering, geïllustreerd door de Cirkel van Deming (zie afbeelding hiernaast), vinden we interne audits in de fase ‘Check’ en management review in de fase ‘Act’.

Interne energieaudits

De interne audits worden genoemd in de Referentie Energiezorg© onder:4 Controle en corrigerende maatregelen 4.4 Energieaudits

4.4.1 Er worden regelmatig, maar minimaal eens per jaar, interne audits uitgevoerd met betrekking tot het aspect energie zoals verwoord in deze specificatie (kan onderdeel zijn van andere managementsystemen) om de werking van het systeem te controleren.

4.4.2 De resultaten van de audit worden gerapporteerd aan het management.

Daarnaast komen de interne energieaudits ook aan bod in de BasisCheck Energiezorg© onder de vragen 19, 20, 21 en 22.

Rapportage aan het management en evaluatie

Deze zijn terug te vinden in de Referentie Energiezorg© onder:5 Betrokkenheid directie 5.1 Evaluatie

5.1.1 Het energiemanagementsysteem of het energieaspect binnen een ander managementsysteem, wordt periodiek, maar minimaal jaarlijks, beoordeeld door de directie op toepasselijkheid, adequaatheid en effectiviteit.

Verder worden de management review en evaluatie genoemd in de BasisCheck Energiezorg© onder de vragen 23, 24, 25 en 26.

Inleiding

prestatie continueverbetering

tijd

borging

plan do

act check


1. Interne energieaudits

1.1 Algemene introductie

Het energiemanagementsysteem van een organisatie bestaat onder meer uit:• energiebeleid,• een energieaspectenregister,• een meetsysteem voor energiegebruik,• een onderhoudssysteem voor de

energiegebruikers,• en beheersmaatregelen

zoals taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, procedures en werkinstructies.

Dit energiemanagementsysteem is gedocumenteerd en geïmplementeerd in de organisatie.

Noodzaak voor energieauditDoordat de meeste organisaties aan verandering onderhevig zijn (wijzigingen in gebouwen, machines, mensen en werkwijzen) is het noodzakelijk om de vastgestelde werkwijze in het energiemanagementsysteem periodiek te onderwerpen aan een interne audit.

Doelstelling energieauditAls een organisatie energiemanagement heeft ingevoerd, is het belangrijk om te weten of de bedrijfsdoelstellingen op het gebied van energie en van energiemanagement (continue en structurele aandacht voor verbetering van de energie-efficiency) worden gehaald.Worden de (nieuwe) werkafspraken en instructies door het personeel nageleefd?Wordt energie werkelijk meegenomen bij belangrijke beslissingen?Zijn er knelpunten of verbetermogelijkheden aan te wijzen?Een interne energieaudit geeft antwoord op deze vragen.Tegelijkertijd geeft uw organisatie met het uitvoeren van een interne audit invulling aan de Check-fase uit de Cirkel van Deming.Hieronder ziet u een gedetailleerde illustratie van Deming’s regelkring Plan, Do, Check, Act.

Schematisch overzicht regelkring (cyclus) Plan, Do, Check, Act:

ACT

CHECK DO

PLAN

ENERGIE BELEID

Energie-beleidsverklaring

Energieaspecten

We elijke eisen

Doel- en taakstellingen

Programma

Corrigerendeen preventieve

maatregelen

Management review

Evaluatie

Controle en meting

Registraties

Monitoring

Energiezorgaudits

TBV

Opleiding en bewustwording

Communicatie

Documentenbeheer

Beheers-maatregelen


Gevolgen energieauditHet resultaat van een interne audit kan zijn dat een werkwijze moet worden aangepast of dat het gedocumenteerde systeem moet worden aangepast (Act-fase).

Samenvatting introductie:

1. Plan Plan zoals je het wil doen: het documenteren van het systeem

2. Do Doen wat is gepland: implementeer de gedocumenteerde werkwijze

3. Check Controleer of aan de vastgestelde werkwijze wordt voldaan: toon de implementatie aan door middel van interne audits

4. Act Neem actie als niet wordt voldaan: corrigerende en preventieve maatregelen en de jaarlijkse management review van het energiemanagementsysteem

Meer informatie over documenteren vindt u in de Agentschap NL-publicatie ‘Energiemanagement Handreiking Documenteren’.

1.2 Interne energieaudits

1.2.1 Documentatie en audits

Een zorgvuldig gedocumenteerd en actueel energiemanagementsysteem geeft de auditor inzicht in wat de organisatie doet (of heeft afgesproken) op het gebied van energie-efficiency, taken en verantwoordelijkheden, werkwijzen et cetera. Hierdoor is het energiemanagementsysteem te toetsen en te meten.

Welke documenten?In het gedocumenteerde energiemanagement-systeem wordt vastgelegd welke onderdelen van energiemanagement aantoonbaar moeten zijn.De aantoonbaarheid is weer van belang om aan te tonen dat het managementsysteem werkt.In de Referentie Energiezorg© is exact terug te vinden welke zaken aantoonbaar moeten zijn.Het gebruik van de BasisCheck Energiezorg© is hierbij een praktisch hulpmiddel (zie § 1.2.6).

Voordelen van documentatie:• Het biedt hulp bij het consistent invoeren

van ‘best practices’ > dat zijn de diverse praktische oplossingen om de energie-effi-ciency van processen of apparatuur te verbeteren;

• Het borgt een eenduidige en uniforme werkwijze;

• Het beheerst voorkomende wijzigingen: de organisatie weet direct wat er gedaan moet worden als er iets verandert en overziet snel de consequenties;

• Het is richtinggevend bij het trainen en instrueren van (nieuwe) medewerkers;

• Het is een belangrijk communicatiemiddel: taken, bevoegdheden en verantwoordelijk-heden liggen vast en daar kunnen de medewerkers op aangesproken/ beoor-deeld worden.


1.2.2 Waarom interne audit?

Voordelen van een energieaudit:1. Het geeft inzicht in het nakomen van gemaakte

afspraken rondom energiemanagement. Met andere woorden: het geeft een organisatie inzicht in het functioneren van het energiemanagementsysteem.

2. Door het uitvoeren van een interne audit kan een organisatie (laten) vaststellen of zij voldoet aan de voor haar geldende weten regelgeving ten aanzien van energiemanagement. Met andere woorden: een interne audit toont ook aan of een organisatie ’in compliance’ is.

3. De resultaten van een interne audit dienen als input voor de management review. Het gaat namelijk vooral om wat je met de resultaten doet (zie § 2.3.1). Op die manier krijgt een organisatie de mogelijkheid om haar energiemanagementsysteem te verbeteren en verder te besparen op de kosten.

4. Als het energiemanagementsysteem is geïntegreerd in andere managementsystemen (bijvoorbeeld ISO 9001, ISO 14001 of HACCP), kunnen de interne energieaudits gecombineerd worden met de reguliere audits van deze managementsystemen.

1.2.3 Interne auditor energie

TaakomschrijvingDe rol van de interne energieauditor is te omschrijven als een vertegenwoordiger van de directie, die in opdracht van de directie onderzoekt of de organisatie nog voldoet aan de eisen van energiemanagement.

Opleiding en kennisDe interne auditor moet beschikken over in ieder geval de basis auditvaardigheden. Daar bestaan specifieke trainingen voor.Om de auditvaardigheden op voldoende niveau te houden, geldt als vuistregel dat jaarlijks minimaal twee audits uitgevoerd moeten worden. Daarnaast moet de interne auditor beschikken over kennis van de Referentie Energiezorg©.

Objectiviteit en onafhankelijkheidZoals bij alle audits, moet de interne auditor objectief en onafhankelijk staan tegenover het proces dat wordt getoetst. Dat wil zeggen dat een auditor nooit zijn eigen werk mag toetsen.

Het aantal interne auditoren is afhankelijk van de omvang van het bedrijf en de complexiteit van het ingevoerde energiemanagement systeem.

1.2.4 Uitgangspunten voor interne energieaudits

Om interne energieaudits zorgvuldig én gericht uit te kunnen voeren, is het van belang dat de uitgangspunten helder zijn.Voordat de auditoren aan het werk gaan, moet de directie en/of het management van de organisatie stilstaan bij de volgende zaken:• Wat is het doel van de audit?• Wat is de basis van de audit?• Wat is de reikwijdte van de audit?

Doel van de energieauditEr zijn verschillende redenen waarom een energiemanagementsysteem wordt geaudit.Voorafgaand aan de audit moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn wat het doel is van de interne audit. Bijvoorbeeld:• Vaststellen of het energiemanagement systeem

voldoet aan de eisen van de eigen organisatie (het energiebeleid);

• Vaststellen of het energiemanagement systeem is geïmplementeerd;

• Vaststellen of het energiemanagement systeem voldoet aan de eisen van de Referentie Energiezorg©;

• Vaststellen of de organisatie voldoet aan relevante wetgeving;

• Verbeteren van het energiemanagement systeem.


Basis van de energieauditOm een goede energieaudit uit te kunnen voeren, moet er binnen de organisatie worden vastgesteld welke auditcriteria worden gehanteerd. Deze criteria omvatten het toetsingskader waarbinnen de energieaudit wordt uitgevoerd; de criteria helpen derhalve bij de beoordeling of de getoetste onderdelen wel of niet in orde zijn.

Voorbeelden zijn de afspraken binnen het eigen energiemanagementsysteem van de organisatie, de Referentie Energiezorg©, het energie-aspectenregister en/of relevante weten regelgeving.

Reikwijdte van de energieauditBij het vaststellen van de reikwijdte (de scope) bepaalt de organisatie welk deel van het energiemanagementsysteem en welk deel van de organisatie worden geaudit. Bijvoorbeeld alleen de technische dienst voor een controle op werkinstructies, of een inkoopafdeling.

Tijdens de audit kunnen verschillende onderwerpen beoordeeld worden die te maken hebben met het energiemanagementsysteem. Het kunnen echter alleen onderwerpen zijn die zijn vastgelegd en gedocumenteerd in het betreffende energiemanagementsysteem.Denk bijvoorbeeld aan specifieke procedures op de werkvloer, de volledigheid van het energie-aspectenregister, onderhoud door de technische dienst, voortgang van verbeterprojecten, enzovoort.

Samenvatting uitgangspunten:1. Vóór aanvang van een interne energieaudit

moet de organisatie overeenstemming hebben bereikt over drie uitgangspunten:

• Doel • Auditcriteria(de basis) • Reikwijdte

2. Als energiemanagement is gekoppeld aan een bestaand managementsysteem, moet energiemanagement worden meegenomen in de reguliere audits. Ook dan moet de organisatie een besluit nemen ten aanzien van de vermelde uitgangspunten. Doel hiervan is te borgen dat de interne auditoren zich voorbereiden op alle energiemanagement-gerelateerde onderwerpen, en deze ook daadwerkelijk toetsen en rapporteren.

1.2.5 Planning en voorbereiding van de interne energieaudit

Coördinator interne energieauditsHet verdient aanbeveling om één medewerker de rol van coördinator interne energieaudits te geven. De coördinator is daarmee verantwoordelijk voor (en bewaakt dus) het gehele interne auditproces van de organisatie. Het auditproces ziet er schematisch als volgt uit:

Uitgangspunten helder?Dan plannen! Wanneer de uitgangspunten helder zijn, kunnen de interne energieaudits worden gepland.Dit gebeurt in samenspraak tussen de coördinator interne energieaudits en degene die verantwoordelijk is voor het energie management-systeem (bijv. een lid van het management, het hoofd Technische Dienst of de ISO- of HACCP-verantwoordelijke).

De planning voor interne energieaudits bestaat vooraleerst uit een driejarenplanning ter invoering van het energiemanagementsysteem. Daarna is een jaarplanning nodig waarin het gehele systeem aan bod komt tijdens interne audits.Voor onderdelen die kritisch zijn (met betrekking tot het energiegebruik en/of de kosten) is het raadzaam om deze meer dan één keer per jaar door te lichten.

In bijlage 1 staat een voorbeeld van een planning.

planning

analyse

rapportage

audit

aankondiging

voorbereiding

opvolging

corrigerendemaatregelen


Tijdens de implementatiefase van energie-management (gedurende drie jaren) wordt de planning voor energieaudits op hoofdlijnen vastgelegd.

In de daaropvolgende jaarplanningen legt een organisatie op detailniveau vast:• welk proces er wordt geaudit,• welke locatie of afdeling,• wanneer,• door welke auditor,• en op welk onderwerp.

Andere overwegingen die komen kijken bij het opstellen van een jaarplanning, zijn:• Tekortkomingen en aandachtspunten uit vorige

interne energieaudits;• Beschikbaarheid van de auditoren en auditees

(de geïnterviewden);• Expertise van de auditoren (is er extra training/

opleiding nodig?).

VoorbereidingVoordat de interne audits uitgevoerd kunnen worden, moeten deze worden gepland en op tijd gecommuniceerd richting de medewerkers die geïnterviewd worden (de zogeheten auditees).Uiteraard dienen de auditoren de energieaudits zorgvuldig voor te bereiden, gebaseerd op de drie uitgangspunten doel, auditcriteria en reikwijdte.Deze bepalen immers welke documenten de auditor moet doornemen ter voorbereiding van de audit. Denk bijvoorbeeld aan het energieaspectenregister, doelstellingen uit het energiebeleid van de organisatie en het energie-efficiencyplan (EEP), bedrijfsprocedures en instructies waarin beheersmaatregelen zijn beschreven.

Aan de hand van deze voorbereiding kan de auditor een aandachtspuntenlijst opstellen die tijdens de audit als leidraad dient.

1.2.6 Uitvoering van de interne energieaudit

Na de planning en de voorbereiding kunnen de interne energieaudits worden uitgevoerd.De auditees kunnen zowel leden van het managementteam als medewerkers op de werkvloer zijn.

BasisCheck Energiezorg© als leidraadOm ervoor te zorgen dat bij het uitvoeren van interne audits alle onderdelen uit de Referentie Energiezorg© aan bod komen, is het raadzaam om de BasisCheck als leidraad te gebruiken.

Om de interviews in goede banen te leiden, is er een aantal ‘gouden’ regels opgesteld voor de auditoren:• Geef een heldere introductie: wie ben je, waarom

ben je er, wat ga je doen en hoe lang gaat het duren;

• Geef aan dat je het energiemanagement systeem komt toetsen en dat de audit géén persoonlijke beoordeling is;

• Probeer informatie te vergaren aan de hand van open vragen, waarmee je indirect antwoord krijgt op de vragen uit de BasisCheck. Als auditor moet je aan de hand van de antwoorden en criteria bepalen of er wordt voldaan aan het gevraagde;

• Luister actief: herhaal antwoorden om te controleren of je het goed begrepen hebt;

• Verifieer in documenten/registraties of hetgeen je gehoord hebt ook klopt;

• Los geen problemen op; je bent er om verbeterpunten te vinden. Oplossingen komen later.

In bijlage 2 is de tekst opgenomen van de BasisCheck Energiezorg©.

Er is sprake van een tekortkoming of een verbeterpunt wanneer de dagelijkse praktijk niet in overeenstemming is met de afspraken in het energiemanagementsysteem. Bijvoorbeeld als werkinstructies of procedures niet worden nageleefd. Of als de dagelijkse praktijk niet voldoet aan de beoordelingscriteria die de organisatie heeft vastgesteld.


1.2.7 Rapportage van de auditresultaten

Als de energieaudit is uitgevoerd, stellen de auditoren een auditrapport op.

Tips voor auditoren:• Wachtniettelangmethetmakenvande

rapportage na de energieaudit.• Formuleerobjectief.• Laatdeauditeesvantevoreneenconcept

van het verslag lezen.• Zorgdatderapportagevoldoendeconcrete

informatie bevat waarmee de organisatie zich later kan verbeteren.

• Verwerkgéénoplossingenvoordegeconstateerde tekortkomingen in de rapportage.

Het doel van een auditrapport is tweeledig:• Aantoonbaar maken dat de audit is uitgevoerd;• Informatie aandragen om eventuele corrigerende

dan wel preventieve maatregelen te nemen om de geconstateerde tekortkomingen en verbeterpunten aan te pakken.

De inhoud van een auditrapport moet altijd de volgende zaken bevatten:• Elk rapport moet een unieke aanduiding hebben

zodat het rapport gekoppeld kan worden aan de auditplanning. Dit kan bijvoorbeeld door het auditrapport van titel en datum te voorzien;

• Een overzicht van de auditor(en), de getoetste procedures en afdeling(en);

• In het rapport moeten de reikwijdte en het doel van de audit vermeld worden, inclusief de documenten waarop de audit gebaseerd is;

• In het rapport moet objectief bewijs worden opgenomen waaruit blijkt of het energie-management systeem voldoet aan de criteria, dan wel verbetering behoeft;

• Geconstateerde tekortkomingen.

Formulering tekortkomingenTekortkomingen moeten zo objectief mogelijk worden geformuleerd. Zo weet degene die verantwoordelijk is voor het oplossen van de tekortkoming duidelijk wat het feitelijke probleem is en waar hij aan toe is.

Een goed geformuleerde tekortkoming bevat de volgende onderdelen:• Een probleemomschrijving – waarom is de

tekortkoming een probleem?• Met welke auditcriteria is het geconstateerde

in tegenspraak?• Objectief bewijs (concrete feiten) dat de

tekortkoming onderbouwt.

Een voorbeeld: “Oven 2 heeft geen onderhoud gehad conform de vastgestelde onderhoudsplanning (omschrijving probleem).In document X van datum Y (auditcriterium) staat vermeld dat jaarlijks onderhoud moet worden gepleegd.Conform de registratie Z dateert het laatste onderhoud van 2 jaar geleden (objectief bewijs).”

In bijlage 3 staat een voorbeeld van een energieauditrapportage.

Indeling tekortkomingenDe auditoren kunnen de geconstateerde tekortkomingen rangschikken aan de hand van de volgende twee gradaties:• Scope / Reikwijdte van de

verbeteringsmogelijkheden – om suggesties aan te geven welke verdere verbeteringen mogelijk zijn.

• Non conformity – toe te passen bij tekortkomingen waarbij een duidelijke afwijking van het gedocumenteerde energiemanagementsysteem is geconstateerd.

Opvolging tekortkomingenDe auditoren identificeren de tekortkomingen, maar de direct verantwoordelijken stellen de verbetervoorstellen op. Samen bepalen zij de concrete termijnen waarbinnen de corrigerende maatregelen genomen dienen te worden.Het geplande verbeterproces wordt vervolgens door de betreffende auditor gemonitord.


1.2.8 Bewaken en opvolgen van de openstaande tekortkomingen

Om de geconstateerde tekortkomingen uit de interne energieaudit te bewaken en op te volgen, kan het volgende overzicht worden gebruikt:

VerantwoordelijkhedenSamenvattend kunnen we stellen dat de auditor verantwoordelijk is voor het opstellen en rapporteren van eventuele tekortkomingen.De auditee (of de verantwoordelijke manager van de afdeling waar de tekortkoming is geconstateerd) is verantwoordelijk voor het oplossen van de tekortkoming.

Overzicht tekortkomingenOm te voorkomen dat openstaande tekortkomingen niet worden opgelost, is het aan te aanbevelen dat de coördinator interne energieaudits een overzicht heeft van openstaande tekortkomingen.

In zo’n overzicht is minimaal de volgende informatie opgenomen:• De tekortkoming inclusief gradatie ‘reikwijdte

van de verbeterings-mogelijkheden’ of ‘non conformity’;

• De plaats waar de tekortkoming is geconstateerd;• De naam van de verantwoordelijke manager;• De naam van de auditor;• De voorgestelde termijn waarbinnen de

corrigerende maatregel is genomen.

Taak auditcoördinatorDe auditcoördinator heeft als taak de auditoren aan te sturen als het gaat om de opvolging van alle geconstateerde ‘non conformities’. Hiermee wordt bedoeld dat de auditor die de tekortkoming heeft geconstateerd tevens bepaalt of, en in hoeverre, een adequate corrigerende maatregel is genomen om de geconstateerde tekortkoming op te lossen.

identi�ceert afwijking

AUDITOR AUDITEE /VERANTWOORDELIJKE

schrij� afwijkingsrapport

• verifieert genomen corrigerende

maatregel(en) en doeltreffendheid

• sluit het afwijkingsrapport

onderlinge afstemmingover datum

schrij� afwijkingsrapport

• onderzoekt oorzaak en registreert

resultaat

• besluit welke maatregel(en)

genomen moet(en) worden om

oorzaak weg te nemen

• voert maatregelen uit

• verifieert


1.2.9 Analyse resultaten interne audit voor de management review

Het is de bedoeling dat de interne energieaudits elk jaar worden geëvalueerd als onderdeel van de management review.

Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgende informatie die specifiek wordt besproken en beoordeeld:• Zijn de interne audits volgens planning

uitgevoerd?• Zijn alle geconstateerde tekortkomingen opgelost

volgens planning?• In hoeverre is er sprake van dat de basale

oorzaken van de tekortkomingen min of meer gelijk zijn? Ofwel: is er sprake van een trend?


2.1 Algemene introductie

Het streven naar continue verbetering van de energieprestaties van een organisatie, is opgenomen in de energiebeleidsverklaring die is ondertekend door de directie.Energiebeleid is als het ware ‘de motor’ die de regelkring van continue verbetering, ofwel de Cirkel van Deming (zie de afbeelding hieronder), aan het rollen houdt.

Een energiemanagementsysteem helpt een organisatie om de energieprestaties te beheersen (te borgen) en te verbeteren. In de inleiding lazen we al, dat interne energieaudits in de Check-fase gesitueerd zijn.De management review en evaluatie vinden we in de Act-fase.

2. Management review

ACT

CHECK DO

PLAN

ENERGIE BELEID

Energie-beleidsverklaring

Energieaspecten

We elijke eisen

Doel- en taakstellingen

Programma

Corrigerendeen preventieve

maatregelen

Management review

Evaluatie

Controle en meting

Registraties

Monitoring

Energiezorgaudits

TBV

Opleiding en bewustwording

Communicatie

Documentenbeheer

Beheers-maatregelen

De cyclus binnen de Cirkel van Deming staat ook wel bekend als: Plan, Do, Check, Act.Kenmerkend is de continue evaluatie van de doelstellingen in alle fasen van de cyclus. Hierin ligt ook de flexibiliteit van het systeem besloten.


2.2 Commitment van de directie

Het is van essentieel belang dat de directie zich commiteert aan het energiemanagement systeem, als voorwaarde om te komen tot een goede implementatie van het zorgsysteem.Om nu te borgen dat de organisatie continu verbetert op het gebied van energiemanagement én dat hiervoor voldoende (financiële) middelen beschikbaar zijn, mag de organisatie van de directie verwachten dat zij minimaal één keer per jaar het volledige energiemanagement systeem evalueert in de vorm van de management review.

2.3 Management review

Monitoring ≠ management reviewHet is een misvatting om te denken dat het monitoren van het energiegebruik van een organisatie hetzelfde is als het uitvoeren van een directiebeoordeling. Immers, tijdens de management review dient het gehele energiemanagementsysteem te worden beoordeeld; monitoring van het gebruik is slechts één van de onderdelen.

Doelstelling management reviewHet doel van de directiebeoordeling kan als volgt worden verwoord:Beoordelen of het energiemanagementsysteem is geïmplementeerd (zoals gepland in het energiebeleid van de organisatie) en of het energiemanagementsysteem concreet bijdraagt aan het verbeteren van de energieprestaties van de organisatie.

2.3.1 Voorbereiding van de management review

Over het algemeen verzamelt de verantwoordelijke voor het energie management systeem alle informatie die nodig is voor de directiebeoordeling.Vervolgens analyseert hij/zij de verzamelde informatie en rapporteert deze aan de directie. De analyse fungeert aldus als ‘ input’ voor de directiebeoordeling.

Kritische onderwerpenIn de management review moeten minimaal de volgende onderwerpen aantoonbaar (dus vastgelegd) worden besproken en beoordeeld door de directie:• De energieprestatie van het bedrijf (eventueel in

vergelijking tot meerdere jaren op basis van specifiek energiegebruik);

• Naleving van weten regelgeving;• Naleving van het eigen energiebeleid;• Voortgang van de doelstellingen;• Resultaten van interne audits;• Uitzonderlijke situaties met betrekking tot

energiegebruik (calamiteiten, veranderingen, uitbreiding en dergelijke).

2.3.2 Beoordeling van de input

Op basis van de analyse kan de directie zich een beeld vormen van de effectiviteit (de doeltreffend-heid) en de efficiëntie (het verkrijgen van het grootst mogelijk resultaat met de minste inspanning) van het energie management systeem.

Zoals vermeld in de vorige paragraaf, moet de beoordeling van deze analyse door de directie worden vastgelegd inclusief een overzicht van eventuele verbeteracties.Deze werkwijze borgt tegelijkertijd dat vermelde verbeteracties daadwerkelijk zijn geïdentificeerd en dus kunnen worden opgevolgd.

Aan de hand van de management review worden de doelstellingen voor de energieprestatie en het energiemanagementsysteem voor het opvolgende jaar vastgesteld. Op die manier is de cirkel weer rond!

prestatie continueverbetering

tijd

borging

plan do

act check


Bijlage 1: Planning voor energieaudits

Afdelingen: Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Directie x x x

Productie x x x x x x

Kantoor x x x

Personeelszaken x x x

Inkoop x x x

Technische dienst x x x x x x

Energieverantwoordelijke x x x

Toelichting: In onderstaand overzicht worden voorbeelden gegeven van onderwerpen die bij de diverse audits aan bod kunnen komen

Afdeling: Onderwerpen:Directie Energiebeleid, externe communicatie, investeringen, directiebeoordeling,

behalen van doel- en taakstellingen

Productie Beheersing van werkzaamheden (bijv. productieplanning, ingebruikname van

machines, werkzaamheden door derden),

interne communicatie over de energieprestaties,

monitoring en meting van energieprestaties

(bijv. bewakingsverslagen), doel- en taakstellingen

Kantoor Interne communicatie over de energieprestaties

Personeelszaken Opleidingsproces van medewerkers (inclusief vaststellen van benodigde

trainingen en/of opleidingen, en het volgen van trainingen)

Inkoop Inkoop van machines en diensten

Technische dienst Uitvoeren van correctief en preventief onderhoud

Energieverantwoordelijke Documentbeheer, monitoring en meting van energieprestaties, nemen van

corrigerende maatregelen


Bijlage 2: BasisCheck Energiezorg©

Bedrijf:Datum:

Ingevuld door:Gezien management:

BasisCheck Energiezorg©

(versie van 07-06-2005)

rev. november 2011

“2j” verplicht binnen 2 jaar (19

vragen),

“3j” verplicht binnen 3 jaar (7),

overige facultatief (14)

Resultaat: Dit is een blanco BasisCheckEnergieaspect=alleswatleidttot

energie gebruik.

Alles wat het energiegebruik van de

bedrijfsactiviteiten voor- of nadelig

kan beïnvloeden, is een

energieaspect.

Denk aan techniek (bijv. installaties

en inregeling), organisatie (bijv.

werkprocessen en onderhoud) en

gedrag (bijv. navolging van

werkinstructies).

A Basis informatie Opmerkingen:

1. Zijndeenergiegebruikenbekenden

beschikbaar (bijvoorbeeld in het

EEP of uit uw monitoring

informatie)?

c Ja 2j

2. Heeft de organisatie op basis van

de energiegebruiken de belangrijke

energieaspecten bepaald (zie

bovenstaande definitie) en heeft

men dit bij de tijd gehouden?

c Ja 2j


B Implementatie en uitvoering

B.1 Structuur en verantwoordelijkheid Opmerkingen:

3. Zijntaken,bevoegdhedenen

verantwoordelijkheden(T.B.V.)

vastgesteld voor medewerkers

betrokken bij energiemanagement

(bijv. energieaspecten,

energiegebruik, doelstellingen,

corrigerende maatregelen, enz.) ?

c Ja 2j

4. Wordenafdoendefinanciële

middelen ter beschikking gesteld

voor het beheersen en verbeteren

van de energieprestatie (gebruik &

efficiency)?

c Ja 2j

B.2 Beheersing van de werkzaamheden Opmerkingen:

5. Is afgesproken hoe het

energiegebruik van de

bedrijfsactiviteiten wordt beheerst?

c Ja 2j

6. Geldt bij de uitvoering van de

werkzaamheden dat:

c Het energiebeleid bekend is bij alle

relevante medewerkers en ernaar

wordt gehandeld?c Monitoringinformatie wordt

gebruikt om het energiegebruik van

processen te beheersen en te

verbeteren?c Bij de inkoop van goederen en

diensten wordt gekeken naar de

consequentie voor het

energiegebruik

(indien relevant krijgen

toeleveranciers, aannemers en

derden instructies m.b.t.

energiegebruik)?

7. Vandebelangrijkste

energiegebruikers

(energieaspecten) wordt het

gebruik regelmatig gemeten,

geregistreerd, geanalyseerd en

gerapporteerd. Analyse vindt plaats

in relatie tot productie processen

(monitoring).

c Ja 2j


8. De hiervoor genoemde monitoring

bevat:

c Energiegebruik per afdeling of per

proces.c Financiële-ofgebruikskentallen.c Streefgebruiken.c Energiegebruik van projecten

(verbouwingen, groot onderhoud,

etc.)c (Grafische) trendanalyse.

9. Relevante meters worden naar

behoren onderhouden en indien

nodig gekalibreerd.

c Ja

B.3 Opleiding en bewustwording Opmerkingen:

10. Is de noodzakelijke kennis en

informatieopgebiedvanefficiënt

energiegebruik bekend en zijn de

medewerkers die het

energiegebruik kunnen beïnvloeden

geïnstrueerd en/of opgeleid?

c Ja 3j

B.4 Communicatie Opmerkingen:

11. Wordtinternregelmatigoverde

energieprestatie en energie-

management gesproken op

uitvoerend- en management

niveau?

c Ja 3j

12. Is afgesproken hoe en aan wie de

energieprestaties bekend worden

gemaakt?

c Ja

13. Is het energiebeleid beschikbaar

voor externe belanghebbenden?

c Ja

C Energiebeleid, planning en verbetering

C.1 Energiebeleidsverklaring Opmerkingen:

14. Is de energiebeleidsverklaring

vastgesteld door het hoogste

leidinggevende (operationele)

niveau?

c Ja 2j

15. Is in de beleidsverklaring

opgenomen dat de organisatie:

c Voldoetaanrelevantewetten,

regels, andere onderschreven

afspraken?

2j

c Streeft naar continue verbetering

van de energieprestatie en

preventie van energiegebruik?

2j


C.2 Doel- & taakstellingen en energiemanagementprogramma Opmerkingen:

16. Is er een plan van aanpak om de

energieprestatie te verbeteren, in

overeenstemming met het beleid?

c Ja 2j

17. Bij het opstellen en beoordelen van

de doelstellingen worden de

volgende zaken in acht genomen:

c Dewettelijkeenandereeisen. 2j

c De belangrijke energieaspecten. 2jc De beste, beschikbare technieken

(volgens bijv. de maatregelenlijsten

van Agentschap NL).

2j

c De verbetering van de indirecte

energie-effecten, zoals die

veroorzaakt worden door bijv.

materiaalkeuze, transporteurs en/of

toeleveranciers.

2j

c Het tijdpad waarbinnen ze

gerealiseerd moet worden.

2j

D Documenteren

D.1 Documentatie (vastlegging) zorgsysteem Opmerkingen:

18. Is vastgelegd (schriftelijk of

elektronisch) hoe energie-

management werkt, en wordt er

een relatie gelegd naar relevante

instructies en procedures?

c Ja 2j

E Audits, maatregelen en evaluatie

E.1 Energieaudits Opmerkingen:

19. Wordt,minimaaléénkeerperjaar

een interne audit van het

energiemanagementsysteem

uitgevoerd en wordt over de

werking gerapporteerd aan het

management?

c Ja 3j

20. In de energieaudits wordt bepaald

of medewerkers de werkwijzen

(vastgesteld ten aanzien van

energiegebruik) volgen en

afspraken nakomen.

c Ja 3j

21. In de energieaudits wordt bepaald

of de activiteiten op het gebied van

beheersing van energiegebruik

voldoen aan het energie programma

van de organisatie.

c Ja 3j


E.2 Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen Opmerkingen:

22. Wordtbijafwijkingendeoorzaak

onderzocht, en worden er

correctieve en/of preventieve

maatregelen genomen om

herhaling te voorkomen?

c Ja 2j

E.3 Evaluatie Opmerkingen:

23. Wordtdeevaluatievanhet

energiemanagementsysteem

minimaaléénkeerperjaardoorhet

management uitgevoerd?

c Ja 2j

24. Als voorbereiding van de evaluatie

wordt minimaal de volgende

informatie verzameld:

c De nieuwe energieaspecten die zijn

vastgesteld.

c De energieprestatie aan de hand

van monitoring informatie.

2j

c Een toetsing van meet-registraties

aan branche/ proceskengetallen en/

of -ratio (indien relevant).

3j

c De evaluatie van de naleving van

wettelijkeenandereafspraken

(MJA) m.b.t. energie.

2j

25. Tijdens de evaluatie wordt de

doeltreffendheid van het systeem

om het beleid en de doelstellingen

te realiseren beoordeeld.

c Ja 3j

26. Tijdens de evaluatie wordt

besproken of het beleid en de

doelstellingen moeten worden

bijgesteld als gevolg van

veranderde omstandigheden en de

verplichting tot continue

verbetering van de prestatie.

c Ja

Resultaat: Dit is een blanco BasisCheck


Bijlage 3: Voorbeeld Energie auditrapport

Samenvattend Energieauditrapport nr. Datum:

SCOPE (reikwijdte)

Geauditeerde activiteit/afdeling:

Relevante procedures:

Auditteam:

Afdelingsvertegenwoordigers:

Samenvattingvandebevindingen/conclusies:


Audit/Beoordeling van: Audit referentienummer:

Beoordeelde act./afd.: Relevante specificatie/procedure Rapportnr.:

Datum:

Aard van de tekortkoming

Auditteam

1 2 3 4

Vertegenwoordiger

organisatie/afdeling

Naam:

Functie:

Handtekening

Directe maatregel

Maatregel om herhaling te voorkomen

Overeengekomen

tijdslimiet

Verantwoordelijke

Naam:

Functie:

Handtekening

Datum:

Handtekening Hoofd Auditor

Datum:

Opvolgdetails en opmerkingen van de auditor

Handtekening Auditor: Datum:

Bijlage 4: Voorbeeld Formulier tekortkomingen

Dit is een publicatie van:

Agentschap NLNL Energie en KlimaatCroeselaan 15Postbus 8242 | 3503 re Utrechtt 088 602 70 00www.agentschapnl.nl/mja

© Agentschap NL | november 2011Publicatie-nr. 2MJAP1167

Hoewel deze publicatie met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kan Agentschap NL geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten.

Agentschap NL is een agentschap van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Agentschap NL voert beleid uit voor diverse ministeries als het gaat om duurzaamheid, innovatie en internationaal. Agentschap NL is hét aanspreekpunt voor bedrijven, kennisinstellingen en overheden. Voor informatie en advies, financiering, netwerken en weten regelgeving.

De divisie NL Energie en Klimaat versterkt de samenleving door te werken aan de energie- en klimaatoplossingen van de toekomst.

Over het MJA-programmaDe meerjarenafspraken energie-efficiency (MJA’s) zijn overeen komsten tussen de ministeries van EL&I, IenM, Financiën, IPO, bedrijven en instellingen over het effectiever en efficiënter inzetten van energie.

Informatiepunt NL Energie en Klimaat(tussen 9:00 - 12:00 uur en 14:00 - 16:00 uur) Telefoon: (088) 602 9200E-mail: [email protected]: www.agentschapnl.nl/mja

Handreiking energiemanagement: Interne Audits & · PDF filehoofd Technische Dienst of de ISO-...

Documents

Transcript of Handreiking energiemanagement: Interne Audits & · PDF filehoofd Technische Dienst of de ISO-...