Werksessie Interne projectleiders

> Hoe succesvol is projectmatig werken

> Waarmee moet je nu beginnen als je tot projectleider bent benoemd

> Het totaalplaatje projectmanagement zoals wij dat hanteren.

> Waar moet je mee beginnen.

> Boven- en onderstromen in je projectteam

> Analyse en management van je krachtenveld

> Weerstand tegen verandering

> Specifieke vragen

Werkwijze Aan de hand van een cases

Door middel van enkele oefeningen

Thema`s

> Succesvol: op tijd, binnen budget en met alle functionaliteiten zoals initieel gedefinieerd> Uitgedaagd: te laat, buiten budget en/of met minder functionaliteiten zoals initieel gedefinieerd> Mislukt: voortijdig beëindigd of opgeleverd maar niet gebruikt

Dezelfde taal sprekenDoor de jaren heen: projecten mislukken

Bron: Standish Group/Chaos Report

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2009 2011 2013

Succesvol

Uitgedaagd

Mislukt

Dezelfde taal sprekenDoor de jaren heen: projecten mislukken

Weerstand van medewerkers

Ovoldoende opdrachtgeverschap

Geen realistische verwachtingen

Slewcht projectmanagement

Onaantrekkelijke business case

Projectteam met onvoldoende vaardigheden

Uitbreiding van de scope

Geen veranderplan

Silodenken, geen ketendenken

IT beeld niet geintegreerd

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

82%

72%

65%

54%

46%

44%

44%

43%

41%

36%

Bron: Deloitte CIO Survey

Dezelfde taal sprekenStructuur brengen in iets unieks

ImprovisatieOnzeker

OnbekendVaag

Nieuw

RoutineProcedures

BekendDuidelijk

Zeker

Toenemende voorspelbaarheid:

Bepaal het doelOntwerp de weg er naar toe

Bepaal wat je nodig hebtBeheers en rapporteer

Project

Dezelfde taal sprekenProjecten, programma’s en projectportfolio’s

Organisatie

Projectportfolio

Projecten

Programma

Lijn / Business

Resultaten

Rapportages

Doelen

EisenMiddelen

Toll

gate

Beheersen van het project

Onze kapstok: Pragmatisch Projectmanagement

Voorbereiding

Pré-

proj

ect

AfrondingUitvoering

Post

-pro

ject

Belangrijkste activiteiten• Vaststellen van de doelstelling en

resultaten• Bekijken lessons learned• Vaststellen van het projectplan:– Scope– Stakeholders– Afhankelijkheden– Team & organisatie– Planning– Risico’s– Business case– Beheersprocessen

• Project kick-off

Belangrijkste resultaten• Projectplan goedgekeurd• Stakeholders zijn gecommitteerd• Team is opgelijnd

Belangrijkste activiteiten• Overdragen deliverables• Identificeren en beleggen van

openstaande punten• Afsluiten van

beheersmaatregelen• Identificeren lessons learned• Ontbinden van het team• Formele decharge van de

opdrachtgever

Belangrijkste resultaten• Projectdocumentatie is compleet• Projectoverdracht is

geaccepteerd

Realiseren van resultatenresultaten zijn compleet en geaccepteerd

Toll

gate

Toll gateToll gate

TijdScope

Stakeholders

KostenKwalite

it

Issues

Risico’s

Opbrengsten

Team

Scherp stellen van je opdracht

Een van de eerste dingen die je moet doen

We gaan dat oefenen a.h.v. een casus

Lees de casus OrangeBikes – Splits op in drie tafels– Jullie hebben een opdracht brief gekregen van meneer Karel– Deze maakt onvoldoende duidelijk wat er nu precies van jullie als

projectleider wordt verwacht.– Bespreek met elkaar welke vragen je aan meneer Karel wil stellen om

je opdracht scherp te krijgen– Schrijf deze op de flipchart– Duur 20`

Oefening: scherp stellen van je opdracht

Scherpstellen van de opdracht

Doel?

doel

context

Scope?

Context?Resultaat?

Wat is de aanleiding tot dit project? Wat wil de organisatie met dit project bereiken?

Wat hoort niet bij het project terwijl het er wel mee te maken heeft? Wat valt er buiten?

Wat is er precies als het klaar is.Aan welke eisen moet het resultaat voldoen

Wat is budget, uren en deadline? Afstemming met andere projecten?Wet- en regelgeving van toepassing?

De eerste sessie met je projectteam

Wat is een valkuil?

De eerste sessie met je projectteam

Wat speelt er in het team?

Een inhoudelijke uitdaging

Een groepsdynamisch proces

Doel

Scope Context

Resultaat

Pikorde

VeiligheidIdentiteit

Belang

Bovenstroom

Onderstroom

Onder- & bovenstromen

Doorgaans gaat het in groepsdynamiek om 4 pre-occupaties:

1. Macht/invloedHoe zit het hier met de pikorde, wie zijn de haantjes en de volgers? (dit wordt vaak uitgespeeld door imponeergedrag, slimme vragen stellen terwijl je helemaal niet op een antwoord zit te wachten etc.

2. BelangWat is mijn belang bij deelname/ what’s in for me?

3. VeiligheidHoe veilig is het hier, kan ik alles zeggen wat ik vind en voel?

4. IdentiteitWord ik hier geaccepteerd, zien ze me als volwaardig lid?

Onder- & bovenstromen

Bovenstroom:‒ Informatie/discussie over doelstellingen, resultaat, scope en context‒ Zo mogelijk een collectieve intake met hele team en opdrachtgever

Onderstroom:‒ Hoe kijken jullie er tegenaan, welke verwachtingen hebben jullie?‒ Hoe zitten jullie erbij, denk je dat je er zelf ook wat aan hebt?‒ Hebben jullie voorkeuren in bepaalde rollen/werkzaamheden?‒ Hoe willen we met elkaar omgaan, welke gedragsregels?‒ Wat verwachten jullie van mijn rol en wat verwacht ik van jullie?

Tip: Geef aan beide stromen aandacht tijdens zo`n eerste

sessie met je projectteam

Aftastend, wie is wie uitwisselen beleefdheden, ieder met zichzelf bezig, maar ook met de taak

Kribbig, kritiek, spanning, subgroepen, haantjes

Gedragsregels, feedbackTolerantie, acceptatie, wij gevoel

Effectief, geen ruis, spontane feedback, onafhankelijk, flow, inhoud voorop

Fasen van groepsontwikkeling

Forming

Storming

Norming

Performing

Stakeholder analyse en - management

Hoe ziet mijn krachtenveld eruit?

Bepalen & managen van stakeholders

Een stakeholder (of belanghebbende) is iedereen die betrokken is bij het project zelf of beïnvloed wordt door het eindresultaat van het project

– Hoeveel belang of interesse hebben zij?– Hoeveel macht of invloed hebben zij?

Bepalen & managen van stakeholders

Mac

ht o

f inv

loed

Belang of interesse

veel

weinig

weinig veel

Een andere doorsnede

– Hoeveel macht of invloed hebben zij?– Wat is hun houding ten opzichte van het project?

Bepalen & beheersen van stakeholders

Mac

ht o

f inv

loed

Houding t.o.v. het projectweinig

veel

negatief positief

> Zet op de flipchart het schema macht versus houding

> Schrijf alle stakeholders op een post-it ( zie brief van meneer Karel)

> Plot alle stakeholders in het schema a.h.v. de tekst in de brief.

> Duur 20`

Ook de stakeholders analyse doen we a.h.v. de case

– Hoeveel macht of invloed hebben zij?– Wat is hun houding ten opzichte van het project?

Bepalen & beheersen van stakeholders

VriendenVijanden

AmbassadeursTegenstandersMac

ht o

f inv

loed

Houding t.o.v. het projectweinig

veel

negatief positief

Koude communicatie Warme communicatie

Regel vooral met je vrienden regelmatig eenpersoonlijk contact:• Even binnenlopen• Samen lunchen• Even aanschieten• Op de koffie gaan• Betrekken in workshops

Bijpraten Om raad vragen Wat vind je van…

En:

Gebruik je vrienden om je vijanden te beïnvloeden

Wil jij eens met …..praten?

Nieuwsbrieven E-mails Vergaderingen Intranet

Vooral doen, maar zijn slechts hygiëne maatregelen

project

Bepalen & beheersen van stakeholders

weerstand

Waar komt weerstand vandaan en hoe ermee om te gaan?

Even een klein proefje

Je bent bezig met een fietstocht, je bent alleen.

Je bent nog ongeveer 13 km van je eindbestemming verwijderd

Je staat op een kruispunt en kan kiezen tussen rechtsaf of rechtdoor

Je kent de weg heel goed als je rechtdoor gaat, zodat je precies weet hoe laat je aankomt.

Iemand heeft jou verteld dat als je rechtsaf gaat, je ongeveer 5 km afsnijdt en je dus eerder aankomt op je bestemming

Maar die route is jou volstrekt onbekend, hoewel het wel aantrekkelijk is om eerder aan te komen want je bent doodmoe. Het kan dus gebeuren dat je halverwege de weg kwijtraakt .

Welke route neem je?

Even een klein proefje Je bent bezig met een fietstocht, je bent alleen.

Je bent nog ongeveer 13 km van je eindbestemming verwijderd

Je staat op een kruispunt en kan kiezen tussen rechtsaf of rechtdoor

Je kent de weg heel goed als je rechtdoor gaat, zodat je precies weet hoe laat je aankomt. Maar de laatste tijd is het er behoorlijk onveilig geworden vanwege berovingen en verkrachtingen

Iemand heeft jou verteld dat als je rechtsaf gaat, je ongeveer 5 km afsnijdt en je dus eerder aankomt op je bestemming

Maar die route is jou volstrekt onbekend, hoewel het wel aantrekkelijk is om eerder aan te komen want je bent doodmoe. Het kan dus zo maar gebeuren dat je halverwege de weg kwijtraakt .

Welke route neem je?

Ook nu beginnen we weer met een oefening a.h.v. de case

Als je een foto zou kunnen maken van

een verandering met heftige

weerstanden, hoe zou die er dan

uitzien?

Hoe ontstaat weerstand

• Door welke bril kijk je naar de geplande verandering? ( perceptie)

• In hoeverre schaadt het jouw belangen? ( politiek)

• Vind je het misschien een onverstandig plan? ( rationeel)

• Heb je een bloedhekel aan degene die het plan heeft gelanceerd? ( relationeel)

• In hoeverre maakt het je onzeker en/of angstig? ( mentaal)

Een wandeling door een machine fabriek

• Een vakbondsbestuurder FNV

• Een bedrijfsarts van een ander bedrijf

• De plaatselijke brandweer commandant

• Een bedrijfsleider uit een andere fabriek

Vraag dan eens wat ze gezien hebben

Wat is dit voor dier?

Het is zeer de moeite waard om te snappen

hoe verschillende mensen op precies dezelfde situatie

(de feitelijke verandering)

verschillend reageren en acteren

Resultaat

Actie

Conclusie

Interpretatie

Persoonlijke selectie

Alle beschikbare date

Vooronderstellingen,ErvaringenOpvattingen,Belangen

The ladder of inference

Conclusie Conclusiediscussie

? ?

Discussie vs. dialoog

Conclusie Conclusie

? ?dialoog

Discussie vs. dialoog

Tijdens het gesprek met de ander krijgt ieder de gelegenheid zijn/haar

verhaal te vertellen Waarbij men elkaar bevraagt op

onderliggende vooronderstellingen, aannames, eerdere

ervaringen etc.

In de vorm van een “dialoog” gezamenlijk elkaars ladder op- en

aflopen

Discussie vs. dialoogDiscussie • Elkaar overtuigen eigen mening• Poneren, stelling nemen • Luisteren naar eigen argumentering• Beinvloeden van de ander• Dynamisch, druk• Intellectueel elkaar bestrijden• Conclusie/ besluit

Dialoog• Zoeken naar wat de ander vindt en waarom• Doorvragen om de ander beter te begrijpen• Begrijpen van de argumentering v/d ander• Respect tonen naar de ander• Rustgevend, stiltes• Begrip tonen voor de ander• Mentale beweging

2010 won hij de European Excellence Award Change Communication

“de mooiste vangst van een dialoog is dat tijdens het gesprek en het met wederzijds begrip en respect goed doorvragen aan elkaar naar achterliggende motieven en belangen er gaandeweg iets verschuift in de bereidwilligheid van de deelnemers. Ze voelen zich gehoord, gerespecteerd en begrepen. En daarmee vallen de individuele bronnen van weerstand als het ware droog. Wat overblijft zijn vaak collega`s die verder kunnen en verder willen met elkaar.

“

Uit “change the script” van Theo Hendriks